TQM

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Ubora wa usimamizi na michakato ya biashara inayotumika huamua ni umbali gani shirika litasonga mbele katika soko la kisasa la uuzaji wa bidhaa na huduma. Kuna njia nyingi za kuboresha kazi ya kampuni, ambayo, kwa kiwango kimoja au nyingine, inaweza kuboresha ubora wa bidhaa, kuongeza mauzo, kupunguza gharama, nk.

Makala yafuatayo yanazingatia kanuni za msingi za dhana ya TQM, ambayo hutumiwa sana miongoni mwa wasimamizi duniani kote. Hapo chini utapata kujua TQM ni nini, malengo na malengo yake ni nini, pamoja na maelezo ya kina ya vipengele vyake vya msingi.

TQM: maelezo na ufafanuzi

Neno TQM lilianzishwa awali katika miaka ya 60 ili kurejelea mbinu ya Kijapani ya usimamizi wa biashara. Mbinu hii ilitokana na uboreshaji unaoendelea wa vipengele mbalimbali vya msingi vya kampuni, kama vile uzalishaji, upangaji wa shughuli, ununuzi wa malighafi, masoko, n.k.

TQM inawakilisha Jumla ya Usimamizi wa Ubora. Kanuni za usimamizi kama huo ni muhimu katika dhana kama hiyo, ambayo kuuzifuatazo:

1. Mwelekeo wa mteja.
2. Kuhusisha wafanyakazi katika maisha ya shirika.
3. Mchakato wa mbinu.
4. Umoja wa mfumo.
5. Mkabala wa kimkakati na wa kimfumo.
6. Uboreshaji unaoendelea.
7. Fanya maamuzi kulingana na ukweli pekee.
8. Mawasiliano.

Ni muhimu kutambua kwamba TQM ni mbinu mahususi inayojumuisha kanuni, mbinu na zana za kuchanganua masuala yote katika usimamizi wa shirika. Lengo la TQM ni kuboresha ubora wa utendaji wa shirika, wakati dhana hii inalenga kumridhisha mteja na kuleta manufaa kwa wadau wote, ambao ni wafanyakazi, wasambazaji, menejimenti n.k.

Baada ya kuzingatia ufafanuzi, malengo na madhumuni, ni muhimu kuzingatia kila moja ya kanuni za msingi za TQM.

Kanuni 1: Kuzingatia Mteja

Kampuni yoyote haiwezi kufanya kazi kama kawaida sokoni ikiwa haina wateja (wateja), kwa hivyo wasimamizi wanapaswa kulipa kipaumbele kwa suala hili. Kanuni hii ya TQM inasema kwamba shirika na wafanyakazi wake wanapaswa kukidhi mahitaji ya wateja na kujaribu kuvuka matarajio yao.

Mwelekeo wa mteja unahitaji mbinu iliyopangwa ili kuelewa mahitaji ya wateja, ambayo ni pamoja na kukusanya madai na malalamiko. Uchambuzi wa mara kwa mara wa taarifa kama hizo utasaidia kuepuka kurudia makosa fulani katika siku zijazo.

Kanuni 2: Shirikisha Wafanyakazimashirika

Wakati wa kutekeleza kanuni za dhana ya TQM katika shirika, ikumbukwe kwamba ushirikishwaji wa wafanyakazi una jukumu kubwa katika mchakato huu. Wafanyakazi wote, kuanzia wafanyakazi wakuu hadi wa ngazi ya chini, wanapaswa kushirikishwa katika usimamizi wa ubora.

Kanuni hii ya TQM inatokana na ukweli kwamba shughuli na malengo ya kila mfanyakazi yanalingana na malengo ya kampuni kadri inavyowezekana. Katika kesi hii, kutiwa moyo kwa wafanyikazi katika kazi ya kikundi kunachukua jukumu kubwa, kwani ufanisi wa kazi huongezeka sana.

Kanuni 3: Mbinu ya Mchakato

Kama unavyojua, mchakato ni mkusanyiko wa vitendo mahususi. Katika kesi ya uzalishaji, au tuseme, wakati wa shughuli zake, michakato inabadilishwa kuwa matokeo fulani ya kazi. Michakato yote inaweza tu kutekelezwa kupitia vitendaji vya biashara.

Kanuni hii ya TQM inatoa usimamizi wa kampuni, ambao umegawanywa katika viwango viwili:

• kusimamia kila mchakato;
• jumla ya usimamizi wa shirika (kundi la michakato ya biashara).

Kanuni 4: Uadilifu wa mfumo

Kampuni nyingi zinaundwa na vipengele vingi, ambavyo ni vitengo, idara, warsha au maafisa mahususi. Kwa ujumla, shughuli za vipengele hivi huleta matokeo, ambayo yanaweza kuwa bidhaa au huduma ambayo ina thamani kwa kampuni na watumiaji.

Ili kanuni hii ya TQM katika usimamizi wa ubora itekelezwe, ni lazima shughuli zotevipengele vya kampuni viliunganishwa na havikupingana. Hata hivyo, wakati huu unahitaji ufuatiliaji na elimu ya mara kwa mara miongoni mwa wafanyakazi wa utamaduni wa jumla wa ubora ili kuweza kugundua upotovu kwa wakati na kuelekeza vitendo katika mwelekeo sahihi.

Kanuni 5: Kuwa wa kimkakati na kwa utaratibu

Kama ilivyobainishwa na wataalamu, kanuni hii ya TQM katika shule ya usimamizi ndiyo muhimu zaidi, kwa kuwa kazi ya mara kwa mara ya kuboresha ubora inapaswa kuwa sehemu ya mipango mkakati yote ya kampuni. Kufikia matokeo yanayotarajiwa katika mwelekeo huu kunawezekana tu kupitia kazi inayoendelea, ambapo vitendo vyote vinaratibiwa.

Kanuni 6: Uboreshaji Unaoendelea

Wakati wa kutekeleza dhana ya usimamizi kamili wa ubora, wasimamizi lazima waendelee kutathmini matatizo yanayojitokeza, kuchanganua sababu zao na kuchukua idadi ya hatua muhimu ambazo zinafaa kulenga kurekebisha na kuzuia matatizo. Shukrani kwa kazi hiyo ya mara kwa mara, utendaji wa shirika unaboreshwa na kuridhika kwa wateja kunakuzwa. Katika kanuni hii ya TQM, ni muhimu kukumbuka kwamba ni menejimenti inayopaswa kuambatana na mchakato huu chini ya uongozi wao nyeti, ambao nao utahakikisha majibu kwa wakati na kusaidia kufikia malengo.

Kanuni 7: Fanya Maamuzi yanayotegemea Ukweli

Uamuzi wowote lazima ufikiriwe na kuungwa mkono na watu wanaotegemewaukweli. Vyanzo vya data kwa msingi ambao uamuzi huu au ule unafanywa vinaweza kuwa uchanganuzi wa malalamiko, mapendekezo kuhusu ubora wa bidhaa au taarifa nyingine yoyote inayohusiana na shughuli za kampuni.

Tahadhari maalum katika kanuni hii hulipwa kwa uchanganuzi wa mawazo yanayotoka kwa wafanyakazi wa shirika, kwani wanaona kazi kutoka ndani na wanaweza kuilinganisha na hali ya mazingira ya nje. Kwa mfano, mjumbe wa idara ya ununuzi anaweza kutoa pendekezo la kubadilisha msambazaji wa malighafi, ambayo itasaidia kupunguza gharama, na meneja lazima azingatie ikiwa hii itahusisha matatizo yoyote ya uzalishaji.

Kanuni 8: Mawasiliano

Mawasiliano yana jukumu kubwa katika kazi ya kampuni yoyote. Menejimenti inapaswa kukumbuka kuwa kuwasilisha taarifa kwa na kupokea maoni kutoka kwa wafanyakazi husaidia kuwaweka wafanyakazi motisha katika ngazi zote. Ikitokea mabadiliko yoyote yametokea au yajayo, washiriki wote lazima wajulishwe kwa wakati ili shughuli zao zisipinge chochote.

Utekelezaji wa TQM

Kutokana na ukweli kwamba kila kampuni ni ya kipekee kwa njia yake, hakuna kanuni ya jumla ya kutekeleza dhana ya TQM. Hata hivyo, vipengele vikuu vifuatavyo vya mbinu ya utekelezaji wa usimamizi wa ubora jumla vinatofautishwa:

1. Uongozi unapaswa kupitisha falsafa ya dhana hii na kuiwasilisha kwa wasaidizi wote.
2. Katika hatua ya awali ya utekelezaji, uchambuzi wa ubora wa utamaduni wa ubora unapaswa kufanywa na kiwango chakuridhika kwa mteja.
3. Ni lazima wasimamizi uchague miongozo ya TQM na uifuate unapoongoza uboreshaji wa ubora.
4. Mipango mkakati inapaswa kutengenezwa ili kuanzisha TQM katika kazi ya kampuni.
5. Lazima kuwe na orodha ya mahitaji ya kipaumbele ya wateja na mpango wa kuleta kiwango cha ubora wa bidhaa kulingana na mahitaji haya.
6. Viongozi katika ngazi zote wanapaswa kuongoza kwa mifano ili kukuza TQM.
7. Michakato yote muhimu ya biashara ili kuboresha ubora lazima ifanywe kila siku.
8. Matokeo na maendeleo ya utekelezaji wa TQM yanapaswa kutathminiwa mara kwa mara kulingana na mipango iliyowekwa.
9. Ni muhimu kuwafahamisha wafanyakazi katika ngazi zote kuhusu mabadiliko yote na kuhimiza juhudi zao za kuboresha ubora.

Hitimisho

Kwa kumalizia, ni vyema kutambua kwamba kutekeleza mbinu ya TQM na kufuata kanuni zake sio kazi rahisi kila wakati. Hata hivyo, kwa juhudi, unaweza kufikia uboreshaji wa ubora wa bidhaa na kazi ya shirika kwa ujumla, ambayo itaathiri vyema ushindani na mapato.