Nomenclature ya mambo ya shirika: kujaza sampuli. Jinsi ya kutengeneza nomenclature ya mambo ya shirika?

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kila shirika katika mchakato wa kazi linakabiliwa na mtiririko mkubwa wa hati. Mikataba, kisheria, uhasibu, nyaraka za ndani … Baadhi yao lazima zihifadhiwe kwenye biashara kwa muda wote wa kuwepo kwake, lakini vyeti vingi vinaweza kuharibiwa baada ya kumalizika kwa uhalali wao. Ili kuweza kuelewa haraka hati zilizokusanywa, nomenclature ya mambo ya shirika imeundwa. Sampuli za hati hii na kanuni za ujenzi wake zitajadiliwa hapa chini.

Kusudi

Mamia ya hati huundwa katika kila shirika. Kila siku hujilimbikiza, wafanyikazi hubadilisha kila mmoja polepole. Kwa wakati fulani, inakuwa vigumu kupata amri kutoka miaka miwili iliyopita. Ili kuepuka hali kama hizi, nomenclature ya kesi huundwa.

Ufafanuzi

Kesi ni hati inayohusiana na mojasuala, eneo la shughuli. Nomenclature ya kesi ni orodha ambayo ina orodha ya kesi zilizofunguliwa na dalili ya muda wa uhifadhi wao. Kwa msaada wake, unaweza kupanga vizuri mtiririko wa kazi. Mpangilio wa majina wa kesi za shirika la kibiashara, sampuli ambayo itajadiliwa hapa chini, imeundwa kwa madhumuni yafuatayo:

• kuweka utaratibu wa kupanga hati, ambayo inahakikisha utafutaji na usalama wao mara moja;
• kugawa nambari ya usajili kulingana na uainishaji wa kesi;
• kutayarisha orodha ya hati kwa hifadhi ya kudumu, ya muda mrefu na ya kibinafsi (pamoja na vitendo vya uharibifu).

Neno la majina ya kesi hutumika wakati wa kuchagua hati za kuhifadhi na uharibifu. Rejea hii ya kazi nyingi inahitajika na kila shirika ili kurahisisha kazi ya ofisi. Katika kesi hii, fomu ya umiliki wa shirika haijalishi. Ikiwa sampuli ya majina ya kesi za shirika la matibabu inaweza kupatikana katika kanuni na maazimio, basi uchanganuzi wa kesi zilizofunguliwa za shirika la kibinafsi utalazimika kukusanywa kwa kujitegemea.

Inahitajika au kulazimishwa?

Mkusanyiko wa orodha hii unatolewa na "Kanuni za kazi ya kumbukumbu". Ni lazima kwa mashirika ambayo huunda kumbukumbu kama huduma tofauti. Orodha hii, pamoja na taasisi za serikali na manispaa, pia inajumuisha baadhi ya miundo ya kibiashara, kama vile ofisi za mthibitishaji.

Taasisi zingine zote zinahitaji kuunda muundo wa majina ya kesi ili kupanga kazi na hati, kwani biashara za aina zotemali inalazimika kuhakikisha usalama wa kumbukumbu za kumbukumbu. Hii imetolewa na Sheria ya Shirikisho Na. 125. Orodha ya kina ya mambo ya kufanya inapaswa kuanzishwa au kusasishwa katika robo ya nne ya mwaka wa kalenda.

Muundo

Muundo wa majina ya kesi unapaswa kuwa na kesi zote zilizowasilishwa, isipokuwa kwa machapisho yaliyochapishwa: taarifa za wafanyakazi, vyeti vya kazi, majarida, vitabu vya hesabu, nyaraka zote za mgawanyiko wa kimuundo, mawasiliano ya mgawanyiko wa kimuundo, n.k. Hati za ufikiaji mdogo. lazima iwe na kichwa "Nguvu". Saraka inapaswa kuwa na faili za tume za muda, mgawanyiko. Lakini, kwa mfano, chama cha wafanyakazi ni shirika huru. Wafanyikazi wake wanajishughulisha kwa uhuru katika uundaji wa saraka. Kumbukumbu lazima pia iwe na mada za kesi zinazosubiri za biashara zilizofutwa, mrithi wake kisheria ambaye ni shirika lililopo.

Unaweza kuona sampuli ya kujaza neno nomenclature ya mambo ya shirika hapa chini.

Leo, biashara nyingi huhifadhi hati katika mfumo wa kielektroniki. Ripoti zingine hazijachapishwa hata kwenye fomu ya karatasi. Mwishoni mwa kila sehemu, orodhesha ni kumbukumbu gani zinazowekwa kwa njia ya kielektroniki, onyesha idadi ya faili na maneno muhimu ya utafutaji. Taasisi zingine huunda muundo tofauti wa kielektroniki wa kesi kwa shirika la kibiashara. Sampuli na kanuni za kuijaza lazima zitii kikamilifu viwango vinavyokubalika.

Wapi pa kuanzia?

Jukumu la kuunda saraka katika taasisi kubwa linatokana na huduma ya uwekaji hati.(sekretarieti, ofisi), na katika ndogo - katibu, mtu mwingine aliyeteuliwa. Katika mashirika ya kibiashara, kazi hii inafanywa na idara ya wafanyakazi, ambayo nyaraka nyingi zinaundwa. Kwa kuwa habari lazima zitoke katika vitengo vyote vya kimuundo, ni vyema zaidi kuanza na maendeleo ya amri juu ya utaratibu wa majina ya kesi katika shirika. Sampuli ya agizo kama hilo imewasilishwa kwa umakini wako hapa chini.

ABC LLC

20.11.2017 Moscow

Kwa madhumuni ya kuweka utaratibu, uhifadhi na uhasibu wa hati

AGIZO:

• Idhinisha na uweke katika mzunguko utaratibu wa majina wa faili za Kampuni kuanzia tarehe 2018-01-01.
• Wakuu wa vitengo vya kimuundo ili kuhakikisha kuwa kesi zinaundwa katika fomu iliyoidhinishwa.
• Mtume katibu kwa vitengo vya kimuundo vya dondoo kutoka kwa kitabu cha marejeleo kwa kazi.

Mkurugenzi Mtendaji Ivanov N. A.

Kwa taasisi katika baadhi ya maeneo ya shughuli, sampuli za neno la majina ya mambo ya mashirika tayari zimetengenezwa na wizara. Nuance hii inapaswa kufafanuliwa kabla ya kuundwa kwa saraka. Majina ya mfano yanapaswa kujazwa kwa kufuata madhubuti na muundo uliopewa wa kesi za shirika. Taasisi zingine zinaweza kutumia miongozo hii kuunda hati mahususi.

Nyaraka zinazotumika

Wakati wa kuunda fomu ya saraka, mashirika ya kibiashara yanapaswa kuzingatia:

• "Kanuni za Kumbukumbu" (uamuzi wa Kumbukumbu za Shirikisho la tarehe 06.02.02);
• Sehemu ya 5 ya Amri Na. 477 ya 2009-15-06 "Kwa Kuidhinishwa kwa Kanuni za Kazi ya Ofisi".
• Maelekezo ya kazi ya ofisini.
• Orodha ya hati za kumbukumbu.

Unapaswa pia kusoma jedwali la wafanyikazi, katiba, sheria za eneo, kanuni za mgawanyiko, sheria, viwango, maagizo, orodha ya kesi. Zina viungo vya hati husika. Kwanza, sampuli za nomenclature ya mambo ya shirika kwa mgawanyiko hukusanywa, ili kuunda saraka ya jumla. Wakati mwingine kanuni ya utendaji badala ya kanuni ya kimuundo inatumika. Hiyo ni, usambazaji unafanywa si na idara, lakini kwa utendaji.

Jinsi ya kuunda sampuli ya utaratibu wa majina ya mambo ya shirika?

Aina ya saraka imebainishwa katika Kiambatisho Na. 8 cha "Kanuni za kazi ya kumbukumbu". Vitabu vya marejeleo vinatungwa kwenye barua ya shirika. Sehemu kuu ya ripoti imewasilishwa kwa namna ya jedwali na ina safu wima 5:

• kielezo cha kesi;
• kichwa (juzuu, sehemu);
• idadi (juzuu, sehemu);
• maisha ya rafu, nambari ya makala kwenye orodha;
• noti.

Faharisi

Index ni sifa ya kidijitali ya kitengo cha muundo ndani ya biashara. Kwa mfano: 04-06, ambapo 04 ni nambari ya serial ya idara ya wafanyikazi, 06 ni nambari ya serial ya kesi hiyo. Fahirisi inaweza kuwa na jozi tatu za nambari, kwa mfano: 04-03-08, ambapo 04 ni kanuni ya idara ya fedha na uchumi, 03 ni uteuzi wa idara ya uhasibu, 08 ni nambari ya kesi. Faharasa inaweza kuwa nambari, alfabeti au mchanganyiko.

Vichwa vya habari

Vichwa vinasambazwa kulingana na umuhimu wa hati. Kwanza, shirikanyaraka za utawala (kuanzia na vitengo vya juu na kuendelea na vitengo vya miundo). Kisha sheria na kanuni zilizotengenezwa na shirika lenyewe zimeorodheshwa. Zaidi ya hayo, mipango na ripoti (mwaka, robo mwaka, kila mwezi) huzingatiwa. Rasimu ya nyaraka za utawala huwekwa baada ya nyaraka kuu. Kesi za aina sawa (kwa mfano, kadi za kibinafsi za wafanyikazi) hujazwa kwa mpangilio wa alfabeti.

Kichwa kinapaswa kufanya muhtasari wa maudhui ya hati. Utumiaji wa maneno ya jumla kama vile "mengine", "mawasiliano", "hati zinazoingia / zinazotoka" hairuhusiwi. Kijajuu cha kipochi kina vipengele vifuatavyo:

• jina la hati au aina ya kesi inayowasilishwa ikiwa hati ni sehemu ya juzuu kubwa;
• mwandishi wa hati (jina la shirika au idara);
• anwani (ambaye hati hupokelewa au ambaye hati zitatumwa);
• muhtasari/kiini (kwa mfano, "Maswali ya vyeti");
• jina la eneo;
• tarehe/kipindi;
• weka alama ikiwa faili ina nakala za hati zingine, sio asili zao.

Ujazo wa kila kipochi haupaswi kuzidi laha 250. Ikiwa inadhaniwa kuwa kesi hiyo itakuwa kubwa, basi imegawanywa katika sehemu na kiasi. Safu wima ya tatu mwishoni mwa mwaka wa kalenda huonyesha idadi ya kesi zilizofunguliwa.

Safu wima ya nne inaonyesha masharti ya uhifadhi wa hati, kwa mujibu wa Sheria. Lazima ziangaliwe na serikali na mashirika ya kibiashara. Ikiwa hati haiko katika Sheria, basi muda wakehifadhi inapaswa kuamuliwa kulingana na Orodha. Kuhesabiwa kwa muda wa kuhifadhi huanza Januari 1 ya mwaka ujao baada ya kuanzishwa kwake. Ikiwa cheti kilitolewa mwaka wa 2016, basi muda uliosalia unapaswa kuanza kuanzia tarehe 2017-01-01.

Inasasisha orodha

Kila mwaka, faili zinapohamishwa hadi kwenye kumbukumbu, orodha ya kina huwasilishwa. Hivi ndivyo sampuli ya majina iliyosasishwa ya kesi za tawi la mashirika ya usalama inavyoonekana:

Katika mwaka huo, hati zote hupangwa kulingana na fomu iliyoidhinishwa. Ikiwa unahitaji kuongeza ripoti ambayo haikutumiwa hapo awali, kichwa kipya kinatolewa. Na mchakato unarudiwa kulingana na kanuni iliyoelezwa hapo juu.