Usimamizi wa mradi - ni nini? Faida na hasara

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-01-17 19:09

Udhibiti wa mradi ni kipengele muhimu cha mfumo wa kisasa wa usimamizi nchini Urusi. Makampuni mengi ya ndani na nje ya nchi hutumia usimamizi wa mradi ili kuboresha ubora wa bidhaa na huduma, kupunguza gharama, kuongeza faida. Usimamizi wa mradi ni nini na faida zake kuu ni nini?

Mradi ni nini?

Dhana ya "mradi" inaweza kufasiriwa kwa njia tofauti kabisa. Chaguo la kwanza linahusisha ufafanuzi wa mradi kama seti ya nyaraka, kulingana na ambayo ujenzi wa jengo au muundo unawezekana. Makala haya yatajadili maana ya pili ya neno "mradi".

Kuna fasili nyingi za mradi, ingawa zote zinakubaliana katika jambo moja: mradi ni wazo linalohusisha utekelezaji wa kazi mahususi ya nyenzo katika muda mfupi. Wakati huo huo, sifa kuu za mradi zinaitwa:

• Upekee (mradi ni kitu ambacho kimeundwa kwa mara ya kwanza).
• Muda mdogo (mradi kila mara huwa na makataa ya utekelezaji wake).
• Kusudi (mradi daima unafanywa ili kutatua matatizo maalum, yaliyoonyeshwa, kama sheria, katika vitengo vya kiasivipimo).

Ikiwa masharti yote matatu yatatimizwa, basi seti ya shughuli inaweza kuitwa mradi.

Programu na portfolio

Miradi mara nyingi hupangwa katika programu na portfolio. Wakati huo huo, mipango ni seti ya miradi ambayo imeunganishwa na lengo moja. Kwa mfano, programu ya kuboresha ubora wa elimu kwa wananchi inaweza kujumuisha miradi ya kuongeza mishahara ya walimu kwa asilimia 20, ujenzi wa shule mpya 15, kutolewa kwa vitabu vipya 26 vya masomo ya msingi.

Mali ya mradi huleta pamoja miradi inayofadhiliwa kutoka chanzo kimoja, bila kujali malengo yake. Kwa mfano, jalada la miradi la Kampuni N linaweza kujumuisha miradi ya hisani, ujenzi wa ofisi mpya ya shirika, sherehe za ukumbusho wa mkurugenzi na ongezeko la mauzo ya kila mwaka kwa 10%.

Miradi katika portfolio na programu inapaswa pia kuwa na vipengele vitatu vilivyoelezwa hapo juu.

Kanuni msingi za usimamizi wa mradi

Kwa kuzingatia soko linaloendelea kwa kasi kwa teknolojia iliyoundwa kuwezesha mchakato wa usimamizi, ni vigumu kutaja mbinu mahususi zinazoelezea kikamilifu usimamizi wa mradi.

Udhibiti wa mradi unajumuisha mbinu na zana nyingi na unategemea kanuni za msingi zifuatazo:

• Inayolenga matokeo. Kanuni hii imedhamiriwa na maana ya neno "mradi". Usimamizi wa mradi sio tu usimamizi wa ubora, ni seti ya makusudi ya vitendo vinavyohusiana.
• Kanuni ya "pembetatu ya muundo". Katikausimamizi wa mradi unapaswa kuongozwa na kutegemeana kati ya: muda, bajeti, ubora wa mradi. Mabadiliko katika mojawapo ya vipengele husababisha mabadiliko katika nyingine, ambayo huzifanya, kana kwamba, pande za pembetatu sawa.



• Uhasibu wa mzunguko wa maisha wa mradi. Mzunguko wa maisha wa mradi huanza na malezi ya wazo la kuunda mradi na kumalizika kwa kumalizika kwa muda uliowekwa kwenye mradi. Mzunguko wa maisha wa mradi, kama sheria, huisha wakati mzunguko wa maisha ya bidhaa, ulioundwa kutokana na mradi, huanza.
• Mchakato wa mbinu kwa usimamizi. Kanuni hii inahusisha tathmini ya mradi kama seti ya michakato ambayo imeunganishwa na kuishia katika matokeo ya kati kwa namna ya bidhaa za kumaliza nusu au hati muhimu. Mbinu hii hukuruhusu kudhibiti mradi bila zile zinazoitwa "maeneo kipofu".

Mbinu za kuwatia moyo washiriki wa mradi

Kutoa motisha kwa washiriki wa mradi kwa kawaida hupewa uangalizi maalum wakati usimamizi wa mradi unapochaguliwa kutekeleza majukumu mahususi. Usimamizi wa mradi kwa kawaida hujumuisha mbinu za uhamasishaji zinazoonekana na zisizoonekana.

Motisha za nyenzo ni pamoja na bonasi, faini, malipo ya ziada kwa ajili ya kukamilisha mapema kazi za kati.

Njia zisizoonekana za motisha ni pamoja na vyeti na zawadi za kinidhamu katika mfumo wa mapumziko, pamoja na kusambaza ushindani miongoni mwa washiriki wa mradi kama sehemu ya shindano la ushindani.

Hatua kuu za usimamizi wa mradi

Udhibiti wa mradi hutokea katika hatua za mzunguko wa maisha ya mradi na awamu za utata wa usimamizi. Uhusiano kati ya hatua na awamu umeonyeshwa kwenye jedwali hapa chini.

AWAMU:	Udhibiti wa Gharama	Usimamizi unaostahili	Udhibiti wa Maudhui	Udhibiti wa hatari
HATUA:	1	2	3	4
Kuanzishwa	Makadirio ya awali ya ufadhili	Makadirio ya awali ya kalenda ya matukio ya mradi	Ufafanuzi wa kazi muhimu	Uchambuzi wa awali wa mambo yanayowezekana hasi
Mipango	Kukokotoa bajeti na kutafuta vyanzo vya ufadhili	Hesabu ya ratiba ya mradi	Ukokotoaji wa malengo ya mradi	Mahesabu ya marekebisho ya hatari
Utekelezaji	Ufadhili wa hatua kwa hatua wa mradi	Kufuatilia utekelezaji wa ratiba	Kufuatilia mafanikio ya viashirio vya kati	Kufuatilia mabadiliko katika viendeshaji muhimu
Inafungwa	Kadiria faida/hasara	Alama ya mguu/na bao la kwanza	Tathmini ya kukamilika/kushindwa kwa malengo ya mradi	Uchambuzimakosa yaliyofanyika

Kwa hivyo, maeneo ya usimamizi wa mradi ni pamoja na fedha, wafanyakazi, maeneo ya kimuundo ya shirika.

Wigo wa usimamizi wa mradi

Muundo wa usimamizi wa mradi unajumuisha mgawanyo wa kazi zote za shirika katika miradi ambayo ina kikomo kulingana na wakati na malengo. Wakati huo huo, timu ya kila mradi na timu ya wasimamizi wa mradi huundwa, ambao huripoti kwa meneja kuhusu maendeleo ya mradi wao.

Kuhusiana na hili, usimamizi wa mradi hutumiwa, kama sheria, katika mashirika ya tasnia na saizi anuwai, na anuwai ya maagizo yanayotekelezwa kwa wakati mmoja. Hata hivyo, katika biashara ndogo ndogo, pia hutumia usimamizi wa mradi kutatua matatizo mahususi ya kufanya uzalishaji kuwa wa kisasa au, kwa mfano, kuanzisha bidhaa mpya.

Usimamizi wa mradi katika sekta ya ujenzi

Katika sekta ya ujenzi, matumizi ya mbinu ya usimamizi wa mradi ni muhimu sana. Katika makampuni ambayo hufanya kazi za mteja au mkandarasi, usimamizi wa mradi hutumia mgawanyiko wa asili wa kazi katika miradi (kulingana na kanuni ya bidhaa, yaani, ujenzi wa kila jengo ni mradi tofauti), na muundo wa usimamizi wa juu kivitendo. hauhitaji urekebishaji makini.

Usimamizi wa shirika la mradi pia mara nyingi hufanywa kulingana na kanuni ya mradi, kwa mafanikio kwa kutumia timu zilizoundwa tayari.wabunifu kama timu ya mradi.

Udhibiti wa mradi katika miundo ya serikali

Udhibiti wa mradi serikalini ni mtindo mpya kabisa wa wakati wetu. Mbinu ya usimamizi wa programu, ambayo imekuwa ikiendelezwa tangu wakati wa Soviet, sasa imechukua mfumo wa usimamizi wa mradi nchini kote. Sasa, ili kutatua kazi muhimu za kimkakati kwa serikali, programu hutumiwa ambayo ni pamoja na miradi ya mtu binafsi yenye viashirio lengwa na tarehe za mwisho za utekelezaji. Hata hivyo, mbinu yenyewe ya kusimamia programu kama hizo bado iko mbali na bora na inahitaji kusasishwa na kusasishwa.

Uzoefu wa kutekeleza usimamizi wa mradi katika eneo la Belgorod

Utawala wa umma unaotegemea mradi umejidhihirisha kote ulimwenguni. Nchini Urusi, kuna uzoefu wa kutumia teknolojia hii katika eneo la Belgorod.

Jaribio hili kubwa liliathiri takriban vipengele vyote vya utumishi wa umma katika eneo la Belgorod. Miongoni mwa mambo makuu ni mafunzo ya usimamizi wa mradi, usaidizi wa shirika na mbinu, ukaguzi wa tovuti, motisha, tathmini ya uwezo wa wafanyakazi, tume za wataalam kwa ajili ya ukaguzi wa mradi.

Udhibiti wa mradi wa eneo la Belgorod sasa unajumuisha mashirika ya pamoja ya usimamizi wa mradi:

• Tume ya Idara inayosimamia shughuli za mradi.
• Tume za wataalam wa kisekta zinazoamua kuhusu ufunguzi/ufungaji wa miradi.
• Ofisi ya mradi ya eneo ambayo inadhibiti utii wa mbinuusimamizi wa mradi.

One Stop Shop

Ilikuwa ndani ya mfumo wa mpito hadi usimamizi wa mradi ambapo Mkoa wa Belgorod, nyuma mwaka wa 2010, ulibadilisha na kuratibu miradi ya uwekezaji kupitia mfumo wa "dirisha moja", ambao sasa unajulikana sana huko Moscow. Jukumu la dirisha hili linafanywa tu na moja ya huduma mpya zilizoletwa - ofisi ya mradi wa kikanda. Sasa, mwezi mmoja kamili baada ya kutuma ombi kwa ofisi ya mradi, huluki ya biashara inapokea hati ya kuidhinisha.

Mfumo otomatiki wa taarifa "Usimamizi wa mradi"

Taarifa na usaidizi wa kiufundi kwa usimamizi wa mradi katika eneo la Belgorod unafanywa kupitia mfumo wa otomatiki wa taarifa (AIS) "Usimamizi wa Mradi". Hii ni programu ya wavuti isiyo na programu ambayo hufanya kazi zifuatazo kwa miradi, jalada na programu:

• Kudumisha sajili (database).
• Kupanga.
• Bajeti.
• Kufuatilia utekelezaji katika ngazi ya mkoa na manispaa.
• Usambazaji wa mamlaka na majukumu ya timu.
• Badilisha maudhui.
• Mfumo wa arifa kuhusu matukio yajayo na yajayo ya miradi.
• Mtiririko wa hati.
• Ripoti ya uchanganuzi otomatiki.
• Muunganisho na Serikali ya kielektroniki ya eneo la Belgorod.

Faida na hasara za usimamizi wa mradi

Tajriba iliyoelezwa ya utekelezaji wa usimamizi wa mradi katika eneo la Belgorod imefaulu. Athari ya mabadiliko haya ilionyeshwa kimsingi katikaongezeko la kiwango cha ukuaji wa pato la jumla la kikanda kwa 0.1% (zaidi ya rubles bilioni 3), kupunguzwa kwa muda uliotumika kwa idhini ya mradi (kwa miezi 2 kwa kila mradi) na kuongezeka kwa kasi ya maendeleo ya uwekezaji katika mkoa kwa 23%. Hata hivyo, matokeo muhimu zaidi ni uundaji wa fikra za mradi kati ya wafanyakazi ambao huchambua kikamilifu na kujaribu kutatua tatizo, wakati mwingine hata kwa kutumia mbinu zisizo za kawaida, za ubunifu.

Motisha na urekebishaji wa muundo wa usimamizi ulifanya iwezekane kupata matokeo chanya sio tu kwa utumishi wa umma, lakini pia kwa biashara, kuunda mazingira mazuri ya uwekezaji na kuondoa vizuizi vya ujasiriamali.

Wakazi wa eneo hilo sasa wanashiriki kikamilifu katika uteuzi na udhibiti wa utekelezaji wa miradi muhimu ya kimkakati. Kwa watu, usimamizi wa mradi ni fursa ya kufurahia huduma za ubora wa juu na uhamaji wa hali ya juu.

Hata hivyo, licha ya faida zote za muundo wa usimamizi wa mradi, kuna pia hasara za mbinu hii.

Kwanza kabisa, kipindi cha mpito. Inachukua muda fulani kwa timu ya mradi kufanya kazi pamoja na kutekeleza majukumu yao kama utaratibu ulioratibiwa vyema.

Pili, unapotekeleza usimamizi wa mradi katika biashara, utafutaji wa msimamizi mzuri wa mradi unaweza kucheleweshwa. Mahitaji ya juu sana yanawekwa kwa sifa za kibinafsi na za kitaaluma za meneja wa mradi: sifa za kina, kuzamishwa kikamilifu katika mradi, uzoefu wa usimamizi wa mradi wa mambo mahususi yanayohitajika.

Hasara ya tatu ya usimamizi wa mradi inaweza kuchukuliwa kuwa hitajikugawanya rasilimali za kampuni kati ya miradi. Katika makampuni "maskini", hii inaweza kuwa haiwezekani hata kidogo. Wasimamizi wa mradi watalazimika "kupigania" ufadhili na wafanyikazi, jambo ambalo halikubaliki katika hali ya udhibiti kamili wa hatua zote za mzunguko wa maisha ya mradi.

Mojawapo ya hasara muhimu zaidi za njia ya usimamizi wa mradi katika shirika ni kuajiriwa kwa wanachama wa timu ya mradi na msimamizi wa mradi baada ya mradi kukamilika. Kama unavyojua, mzigo wa kazi wa timu ndio kanuni muhimu zaidi ya biashara iliyofanikiwa, na katika kesi ya kazi ya mradi, vikundi vya wataalam "wanaoning'inia hewani" huonekana mara kwa mara, ambayo mara moja hupoteza mzigo wao wa kazi wa kila mara.

Kwa muhtasari wa yaliyo hapo juu, tunaweza kuhitimisha kwamba usimamizi wa mradi ni sehemu muhimu ya nafasi ya kisasa ya biashara, na kusoma misingi yake ni muhimu kwa ajili ya kufanya maamuzi ya usimamizi mahiri katika ngazi ya serikali na ndani ya biashara moja.