Muundo wa mradi ni upi? Muundo wa shirika wa mradi. Miundo ya shirika ya usimamizi wa mradi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Muundo wa mradi hutumika kufafanua matokeo ya mwisho ya kufikiwa na kuyahusisha na rasilimali, shughuli, kazi na vifaa vinavyohitajika. Muundo pia unakuwezesha kuunganisha vipengele si tu kwa bidhaa au bidhaa ambayo itatokea mwisho, lakini pia kwa kila mmoja. Uundaji wa mradi unapaswa kuanza na kile kinachotokea mwishoni. Inayofuata inakuja mgawanyiko mkuu katika vitalu, ambavyo vinaendelea kupondwa na kuongezeka kwa idadi hadi maelezo madogo zaidi yanayohitajika katika uzalishaji yanazingatiwa. Mchakato huu pia unajumuisha kuanzisha sio tu viunga vya wima, lakini pia vya mlalo kati ya vipengele, ikiwa vitendo kama hivyo ni muhimu.

Muundo wa mradi ni upi?

Shughuli ya kampuni yoyote duniani huanza na kuunda mpango wa pamoja wa utekelezaji. Kwa mfano, kampuni ina agizo la usambazaji wa pasta. Sasa menejimenti, idara maalumu, wachambuzi na wadau wengine huandaa mpango ambao ni muundo wa uendelezaji wa mradi. Katika kesi hii, unahitaji kuamua wapi kupata malighafi kutoka na wapi kusindika kwa takamajimbo. Hiyo ni vitalu viwili. Kila mmoja wao anaweza kuendeleza zaidi. Swali la malighafi linaweza kugawanywa katika utafutaji wa muuzaji, usafiri wa usafiri na udhibiti wa ubora. Usindikaji wa malighafi, kwa upande wake, pia umegawanywa. Ni muhimu kuamua ni chumba gani cha kutumia, wapi kupata vifaa, wataalamu, wasakinishaji na jinsi ya kuanza mzunguko wa uzalishaji. Huu ni mfano rahisi zaidi, kwa sababu vitalu vitaendelea kugawanywa mpaka hakuna maswali yaliyoachwa. Hivi ndivyo miundo kuu ya mradi inavyosaidia kufikia matokeo yaliyohitajika katika muda fulani. Wakati kila mtendaji anaelewa kwa usahihi kazi na matendo yake, anatambua kwa nini kila kipengele maalum kinafanywa na nini kinapaswa kuwa matokeo ya mwisho, ndipo tu ufanisi wa juu wa biashara utapatikana.

Muundo ulioangaziwa

Muundo rahisi zaidi wa shirika wa mradi umeelezwa hapo juu. Lakini huu ni mwanzo tu. Kuna kitu kama muundo wa kujitolea, ambao unahusu mchakato wa kuandaa kampuni kwa ujumla, na moja kwa moja kwa mradi maalum. Kuna kampuni fulani ambayo kuna mgawanyiko wazi katika kazi, vipengele, mizunguko ya uzalishaji na utafutaji wa wafanyakazi. Lakini ili utaratibu mzima ufanye kazi, usimamizi lazima kwanza utafute mradi unaofaa ambao utaleta faida. Hii inafanywa na kampuni tofauti kabisa, ambayo ina muundo wake. Hii ni aina maalum ya shirika. Kwa mfano, kampuni inashiriki katika uzalishaji wa bidhaa za chuma. Mfumo huo umefanyiwa kazi, lakini haijulikani nini kitatokeafaida ya kuuza, na ni bidhaa gani zitasababisha hasara. Ili kufanya hivyo, kampuni nyingine ya uchambuzi imeajiriwa, ambayo inasoma soko na kutoa mapendekezo yake. Kulingana nao, utaratibu mzima wa kufanya kazi wa kampuni ya kwanza unaanza kutumika.

Aina mbili

Hii ni aina ya pili ambayo mfumo wa usimamizi wa mradi unaweza kukubali. Inamaanisha uwepo wa makampuni mawili, ambayo kila mmoja hufanya sehemu yake ya kazi. Baadaye, vitu hivi vimeunganishwa, na bidhaa ya mwisho hupatikana. Vile vile hutumika moja kwa moja kwa miradi ndani ya kampuni moja. Chukua, kwa mfano, kampuni inayoendeleza michezo ya kompyuta. Moja ya idara zake ni wajibu wa kuundwa kwa graphics, na pili - kwa hadithi ya hadithi. Tu wakati vipengele vyote viwili viko tayari na kuunganishwa pamoja, bidhaa ya kumaliza itaonekana. Kwa kawaida hili hufanywa na idara nyingine (au kampuni), ambayo hutoa mwingiliano kati ya miundo tofauti na kudhibiti shughuli zao.

Muundo tata

Muundo huu wa mradi unatofautishwa na uwepo wa idara nyingi (au biashara) mara moja, ambayo kila moja ina eneo lake la uwajibikaji. Kwa mfano wa mchezo huo wa kompyuta, mfumo mzima unaweza kuonekana kama hii: kuna usimamizi ambao umefanya uamuzi thabiti wa kuanza kuunda bidhaa. Kisha kuna idara kadhaa, ambayo kila mmoja lazima atoe sehemu ya jumla ya bidhaa. Huenda wasiwe na wataalamu wao, ndiyo maana wanalazimika kuajiri watu kutoka nje. Wale, kwa upande wake, wanaweza kufanya kazi wenyewe aukumkabidhi mtu mwingine. Hiyo ni, msingi wa kampuni ni vitalu au idara chache. Zingine hufanywa na wahusika wengine. Lakini matokeo tayari yamekusanywa na wafanyakazi wa kampuni kuu.

Muundo unaofanya kazi

Hapo juu, tulizungumza zaidi kuhusu mchakato wa kupanga kazi ya biashara, ingawa hii pia inahusiana moja kwa moja na usimamizi wa mradi. Lakini muundo wa kazi, ambao ni wa kawaida na maarufu njiani, tayari ni kumbukumbu ya moja kwa moja kwa miradi. Kanuni yake ya jumla iliundwa na Max Weber nyuma katika karne ya 20. Hakuna mengi ambayo yamebadilika tangu wakati huo. Miundo kama hiyo ya shirika ya usimamizi wa mradi inatofautishwa na uwepo wa safu kali ya utii, mgawanyiko wa madaraka, kazi na kazi. Usanifu wa vitendo vyote vilivyofanywa na uratibu wazi wa mchakato mzima unatumika kikamilifu. Hakuna kumfunga kwa utu wa huyu au mfanyakazi huyo kwa kazi zake, ambayo inafanya iwe rahisi na rahisi kuzibadilisha na kila mmoja. Sifa kuu nzuri za muundo huu ni uwezo wa kuchochea utaalam, kupunguza idadi ya vitendo na akiba kubwa katika rasilimali. Wakati huo huo, kuna mapungufu makubwa. Kwa hivyo, kuna kutengwa kwa idara tofauti, idadi ya migogoro katika timu huongezeka, ufanisi wa jumla wa mzunguko mzima wa uzalishaji hupungua, na uhusiano kati ya idara za usawa hatua kwa hatua huwa ngumu zaidi, ambayo ilipaswa kuepukwa. Kimsingi, yote haya yanatokana na uzembe wa timu ya usimamizi. Muundo huu unahitaji kiwango cha chini kutoka kwa mfanyakazi rahisi, lakini kutokawakuu - upeo. Wanatakiwa kujibu vipengele vidogo zaidi kwa wakati ufaao na kuhakikisha mwingiliano wazi kabisa kati ya vikundi vilivyowekwa mlalo.

Kazi za waamuzi

Kwa kuwa Max Weber alikuwa Mjerumani, haishangazi kwamba mfumo kama huo unaweza kuwafanyia kazi kwa ufanisi. Katika hali ya shida kali au kali ya uongozi katika makampuni ya biashara ya ndani, viungo vya kuunganisha vinahitajika. Kwa kweli, wanarudia kazi za wakubwa, bila kuwa na haki za usimamizi, lakini kuwa na uwezo mkubwa wa udhibiti. Kama matokeo, muundo wa kazi ya mradi umepata dhana kama waamuzi. Hawa ni watu maalum (au idara nzima) ambao hudhibiti mwingiliano kati ya vikundi vya mlalo. Hatimaye, waratibu hao hutoa matokeo ya mwisho kwa usimamizi wa juu wakati huo huo kama wasimamizi wa moja kwa moja, ambao kazi yao imepunguzwa kwa uhamisho wa amri na uongozi wa jumla. Wakijaribu kuzama moja kwa moja katika mradi na kuhakikisha mwingiliano wa timu binafsi, hali huwa mbaya zaidi.

Muundo wa tumbo

Hii ndiyo fomu inayofuata ambayo hutokea kadiri idadi ya waamuzi inavyoongezeka. Muundo huu wa mradi wa biashara unaitwa matrix. Shida kuu hapa iko katika ukweli kwamba waratibu hao hao hupokea fursa zaidi za usimamizi na, kwa upande wa kazi zao, wako karibu na wakuu wa idara. Ni vigumu sana kutofautisha wazi niniinaweza kuonyesha kiongozi mmoja, na nini - mwingine. Kwa unyenyekevu, wamegawanywa katika wakuu wa mradi na kazi. Wa kwanza hutoa mfumo wa kawaida wa mwingiliano kati ya idara. Wanalazimika kuwasilisha kwa uwazi na kwa uwazi wazo zima kwa wasaidizi, na pia kuelewa upekee wa kazi ya vitengo. Lazima waanzishe mawasiliano kati ya wafanyikazi tofauti na kuzingatia matakwa yao, matamanio na maombi. Pia, wakubwa hawa wanajibika kwa hali zinazowezekana zisizotarajiwa na kutokuwepo kwa migogoro. Wasimamizi wa kazi, kwa upande wake, wanahakikisha upatikanaji wa rasilimali zinazohitajika, kuteua wakati na mahali pa kazi, wanajibika kwa ubora wa bidhaa za viwandani, pamoja na kufuata kwao mahitaji yaliyotajwa. Ni watu hawa ambao wanalazimika kuzoea haraka sana kwa hali tofauti, pamoja na zile zisizofaa zaidi kwa kazi. Lazima watafute njia ya kutoka katika hali ngumu na wahakikishe uzalishaji wa bidhaa za ubora uliotangazwa kwa wakati ufaao.

Aina ya muundo

Muundo huu wa mradi ni muhimu haswa kwa aina za biashara ambazo shughuli zake zote zinahusishwa na mradi mmoja au zaidi. Katika kesi hii, kila mmoja wao ana kila kitu muhimu kufanya kazi zake. Kwa mfano, kunaweza kuwa na idara kadhaa za uhasibu, idara za fedha, ofisi za kubuni, na kadhalika kwa kila moja ya miradi tofauti. Mgawanyiko uliobaki, ambao haujajumuishwa katika kikundi chochote, hutoa kazi za msaidizi, ingawa ni muhimu sana. Idara ya wafanyikazi inaweza kuwa moja na kujibu maombi kutoka kwa wotemgawanyiko. Vile, kwa mfano, inaweza kuwa muundo wa mradi wa uwekezaji. Ni asili katika jukumu la kila mfanyakazi kwa matokeo ya mwisho, usimamizi rahisi na usio wazi na kutokuwepo kwa vitendo vilivyodhibitiwa wazi kwa kila mfanyakazi. Miundo kama hii inaweza kubadilisha wasifu wao haraka sana, kukabiliana na hali zisizo za kawaida na kutimiza maagizo kwa muda mfupi iwezekanavyo.

Kutengana na vipengele

Miundo yote ya shirika ya usimamizi wa mradi inaweza kugawanywa kwa masharti katika vikundi viwili vikubwa - mechanistic na organic. Ya kwanza ni mfumo wa kazi, na pili ni mfumo wa matrix. Kubuni ni pamoja na katika makundi yote mawili mara moja, kwa kuwa ni rahisi sana. Aina za miundo za miundo zinajulikana na wima wazi wa nguvu, kazi zilizodhibitiwa madhubuti na vitendo vya wafanyikazi, na kadhalika. Organic, kinyume chake, ni rahisi sana, rahisi na hawana uwezo wa kuonyesha wazi kwa kila mfanyakazi nini na jinsi ya kufanya. Chaguo zote mbili ni halali. Ya kwanza inafaa zaidi kwa ajili ya uzalishaji wa bidhaa maalum. Kwa mfano, gari. Kila mfanyakazi anapofanya kazi zake tu, hakuna kitakachomkengeusha. Lakini kwa miradi ya ubunifu zaidi, ni faida zaidi kutumia muundo wa matrix, kwani wakati mwingine ni mwingiliano "usio wa kawaida" kati ya wafanyikazi ambao hutoa matokeo ya juu kwa gharama ya chini zaidi.

Uumbaji

Muundo wa mpango wa mradi ni mgumu kutayarisha, kwa sababu mchakato mzima wa uzalishaji unaofuata unategemea. Kivitendohaiwezekani katika hatua ya awali kuweka kazi sahihi na kutambua vitendo maalum. Kwanza unahitaji kuchagua sura ya muundo yenyewe. Inapaswa kuendana na upekee wa mwingiliano kati ya pande zote za mradi, inafaa yaliyomo na kufanya kazi kwa mafanikio ndani ya mazingira ya nje yaliyopo. Muundo wa usimamizi wa mradi kawaida huundwa mara moja kwa muda mrefu, kwa hiyo ni bora kutumia muda zaidi juu yake na kupata matokeo yenye ufanisi zaidi kuliko kuifanya upya mara kwa mara katika siku za usoni. Hatua inayofuata ni mipango ya kina kwa hali ya sasa. Mwishowe, nyaraka za mbinu, shirika, kumbukumbu na zingine muhimu hukusanywa kwa kila hatua, idara au kikundi cha wafanyikazi. Hii pia inajumuisha utumishi, maelezo ya kazi, mahitaji ya upatikanaji wa wataalamu, pamoja na matumizi ya haya yote ndani ya bajeti ya jumla ya mradi.

Usambazaji kwa maeneo ya wajibu

Kama ilivyotajwa hapo juu, muundo wa shirika wa mradi unategemea wajibu wa aina zote za wafanyakazi. Ni sawa kwamba juu ya maslahi ya kibinafsi ya mfanyakazi binafsi, mchakato wa jumla utakuwa na ufanisi zaidi. Inahitajika kuwasilisha kwa vikundi vyote vya watu wanaoshiriki katika mradi umuhimu wa hatua wanazofanya na athari kwenye matokeo ya mwisho. Kwa kawaida, mtu asipaswi kusahau kuhusu wajibu. Inahitajika kuelezea jinsi matokeo yatakuwa mabaya ikiwa mfanyakazi atashindwa kutekeleza majukumu yake. Unaweza pia kuteua zawadi kwa kazi sahihi na adhabu kwa makosa. Kila mtu anapaswa kujua haya yote, na habari yenyewelazima iwe rahisi na kupatikana iwezekanavyo. Kwa mfano, mahali fulani katika maelezo ya kazi itaandikwa kwa uwazi kwamba ikiwa mtunzi wa kufuli Sidorov haifanyi kazi kama inavyopaswa, ataadhibiwa. Haina tija. Inapaswa kusema moja kwa moja kwamba maelezo ambayo anafanya yanahitajika ili gari liende. Bila hii, mradi utavunjwa na kampuni itapata hasara ya milioni 1. Na yeye tu ndiye atakayelaumiwa. Lakini ikiwa mfungaji huyu atafanya sehemu moja zaidi kwa wakati mmoja, atapokea bonasi kwa kiasi cha nusu ya mshahara. Kila kitu kiko wazi, kinaeleweka na kinapatikana. Kuna adhabu na malipo yapo.

Vipengele vya Undani

Mara nyingi, hasa wakati muundo wa kazi wa mradi wa makinikia unatumiwa, maelezo ya juu zaidi ya suala lolote inahitajika. Unahitaji kuweka vizuizi na vitu vya kugawa hadi hakuna sehemu zilizoachwa wazi. Katika baadhi ya matukio, mchakato huu unaweza kufanyika tayari wakati mradi unapoanza kazi yake, jambo kuu ni kwamba hii haiathiri ufanisi wa jumla wa kazi. Lakini pia kuna makampuni ya biashara ambayo maelezo sahihi ya vitendo na maelezo ya juu yanaweza tu kuingilia kati. Kawaida hii inatumika kwa timu za ubunifu. Kwa mfano, hali na kuundwa kwa mchezo wa kompyuta ilielezwa hapo juu. Ikiwa unatoa amri wazi kwa wafanyakazi wote, bidhaa itaundwa haraka na kwa gharama ndogo. Hata hivyo, mawazo mazuri au maoni mazuri kutoka kwa washiriki wote wa mradi yatapuuzwa, jambo ambalo linaweza kugeuza mchezo wa wastani kuwa mchezo bora unaostahili tuzo nyingi.

matokeo

Kwa ujumla, muundo wa mradi lazima ufikiriwe kwa undani na usahihi kadri mchakato wa sasa wa uzalishaji unavyohitaji. Haiwezekani kutumia kanuni na mifano sare kwa biashara zote bila ubaguzi. Daima unahitaji kuzingatia vipengele vingi na vigezo ambavyo vinaweza kuwa wazi kwa wafanyakazi wengi mwanzoni mwa mradi, lakini inaweza kuwa tatizo kubwa karibu na mwisho wake. Na jambo kuu la kukumbuka ni kwamba muundo wa mradi sio mpango wa kudumu. Inaweza na inapaswa kusafishwa kila wakati, iliyosafishwa na kuimarishwa. Ni kwa njia hii tu itawezekana kufikia ufanisi wa hali ya juu katika muda wa chini kabisa na kwa matumizi kidogo ya rasilimali.