Chati ya Gantt ndiyo msaidizi wako wa kupanga. Chati ya Gantt ni nini na jinsi ya kutengeneza moja?

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Gantt Chart ni mojawapo ya zana maarufu zaidi za kuonyesha ratiba katika usimamizi wa mradi.

Hii ni nini?

Chati ya Gantt imeundwa ili kuonyesha hatua mbalimbali za kazi katika nyanja ya biashara ndogo na za kati. Kwa kuibua, ni seti rahisi ya vipande vinavyojumuisha shoka mbili kuu: kesi na wakati. Kila kipindi cha muda kimepewa kazi mahususi ambayo lazima ikamilike.

Kwenye mchoro, pamoja na vizuizi vikuu, kunaweza kuwa na safu wima maalum ya ziada inayoonyesha asilimia ya kazi iliyokamilishwa. Alama maalum - hatua muhimu - hutumika kuangazia kazi mbili au zaidi na kuonyesha mfuatano wa utekelezaji wake.

Chati ya Gantt ni aina ya kiwango katika uwanja wa usimamizi wa mradi, kwa sababu ni kwa msaada wake kwamba inawezekana kuonyesha kwa uwazi muundo wa utekelezaji wa hatua zote za mradi.

Chati ya Gantt ni ya nini?

Kwa kuzingatia kwamba watu wengi wanaonekana, mchoro unatoa fursa ya kutatua mojawapo ya kazi kuu na kuwaonyesha wafanyakazi nini cha kufanyia kazi, rasilimali gani za kutumia katika mchakato najinsi ya haraka ya kufanya kazi fulani. Taarifa zote zinawasilishwa kwa fomu iliyoshinikizwa, bila matumizi ya meza za kuchanganya na kiasi kikubwa cha maandishi. Wakati huo huo, kiini kiko wazi na kinaeleweka kwa wote, bila ubaguzi, washiriki wa mradi.

Kutumia chati hurahisisha pakubwa usimamizi wa miradi midogo midogo na kuwezesha kudhibiti shughuli za wafanyikazi kila wakati.

Historia ya kuonekana kwa chati ya kwanza

Muundo wa chati wa kwanza uliundwa na kujaribiwa na Henry L. Gant mwanzoni mwa karne ya 20. Mwanasayansi huyo aliajiriwa kusimamia ujenzi wa meli kwa ajili ya matumizi katika Vita vya Kwanza vya Dunia. Ratiba maalum ilimruhusu kuratibu kazi ya wahandisi kadhaa, kudhibiti kukamilika kwa kazi kwa wakati. Gant ilianza moja kwa moja kwa kuorodhesha kazi zote zinazohitajika na kuzipanga kulingana na nyenzo zilizopo.

Hatua muhimu ilikuwa onyesho la utegemezi wa baadhi ya kazi kwa zingine. Kwa kuongezea, Gant alitenga kwa kila mtu muda ambao alipaswa kukamilisha aina fulani ya shughuli, ilionyesha ni nani na ni kazi gani ingefanywa, kwa kuzingatia muda uliowekwa kwa ajili ya mradi huo.

Kuweka chati kwa Gantt hufanywa kwa mhimili wima unaowakilisha kazi tofauti na mhimili mlalo unaowakilisha wakati.

Chati ya Gantt katika ulimwengu wa kisasa

Njia hii ya kupanga haipotezi umuhimu wake leo, kwa sababu inakuruhusu kutoa onyesho la picha la mpango wa uzalishaji, hurahisisha ufuatiliaji katika utekelezaji.kazi zilizopewa. Chati ya Gantt imekuwa zana yenye nguvu ya uchambuzi ambayo kwa karibu miaka 100 haijapata mabadiliko yoyote. Tu katika miaka ya 90 ya karne iliyopita, ili kuelezea uhusiano kwa undani zaidi, mistari ya mawasiliano kati ya kazi mbalimbali ilianzishwa ndani yake:

• "malizia-anza" - shughuli B haiwezi kuanza hadi shughuli A ikamilike;
• "kuanza-kumaliza" - kitendo B hakiwezi kuanza hadi kitendo A kianze;
• "anza-anza" - kitendo B kitaanza si mapema zaidi ya kitendo A;
• "malizia-maliza" - kitendo B lazima kiishe kabla ya hatua A kuisha.

Kuna ushahidi kwamba chati ya Gantt ilitumika katika ujenzi wa miundo mikubwa ya kihandisi kama vile Bwawa la Hoover (Las Vegas, 1939) na mfumo wa Barabara Kuu ya Eisenhower (inayounganisha miji mingi mikuu nchini Marekani).

Maelekezo: jinsi ya kuunda chati ya Gantt kwa hatua 5?

Ijayo, tutaangalia sheria za kuunda chati ya Gantt na tujaribu kuiunda sisi wenyewe katika lahajedwali la Microsoft Excel.

Hatua ya 1. Mkusanyiko wa data

Ili kuunda grafu, tunahitaji data ifuatayo:

• viratibu vya seti zote za data (ambapo kila safu inapaswa kuanza);
• jina la kila hatua;
• muda wa kila hatua.

Kwa urahisi, tunaziingiza mara moja kwenye sehemu zinazolingana za jedwali. Baada ya kuweka taarifa zote zinazohitajika, tunaweza kuendelea na uundaji wa chati yenyewe.

Muhimu: hakikisha kuwa miundo yote ya data nini sahihi: hasa, hii inatumika kwa tarehe.

Hatua ya 2. Uundaji wa mpangilio

Kwa hivyo, tunajua madhumuni ya kupanga na data muhimu kulingana na ambayo tutaunda ratiba. Sasa katika dirisha la lahajedwali, tunahitaji kwenda kwenye sehemu ya "Ingiza -> Chati", na kisha bofya kipengee cha "Mstari". Hatuhitaji kawaida, lakini kwa mkusanyiko, kwa kuwa tu hutoa safu ya pili ya data, ambayo kwa upande wetu itakuwa moja kuu.

Hatua ya 3. Futa kila kitu kingine

Ili kufanya hivi, programu hutoa zana maalum. Kwenye chati inayoonekana kwenye skrini, unahitaji kusonga mshale wa panya juu ya bar ya bluu, bonyeza-click juu yake na uchague "Format Data Series" kutoka kwenye menyu inayoonekana. Dirisha litaonyeshwa ambalo tunahitaji kwenda kwenye kipengee cha "Jaza" na uchague kipengee cha "Hakuna kujaza". Baada ya hapo, chati itaonekana kama hii:

Hatua ya 4. Miguso ya kumalizia

Kwa kuwa kwa chaguomsingi data yote kwenye grafu hupangwa kutoka chini hadi juu, itatubidi tuirekebishe kidogo. Ili kufanya hivyo, bonyeza-click kwenye mhimili wa kitengo (ile karibu na ambayo tuna orodha ya kazi), nenda kwenye dirisha la "Format Axis". Kichupo tunachohitaji hufungua mara moja - "Vigezo vya Axis". Teua kisanduku kilicho karibu na mpangilio wa kitengo cha Reverse. Kwa hakika, chati ya Gantt tayari iko tayari, kuna vitu vichache tu muhimu vilivyosalia.

Hatua ya 5. Uumbizaji

Kwa hivyo, tunaendelea kufanyia kazi chati. Kama unavyoona, bado inaonekana kutopendeza, na sasa tutairekebisha kwa kutumia lahajedwali yenyewe:

1. Nyoosha chati hadi saizi inayotaka kwa kutumia kishale kilicho kwenye kona ya juu kulia.
2. Chagua tarehe zote kwenye jedwali, bofya eneo la uteuzi ukitumia kitufe cha kulia cha kipanya na uende kwenye "Format Cells-> Number". Sehemu hii inatanguliza miundo ya nambari kuu tunayofanya kazi nayo. Ili maandishi yasiingiliane, tunakushauri kuchagua toleo fupi la kiingilio. Kisha, tena, bofya kulia kwenye mhimili wenye tarehe kwenye chati, chagua "Format Axis -> Number" na uteue kisanduku karibu na "Unganisha chanzo".
3. Chagua hadithi (alama "Tarehe" na "Muda" upande wa kulia) na ubonyeze kitufe cha Futa kwenye kibodi.
4. Fungua "Mhimili wa Umbizo -> Vigezo" na uweke thamani za chini na za juu zaidi (tunaweka tarehe 15 Desemba, kwa kuwa ni Jumatatu, na Januari 3). Hapa tunaweza kuweka bei ya mgawanyiko kuu (hii ni rahisi katika kesi ambapo, kwa mfano, kazi kwenye mradi itaendelea wiki kadhaa au miezi). Kwa upande wetu, ni rahisi zaidi kuacha thamani chaguomsingi (2.0).

Majaribio zaidi ya uumbizaji - na huo ndio uzuri tunaopata mwisho. Hapa kuna chati ya Gantt iliyokamilishwa. Mfano ambao tumetoa ni, bila shaka, rahisi sana - lakini inatosha kuelewa kiini cha njia hii ya kupanga na.onyesho la kuona la mchakato wa kufanya kazi fulani.

Programu zingine za kuchati

Bila shaka, kuna programu nyingine nyingi bora zaidi zinazorahisisha usimamizi wa mradi. Chati ya Gantt ya utata wowote inaweza kutengenezwa kwa urahisi kwa kutumia programu kama vile:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project na wengine wengi.

Aidha, kuna idadi ya huduma za mtandaoni zinazowapa watumiaji wao fursa sio tu ya kupanga mambo yao, bali pia kupokea ripoti za mara kwa mara, arifa kuhusu hali ya sasa ya kazi kupitia barua pepe. Hata hivyo, mtu hawezi kukataa ukweli kwamba usiri wa data iliyohifadhiwa kwenye mtandao uko hatarini, na programu ya stationary ambayo imewekwa moja kwa moja kwenye kompyuta ya mtumiaji, kama sheria, ina utendaji mpana zaidi na inategemewa zaidi katika uendeshaji.

Faida na hasara za mbinu

Mwisho, inafaa kuzingatia kwa undani faida na hasara kuu za mbinu iliyoelezwa ya kupanga na usimamizi.

Faida kuu, bila shaka, ni uwasilishaji wa picha wa nyenzo. Kama sheria, ni rahisi kwa wafanyabiashara kufanya kazi na chati za Gantt - wanapenda uwezo wa kutambua wazi na kuainisha hatua za kazi kwenye mradi. Kwa kuwasilisha kazi katika mfumo wa pau za rangi tofauti, washiriki wote wa timu wanaweza kutambua kazi zao kwa muhtasari tu.

Ikumbukwe pia kuwa chati za Gantt zikochombo bora cha uwasilishaji ambacho kinaweza kuonyesha vipaumbele muhimu vya mradi. Hiyo ni, mara tu viongozi wanapotenga na kusambaza kila moja ya rasilimali zilizopo, timu hujifunza mara moja juu yake na kufuata maagizo zaidi. Kipengele hiki cha chati ya Gantt ni muhimu sana kwa wasimamizi wakuu - kukitumia, ni rahisi zaidi kuandaa ripoti ya kina, yenye uwezo mkubwa kuhusu hali ya miradi mbalimbali.

Hata hivyo, kama mbinu nyingine yoyote ya kupanga, chati ya Gantt ina shida zake. Mmoja wao ni utegemezi wa kazi. Mara nyingi, katika mchakato wa kuwasilisha miradi, wasimamizi wanahitaji kuonyesha ni kazi gani kati ya hizi zinahusiana. Lakini, kwa bahati mbaya, muundo wa chati yenyewe hairuhusu hii. Ili kuvuka kizuizi hiki, wasimamizi hutumia hila mbalimbali: kwa mfano, huongeza mistari maalum ya wima kwenye chati inayoonyesha utegemezi muhimu. Hata hivyo, hili ni suluhu la muda tu, lisiloweza kuwasilisha taarifa kikamilifu.

Hasara nyingine ya chati za Gantt ni kutobadilika kwao. Siku hizi, miradi sio tuli - hupitia mabadiliko kadhaa, mabadiliko, ambayo haiwezekani kuzingatia kwenye mchoro. Kabla ya kuanza kuunda grafu, wasimamizi wanapaswa kuhesabu kila kitu kwa maelezo madogo zaidi, kwa sababu kwa mabadiliko kidogo katika makadirio, mchoro mzima lazima ufanyike upya kutoka mwanzo. Na hiyo si kutaja kuwa na uwezo wa kuonyesha njia kadhaa tofauti za kupanga kwa wakati mmojapia inakosekana.

Bila kujali kwa nini unahitaji chati ya Gantt, programu (hata ile "ya hali ya juu zaidi") haitaweza kuonyesha umuhimu na ukubwa wa rasilimali ya kazi fulani, kiini chake. Kwa hivyo, haitumiki sana kwa miradi mikubwa.

Hata hivyo, haiwezekani kukataa kwamba njia hii ni ya kawaida sana katika utendaji wa usimamizi wa mradi - kwa zaidi ya karne moja ya matumizi yake, watu wamepata fursa ya kuthibitisha ufanisi wake na ufanisi wa juu.