Ubora kama lengo la usimamizi: dhana msingi, viwango, mbinu za kupanga, vitu na masomo

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Uchambuzi wa ubora wa bidhaa kama nyenzo ya usimamizi ni muhimu sana ikiwa tunakumbuka ukweli kwamba uchumi wa soko unatawala katika ulimwengu wetu. Katika mfumo huu, masuala ya ubora yanapewa kipaumbele maalum. Sababu ya hii ni ushindani mkali. Kuna mbinu kadhaa za ushindani, na mgawanyiko muhimu ni katika bei na isiyo ya bei, yaani, wale wanaohusisha utoaji wa bidhaa bora zaidi au huduma kwa mteja kwa gharama sawa na washindani. Ubora unakuwa jambo kuu katika kuvutia mteja anayetarajiwa.

Ushindani na hali

Lengo la usimamizi katika mfumo wa ubora, bidhaa inayowasilishwa kwa umma na biashara, ni nyenzo muhimu ya utafiti, kutoa wazo sio tu kuhusu kampuni fulani au shughuli zake, lakini pia (isiyo ya moja kwa moja) kuhusu. soko kwa ujumla. Katika nchi zinazotawaliwa na uchumi wa soko, ambapo mfumo huo umeendelezwa sana, mapambano kati ya makampuni yamesababisha kuundwa kwa programu maalum zinazolenga kuongeza ubora. Vitendohatua, tafiti za kinadharia zimeonyesha hitaji la kuunda viashiria sahihi ambavyo vitaruhusu kuelezea uwezo wa biashara kutoa bidhaa fulani ambayo ina sifa na vigezo vyote muhimu. Ili kuthibitisha kufuata, iliamuliwa kuanzisha mfumo wa uthibitishaji. Wale wanaoipitisha kwa mafanikio hupokea cheti mahususi kinachotangaza vigezo vya bidhaa.

Leo, kwa kuzingatia sifa za vifaa na viwango vya usimamizi wa ubora, imedhihirika kuwa matarajio bora zaidi yanapatikana katika biashara zinazoweza kuthibitishwa katika kiwango cha kimataifa: zinatengeneza bidhaa ya ubora wa juu kweli. Kuna viwango maalum vilivyopitishwa katika ngazi ya kati. Ni wao ambao huzingatiwa wakati wa kuthibitisha bidhaa ya shughuli za kampuni. Cheti cha mfumo wa ubora katika hali ya sasa ya soko mara nyingi huwa jambo kuu katika kubainisha kama kandarasi itatolewa kwa biashara.

Ya sasa na sababu zinazoibainisha

Kuuza bidhaa za ubora wa juu kwa mteja wa mwisho ni shughuli ambayo hutoa kampuni fursa ya kuwepo, huamua mafanikio yake katika soko. Ukweli huu unathibitishwa na hadithi nyingi za biashara ambazo zimeweza kuwa katika mahitaji na ya kipekee katika kiwango cha kimataifa. Karibu kila mtu wa kisasa anajua kuhusu mlolongo wa migahawa ya McDonald. Mfano mzuri wa kampuni iliyoweka ubora mbele na hivyo kupata upendo wa wateja duniani kote ni Toyota. Kwa ujumla mifano chanyanyingi. Wakati huo huo, uchanganuzi wa soko unaonyesha kuwa bado kuna idadi kubwa ya makampuni ambayo kazi yao inaishia katika kushindwa, kwani matarajio ya watumiaji na ubora halisi wa bidhaa hutofautiana katika kiwango.

Tatizo la kupanga ubora, malengo ya usimamizi wa mfumo wa usimamizi unaowajibika kwa kiwango cha ubora wa bidhaa, huzingatiwa na wanasayansi wengi. Tafiti chache maalum zimechapishwa juu ya mada hii. Leo dunia ina uzoefu mkubwa katika uwanja wa usimamizi, ikiwa ni pamoja na usimamizi wa vigezo vya ubora. Wakati maelezo haya yote muhimu yanapofupishwa na kuwekwa katika vitendo, biashara inahakikishiwa kufikia utendaji bora.

istilahi na ufahamu

Kwa sasa, uwakilishi wa vitu kama, vitu vya udhibiti katika mfumo wa usimamizi ni mgumu kwa kiasi fulani kutokana na tafsiri mbalimbali za maneno. Ubora ni dhana inayojitegemea tu. Vibadala vingi na mbinu zimevumbuliwa kuelezea na kufafanua jambo hili. Katika kiwango cha kaya, ubora kawaida hueleweka kama kufuata kwa bidhaa fulani na mahitaji, matarajio. Katika usimamizi kwa wakati huu, ubora unapaswa kueleweka kama kitu changamano, pamoja na matarajio ya kweli ya watumiaji kwa wakati huu na katika siku zijazo zinazoonekana. Miongoni mwa tafsiri nyinginezo, mojawapo maarufu zaidi ni kuzingatia ubora kama kutosheleza mahitaji ya walaji bila kuwekea kikomo utendakazi na vigezo vya bidhaa.

Utafiti wa shughuli ya ununuzi ulionyesha hilobaadhi ya bidhaa watu hununua ili kumiliki alama za hali. Hii inazingatiwa mara nyingi wakati wa kuchagua kadi za mkopo, ununuzi wa magari. Lakini katika hali ya jumla, kwa kila mteja, sifa za bidhaa ni muhimu - zinatathminiwa na wale wanaofanya ununuzi wa hali na wale wanaotafuta tu kufunga mahitaji yao. Katika nchi yetu, Chuo cha Matatizo ya Ubora kinahusika na vitu vya usimamizi katika mfumo wa usimamizi wa ubora katika ngazi ya kisayansi. Wataalamu wake wamefafanua uelewa wa dhana ya kiini cha ubora: ni jamii muhimu ambayo huamua njia ya maisha, msingi wa maendeleo ya jamii na wawakilishi wake binafsi. Inafuata kutokana na uundaji huu kwamba uboreshaji wa ubora ni kazi muhimu sana, yenye uwezo. Wakati huo huo, kutoelewana kunasalia kuhusu kiini cha ubora kama jambo la kawaida.

Majina na fomula

Kwa kifupi, ubora kama kitu cha usimamizi ni jambo ambalo limekuwa likijaribu kupata usimbaji unaofaa kwa muda mrefu sana, na kutoka 1968 hadi leo, zaidi ya chaguzi mia moja zimependekezwa, na. idadi yao inaongezeka kila mwaka. Hii ni kutokana na vipengele vingi vya ubora kama kategoria. Kwa mtazamo wa wanafalsafa, hii ni tabia ya kuwa, kwa wataalamu katika uwanja wa siasa na uchumi, ubora ni matokeo ya ushawishi wa pande zote wa bei na bei ya watumiaji. Uangalifu hasa katika kipengele cha uelewa wa ubora unastahili kazi ya Crosby, ambaye aliweka msingi wa nadharia ya usimamizi wa ubora. Kupitia juhudi zake, jambo hilo lilifafanuliwa kama mawasilianomatarajio. Crosby alifanya kazi wakati huo huo na Duran, ambaye pia alitoa mchango mkubwa kwa sayansi. Kupitia juhudi zake, jambo hilo lilifafanuliwa kuwa linafaa kwa kusudi. Mtu anaweza kuona katika maandishi ya Harrington pendekezo la kutafsiri ubora kama kukidhi au kuzidi mahitaji ya mteja huku akidumisha gharama inayokubalika.

Kwa muda, uchambuzi wa ni nini lengo la usimamizi wa ubora, jinsi hali ya ubora yenyewe inapaswa kueleweka, pamoja na masuala mengine ya usimamizi wa mwelekeo huu, ilichukuliwa na kampuni ya kimataifa inayobobea. katika matatizo ya viwango - ISO. Wataalam walifanya muhtasari wa tafsiri zinazojulikana na maarufu, kulingana na ambayo waliamua tafsiri ya mwisho ya neno hilo. Iliamuliwa kuzingatia ubora kama seti ya vigezo vya kitu ambacho kinaelezea uwezo wake wa kukidhi mahitaji ambayo tayari yanajulikana au kudhaniwa. Kulingana na watafiti, ubora huamuliwa kwa kiasi kikubwa na kuridhika kwa wateja. Hili ni jambo linaloundwa na vizuizi kadhaa - vipengele vya ubora.

Vipengele vya tukio

Ukizungumza kuhusu vipengee na mada za usimamizi wa ubora, lazima kwanza ubaini ni vipengele vipi vinavyounda jambo hili. Wote ni kati ya wazalishaji wanaostahili tahadhari maalum. Kwanza kabisa ni ufafanuzi wa mahitaji ya soko, ambayo inakuwezesha kuelewa ni nini ubora wa uchaguzi wa mteja anayeweza kuwa. Vipengele vya ubora pia vinajumuisha michakato ya utengenezaji na muundo, kufuata ubora ulioundwa wa bidhaa iliyokamilishwa, pamoja na kiwango cha huduma baada ya kumalizika kwa manunuzi. biashara inani mantiki kuwekeza katika vipengele vyote hivi vya ubora, kwa kuwa hii inakuwa dhamana kwamba mnunuzi anapokea bidhaa ambayo inakidhi matarajio yake na kukidhi mahitaji yake. Kwa mtazamo wa kimkakati, uwekezaji huo wa pesa ni uwekezaji uliofikiriwa vizuri. Kulingana na viongozi wengi wa kampuni zilizofanikiwa, aina hii ya uwekezaji ina faida zaidi kuliko zingine nyingi. Ya kuvutia zaidi ni uhakikisho kama huo kutoka kwa wajasiriamali ambao wanatanguliza kikamilifu vipengele vya usimamizi wa ubora katika kazi ya kampuni yao.

Katika mbinu ya kisasa ya kisayansi, malengo ya usimamizi wa ubora ni mwelekeo na utoaji wa wateja. Mwisho ni pamoja na sio tu kazi ya kiufundi iliyopewa idara fulani ya biashara, lakini mchakato wa kimfumo unaoathiri muundo mzima wa kampuni. Ni lazima ikumbukwe kwamba suala la ubora ni muhimu ndani ya mchakato wa utengenezaji wa bidhaa, na katika maendeleo yake, kukuza masoko na huduma baada ya kumalizika kwa shughuli na mteja. Ukuaji wa ubora unawezekana tu ikiwa teknolojia inaheshimiwa na kusasishwa mara kwa mara. Ukuaji wa ubora wa jumla unawezekana wakati kila mfanyakazi anayehusika katika uzalishaji wa bidhaa ana nia ya kufikia matokeo ya juu. Ili kufanya hivyo, mara nyingi hutumia motisha mbalimbali za kiuchumi zinazompa mtu motisha.

Mengi au kidogo?

Ili kuelewa jukumu la usimamizi wa ubora katika kuboresha ushindani wa vifaa, mtu anapaswa pia kuelewa kuwa kuna mifumo ya vipimo.ubora. Bidhaa fulani maalum inaweza kukidhi mahitaji ya mnunuzi. Unaweza kuuita uwezo huu sifa ya ubora. Aina kadhaa za sifa zimeanzishwa ambazo huruhusu maelezo ya kina ya hali hiyo. Baadhi yao inaweza kuwa ya kufikirika, wengine huonyesha matamanio maalum ya watumiaji, mahitaji ya wateja. Hebu fikiria kwamba kuna mashine fulani. Tamaa maalum itakuwa vipimo vya cabin yake. Faraja ya ndani ni kipengele ambacho kina thamani ya mtu binafsi kutokana na mawazo tofauti ya watu kuhusu faraja ni nini. Mali ya ubora imegawanywa katika ubora, kiasi. Mwisho hupimwa kwa qualimetry. Vigezo vya ubora huitwa vile vilivyotengenezwa kupitia kazi ya pamoja ya mtumiaji na mtengenezaji wa bidhaa au biashara inayotoa huduma fulani.

Kama sehemu ya uchanganuzi wa vitu na masomo ya usimamizi wa ubora, inazingatiwa kuwa ubora wa bidhaa ni hulka yake ambayo inaelezea jinsi hitaji la mteja linaweza kutoshelezwa, kwa kiwango gani bidhaa hukutana na mteja. matarajio. Ubora ni mchanganyiko wa mali kadhaa ambazo zinaweza kumilikiwa na matukio mbalimbali, vitu vinavyozunguka mtu kila mahali katika maisha ya kila siku. ISO imefafanua dhana pana ya kitu cha ubora. Chini ya nadharia ya usimamizi kama huo, ni kawaida kuelewa nyanja tofauti za biashara. Taratibu, shughuli, mifumo, makampuni, watu binafsi huzingatiwa kama vitu. Unaweza kufikiria kama kitu bidhaa - nyenzo, zisizogusika, pamoja na mchanganyiko wa hizi mbili.aina. Mchanganyiko wa matukio yaliyoorodheshwa yanaweza kutenda kama kitu.

Mnunuzi na muuzaji

Sayansi inayoshughulika na masomo, vitu, utendaji wa usimamizi wa ubora hufafanua mwelekeo wa wateja kama kanuni kuu ya usimamizi wa ubora. Mwelekeo wa kimkakati lazima uwe na usaidizi wa shirika. Biashara hupanga uwezo wa kiufundi, hufanya kazi ya mbinu, utafiti ili kudumisha umakini wa wateja. Mchakato ulioundwa vizuri ni muhimu kwa kampuni yoyote ya kisasa ambayo inalazimika kufanya kazi katika mazingira ya ushindani. Ushindani na sera inayofuatwa na kampuni katika kipengele hiki humpa mnunuzi bidhaa bora na huduma isiyofaa. Kiwango cha kuridhika kinatambuliwa na jinsi madhumuni ya bidhaa na kitu yenyewe yanahusiana na kila mmoja machoni pa mteja. Mtumiaji anafafanua mahitaji maalum kwa aina tofauti, aina za huduma na bidhaa. Mahitaji haya ni pamoja na uimara, utendakazi, hatari ndogo na vipengele vingine sawa. Mahitaji kwa ujumla hufafanuliwa kama kielelezo cha mahitaji ya mteja. Hizi ni kipengele katika uundaji wa mahusiano kati ya malengo ya mteja na kufaa kwa bidhaa kwao.

Sayansi ya kisasa inazingatia ubora wa elimu kama kitu cha usimamizi, pamoja na ubora wa kuunda bidhaa au kutoa huduma nyingine (kwa mfano, mwanasheria). Kwa neno, huduma yoyote, bidhaa yoyote ina parameter ya ubora. Vigezo vya tathmini yake ni tofauti kwa mteja. Wao ni tathmini kulingana na vigezo mbalimbali zisizo za kiasi, na kiasihutofautiana, kwani hutegemea mteja moja kwa moja. Ili usimamizi wa ubora na udhibiti wa kiwango cha bidhaa kuwa wa kutosha, mtengenezaji lazima angalau awe na ufahamu wa mahitaji ya kiasi - na hii sio kweli kila wakati. Ikiwa ni lazima, vigezo vya ubora vinabadilishwa kuwa zile za kiasi, kuchambua matakwa ya watumiaji. Miongoni mwa vigezo vinavyozingatiwa katika kesi hii, zile za kazi zinakuja kwanza, yaani, kipengee kinapaswa kuendana na kazi ambayo imekusudiwa. Sawa muhimu ni kuegemea, ambayo imedhamiriwa na idadi ya kushindwa (kuruhusu kutengeneza) ya bidhaa wakati wa maisha yake ya huduma. Vigezo viwili muhimu zaidi ni kutokuwepo kwa kasoro na kudumu. Ya kwanza inahusisha kuzingatia kasoro tu ambazo mteja anaweza kutambua. Uimara unahusiana moja kwa moja na kutegemewa.

Ubora na Kuegemea

Katika miaka ya hivi majuzi, watu zaidi na zaidi huzungumza kuhusu vigezo mahususi vya ubora ambavyo ni vigumu kuvieleza kwa kiasi, hasa kwa mtazamo wa kwanza. Hii inashangaza sana kwa kulinganisha na vigezo hapo juu. Kwa mfano, kitu cha udhibiti katika mfumo wa usimamizi wa ubora ni usalama. Kipengele muhimu sawa kinachoelezea mahitaji ya bidhaa na uwezo wao wa kutosheleza mteja ni muundo. Ni muhimu kwamba bidhaa ni rafiki wa mazingira - hii ndiyo njia pekee ambayo itavutia tahadhari ya wateja duniani kote. Katika miaka ya hivi karibuni, umuhimu wa huduma za ziada umekuwa muhimu zaidi. Hii kawaida hutolewa baada ya hitimishomiamala na mteja, lakini katika hali nyingine huduma ya mauzo ya awali pia inatekelezwa.

Upatikanaji na kiwango cha ubora wa huduma za ziada unapaswa kubainishwa na utata wa bidhaa. Kwa mteja anayetaka kufanya manunuzi, mojawapo ya mambo muhimu katika kuchagua bidhaa fulani ni huduma inayotolewa linapokuja suala la kununua kitu cha kisasa kitaalam. Kitu kizuri ambacho kinaonyesha hii wazi ni kompyuta, na ni nini wanunuzi wanaongozwa na wakati wa kuchagua. Hata hivyo, mtu haipaswi kudharau umuhimu wa huduma za ziada katika suala la kushawishi vitu na masomo ya usimamizi wa ubora wa elimu, huduma za kisheria na huduma nyingine ngumu ambazo hutolewa kwa kawaida katika jamii. Mara nyingi haijulikani kabisa kwa mtu jinsi ya kuchagua kituo cha huduma bora. Mtu anajua tu aina gani ya huduma anayohitaji. Kuchambua matoleo ya ziada yanayohusiana na huduma kabla na baada ya kumalizika kwa mkataba, hufanya uamuzi kwa niaba ya kampuni fulani. Hii inapendekeza kwamba huduma ya ziada ni muhimu vile vile wakati wa kuuza bidhaa inayoonekana na huduma isiyoshikika.

Ndani na kimataifa

Kwa kuwa vigezo vilivyoelezwa hapo juu hufanya kama vitu vya kudhibiti, ni wazi kuwa mtengenezaji anaweza kuhakikisha kuwa kiwango cha ubora wa bidhaa zinazowasilishwa kwa mteja kinakidhi mahitaji ya hadhira. Hii inatekelezwa kupitia ukaguzi wa mara kwa mara wa viashiria vya ubora, vilivyoamuliwa mapema katika utafiti wa soko wa kinadharia. Ili kudhibiti kiwango cha ubora, unawezamzunguko fulani wa kulinganisha vigezo halisi vya bidhaa na vilivyoanzishwa na mipango. Kutokana na ukweli kwamba ubora unaweza kudhibitiwa, inafuata kwamba unaweza pia kudhibitiwa.

Katika miaka ya hivi majuzi, ya manufaa hasa kwa wale wanaohusika katika ufafanuzi wa kile kinachofanya kazi kama malengo ya usimamizi ndani ya mfumo wa ubora wa biashara, inavutiwa na mfumo wa usimamizi wa ubora wa jumla (TQM). Hili kwa kiasi fulani ni wazo la kifalsafa ambalo linaweza kutekelezwa ndani ya biashara fulani. Wazo lake kuu ni kujitahidi kwa ubora wa juu zaidi na kutumia kwa vitendo mbinu za usimamizi ambazo zitafikia ubora wa ulimwengu wote. VUK ni toleo jipya la usimamizi wa biashara. Wazo lake kuu ni kiwango cha ubora wa juu, kutokana na ushiriki katika mchakato wa kazi wa wafanyakazi wote wa idara zote za kampuni, ngazi zote za uongozi wa ndani. VUK inalenga kufikia mafanikio ya muda mrefu ya kampuni. Hii inafanikiwa kupitia kuridhika kwa wateja, na hivyo kusababisha manufaa kwa wafanyakazi wote wa biashara na jamii kwa ujumla.

ISO na mahitaji

Kwa kuwa ISO inashughulikia kuzingatiwa kwa ubora kama kitengo cha kiuchumi na kitu cha usimamizi, ni katika kazi zilizochapishwa na jumuiya hii ya kimataifa ambapo mtu anaweza kuona hasa taarifa nyingi muhimu na zinazotumika katika utendaji. Kusawazisha ni mchakato wa kuanzisha na kisha kutumia sheria fulani ili kurahisisha eneo fulani. Utaratibu huu ni wa manufaa kwa washiriki wote,hutoa akiba ya juu zaidi wakati wa kudumisha utendakazi na usalama. Usanifishaji unalenga kuhuisha vitu vinavyozalishwa na jamii katika mamlaka mbalimbali. Inakuwezesha kufafanua mahitaji ya vitu vilivyoagizwa na nyaraka za kawaida, huweka sheria za kutumia nyaraka katika mazoezi. Msururu wa ISO 9000 unatoa muhtasari wa utendaji wa kimataifa wa usimamizi wa ubora. Hati kama hizo ndio msingi wa kufikia kiwango thabiti cha ubora katika biashara. Viwango ni hati iliyoundwa ili kurahisisha kuhakikisha na kudumisha ubora. Iliundwa na wajumbe wa ngazi ya kimataifa. Viwango hurekebisha mahitaji ya chini ya shirika la wafanyikazi ili kuhakikisha kiwango cha ubora. Haijalishi ni aina gani ya bidhaa ambayo kampuni hutoa.

Leo, viwango vinavyofafanua ubora kama kitengo cha kiuchumi na kitu cha usimamizi vimekuwa vikihitajika sana katika ngazi ya kimataifa hivi kwamba hakujawa na vielelezo hivyo katika historia ya jamii. Mfululizo wa nyaraka una kamusi, miongozo, iliyotolewa kwa ufafanuzi wa viwango vya hali fulani na matumizi yao katika mazoezi. Kuna miongozo inayofafanua matumizi ya viwango vya serial, pamoja na nyaraka zinazoonyesha mifano, mahitaji ya ubora kwa hatua tofauti za mzunguko wa maisha ya bidhaa. Kuna mapendekezo ambayo yanafichua jinsi ya kudhibiti ubora na vipengele fulani vya mfumo kama huo.

Na kama kwa undani zaidi?

Hati za ISO, ambazo huzingatia ubora kama kitu cha usimamizi, hulazimisha kampunikuendeleza, kurasimisha, kuweka katika vitendo na kudumisha mara kwa mara mfumo wa udhibiti wa ubora ili matokeo ya utendaji wake kuboreshwa daima, bila kupotoka kutoka kwa kanuni zinazokubalika kwa ujumla. Kulingana na viwango vinavyokubalika, shirika linalazimika kuamua michakato ambayo ni muhimu katika mfumo wa udhibiti wa ubora, kuitumia katika idara zote za kampuni, kutambua mlolongo mzuri na ushawishi wa pande zote wa michakato kwa kila mmoja. Kazi ya kampuni, kama ifuatavyo kutoka kwa nyaraka za ISO, ni kutambua mbinu, vigezo muhimu kwa matokeo ya juu katika usimamizi wa mchakato na utekelezaji wao wa moja kwa moja. Inahitajika kutoa habari na rasilimali zingine zinazohitajika kudumisha na kufuatilia michakato ya udhibiti wa ubora. Kazi ya kampuni ni kufuatilia, kupima, kuchambua michakato ya udhibiti wa ubora, kubainisha na kuchukua hatua kutokana na ambayo iliyopangwa itatekelezwa.

Majukumu ya biashara, kama ifuatavyo kutoka kwa hati za ISO, ambayo inazingatia ubora kama kitu cha usimamizi, ni pamoja na utekelezaji wa usimamizi wa michakato yote muhimu ya usimamizi na udhibiti kwa njia ambayo inatii viwango. ya hati za kimataifa zinazokubalika kwa ujumla. Kampuni inaweza kukabidhi utekelezaji wa kazi fulani kwa mtu wa tatu. Kuna uwezekano kwamba hii itaathiri kiwango cha ubora wa bidhaa na kiwango cha kufuata kwake mahitaji yanayokubaliwa kwa ujumla. Katika kesi hiyo, kampuni inahitajika kuchukua udhibiti wa michakato ya nje. Mfumo wa usimamizi wa ubora wa ndani unapaswa kuwa na vizuizi vilivyowekwa kwa ajili ya kufuatilia kazi ulizokabidhiwa.

Kuhusu hati

Kwa kuwa lengo la usimamizi wa fedha ni vigezo vya ubora ambavyo ni muhimu kwa biashara na mteja kwa wakati mmoja, ni muhimu sana kuandika kila hatua ya mtiririko wa kazi. Kwa hivyo, kampuni inafafanua sera kwa suala la ubora, pamoja na malengo yake. Taarifa zote zilizotangazwa lazima zihifadhiwe kwa uangalifu. Kwa namna ya karatasi rasmi, miongozo inatolewa juu ya matengenezo na uzingatiaji wa ubora, pamoja na taratibu zinazopaswa kutekelezwa kufuata ISO. Kitu cha usimamizi wa fedha ni hatua za kupanga ufanisi, ambazo zimeandikwa katika nyaraka maalum zilizopitishwa rasmi ndani ya biashara. Ni muhimu kutayarisha nyaraka ambazo zitatolewa kwa ajili ya utekelezaji wa michakato iliyokubaliwa hapo awali, pamoja na udhibiti wa kazi hii.

Kwa kuwa ubora kama nyenzo ya usimamizi unahitaji uthibitisho unaowajibika wa mtiririko wa kazi, ni muhimu kubainisha kiwango cha uhifadhi wa hati katika mfumo unaowajibika kudhibiti sifa za ubora wa bidhaa. Katika biashara tofauti, kiwango cha urekebishaji katika karatasi rasmi za michakato, malengo, kazi zinaweza kutofautiana sana. Inategemea sana ukubwa wa biashara, anuwai, uwanja wa shughuli. Inahitajika kuzingatia jinsi wafanyikazi wana uwezo, ni michakato gani hufanyika ndani ya kampuni, ni ngumu kiasi gani, jinsi wanavyoathiriana. Aina fulani ya nyaraka lazima iambatane na kazi ya kampuni yoyote. Lazima uchague midia inayofaa.

Kuhusumaelezo ya muundo

Kama inavyoweza kubainishwa kutoka kwa sheria za ISO kuhusu ubora kama kitu cha usimamizi, biashara inalazimika kuunda mwongozo unaohusu ubora. Wakati wote wa shughuli za kampuni ni muhimu kuitunza katika utaratibu wa kufanya kazi. Mwongozo unapaswa kuwa na vizuizi juu ya vipengele vya matumizi ya sheria za udhibiti wa ubora. Maelezo, maelezo yameandikwa, na ubaguzi wowote unathibitishwa na kuhesabiwa haki. Taratibu za udhibiti wa ubora zinapaswa kuandikwa. Nyaraka rasmi inarejelea maendeleo yote kama haya. Ni muhimu vile vile kurasimisha ushawishi wa pande zote wa michakato tofauti ya udhibiti wa ubora.

Hati ni kifaa kinachodhibitiwa. Rekodi ni hati ambazo mahitaji yake ya usimamizi yamewekwa katika ISO. Kutoka hapa unaweza kujifunza kwamba ni muhimu kuunda na kutekeleza utaratibu wa usimamizi wa kumbukumbu. Pointi zake zote zimewekwa rasmi katika nyaraka za ndani za biashara. Hii itaruhusu kukagua hati zote kabla ya kuachiliwa, kudhibiti utoshelevu wao, na pia kuchambua hitaji la hati maalum na uamuzi, na, ikiwa ni lazima, kuamua umuhimu wa marekebisho yake ili hati ibaki kuwa muhimu.