Uhifadhi wa msingi katika uhasibu ni nini? Ufafanuzi, aina, vipengele na mahitaji ya kujaza

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Uhasibu wa biashara yoyote huhusika na kuripoti msingi. Orodha ya nyaraka za msingi katika uhasibu ni pamoja na karatasi kadhaa za lazima. Kila moja yao inahusiana na hatua za mchakato wa biashara. Ikiwa wafanyakazi wa shirika hawatadumisha hati za msingi katika "1C: Uhasibu", kampuni itakabiliwa na vikwazo vinavyoonekana.

Hii ni nini?

Uhasibu wa hati msingi katika uhasibu ni kipaumbele cha juu. Shughuli zote zinazofanyika katika mwelekeo huu zinadhibitiwa na Sheria ya Shirikisho "Juu ya Uhasibu". Kwa hivyo, katika aya ya kwanza ya sura ya tisa inasemekana kwamba karatasi yoyote iliyotekelezwa kwa usahihi na kuthibitishwa na usimamizi, inayoonyesha matukio mbalimbali ya shughuli za biashara ya kampuni, inaweza kujulikana kama nyaraka za msingi. Kwa njia, vipindi hivi vinaitwa:

• kupokea pesa kwa bidhaa au huduma zinazotolewabiashara;
• uhamisho wa fedha kwa ajili ya bidhaa na nyenzo zilizopokewa.

Kwa hivyo, pamoja na orodha ya lazima ya hati msingi katika uhasibu, kuna ya ziada. Kawaida hukusanywa kwa ombi la usimamizi wa kampuni. Na wanaingiza fomu ndani yake ambazo zina habari kuhusu kutoshelezana ambazo hazina msingi wa kifedha.

Vipengele vya kufanya kazi na uwekaji hati msingi katika uhasibu

Jambo la kwanza unapaswa kuzingatia ni kwamba fomu zote za "msingi" lazima zihusishwe na uhamisho wa fedha. Kwa hivyo, hupaswi kujumuisha mamlaka ya wakili kupokea hati katika orodha hii.

Uhifadhi wa aina hii ya karatasi unafanywa kwa angalau miaka mitano kuanzia tarehe ya kutiwa saini. Wakati wa ukaguzi wa kodi, mkaguzi anahitaji nyaraka za msingi kwa kipindi cha mwaka mmoja hadi mitatu. Kwa hivyo, karatasi zilizo na muda mrefu zinaweza kutumwa kwenye kumbukumbu kwa uhifadhi. Baada ya miaka mitano, wanaweza kuondolewa kabisa. Uharibifu wa "msingi" unafanywa kwa mujibu wa mkataba wa ndani wa kampuni na sheria ya nchi. Utaratibu huu ni ngumu sana na unatumia wakati. Kwa hivyo, biashara nyingi huweka "msingi" mradi tu kuna nafasi katika idara ya uhasibu. Kipindi cha uhifadhi wa karatasi kwenye kumbukumbu nchini Urusi sio mdogo kwa njia yoyote.

Orodha

Ili kuelewa hati msingi ni nini katika uhasibu, unahitaji kujua ni aina gani za hati zinazojumuisha. Ikumbukwe hotuba hiyoni kuhusu karatasi zinazohusiana na harakati za fedha. Hii hapa orodha ya kile ambacho kimejumuishwa katika hati msingi katika uhasibu:

1. Mkataba.
2. Ankara ya malipo.
3. Pesa na risiti za mauzo.
4. fomu kali za kuripoti.
5. Matendo.
6. Ankara.

Maelezo zaidi kuhusu kila mojawapo ya hati hizi msingi yametolewa katika aya zifuatazo.

Mkataba

Kipengee hiki kinazua utata mwingi miongoni mwa wafanyakazi wa idara ya uhasibu. Ukweli ni kwamba nyaraka za msingi katika idara ya uhasibu zinapaswa kuhifadhiwa kwa hali yoyote, lakini mikataba wakati mwingine huishia na wanasheria au hata katika idara ya wafanyakazi. Lakini kuna upande mwingine wa sarafu. Baada ya yote, ni mkataba ambao ndio msingi wa shughuli inayohusiana na harakati za mtiririko wa pesa.

Invoice

Fomu hii inarejelea hati msingi katika idara ya uhasibu. Akaunti ni nini, kila mshiriki katika mchakato wa biashara anajua. Kwa kweli, hati hii ndiyo msingi wa uhamisho wa fedha kwa bidhaa au huduma zilizopokelewa. Ikiwa mmoja wa wahusika atakubali akaunti, inamaanisha kwamba anakubali shughuli hiyo kimyakimya. Inaweza pia kuwa na habari kuhusu makubaliano ya awali. Ankara haina data hizi tu, bali pia utaratibu wa kurejesha pesa ikiwa ni lazima.

Noti ya shehena

Jarida hili ni mojawapo ya wawakilishi bora zaidi wa uhifadhi wa msingi katika uhasibu. Jambo ni kwamba katikainaonyesha orodha kamili ya bidhaa zinazosafirishwa kwa mnunuzi. Katika kesi hii, tunazungumza juu ya bidhaa zote za kumaliza na malighafi. Noti ya shehena imechorwa kwa idadi isiyo na kikomo ya nakala. Wakati huu hauna udhibiti wazi na kwa kweli unategemea tu vyama ngapi vinahitaji hati ya aina hii. Hiyo ni, ni washiriki wangapi katika shughuli hiyo, nakala nyingi zinapaswa kutolewa. Inafaa kukumbuka kuwa fomu zile tu ambazo saini ya mtu anayehusika imesainiwa ni halali. Muhuri au muhuri hauhitajiki katika hali hii.

Tendo la kukubali-uhamisho

Wafanyakazi wa kawaida wa idara hii wanajishughulisha na uchakataji wa hati za msingi katika idara ya uhasibu. Mara nyingi, wanapokea cheti cha kazi (huduma) zinazofanywa kama hati inayounga mkono. Karatasi hii, kama jina lake linamaanisha, imeundwa baada ya utoaji wa huduma au utendaji wa kazi. Kitendo cha kukubalika na uhamisho, kilichosainiwa kwa pande mbili, kinachukuliwa kuwa halali. Kuna nyakati ambapo mmoja wa washirika anakataa kuidhinisha hati. Katika hali hii, fomu inaweza kuthibitishwa na chama kimoja tu, lakini kwa masharti kwamba waangalizi wawepo wakati inasainiwa. Mbali na maelezo ya msingi, kitendo cha kukubalika na uhamisho kinaweza kujumuisha data ya asili ya kufafanua au kufafanua. Kama sheria, huingizwa kwenye meza iliyoundwa maalum. Kuhusiana na idhini ya stempu, inakaribishwa kila wakati, lakini ikiwa hakuna uchapishaji, hii haibatilishi karatasi. Inafaa kumbuka kuwa wakati wa kudumisha nyaraka za msingi katika uhasibu, kitendo kinachoonyesha harakati za mali zisizohamishika.makampuni ya biashara pia yanapaswa kujumuishwa katika orodha ya hati msingi.

Malipo

Aina hii ya hati msingi huonyesha uhamishaji wa fedha kati ya biashara na wafanyakazi wake. Mbali na kiasi cha msingi cha mshahara, ni pamoja na bonuses zote na fidia. Katika hali hii, mhasibu mkuu pamoja na mkuu wa biashara hufanya kama shahidi wa taarifa hiyo. Ili hati hiyo iwe halali na ianze kutumika, lazima iwe muhuri. Ikiwa hii haijafanywa, fomu inaweza kuchukuliwa kuwa batili. Inafaa kukumbuka kuwa muhuri huu ni wa hiari katika hati mbili zilizo hapo juu.

Nyaraka za pesa taslimu

Orodha hii inajumuisha fomu zifuatazo:

• agizo la risiti,
• noti ya malipo,
• kitabu cha pesa.

Hati hizi za msingi zina taarifa kamili zaidi kuhusu uhamishaji wa fedha. Hati za fedha zimegawanywa katika aina kadhaa. Kwa hivyo, mara nyingi katika kazi ya uhasibu, KO-1, KO-2 na KO-4 hutumiwa. Zinaonyesha ukweli wote wa maisha ya kiuchumi ya shirika. Kwa hivyo, wakati wa ukaguzi wa ushuru, wakaguzi huwachagua zaidi. Mbali na aina hizi, kuna aina KO-3 na KO-5. Ya tatu ni rejista ya maagizo ya pesa, na ya tano inazingatia harakati za pesa katika biashara. Kama sheria, wakaguzi hulipa kipaumbele kidogo kwa aina hizi za nyaraka za msingi. Kuhusu uhifadhi na usajili wao, michakato hiiunafanywa kwa mujibu wa utaratibu wa jumla.

Kutengana kulingana na hatua ya muamala

Muamala wowote umegawanywa katika hatua tatu. Na kila moja yao ina hati maalum.

Kwanza, wahusika hukubaliana kila mara kuhusu sheria na masharti ya muamala. Katika hatua hii, wanahitimisha makubaliano na kutoa ankara za malipo. Baada ya hayo, mmoja wa vyama hutoa mchango kwa mahitaji. Na kwa kuunga mkono hili, mlipaji analazimika kutoa karatasi zinazounga mkono. Ikiwa fedha zilitumwa kutoka kwa akaunti ya sasa, basi dondoo lazima liwasilishwe. Ikiwa malipo yanafanywa kwa kutumia pesa taslimu, uthibitisho unafanywa kwa kutoa hundi za keshia, fomu kali za kuripoti au risiti. Hatua ya mwisho ya shughuli yoyote ni utoaji wa bidhaa au huduma zinazolipwa. Wakati huu lazima uthibitishwe na kitendo cha kazi iliyofanywa (huduma) au barua ya shehena, ikiwa tunazungumza kuhusu aina mbalimbali za bidhaa.

Jaza mahitaji

Kwa mtiririko mzuri wa kazi, haitoshi tu kujua hati msingi katika uhasibu ni nini. Ni muhimu kuzingatia mahitaji ya msingi ya kujaza. Kwanza kabisa, kila fomu lazima iwe na jina lake. Pia, mkusanyaji wa hati analazimika kuonyesha tarehe ya kuunda ripoti hizi na jina la biashara. Biashara inarejelea muuzaji, mkandarasi au mnunuzi. Taarifa za benki,waanzilishi wa viongozi na jina la operesheni pia huonyeshwa katika safu tofauti za nyaraka za msingi katika idara ya uhasibu. Kila mtu anajua jina la operesheni ni nini, kumbuka tu kwamba thamani hii lazima ionyeshwa kwa fomu ya kiasi. Wakati wa mwisho katika utayarishaji wa aina hii ya karatasi ni saini na muhuri wa watu wanaowajibika.

Kuhariri

Katika kushughulikia idadi kubwa ya hati, wafanyakazi mara nyingi hufanya makosa. Lazima zirekebishwe kwa mujibu wa sheria zilizowekwa na sheria. Kuna aina mbili za uhariri:

1. Kwa uwajibikaji madhubuti. Ikiwa marekebisho madogo yanahitajika kufanywa kwa fomu, basi mtu anayehusika analazimika kuvuka mstari usio sahihi na mstari mwembamba na kuonyesha kuingia sahihi juu yake. Ili kuthibitisha usahihi wa mabadiliko yaliyofanywa kwenye karatasi, ni muhimu kuandika "Imani iliyorekebishwa" na kuthibitisha fomu kwa saini na muhuri wa afisa. Ikiwa hati haiwezi kusahihishwa kwa uhakika, basi mtu anayehusika analazimika kuvuka fomu isiyo sahihi kutoka kona hadi kona na mstari mwembamba mwekundu. Lazima pia iwekwe alama "Imeghairiwa". Baada ya kuunda mfano sahihi, uliokosea ni marufuku kuharibiwa.
2. Kwa hati zisizo kali. Katika hali hii, fomu iliyoharibiwa huharibiwa na karatasi yenye taarifa sahihi huundwa.

Inafaa kujua kuwa upigaji kura unapaswa kufanywa tu kwa laini nyembamba sana. Ikiwa mfanyakazihuondoa maandishi kwa njia ambayo hayasomeki, hili ni kosa kubwa sana.