Nyaraka za uhasibu ni Dhana, sheria za usajili na uhifadhi wa hati za uhasibu. 402-FZ "Kwenye Uhasibu". Kifungu cha 9. Nyaraka za uhasibu wa msingi

2025 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2025-01-24 13:26

Utekelezaji ipasavyo wa hati za uhasibu ni muhimu sana kwa mchakato wa kutoa maelezo ya uhasibu na kubainisha madeni ya kodi. Kwa hivyo, ni muhimu kutibu hati kwa uangalifu maalum.

Wataalamu wa huduma za uhasibu, wawakilishi wa biashara ndogo ndogo wanaotunza rekodi huru wanapaswa kujua mahitaji makuu ya kuunda, kubuni, kuhamisha, kuhifadhi karatasi.

Dhana ya hati

Vitendo vya udhibiti kwenye uhasibu havifichui dhana ya hati. Kwa hivyo, inafaa kutumia ufafanuzi uliowekwa na GOST R ISO 15489-1-2007.

Nyaraka za uhasibu ni taarifa zinazotambulika zilizorekodiwa kwa mtoa huduma za nyenzo, iliyoundwa, kupokewa na kuhifadhiwa na mtu binafsi au shirika kama ushahidi wakati wa kuthibitisha shughuli za biashara au kisheria.wajibu.

Hati za msingi ni hati zilizo na data ya chanzo kuhusu michakato na utendakazi. Hizi ni hati za uhasibu ambazo hutumika kama msingi wa maingizo ya uhasibu.

Hati za msingi za uhasibu ni hati ambazo ukweli wa shughuli za kiuchumi husajiliwa. Dhana hii ya Sheria ya Shirikisho "Juu ya Uhasibu" inadhibitiwa na vifungu.

Sharti kuu lililowekwa kwa ajili ya mkusanyo wao ni kwamba lazima ziwekwe wakati ukweli wa shughuli za kiuchumi unafanywa au mara tu baada ya kukamilika kwake (ikiwezekana).

Karatasi za msingi

Hati ya msingi ya uhasibu lazima itungwe wakati wa shughuli ya biashara, na ikiwa hili haliwezekani, mara tu baada ya kukamilika kwake.

Nyaraka kuu za msingi ni:

1. Noti ya shehena, yenye fomu ya TORG-12.
2. RKO na PKO.
3. Rejea ya uhasibu.
4. Ripoti ya gharama.

Aina za hati msingi

Hakuna tendo la kawaida linalojumuisha kupanga na kuainisha hati za uhasibu. Aina zifuatazo za hati za uhasibu zinaweza kutofautishwa, hizi ni hati zinazozingatiwa:

1. Maeneo ya mkusanyo wao: nje na ndani.
2. Fomu zinazotumika za hali halisi: zisizo za umoja (zilizoundwa kwa mujibu wa fomu ambazo zilitengenezwa kwa kujitegemea na shirika), zilizounganishwa (zilizoundwa kwa mujibu wa fomu zilizo katika albamu.fomu zilizounganishwa).
3. Aina ya mtoa taarifa: elektroniki na karatasi.
4. Kiasi cha data: muhtasari na msingi.
5. Aina ya dhima, maeneo ya uhasibu, mali: uhasibu kwa miamala ya fedha, uhasibu wa malimbikizo na malipo ya mishahara, uhasibu wa orodha, uhasibu wa mali isiyohamishika, n.k.

Fomu za msingi za uhasibu

Usajili katika uhasibu wa hati za uhasibu ni, kwanza kabisa, matumizi ya fomu zilizounganishwa na zilizoundwa kwa kujitegemea. Matumizi ya nyingi zilizounganishwa tangu 2013 sio lazima.

Fomu zote za msingi lazima ziidhinishwe na mkuu wa shirika. Yafuatayo ni ya lazima kwa sasa:

1. Kulingana na hesabu ya huduma za usafirishaji wa mizigo (272-P ya Serikali).
2. Kulingana na hesabu ya wafanyikazi, malipo yake (1-P ya Kamati ya Takwimu ya Jimbo).
3. Uhasibu wa miamala ya pesa (88-P ya Kamati ya Takwimu ya Jimbo, 3210-U ya Benki ya Shirikisho la Urusi).

Fomu ya kawaida pia imetolewa kwa agizo la malipo. Katika mchakato wa kutoa fomu za umoja, kujaza nyaraka za uhasibu, yaani safu zote zinazotolewa (mistari), ni lazima. Ikiwa taarifa yoyote inakosekana, dashi inapaswa kuwekwa kwenye safu wima inayolingana.

Inafaa kukumbuka kuwa matumizi ya hati za uhasibu, ambayo kwa sasa hayahitajiki, bado yanatumika katika mashirika. Kwa kuzingatia mahitaji ya ndani ya biashara, fomu hizi zinaweza kukamilishwa. Wanaweza kufanywa kufaa zaidi na rahisi kwa ajili ya kurekebisha shughuli maalum za biashara. Kwa mfano, unawezaKataa kutumia masharti ya uchapishaji na alama kwenye pande za mbele na nyuma.

Uidhinishaji wa hati za msingi za uhasibu

Mashirika yana wajibu wa kuidhinisha fomu za msingi zinazotumika (aya ya 4 ya 1/2008-PBU). Ni muhimu kukumbuka, hata hivyo, kwamba kuunganisha tu kwa albamu ya Fomu za Uniform hakutatosha.

Sera ya uhasibu inapaswa kuorodhesha aina mahususi za hati kutoka kwa albamu ambazo shirika litatumia, pamoja na orodha ya watu ambao wana haki ya kutia sahihi hati za msingi.

Fomu zinaweza pia kuidhinishwa na kanuni zingine za eneo lako. Kwa mfano, agizo la kuidhinisha fomu za hati za msingi za uhasibu. Sera ya uhasibu lazima iwe na kiungo kwa agizo kama hilo.

Maelezo yanayohitajika ya hati za uhasibu

402-FZ hudhibiti mahitaji ya maelezo ya lazima ya hati za msingi za uhasibu. Kuna maelezo saba kama haya:

1. Tarehe ya hati.
2. Jina lake.
3. Jina la huluki ya kiuchumi iliyokusanya hati.
4. Maudhui ya ukweli wa biashara.
5. Kiasi cha kipimo cha fedha au asili (pamoja na vitengo).
6. Majina ya nafasi za watu waliohusika na shughuli hiyo.
7. Sahihi zilizo na nakala za watu wanaowajibika.

Baadhi ya hati ambazo si hati msingi zinaweza kutumika kama hivyo.

Ikiwa shirika litaonyesha gharama ya ukodishaji, basi hati kama hizo za uhasibu ni vitendo na makubaliano ya upangaji. 611 na 622 vifungu vya Kanuni ya Kiraiathibitisha kwamba katika hali kama hiyo, vitendo vya nchi mbili vya kukubalika na kuhamisha kitu cha kuripoti lazima vitengenezwe. Iwapo tutazingatia Kifungu cha 753 cha Kanuni ya Kiraia, basi vitendo vya hali ya upande mmoja vinaweza kutumika kama hati msingi.

Nyaraka katika uhasibu

Ni muhimu kuzingatia kesi maalum ambazo mara nyingi hutokea katika utayarishaji wa nyaraka.

Kukataliwa kwa matumizi ya sili. Kusudi kuu la muhuri ni kudhibitisha saini iliyowekwa na mtu anayehusika. Tangu 2015, makampuni ya biashara hayatakiwi kupiga muhuri. Habari juu ya waandishi wa habari inapaswa kuonyeshwa katika Mkataba wa shirika (82-FZ). Muhuri unapohitajika tu na kanuni za shirikisho.

Lazima iwepo kwenye hati zifuatazo: cheti cha ghala mbili, vitendo vya ajali kazini, hati zinazowasilishwa kwa mamlaka ya forodha, mamlaka ya wakili inayokuruhusu kuwakilisha maslahi ya taasisi ya kisheria mahakamani.

Muhuri si sharti la lazima, hata hivyo, uwepo wake unaweza kutolewa kwa fomu ya hati ya msingi ya uhasibu, ambayo imeidhinishwa na mkuu wa shirika la biashara.

Nyaraka zilizoundwa kwa lugha ya kigeni. Hati tu katika Kirusi zinaweza kukubaliwa kwa uhasibu. Ikiwa hati imeundwa kwa lugha nyingine, basi kuna lazima iwe na tafsiri kwa Kirusi, na lazima iwe mstari kwa mstari. Uidhinishaji wa tafsiri hauhitajiki, isipokuwa katika hali zilizoainishwa na Mkataba wa Hague:

1. Mita zisizo za ruble katika hati za msingi za uhasibu. Data ya gharama katika hati za uhasibu inaweza kuonyeshwa katika vitengo vya kawaida, kwa sarafu, kwa rubles.
2. Msingi katika mfumo wa kielektroniki.

402-FZ huruhusu mashirika ya biashara kutoa hati za msingi sio tu katika fomu ya karatasi, lakini pia katika fomu ya kielektroniki.

Hati ya kielektroniki lazima iwe na maelezo yote yanayohitajika yaliyowekwa kwa hati za uhasibu, pamoja na sahihi ya kielektroniki.

Sahihi za kielektroniki huja katika aina tatu - rahisi, zilizoboreshwa zisizo na sifa, zilizoboreshwa. Kulingana na Wizara ya Fedha, saini zozote kati ya hizi tatu zinaweza kutumika.

Nguvu ya wakili kusaini hati za msingi za uhasibu

Mfanyakazi wa shirika ana haki ya kutia sahihi ikiwa mojawapo ya hati zifuatazo imeundwa:

1. Nguvu ya wakili kutia saini msingi (kifungu cha 185-189 cha Kanuni ya Kiraia).
2. Agizo upande wa kulia wa kutia sahihi.

Ikilinganishwa na amri inayotoa haki ya kusaini, mamlaka ya wakili inaweza pia kutolewa kwa watu ambao si waajiriwa wa shirika. Kwa makubaliano ya wahusika, kipeperushi kinaweza kutumika kutia sahihi hati za msingi (Kifungu cha 160 cha Kanuni ya Kiraia).

Ratiba ya mtiririko wa kazi katika uhasibu

Ratiba ya mtiririko wa kazi ni maelezo, ambayo yanaweza kuchukua muundo wa jedwali au mchoro, wa taratibu za kuunda, kuhamisha, kuchakata, kuhifadhi hati za uhasibu. Ratiba inaweza kuidhinishwa kama kiambatisho cha sera ya uhasibu au kama kitendo cha kawaida cha ndani. Katika hali ya pili, sera ya uhasibu inapaswa kuwa na kiungo cha kitendo hiki.

Ratiba ya mtiririko wa kazi lazima lazima izingatie:

1. Sheria na masharti ambayo hati lazima zitungwe, zisambazwe, zichakatwa, zihifadhiwe.
2. Vyeo vya watu wanaowajibika kwa shughuli zilizoonyeshwa katika ratiba ya utendakazi (105-P ya Wizara ya Fedha).

Jarida la uhasibu wa hati msingi

Kuweka jarida kama hilo ni sheria zaidi ya usimamizi wa hati unaozingatia, badala ya uhasibu. Ni muhimu kwa usajili wa nyaraka za uhasibu - nyaraka za msingi zinazoingia na zinazotoka. Wataalamu wanashauri kuweka jarida sawa katika hali ambapo uhasibu unafanywa bila matumizi ya programu maalum za uhasibu.

Kwa mfano, unapotumia 1C, jarida la hati linaweza kutengenezwa na kuchapishwa haraka iwezekanavyo. Kwa hivyo, rejista ya hati za kupokea itaonyesha hati za wauzaji, na rejista ya hati za pesa, mtawaliwa, hati kwenye dawati la pesa la biashara.

Uhasibu, tofauti na uhasibu wa kodi, huruhusu kuakisi ukweli wa shughuli za kiuchumi bila kuwepo kwa hati za msingi za uhasibu, lakini tu iwapo zitapokelewa baadaye.

Katika kesi hii, ukweli wa shughuli za kiuchumi unapaswa kurekodiwa kwa kutumia thamani iliyokadiriwa. Mara hati itakapofika, haijabadilishwa. Ni muhimu tu kusahihisha tarehe ya kupokelewa.

Mbinu hiiimedhibitiwa na 21/2008-PBU, 119n-P ya Wizara ya Fedha, AKPI16-443-R VS.

Hati zinazohusiana na miamala ya mpatanishi ni vighairi kwa utaratibu huu. Mpatanishi analazimika kuhamisha nyaraka zote. Katika hali ambapo ripoti ya shughuli iliyokamilishwa imeundwa ikiwa na hitilafu au dosari, mkuu anaweza kuwa na haki ya kuibua pingamizi ndani ya siku 30 kuanzia tarehe ya kupokelewa (makala 999, 1008 ya Kanuni ya Kiraia).

Uhifadhi na uharibifu wa hati za hesabu

Agizo la kuhifadhi la msingi linabainishwa na 558-P ya Wizara ya Utamaduni. Kipindi cha jumla cha uhifadhi wa nyaraka, kwa mujibu wa 402-FZ "Katika Uhasibu", Kifungu cha 9, ni miaka 5. Mkuu wa biashara ana jukumu la kupanga uhifadhi wa hati.

Baadhi ya hati zinapaswa kuwekwa kwa muda mrefu:

1. Kuhusu upataji wa mali inayohamishika - angalau miaka 10.
2. Kwa miamala na mali isiyohamishika - kwa muda usiojulikana.
3. Malipo ya gawio na vyeti vya usafiri kwa safari za kikazi katika Kaskazini ya Mbali - miaka 75.

Ikiwa rekodi za ndani zimeisha muda wake, zinaweza kuharibiwa. Uamuzi juu ya uwezekano wa uharibifu unapaswa kufanywa na tume ya wataalam, iliyoundwa kila mwaka au kutenda kwa kudumu. Kulingana na matokeo ya shughuli za tume kama hiyo, kitendo kinapaswa kuandikwa, ambacho kinaonyesha orodha ya hati zinazopaswa kuharibiwa.

Biashara inaweza kufuta hati yenyewe au kwa kuihamisha kwa kampuni maalum.shirika.

Wajibu wa kuhifadhi hati za msingi

Adhabu hutolewa kwa ukiukaji mkubwa wa mahitaji ya uhasibu na kuripoti fedha. Mojawapo ya hati mbaya zaidi ni ukosefu wa hati za lazima za uhasibu, rejista za hesabu, taarifa za fedha na ripoti ya ukaguzi wa taasisi ya kiuchumi.

Ukiukaji kama huo ukipatikana, faini itatozwa kwa viwango vifuatavyo:

1. Viongozi - rubles elfu 5-10.
2. Ukiukaji unaorudiwa na maafisa - rubles elfu 10-20 au kutohitimu kwa miaka 1-2.