Inachakata hati msingi: mahitaji, mfano. Nyaraka za msingi za uhasibu

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Shughuli za biashara yoyote inahusiana kwa karibu na urekebishaji na uchakataji wa hati msingi. Inahitajika kwa kuripoti, kuhesabu malipo ya ushuru, kufanya maamuzi ya usimamizi. Katika makala, tutazingatia ni nini - hati msingi katika uhasibu - na jinsi inavyochakatwa.

Dhana za kimsingi

Hati za msingi katika uhasibu - ni nini? Inaitwa ushahidi wa ukweli wa shughuli ya biashara, inaonekana kwenye karatasi. Hivi sasa, hati nyingi zinajumuishwa katika mfumo wa otomatiki "1C". Uchakataji wa hati msingi unahusisha usajili na uhasibu wa taarifa kuhusu miamala iliyokamilika ya biashara.

Uhasibu wa kimsingi ni hatua ya awali ya kurekebisha matukio yanayotokea kwenye biashara. Miamala ya biashara ni vitendo vinavyojumuisha mabadiliko katika hali ya mali au mtaji wa shirika.

Uchakataji wa hati msingi katika uhasibu: mfano wa mpango

Kama sheria, katika biashara chini ya dhana ya "fanya kazi nahati" inamaanisha:

• Kupata data msingi.
• Maelezo ya kuchakata kabla.
• Nyaraka.
• Idhini ya wasimamizi au wataalamu walioidhinishwa na agizo la mkurugenzi.
• Inachakata upya hati msingi.
• Kutekeleza hatua zinazohitajika ili kufanya shughuli ya biashara.

Ainisho

Kuna hati msingi za mara moja na limbikizo. Uchakataji wa taarifa zilizomo kwenye karatasi kama hizi una vipengele kadhaa.

Hati za mara moja zinakusudiwa kuthibitisha tukio mara moja. Ipasavyo, utaratibu wa usindikaji wake umerahisishwa kwa kiasi kikubwa. Hati limbikizi hutumiwa kwa muda fulani. Kama sheria, inaonyesha operesheni iliyofanywa mara kadhaa. Katika kesi hii, wakati wa kuchakata hati za msingi, habari kutoka kwake huhamishiwa kwa rejista maalum.

Mahitaji ya hati

Nyaraka za msingi huundwa wakati wa operesheni au mara tu baada ya kukamilika kwake.

Uakisi wa taarifa unafanywa kwenye fomu maalum zilizounganishwa. Kwa kukosekana kwa fomu zilizoidhinishwa, biashara inaweza kuziendeleza kwa kujitegemea.

Hatua za kuchakata hati za msingi za uhasibu

Katika kila biashara katika jimbo kuna mfanyakazi anayewajibika kufanyia kazi taarifa za msingi. Mtaalamu huyu anapaswa kujuasheria za kuchakata hati za msingi, zinatii kikamilifu matakwa ya sheria na mlolongo wa vitendo.

Hatua za uchakataji msingi wa hati ni:

• Teksi. Ni tathmini ya shughuli iliyoonyeshwa kwenye karatasi, ishara ya kiasi kinachohusishwa na utekelezaji wake.
• Kupanga. Katika hatua hii, hati husambazwa kulingana na vipengele vya kawaida.
• Uhasibu. Inachukua uteuzi wa debiti na mkopo.
• Kuzima. Ili kuzuia malipo tena kwenye hati za msingi, mhasibu huweka alama "imelipwa".

Makosa katika hati

Zinaweza kutokea kwa sababu mbalimbali. Kimsingi, mwonekano wao unasababishwa na mtazamo wa kutojali wa mfanyakazi kwa kazi anayofanya, kutojua kusoma na kuandika kwa mtaalamu, na utendakazi wa kifaa.

Urekebishaji wa hati umekatishwa tamaa sana. Hata hivyo, katika baadhi ya matukio, haiwezekani kufanya bila kusahihisha makosa. Mhasibu lazima arekebishe makosa yaliyofanywa kwenye hati msingi kama ifuatavyo:

• Pitisha ingizo lisilo sahihi kwa laini nyembamba ili lionekane vizuri.
• Andika taarifa sahihi juu ya mstari uliovuka.
• Angalia "Imani Imesahihishwa".
• Onyesha tarehe ya marekebisho.
• saini.

Matumizi ya mawakala wa kurekebisha hayaruhusiwi.

Kufanya kazi na hati zinazoingia

Mchakato wa kuchakata karatasi zinazoingia ni pamoja na:

• Kubainisha aina ya hati. Karatasi za uhasibu daima zina habari kuhusu shughuli zilizokamilishwa za biashara. Kwa mfano, ni pamoja na ankara, agizo la kupokea pesa, n.k.
• Kuangalia maelezo ya mpokeaji. Hati lazima ielekezwe kwa kampuni maalum au mfanyakazi wake. Katika mazoezi, hutokea kwamba nyaraka za ununuzi wa vifaa hutolewa maalum kwa kampuni, ingawa mkataba na muuzaji haujahitimishwa.
• Kuangalia saini, mihuri. Watu wanaotia saini hati lazima wawe na mamlaka ya kufanya hivyo. Ikiwa kuona kwa karatasi za msingi sio ndani ya uwezo wa mfanyakazi, basi ni batili. Kama ilivyo kwa prints, katika mazoezi makosa mara nyingi hufanyika katika biashara hizo ambazo zina mihuri kadhaa. Taarifa kwenye chapa lazima ilingane na aina ya hati ambayo iko.
• Inakagua hali ya hati. Katika kesi ya kugundua uharibifu kwenye karatasi au ukosefu wa karatasi yoyote, ni muhimu kuteka kitendo, nakala ambayo inapaswa kutumwa kwa mwenzake.
• Kuangalia uhalali wa tukio lililoonyeshwa kwenye hati. Wafanyikazi wa biashara lazima wathibitishe habari juu ya ukweli wa manunuzi. Nyaraka juu ya kukubalika kwa thamani zinathibitishwa na meneja wa ghala, masharti ya mkataba yanathibitishwa na muuzaji. Kiutendaji, kuna hali wakati mtoa huduma anapokea ankara ya bidhaa ambazo kampuni haikupokea.
• Fafanua kipindi ambacho hati ni mali. Unapochakata karatasi za msingi, ni muhimu kutorekodi taarifa sawa mara mbili.
• Fafanua sehemu ya uhasibu. Baada ya kupokea ya msinginyaraka, ni muhimu kuanzisha kwa madhumuni gani maadili yaliyotolewa yatatumika. Wanaweza kufanya kazi kama mali ya kudumu, nyenzo, mali zisizoshikika, bidhaa.
• Amua rejista ambayo hati itawekwa.
• Jisajili karatasi. Hutekelezwa baada ya ukaguzi wote.

Fanya kazi na karatasi zinazotoka

Uchakataji wa aina hii ya hati ni tofauti kwa kiasi fulani na hapo juu.

Kwanza kabisa, mfanyakazi aliyeidhinishwa wa biashara huunda rasimu ya toleo la hati inayotoka. Kwa msingi wake, karatasi ya rasimu inatengenezwa. Inatumwa kwa meneja kwa idhini. Hata hivyo, mfanyakazi mwingine aliye na mamlaka inayofaa pia anaweza kuidhinisha rasimu ya hati.

Baada ya uidhinishaji, mradi huundwa kulingana na sheria zilizowekwa na kutumwa kwa mpokeaji.

kupanga mtiririko wa kazi

Hatua hii ni muhimu ili kuhakikisha upokeaji, utumaji na usindikaji wa hati haraka. Kwa shirika linalofaa la mzunguko wa hati katika biashara, ratiba maalum zinatengenezwa. Zinaonyesha:

• Mahali na muda wa usajili wa karatasi za msingi.
• Jina na nafasi ya mtu aliyetayarisha na kuwasilisha hati.
• Akaunti zinazotokana na dhamana.
• Wakati na mahali pa kuweka hati.

Daftari za hesabu

Zinahitajika kwa ajili ya usajili wa hati msingi. Wakati huo huo, endeleakaratasi zimewekwa alama ya uhasibu. Ni muhimu kuzuia usajili upya wa hati.

Karatasi za msingi zinaweza kuhifadhiwa katika rejista za kielektroniki. Hata hivyo, kwa ombi la mashirika ya serikali au washirika, biashara lazima itoe nakala ngumu.

Vipengele vya kurejesha hati

Kwa sasa, hakuna utaratibu wazi wa kurejesha karatasi katika kanuni. Kwa vitendo, mchakato huu unajumuisha shughuli zifuatazo:

• Uteuzi wa tume ya kuchunguza sababu za upotevu au uharibifu wa hati. Ikihitajika, mkuu wa biashara anaweza kuhusisha mashirika ya kutekeleza sheria katika utaratibu.
• Kata rufaa kwa shirika la benki, kwa wenzao ili upate nakala za hati msingi.
• Marekebisho ya urejeshaji wa kodi ya mapato. Haja ya kuwasilisha ripoti iliyosasishwa inatokana na ukweli kwamba gharama zisizo na hati hazitambuliki kama gharama kwa madhumuni ya kodi.

Endapo hati za msingi zitapotea, IFTS itakokotoa kiasi cha makato ya kodi kulingana na karatasi zilizopo. Wakati huo huo, kuna uwezekano kwamba mamlaka ya ushuru itatumia hatua za dhima kwa njia ya faini.

Makosa ya kawaida katika mchakato wa kutoa karatasi za msingi

Kwa kawaida, watunza rekodi hufanya ukiukaji ufuatao:

• Jaza fomu ambazo hazijaunganishwa au kuidhinishwa na mkuu wa biashara.
• Usibainishe maelezo auyaakisi kwa makosa.
• Usiidhinishe hati zilizo na sahihi zao au kuruhusu wafanyikazi ambao hawana mamlaka ya kusaini karatasi.

Nyaraka zinazothibitisha ukweli wa miamala ya biashara ni muhimu sana kwa biashara. Muundo wake lazima ufikiwe kwa uangalifu sana. Kosa lolote linaweza kusababisha matokeo mabaya.