Kudhibiti katika biashara: zana, malengo na malengo

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-01-17 19:09

Wale wanaosikia neno "kudhibiti" kwa mara ya kwanza kwa kawaida hufikiria kudhibiti kitu, lakini kwa kweli sivyo hivyo. Kudhibiti katika biashara ni mfumo mgumu ambao unalenga kuboresha michakato ya kifedha, wafanyikazi na kiteknolojia ili kufikia utendaji mzuri wa shirika kwa ujumla. Tofauti na udhibiti, ambao umeundwa kutambua matatizo na makosa yaliyofanywa hapo awali, udhibiti hutafuta kujenga mfumo wa usimamizi wa mchakato katika kampuni unaozingatia mambo ya sasa na ya baadaye. Kwa nini hili ni muhimu sana?

Huduma ya udhibiti katika biashara ni kipengele muhimu, kwani wafanyakazi wake wanaweza kupunguza upotevu wa rasilimali, kuchambua mipango ya sasa na ya siku zijazo, na pia kutambua makosa yanayowezekana, ambayo ni, yale ambayo yanaweza kufanywa wakati wa shughuli za kampuni. Hata hivyo, ili kuelewa aina hii ya shughuli ni nini, ni muhimu kujifunza vipengele vyake na pointi muhimu kwa undani zaidi. Nakala hii itajadili dhana za kimsingi, malengo na malengokudhibiti, pamoja na dhana, zana na utendaji wake.

Dhana na ufafanuzi

Kudhibiti ni mwelekeo mpya katika mfumo wa usimamizi, kwa hivyo leo hakuna ufafanuzi usio na utata wa dhana hii. Hata hivyo, kuna fasili kadhaa ambazo ni maarufu zaidi na zinaonyesha kiini cha neno hili.

Asili yake imeunganishwa na kitenzi cha Kiingereza kudhibiti. Katika tafsiri, "kudhibiti" ni "usimamizi, usimamizi, udhibiti, usimamizi, udhibiti." Hata hivyo, maelezo kama haya hayatoshi kuelewa kiini cha jambo hili, kwa hivyo inafaa kuzingatia fasili mbili sahihi zaidi zifuatazo.

Udhibiti ni sehemu tofauti ya shughuli katika mashirika, ambayo inahusishwa na utekelezaji wa kazi ya kiuchumi na inalenga kufanya maamuzi sahihi ya kimkakati na ya kiutendaji na wasimamizi.

Kudhibiti ni seti ya hatua zinazolenga kusaidia michakato yote kwa taarifa muhimu na usaidizi wa uchanganuzi wa kufanya maamuzi sahihi ya usimamizi. Mara nyingi zinalenga kuongeza faida katika shirika.

Udhibiti wa kisasa katika biashara lazima lazima ujumuishe mfumo wa usimamizi wa ubora, usimamizi wa hatari na mfumo wa viashirio muhimu, pamoja na usimamizi wa mchakato katika utekelezaji wa aina yoyote ya upangaji.

Malengo na malengo

Kulingana na dhana za kimsingi, tunaweza kuhitimisha kuwa kuuKusudi la kudhibiti katika biashara ni mwelekeo wa michakato yote ya usimamizi kuelekea kufikia malengo fulani, ambayo yanaweza kuonyeshwa katika kuboresha bidhaa, kufikia kiwango cha kutosha cha ushindani, na kadhalika. Kwa maneno mengine, lengo ni kudumisha usimamizi mzuri wa shirika. Kusudi lake ni nini?

Kulingana na lengo, kazi kuu zifuatazo za kudhibiti wakati wa kusimamia kampuni zinatofautishwa:

• maendeleo ya mbinu ya kupanga na shirika lake;
• uhasibu, ikijumuisha ukusanyaji wa taarifa na uchakataji wake;
• dhibiti;
• mpangilio wa matukio maalum ya mfumo wa uangalizi.

Kazi hizi, zikifupishwa, zina kazi ndogo maalum ambazo lazima zitekelezwe na huduma au idara iliyokabidhiwa jukumu la kudhibiti. Uundaji wa mbinu ya kupanga na shirika lake ni pamoja na yafuatayo:

• kuhakikisha kuundwa kwa mfumo wa udhibiti ambao utasaidia kutekeleza utabiri wa maendeleo ya kampuni;
• kutoa ushauri kwa watu wanaotengeneza mipango mkakati;
• kuratibu kazi katika utayarishaji wa mipango mbalimbali, katika kuamua malengo makuu ya kampuni na upangaji bajeti;
• kushiriki katika majadiliano na ufafanuzi wa vigezo (ubora na kiasi) vya kazi.

Jukumu la uhasibu linajumuisha yafuatayo:

• maendeleo ya muundo wa kusambaza na kupokea taarifa;
• kuunda mfumo wa usaidizi wa taarifa ili kutoa marejeleo, taarifa nainaripoti kwa watu wanaohusika na mchakato fulani katika usimamizi wa kampuni;
• kuamua hitaji la kutoa taarifa muhimu kwa wasimamizi au watu wengine wanaowajibika;
• kulinganisha mipango na ripoti na kuandaa hati za kuripoti za muda zinazoonyesha maendeleo ya mipango;
• uchambuzi wa mikengeuko kutoka kwa mipango, utambuzi wa sababu zinazowezekana na uundaji wa mapendekezo ya kuzuia ushawishi wa mambo hasi yaliyosababisha usumbufu katika kazi.

Jukumu la udhibiti ni pamoja na:

• kufuatilia utekelezaji wa mipango inayolenga kufikia malengo ya kimkakati;
• kufuatilia hali ya hali ya mazingira inayohusiana na uundaji wa mipango mkakati;
• udhaifu wa ufuatiliaji ambao ulitambuliwa wakati wa kupanga au kukagua maendeleo ya mpango.

Kazi ya kuandaa matukio kwa mfumo maalum wa uangalizi hutoa yafuatayo:

• kukuza mfumo wa udhibiti wa kupata na kutoa taarifa ndani ya shirika;
• maendeleo ya shughuli zinazotoa maelezo ya ziada na usaidizi wa uchanganuzi.

Mahali maalum katika mfumo wa kudhibiti fedha, wafanyakazi na rasilimali ni uhasibu. Kama kanuni, kuripoti kwa jadi kunamaanisha kuzingatia siku za nyuma na uwasilishaji wa data ya ukweli kuhusu michakato na matukio ya awali, huku kuripoti katika kudhibiti kukilengwa siku zijazo.

Kwa hivyo, unaweza kuona kwamba shirika la kudhibiti katika biashara linachangia uundajiudhibiti wa sasa wa michakato ili kuamua matokeo ya maamuzi fulani ya usimamizi. Inaweza pia kusemwa kuwa kuanzishwa kwa udhibiti kunakuruhusu kuokoa usimamizi wa kampuni kutokana na kufanya maamuzi ya haraka-haraka au yasiyo na faida ambayo yanajumuisha upotevu wa rasilimali.

Mbinu

Ili kutimiza majukumu yote yaliyowekwa wakati wa kusimamia shirika, udhibiti unahusisha matumizi ya mbinu za jumla za kisayansi zifuatazo:

• uchambuzi;
• kato;
• utangulizi;
• maalum;
• kifupi;
• muungano;
• analojia;
• kuiga.

Baada ya malengo, malengo na mbinu za eneo hili la shughuli kuzingatiwa, ni muhimu sana kuzingatia majukumu yake.

Kazi

Mfumo wa kudhibiti katika biashara unajumuisha utendakazi msingi kama vile:

• habari;
• uhasibu na udhibiti;
• uchambuzi;
• kitendaji cha kupanga.

Na pia, kwa masharti, vitendaji vitatu vinaweza kutofautishwa, ambavyo vitakuwa mchanganyiko wa yaliyo hapo juu - huduma, maoni na usimamizi.

Sababu za Kudhibiti

Mwanzoni mwa karne ya kumi na tisa na ishirini, viongozi wengi wa Marekani katika mchakato wa kusimamia mashirika walikabiliwa na hitaji la dharura la kuboresha mbinu za uhasibu wa kiuchumi na udhibiti wa kifedha. Majaribio ya kwanza ya kuboresha mfumo wa uhasibu yalionekana kama hiinjia - wakuu wa makampuni ya biashara waliopewa mfadhili mkuu na katibu wa kampuni kazi ya kutoa taarifa za uchambuzi juu ya masuala ya sehemu ya kiuchumi na kiuchumi. Kwa hivyo, uhusiano wa karibu wa kufanya kazi uliundwa kati ya huduma ya kifedha na mtu anayesaidia mtendaji mkuu. Baadaye, iligundulika kuwa kwa sababu ya anuwai ya habari na hitaji la undani wake, inafaa zaidi kukabidhi jukumu hili kwa maafisa binafsi. Kwa hivyo, kuanzishwa kwa udhibiti katika biashara kulifanyika.

Masharti yafuatayo ya kuibuka kwa udhibiti yanaweza kutofautishwa:

• mgogoro wa kiuchumi duniani;
• tatizo na kubana kwa mfumo wa ushuru kwa wajasiriamali;
• tatizo la aina za ufadhili.

Maendeleo ya udhibiti kama tawi la sayansi ya uchumi ni kutokana na sababu zifuatazo:

• utaifa wa kimataifa na utofautishaji wa makampuni;
• mabadiliko ya teknolojia inayohusika katika maeneo ya uzalishaji;
• shida ya mfumo wa usimamizi wa biashara;
• utata wa mazingira ya nje;
• matatizo ya michakato ya mawasiliano ya kufanya maamuzi ya usimamizi, ambayo yalisababisha hitaji la dharura la wafanyikazi mahiri katika nyanja ya uhandisi wa mifumo na shirika.

Leo, wakuu wengi wa makampuni ya kigeni wanaona kuwa baada ya kuundwa kwa idara za udhibiti katika biashara, kwa mfano, mapato ya kampuni yaliongezeka, matumizi ya fedha, watu na aina nyingine za rasilimali yamekuwa sahihi zaidi na kufanikiwa katika njia muhimu.kupunguza gharama.

Huduma ya udhibiti katika shirika inakabiliwa na kazi nzito sana - kuhakikisha ukusanyaji wa haraka na maandalizi ya uchambuzi wa kina wa taarifa kuhusu gharama zote zinazopatikana ili kudhibiti biashara. Mkurugenzi wa biashara, mkuu wa huduma ya kifedha na wakuu wa idara za uzalishaji lazima wapokee habari kwa wakati na mara kwa mara ili katika kesi ya kupotoka iwezekanavyo, waweze kuchukua hatua sahihi na kurekebisha kazi ya biashara nzima.

Dhana

Leo, dhana ya Kijerumani na Marekani ya kudhibiti inatofautishwa katika fasihi ya kiuchumi. Kwa ujumla, dhana hizi ni sawa kwa kila mmoja, lakini tofauti yao kuu ni kwamba ya kwanza inalenga zaidi kuzingatia matatizo ya uhasibu wa ndani na uchambuzi wa mazingira ya ndani ya shirika, na ya pili inalenga zaidi matatizo ya shirika. mazingira ya nje ambayo kampuni imeunganishwa kwa karibu.

Inafaa kukumbuka kuwa dhana ya Kijerumani imepata kukubalika zaidi. Kulingana na dhana hii, kazi kuu ni kutatua matatizo ya uhasibu wa ndani kwa njia iliyopangwa, kudhibiti na ya hali halisi.

Dhana ya Amerika pia inaweka mbele suluhisho la maswala yanayohusiana na muundo uliopangwa, udhibiti na wa maandishi wa uhasibu wa ndani, lakini hapa mahali pa msingi pia hupewa kutatua shida za kutathmini mazingira ya nje na maelezo yake ya kina. uchambuzi.

Zana

Zana za kudhibiti ni seti ya vitendo vinavyokuruhusu kutekeleza utendakazi na majukumu fulani. Zana hizi zinaweza kuainishwa kamavigezo:

• kipindi cha uhalali (kimkakati au cha uendeshaji);
• wigo (inategemea na majukumu).

Ili kuelewa kwa uwazi ni zana zipi kuu zinazotumiwa katika kudhibiti na katika hali zipi zinatumika vyema, zingatia jedwali lililo hapa chini.

Wigo wa maombi	Zana	Kipindi cha uhalali
Uhasibu	Ripoti za shughuli za biashara Fomu za Kurekodi Takwimu za hesabu Njia za uchambuzi wa kuripoti	Inafanya kazi
Mpangilio wa mtiririko wa taarifa	Mfumo wa usimamizi wa hati	Mkakati
Mipango	Kufanya kazi na kiasi cha agizo Uchambuzi wa pointi Uchambuzi wa ABC Uchambuzi wa udhaifu thabiti Uchambuzi wa miradi ya uwekezaji Uchambuzi wa punguzo Uchambuzi wa mifumo ya mauzo na matumizi Tathmini ya faida ya kuanzisha uzalishaji wa malighafi kwa ajili ya kutengeneza bidhaa zetu wenyewe Kukadiria mkondo wa kujifunza Njia za usafirishaji Kuweka alama Kutathmini uwezo wa kampuni uchambuzi wa SWOT Ramani za utambuzi Kipimo cha ubora wa huduma Chati ya Gantt Hesabu ya kiwango cha hesabu Upangaji wa uwezo Bei Uchambuzi wa vizuizi vya kuingia Kupanga mtandao na zaidi	Mkakati
Ufuatiliaji na udhibiti	Mfumo wa onyo la mapema Uchambuzi wa gharama Uchambuzi wa upatanifu wa viashirio (uliopangwa na halisi) Uchambuzi wa mapungufu	Mkakati

Swali la kuchagua zana katika kudhibiti linapaswa kushughulikiwa kwa tahadhari kubwa. Kwa mfano, kwa shirika linalofanya kazi katika oligopoly au soko la ukiritimba, hakuna maana kabisa katika kutumia uchanganuzi wa washindani.

Zana zilizo hapo juu katika kudhibiti fedha zinaweza kurahisisha kwa kiasi kikubwa utaratibu wa maendeleo ya kiuchumi na utayarishaji wa kupanga na kuripoti hati.

Udhibiti wa kimkakati na kiutendaji

Kuna aina mbili za udhibiti, ambazo hutofautiana katika kipindi cha kitendo chake, pamoja na kazi na njia za kuzitatua.

Udhibiti wa kimkakati unalenga utekelezaji wa mipango ya muda mrefu, mikakati. Kusudi lake ni kuunda mfumo wazi wa kupanga ambao utakuruhusu kudhibiti kampuni kwa uaminifu, ambayo itasababisha ongezeko la faida.

A. Galweiter (mwanasayansi-uchumi) katika maandishi yake alibainisha maeneo manane ambayo udhibiti wa kimkakati unapaswa kuzingatia, ambayo ni:

1. Kubainisha utimilifu wa mipango ya kampuni, pamoja na maudhui rasmi na ya kifedha.
2. Udhibiti wa kutokuwa thabitihali ndani ya shirika na katika mazingira ya nje, ambayo yanahusiana kwa karibu na utekelezaji wa mipango mkakati ya kampuni.
3. Kudhibiti upitishaji wa maamuzi muhimu na utekelezaji wake, kwa kuzingatia kipengele cha muda.
4. Kufuatilia utekelezaji wa mipango, hasa katika hatua ngumu au muhimu za utekelezaji wake.
5. Majibu ya wakati kwa hali mbaya ya nje na ya ndani ambayo yanaweza kusababisha madhara ya kifedha kwa shirika au kutoa matokeo ya ziada ya shughuli.
6. Kufuatilia hali ya kimkakati ya kampuni kulingana na ukaguzi wa mara kwa mara.
7. Kuangalia uwekaji mipaka wa vitengo vya kimkakati vya biashara.
8. Kufuatilia utiifu na kanuni mahususi za biashara, ambazo zilifafanuliwa hapo awali.

Kazi zifuatazo za aina hii ya udhibiti zinaweza kutofautishwa:

• fafanua malengo ya kiasi na ubora;
• wajibu wa kupanga;
• kutengeneza mfumo wa mikakati mbadala;
• uamuzi wa pointi muhimu katika mazingira ya ndani na nje ya mfumo wa mikakati mbadala;
• kutambua na kudhibiti udhaifu wa shirika;
• uundaji wa kadi ya matokeo;
• udhibiti wa michepuko na viashirio vyake;
• usimamizi wa motisha katika taasisi;
• kusimamia uwezo wa kiuchumi.

Udhibiti wa kiutendaji katika biashara hutofautiana na wa kimkakati kwa kuwa unalenga kuwasaidia wasimamizi kufikia matokeo katika malengo ya muda mfupi. Ikumbukwe kwamba kazi yake kuu ni kuzuia mgogorohali katika shirika na kufuatilia maendeleo ya sasa ya shughuli zilizopangwa.

Ili kuelewa tofauti kati ya spishi hizi mbili, zingatia jedwali lifuatalo.

Ishara	Udhibiti wa kimkakati	Udhibiti wa uendeshaji
Mwelekeo	Mazingira ya ndani Mazingira ya nje	Faida Ufanisi wa gharama
Kiwango cha udhibiti	Mkakati (muda mrefu)	Kimbinu na kiutendaji
Malengo	Kuunda masharti ya kuishi Kutekeleza hatua za kukabiliana na mgogoro Kudumisha Uwezo Wenye Mafanikio	Kuhakikisha ukwasi na faida
Kazi Kuu	Fafanua malengo ya kiasi na ubora Wajibu wa Kupanga Kutengeneza mfumo wa mikakati mbadala Uamuzi wa pointi muhimu katika mazingira ya ndani na nje ya mfumo wa mikakati mbadala Utambuaji na usimamizi wa udhaifu wa shirika Uchambuzi wa ufanisi wa gharama	Msaada wa kimbinu katika maendeleo ya bajeti Tafuta udhaifu wa udhibiti wa mbinu Uamuzi wa seti ya viashirio vinavyoweza kudhibitiwa kwa mujibu wa mkondo wa sasamalengo Ulinganisho wa viashiria vilivyopangwa na halisi Uamuzi wa athari ya mkengeuko kwenye utekelezaji wa mipango ya sasa Motisha

Uhusiano kati ya udhibiti wa kiutendaji na wa kimkakati

Aina hizi mbili za udhibiti ni sehemu muhimu za kila mmoja. Kazi muhimu zaidi ya udhibiti wa kimkakati ni kuhakikisha uwepo wa muda mrefu wa biashara fulani, na uendeshaji - upangaji wa sasa na utekelezaji wa mipango fulani ya faida.

Uhusiano wa aina hizi mbili unaweza kuwakilishwa kama misemo kama hii:

• "kufanya jambo sahihi" ni udhibiti wa kimkakati;
• "kufanya jambo sahihi" kunafanya kazi.

Kwa hivyo, tunaweza kuhitimisha kuwa udhibiti wa kiutendaji ni sehemu muhimu ya utekelezaji wa mkakati.

Utangulizi na mpangilio wa huduma

Ikiwa mkuu wa biashara ameamua kutekeleza mfumo wa kudhibiti, basi atahitaji kwanza kufanya mabadiliko kwenye muundo wa shirika na kuunda huduma (idara), ambayo lazima iwe chini ya moja kwa moja kwa mkurugenzi mkuu au mkuu. mtendaji. Huduma ya udhibiti inaweza kujumuisha wataalamu wafuatao:

• mkuu wa huduma;
• mdhibiti-msimamizi wa warsha (vitengo/vitengo/idara);
• mhasibu wa usimamizi;
• Mtaalamu wa mifumo ya habari.

Ikiwa idadi ya matoleo ya umma ni auukubwa wa shirika ni mdogo, basi unaweza kuchanganya kazi za maeneo haya na kuwatenga nafasi moja.

Kwa mpangilio mzuri wa kazi wakati wa kutekeleza mfumo kama huo, kila mtaalamu anapaswa kupewa maelezo ya kazi, ambayo utendakazi wake utaamuliwa kulingana na mahitaji ya biashara.

Kila kiongozi, hasa yale makampuni ya biashara yaliyo katika maeneo ya baada ya Usovieti, lazima akumbuke kwamba kuanzishwa kwa mbinu bunifu za usimamizi kunaweza kusababisha ukosoaji kutoka kwa wafanyakazi, na katika baadhi ya matukio hata kukataliwa kabisa. Kwa hiyo, kabla ya kuanza kazi ya huduma ya udhibiti, ni muhimu kuwasilisha ubunifu na kuwasilisha kwa tahadhari ya wafanyakazi wote kazi kuu, malengo na kazi kuu ambazo kitengo hiki cha kimuundo kitafanya.

Inafaa pia kuzingatia kwamba utekelezaji wa huduma kama hiyo unapaswa kupunguzwa na kujumuisha hatua ya maandalizi ambayo hali ya biashara inasomwa, kisha utekelezaji yenyewe, na hatimaye hatua ya otomatiki, ikiwa ni lazima.

Hitimisho

Kwa ujumla, udhibiti unaonyesha anuwai kubwa ya taaluma za kiuchumi na usimamizi za kisayansi - usimamizi, mipango ya kimkakati, cybernetics, nadharia ya uchumi na kadhalika. Shukrani kwa hili, meneja wa kitaaluma au timu ya wataalamu kadhaa waliokabidhiwa kazi ya udhibiti wanaweza kutatua masuala ya uzalishaji, kiuchumi na wafanyakazi, kwa kuzingatia utofauti na matatizo mbalimbali ya shughuli hii. Ndio maana uwepo wa mfumo wa udhibiti uliowekwa katika biashara huruhusu kutatua, na mara nyingi kutabiri shida, ambayo, kwa upande wake, husababisha majibu ya wakati na kupunguza gharama na hasara kubwa za kifedha.