Mifano ya ripoti za maendeleo. Jinsi ya kuandika ripoti

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Hakuna kiongozi wa aina hiyo ambaye walau mara moja kwa mwaka hahitaji wasaidizi wake kutoa taarifa juu ya kilichofanyika. Na shida ni kwamba kwa ajira ya kawaida, kuunda hati kama hiyo inaonekana kuwa kazi ngumu. Na kwa sababu fulani tuna aibu kuuliza mifano ya ripoti juu ya kazi iliyofanywa kutoka kwa mamlaka. Je, ikiwa ataamua kwamba hatulingani na wadhifa tulionao?

Nani anaihitaji

Swali hili linaulizwa na mtendaji aliyepokea jukumu la kuripoti. Mara nyingi, wafanyikazi wa kampuni huhisi karibu kukasirishwa na mahitaji kama haya. Lakini kila kitu kina maana yake.

Kwanza, ripoti ya kazi iliyofanywa inahitajika na mtendaji mwenyewe. Sio rasmi, lakini mtazamo wa nia kwa mchakato huu utakuruhusu kupata vikwazo na udhaifu katika sifa zako. Kwa hivyo, mwelekeo ambao inawezekana (na muhimu) kukuza imedhamiriwa. Baada ya yote, sote tunajifunza kutokana na makosa yetu.

Pili, kiongozi anaihitaji. Ripoti juu ya kazi iliyofanywa hukuruhusu kutathmini kwa usawa ubora nakasi ya kutatua kazi. Shukrani kwa hati hii, maswali mengi yatatoweka - kutoka kwa ya zamani zaidi "unafanya nini wakati wote" hadi ngumu "kwa nini nibadilishe kompyuta yako kwa ya kisasa zaidi". Kwa sababu ripoti itaonyesha kuwa inachukua muda mrefu kuhifadhi mabadiliko kwenye hati. Na haitegemei mwigizaji - vifaa vya ofisi vya zamani haviwezi kufanya kazi haraka. Kwa kweli, hii ndiyo sababu inaonekana mfanyakazi anakunywa chai kila wakati - anasubiri tu oparesheni kukamilika.

Na swali: "Kwa nini ninahitaji kuandika ripoti juu ya kazi iliyofanywa kwa mwezi?" yenyewe sio sahihi. Kwa sababu mkusanyo wa taarifa za takwimu na ujazo wa hifadhidata huwa na maana kwa wataalamu wa mikakati, na si kwa wafanyakazi wanaofanya kazi. Ni rahisi kwao kutatua tatizo kuliko kuzungumzia mbinu za kulitatua.

Cha kuandika

Mifano ya ripoti za maendeleo inaonyesha kuwa unahitaji kuandika kwa kina. Chochote kinachoonekana kuwa kitu kidogo au ishara ndogo inaweza kuwa kipengele muhimu katika utendaji wa kazi maalum. Lakini kuelewa hili kutakuja tu baada ya kusoma ripoti kadhaa zilizoandikwa.

Kama kazi ni ya kawaida, kwa mfano, upatanisho wa hati na utambuzi wa kutofautiana, basi itakuwa na maana kuunda fomu ya jedwali. Katika kesi hii, tena, kwa mara ya kwanza meza inapaswa kuwa ya kina sana na ina safu nyingi; baada ya muda, hitaji la baadhi ya safuwima litatoweka, na umbo la ripoti litachukua sura ya kawaida (kusoma - kuridhisha).

Bkatika idadi ya matukio, wakati wa kuandaa ripoti juu ya kazi iliyofanywa (walimu, kwa mfano), haiwezekani kukabiliana rasmi na suala la kujichunguza. Hakika, pamoja na mzigo uliopangwa wa elimu na mbinu na utafiti wa nyenzo muhimu, shule pia inashiriki katika shughuli za elimu. Hii inahitaji mbinu maalum ya maandalizi ya hati: ni muhimu kuelewa sababu za kuchelewa kwa idadi ya wanafunzi, kutafuta njia za kuvutia watoto katika somo lao. Na wakati huo huo, hatupaswi kusahau kuhusu watoto wa shule waliofaulu (na hata wenye vipawa).

Ripoti malengo

Kwa mkusanyiko sahihi na gharama ya chini ya muda, ni muhimu tangu mwanzo kuamua ni kwa madhumuni gani na kwa nini ripoti ya kazi iliyofanywa kwa mwaka imeandikwa. Hebu tutaje maarufu zaidi:

- uhalali wa manufaa halisi ya nafasi fulani katika shirika;

- uthibitisho wa sifa za mfanyakazi;

- onyesho la kazi bora kwa usimamizi;

- kupokea ufadhili kwa kipindi kijacho cha kuripoti;

- kupata idhini ya ukuzaji wa mwelekeo (wazo);

- mantiki ya matumizi ya rasilimali na fedha zilizotengwa, n.k.

Uundaji unaojulikana - taarifa sahihi ya tatizo hutoa 50% ya suluhisho - inafanya kazi katika kesi hii pia. Kadiri tunavyoelewa kwa nini ripoti inahitajika, ndivyo inavyokuwa rahisi kwetu kuiandika. Hadi ukweli kwamba hati "kwa maonyesho" hauhitaji mbinu ya ubunifu kutoka kwetu hata kidogo. Na inachukua muda.

Muundo wa hati

Kama kampuni hainailitengeneza fomu ya kuripoti, basi lazima uiendeleze mwenyewe. Kujua madhumuni ya hati, ni muhimu kufikiri juu ya muundo wake. Sampuli za ripoti za maendeleo zinapendekeza kwamba muhtasari wazi na rahisi unahitajika.

Mwanzoni kabisa, madhumuni na mantiki ya uwasilishaji wa habari inapaswa kuelezwa. Eleza mpangilio wa uwasilishaji na utengeneze jedwali la yaliyomo. Kwa jedwali, ni muhimu kutoa maelezo mafupi kwa nini fomu kama hiyo ilichaguliwa.

Ndani ya sehemu na vifungu, mtu anapaswa kuzingatia umoja wa uwasilishaji. Kwa hivyo hati hiyo itaeleweka zaidi, kwa sababu hiyo, ni rahisi kujua. Katika ripoti kwa muda mrefu, vielelezo kwa namna ya michoro na grafu ni sahihi kabisa, ambayo itawezesha mtazamo. Lakini hapa unahitaji kuzingatia kanuni ya "maana ya dhahabu": maandishi dhabiti, pamoja na nyenzo za kipekee zinazoonekana, huchoka haraka sana.

Mitindo

Kwa mfanyakazi wa kawaida, pengine jambo gumu zaidi kuandika ni istilahi na maneno. Ripoti kali itaonekana isiyo ya kawaida na itasababisha hisia hasi kutoka kwa wasimamizi. Maneno rahisi sana (hati 25, kwa mfano) pia yatamfukuza msomaji.

Lakini violezo vinapaswa kuepukwa. Isipokuwa ni hati ambayo hakuna mtu atawahi kusoma. Wakati fulani tunakumbana na matatizo kama haya, lakini katika makala haya tunavutiwa na ripoti halisi (sio pro forma).

Kwa vyovyote vile, hupaswi kuzungumza kuhusu mafanikio pekee. Ili kuwaangaziani muhimu kuzungumza juu ya shida ambazo zilipaswa kukutana wakati wa kazi. Miongoni mwa mambo mengine, uchanganuzi wa utata ni chakula cha mawazo kuhusu uboreshaji wa kazi kwa watendaji. Mifano ya ripoti za maendeleo zinaonyesha kuwa hupaswi kutumia misemo isiyoeleweka kama vile "hali isiyoridhisha", "matatizo yanayokabili", n.k. Ni bora kuita kila kitu kwa jina lake linalofaa: "kopi iliyovunjika", "kukosa ufikiaji wa Mtandao", "kukosekana au kupokelewa kwa taarifa kwa wakati kutoka kwa idara inayohusika. Haya yote huturuhusu kutathmini ipasavyo na kwa upendeleo hali ya sasa katika kampuni.

Tathmini ya matokeo

Kila tokeo lazima lihifadhiwe nakala kwa nambari. Ubunifu kama huo hutoa ufahamu wa mienendo ya maendeleo.

Aidha, ni muhimu kuweka vigezo vya kutathmini matokeo. Je, itakuwa kipindi cha awali cha kuripoti (ikiwa ni ripoti ya robo mwaka, kwa mfano) au, kinyume chake, asilimia ya mafanikio ya malengo yaliyowekwa, ni juu ya mwandishi wa hati.

Kwa ujumla, viashirio visivyo vya moja kwa moja vinaweza kueleza mengi kuhusu mchakato wa kutatua kazi. Pia kuna habari nyingi hapa kwa uchambuzi zaidi. Kuanzia kubainisha gharama za wafanyikazi hadi kuelewa usahihi wa kuweka malengo.

Kutoka tatizo hadi suluhisho

Ripoti nyingi zimeandikwa kwa misingi ya maendeleo-kwa-maendeleo. Hati inayoonyesha wazi uhusiano wa utatuzi wa tatizo ni faida zaidi. Msomaji anaelewa mara moja ni njia na mbinu gani (ikiwa ni lazima)mwigizaji alichukua fursa ya kukamilika kwa kazi kwa wakati na kwa ubora wa juu.

Msururu wenye maelezo zaidi "tatizo mahususi - sababu zake - kuweka malengo - suluhisho" mara moja unapendekeza hitaji la kuwasilisha ripoti ya kila siku katika mfumo wa jedwali. Aidha, majina ya grafu tayari yanajulikana. Taarifa iliyotolewa kwa njia hii ni rahisi kusoma na kuchanganua.

Uwasilishaji wa viashirio vya kiasi

Katika hali ambapo ripoti ina data ya nambari, fomu ya jedwali inaweza kuwa ngumu sana kuelewa. Mtiririko unaoendelea wa nambari huchosha msomaji baada ya dakika chache. Kitu kingine - chati za rangi na grafu. Ni wazi, zinaeleweka, ni rahisi kusoma.

Kila mchoro lazima utolewe maoni. Kwa kuongeza, ni muhimu kuonyesha jinsi grafu mbalimbali zimeunganishwa; kuelezea uhusiano wa sababu-na-athari kutasaidia zaidi uchanganuzi wa ripoti.

Ikiwa rasilimali zilitumika wakati wa kazi, hupaswi kuorodhesha zote tu. Badala yake, faida zinazopatikana zinapaswa kuorodheshwa. Maneno kavu: "Vifaa vya ofisi vilivyonunuliwa" vitasikika tofauti kabisa ikiwa utaandika: "Ajira 2 ziliundwa, ambayo ilifanya iwezekane kuongeza pato la idara."

Jinsi ya kutoa hati

Licha ya ukweli kwamba hakuna aina moja ya ujumuishaji, ripoti juu ya kazi iliyofanywa inaweza kutayarishwa kwa mujibu wa GOST, ambayo inafafanua kuu.vigezo vya kisayansi. Inabainisha mahitaji ya umbizo, aina ya fonti na saizi, n.k.

Kuhusu usomaji wa hati, hapa kuna vidokezo:

- jaribu kuwa na sentensi zisizozidi 5 katika aya moja;

- viashirio muhimu vinaweza kuangaziwa katika fonti au rangi;

- vunja maandishi ili jedwali au grafu isichukue ukurasa mzima; hakikisha umeacha nafasi kwa maoni kuyahusu;

- andika muhtasari wazi na mafupi wa ripoti.

Vidokezo hivi vitasaidia kurahisisha mtazamo wa ripoti yako, ambayo ina maana kwamba vitaweka mipangilio ya msomaji kwa mtazamo wa uaminifu kuelekea mwandishi wa hati. Fikiria kuwa wewe ndiye bosi. Na ufanye ripoti kwa njia ambayo itakuwa muhimu na ya kuvutia kwako kusoma.