RACI kama zana ya kudhibiti dhima. RACI: nakala

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Mojawapo ya sababu za kawaida za kutofaulu kwa miradi ni usambazaji usio sahihi wa chaguo za kukokotoa kati ya washiriki wa timu. Hakika tayari umekutana na hili: kwa shida kidogo, washiriki wanaanza kutafuta wenye hatia na kutupa wajibu kwa kila mmoja badala ya kutatua tatizo. Na ili tu kuepuka hali kama hizi, matrix ya RACI ilivumbuliwa - zana rahisi na madhubuti ya kupanga rasilimali watu.

"Chini ya darubini": Majukumu 4 muhimu katika kila mradi

Usambazaji wa majukumu ni mojawapo ya majukumu makuu ya msimamizi. Lakini katika mazoezi, kila kitu kawaida huonekana tofauti: meneja huteua washiriki wa timu kwa kutarajia kwamba wataalam wenyewe wataamua ni nani afanye nini. Lakini nini kitatokea ikiwa tarehe za mwisho zilikosekana au bidhaa isiyo na ubora ilitolewa? "Sifanyi hivi", "Sikuambiwa"… Na hakuna hatua muhimu.

Mchanganyiko wa Wajibu wa RACI ulioundwa vizuri hutatua matatizo mengi. Kulingana na mbinu hii, bila kujali ugumu na upeo wa kazi, mwanatimu wa mradi wowote hutekeleza mojawapo ya majukumu manne.

R - Kuwajibika

Imetafsiriwa na Responsibleina maana "mtendaji". Huyu ni mfanyakazi ambaye anawajibika moja kwa moja kwa utekelezaji wa eneo maalum la kazi. Wakati huo huo, katika hali nyingi, yeye hachagui suluhu na ripoti kwa msimamizi wa mradi.

Wafanyakazi na wataalamu wenye uwezo wameteuliwa kwa jukumu hili - watu wanaojua jinsi ya kufanya. Katika RACI, watendaji hufanya kazi zifuatazo:

• amua ni nini hasa kinahitajika kufanywa ili kutekeleza mradi na muda gani utachukua (ndani ya masharti yaliyowekwa "kutoka juu");
• tengeneza orodha ya nyenzo zinazohitajika;
• shiriki katika uratibu na uidhinishaji wa nyaraka za kiufundi;
• chambua maendeleo ya mradi na matokeo ya kati;
• toa ripoti za maendeleo kwa msimamizi.

Kunaweza kuwa na watu kadhaa kama hao kwenye timu. Kwa kuongeza, jukumu hili linaweza kuunganishwa na wengine. Mchanganyiko unaojulikana zaidi ni Accountable + Resbonsible (iliyotafsiriwa kama "responsible + executor").

A - Kuwajibika

"Anayewajibika" au "anayewajibika" ndiye msimamizi mkuu wa mradi. Ni yeye ambaye ana jukumu la kuhakikisha kuwa kazi zinakamilika kwa wakati, kwa kiwango cha ubora kinachohitajika na ndani ya bajeti iliyotengwa. Pia, A:

• huchagua watekelezaji na timu ya usimamizi wa mradi;
• huwapa kazi washiriki wote;
• hudhibiti maendeleo ya kazi;
• husambaza rasilimali miongoni mwa waigizaji;
• huweka rekodi za matumizi ya rasilimali, napia itahalalisha kwa msimamizi hitaji la kutenga fedha za ziada;
• huzingatia mawazo na mapendekezo kutoka kwa washiriki wengine wa timu na inaweza kuyaidhinisha au kuyakataa.

Kwa kawaida, msimamizi wa mradi hufanya kama "kiungo" kati ya mteja au usimamizi mkuu na timu.

C - Imeshauriwa

Jukumu la tatu katika matrix ya RACI ni "mshauri" (wakati mwingine pia hujulikana kama "mwezeshaji"). Pamoja na meneja, anashiriki katika usimamizi wa mradi, lakini kimsingi anahusika na masuala ya kimkakati:

• huidhinisha mabadiliko yoyote katika upeo na muda wa kazi;
• hutenga rasilimali zinazohitajika kutekeleza mradi;
• ikihitajika, kubaliana na mteja kuhusu hitaji la kuongeza bajeti;
• inapokea ripoti za maendeleo kutoka kwa msimamizi;
• hufanya maamuzi katika hali zozote zisizotarajiwa, kukitokea mabadiliko makubwa ambayo yanaweza kuathiri muda na gharama ya mradi.

Jukumu la washauri kwa kawaida hukabidhiwa wasimamizi wakuu. Ni wao wanaobainisha malengo ya kimataifa, na kisha kuteua msimamizi wa mradi ambaye tayari anasambaza kazi miongoni mwa washiriki wa timu.

I - Taarifa

Mbali na majukumu yaliyoorodheshwa, "iliyofahamishwa" ("mtazamaji") inaonyeshwa kwenye mkusanyiko wa RACI. Anafanya kazi za msimamizi na anahusika hasa katika shirika la usimamizi wa hati. Mtazamaji anaripoti kwa meneja wa mradi, hata hivyo, tofautiwashiriki wengine, hawana jukumu la matokeo yake. Badala yake yeye:

• hukusanya na kupanga taarifa zote kuhusu mradi, rasilimali na mipango;
• huchukua dakika za mikutano;
• hupokea hati kutoka kwa washiriki wa mradi kisha kuzihamisha hadi kwa miundo inayofaa;
• hufuatilia makataa ya kuwasilisha na usahihi wa kujaza ripoti.

Kumbuka kwamba mawasiliano na mtazamaji mara nyingi ni ya njia moja. Kazi yake kuu ni kumwondolea meneja haja ya kupoteza muda kwa taratibu za urasimu na "kumtwisha mzigo".

Kujifunza kutengeneza matrix ya RACI kwa kutumia mfano

Wacha tuzungumze kuhusu upande wa vitendo wa suala hilo. Jinsi ya kuchora mchoro wa usambazaji wa mamlaka na majukumu?

1. Inakusanya orodha ya kufanya

Kwanza kabisa, unahitaji kuandika kila kitu kinachohitajika kufanywa. Kiwango cha maelezo inategemea mradi maalum. Wakati mwingine, kwa urahisi wa udhibiti na usimamizi, matrices kadhaa hutengenezwa. Kwanza, orodhesha vitalu kuu vya kazi, na kisha uvunja kila kazi na kazi tofauti. Orodha ya kazi imeonyeshwa kwenye jedwali kiwima.

Hatua
Sheria na Masharti
Mchoro
Design
Msimbo wa programu
Ripoti ya majaribio
Onyesho la tovuti

2. Kuchagua washiriki wa timu

Hapa unahitaji kujibu swali: "Nani atahusika katika mradi huu?". Kwa mlalo, ni muhimu kuorodhesha wafanyakazi wote na/au idara zinazohusika katika utekelezaji katika hatua zote - kuanzia kupanga hadi uwasilishaji wa matokeo na uwasilishaji wa ripoti.

Hatua	Mchambuzi	Msanifu	Sys. mbunifu	Msanidi	Mjaribu	Sys. admin	Msimamizi wa mradi
Sheria na Masharti
Mchoro
Design
Msimbo wa programu
Ripoti ya majaribio
Onyesho la tovuti

3. Kujaza jedwali

Baadayebasi unaweza kuanza kusambaza vitendaji. Ili kufanya hivyo, unahitaji kuwa na ufahamu wazi wa kila hatua ya kazi na jinsi kazi inavyofanya kazi katika timu.

Hebu tuchukue mfano wetu kama msingi na tusimame kwenye hatua ya "Design". Katika kesi hii, R - mwigizaji - moja tu. Katika mchakato wa kazi, anazingatia mfano ulioandaliwa tayari wa tovuti. Kwa hiyo, mbunifu wa mfumo ambaye aliiendeleza, katika hatua hii, anafanya kama mshauri C. Pia, mchambuzi na msanidi anaweza kueleza matakwa yao. Muundo wa kumaliza umeidhinishwa na meneja wa mradi (A). Lakini wanaojaribu na msimamizi wa mfumo katika hatua hii hawafanyi maamuzi yoyote, lakini hupokea tu habari kuhusu jinsi kazi inavyoendelea, na kwa hivyo wanapewa jukumu la aliyearifiwa - I.

Hatua	Mchambuzi	Msanifu	Sys. mbunifu	Msanidi	Mjaribu	Sys. admin	Msimamizi wa mradi
Sheria na Masharti	R	mimi	C	C	mimi	C	A
Mchoro	C	mimi	R	C	mimi	mimi	A
Design	C	R	C	C	mimi	mimi	A
Msimbo wa programu	C	mimi	C	AR	mimi	mimi	mimi
Ripoti ya majaribio	C	C	C	C	AR	mimi	mimi
Onyesho la tovuti	C	mimi	C	C	mimi	AR	mimi

tofauti za miundo

Mara nyingi, unaweza kuishi kwa kutumia matrix ya kawaida. Hata hivyo, wakati wa kufanya kazi kwenye miradi ngumu zaidi, wakati mwingine kuna haja ya majukumu ya ziada. Kwa hivyo, katika miaka ya hivi karibuni, matoleo 2 yaliyopanuliwa ya mchoro wa uwajibikaji yameonekana.

RACI-VS

Hapa majukumu mawili zaidi yameongezwa kwa majukumu ya kawaida:

• Inathibitisha (V) - mfanyakazi au timu maalum inayokagua ikiwa matokeo ya utekelezaji wa kazi fulani yanakidhi vigezo vilivyoidhinishwa.
• Kuondoka (S) huratibu uwasilishaji wa mradi kwa mteja, hufanya wasilisho na kutoa ripoti. Kwa kawaida utendakazi huu hufanywa na Mwajibikaji, lakini RACI-VS huajiri mtaalamu tofauti kwa hili.

Kwa udhibiti ulioongezeka na mawasiliano ya karibu na mteja, muundo huu ni bora kwa miradi changamano ya kiufundi au mikubwa inayohusisha makumi (au hata mamia) ya watu.

RASCI

Katika lahaja hii, jukumu moja jipya linaonekana kwenye matrix - Inasaidia (S). Kazi zake kuu ni kuupa mradi rasilimali za ziada, yaani, usaidizi kwa msimamizi na watendaji.

Usawa kamili wa majukumu

Matrix ya RACI imeundwa sio tu kujua ni nani wa "kukandamiza" endapo kutatokea matatizo yoyote. Hata katika hatua ya kupanga, kwa kutumia meza hii, unaweza kuonaudhaifu katika mpangilio wa mtiririko wa kazi.

Uchanganuzi wa kiwima hukuruhusu kuona wajibu na mamlaka ya kila mmoja wa washiriki wa mradi, ili kutathmini kimakosa kiwango cha mzigo wa kazi:

• R nyingi - uwezekano mkubwa, mtu atalazimika kukatwa kati ya kazi kadhaa, ambayo itaathiri vibaya kasi na matokeo ya kazi;
• mengi A - mfanyakazi "huingia shingoni" kwa kila mtu; inapendekezwa kusambaza wajibu kwa usawa zaidi;
• hakuna seli R na A - sababu ya kufikiria kufaa kwa nafasi hii kama vile (kwa hakika, unamlipa mtaalamu ambaye hafanyi chochote);
• hakuna seli tupu - tena, tatizo la upakiaji kupita kiasi, sio kila mtu ana uwezo wa kufanya kazi nyingi kwa wakati mmoja.

Uchambuzi wa mlalo, kwa upande wake, unaonyesha ubora wa mpangilio wa kazi katika kila hatua. Hapa pia, mara nyingi matatizo hutokea:

• R nyingi - labda kuna marudio ya vitendaji, na mmoja wa washiriki wa timu anafanya kazi isiyo ya lazima;
• A nyingi - kuna "kufifia" kwa uwajibikaji na kuchanganyikiwa katika utoaji wa miradi;
• C nyingi - mijadala hupunguza kasi ya utendakazi (unahitaji kusubiri hadi kila mtu afanye mabadiliko na maoni yake, kupata maelewano, n.k.);
• hapana mimi - inaweza kuwa ishara kwamba waigizaji wengi sana wanafanyia kazi kazi moja, jambo ambalo pia linapunguza kasi ya mradi.

Akiwa na RACI, meneja anaweza kutambua kwa haraka wafanyakazi walio na kazi nyingi au wasioajiriwa, kazi zisizo na manufaa na maeneo ya kazi ambayo hakuna mtu anayewajibikia. Matrix iliyoundwa vizuri inaweza kuboresha sana ubora wa shirika na udhibiti wa utekelezaji wa miradi, na pia kupunguza idadi ya migogoro kati ya watendaji ("Sifanyi hivi hata kidogo …", "Angepaswa kufanya hivyo." hii…”, n.k.).

Vidokezo vya kusaidia

Kuna mambo machache muhimu ya kuzingatia kwa matrix ya RACI kutekeleza majukumu yake na kuhakikisha uendelevu wa biashara kwa ufanisi katika kampuni.

1. Unapojaza jedwali, zingatia sifa za wafanyakazi. Kwa hivyo, mhasibu hapaswi kuteuliwa kuwa mshauri (C) katika hatua ya mpangilio wa tovuti, angalau kwa sababu haelewi eneo hili.
2. Lazima kuwe na Mtu mmoja pekee anayewajibika (A) kwa kila kura. Ikiwa kuna zaidi ya moja, tafadhali taja masharti. Kwa mfano, A1 ina jukumu la kujaribu toleo la eneo-kazi la tovuti, na A2 inawajibika kwa kujaribu toleo la simu ya mkononi.
3. Jukumu lolote lazima liwe na Kuwajibika na Kuwajibika (kwa tafsiri - "Mwajibikaji" na "Mtekelezaji").
4. Jaribu kutunga kila jukumu mahususi iwezekanavyo. Tumia vitenzi - "chapisha", "tayarisha", "andika", "angalia", "sasisha", nk Inashauriwa mara moja kuonyesha matokeo muhimu - sio tu "Angalia kasi ya upakiaji wa tovuti", lakini "Hakikisha kasi ya upakiaji sio tovuti isiyozidi sekunde 0.8".
5. Vitendo havipaswi kutekelezwa kwa mfanyakazi mahususi, bali kwa nafasi kwa ujumla.
6. Ni bora kujumuisha matrix ya RACI katika timu, kulingana na uchanganuzi.hali halisi ya kazi. Ni muhimu kwamba kila mshiriki afahamu wajibu wake na kazi anazokabiliana nazo.