Masharti na muda wa kuhifadhi hati msingi katika uhasibu

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kama mazoezi yanavyoonyesha, karibu katika biashara yoyote ya ndani ya kisasa, kiasi kikubwa zaidi cha hati hutolewa na uhasibu. Bila shaka, hii inaeleweka: ni katika idara hii kwamba wanafanya kazi kwa pesa, na kila operesheni hiyo inahitaji kuwekwa rasmi kwenye karatasi. Kwa kuongezea, neno la kuhifadhi hati za msingi katika shirika limeanzishwa kisheria, ambayo inamaanisha kuwa haitafanya kazi kama hiyo ili kuondoa "karatasi", italazimika kuzihifadhi kwa angalau miaka kadhaa na kisha tu. kuwaangamiza. Kwa njia, mchakato wa kuondokana na karatasi ya taka pia si rahisi, ina idadi ya vipengele maalum. Kuhusu haya yote - zaidi.

Nyaraka, hati…

Ikiwa unatoa takwimu za kiasi cha nyaraka zinazozalishwa, inabadilika kuwa karibu katika makampuni yote ya kisasa ya ndani, uhasibu ni chanzo cha 80-90% ya hati za karatasi. Hazihitaji kuhifadhiwa tu. Vikwazo havibainishi tu muda wa chini kabisa wa uhifadhi wa hati za msingi za uhasibu (kwa kawaida hutofautiana kutokamiaka mitano hadi muongo mmoja), lakini pia masharti ambayo vitu hivi vinapaswa kuwa. Wakati huo huo, ikumbukwe kwamba kuna mgawanyiko katika nyaraka kwa hifadhi ya muda na ya kudumu.

Hata hivyo, kama mazoezi yanavyoonyesha, si wasimamizi wa kila kampuni wanaotaka kuelewa utata wa masharti ya uhifadhi wa hati msingi. Ili kujiokoa kutokana na maumivu ya kichwa, unaweza kutumia huduma za makampuni maalumu ya kumbukumbu. Katika kampuni hiyo, wanajua hasa aina gani ya nyaraka kwa muda gani wanahitaji kuhifadhiwa, chini ya hali gani, chini ya sheria gani. Kwa kuongezea, shirika kama hilo lina uwezo wa kiufundi wa kuharibu hati zilizokabidhiwa uhifadhi wakati tarehe za mwisho zinaisha. Ni rahisi sana, lakini inagharimu pesa. Ikiwa unataka kuokoa pesa, basi itabidi utenge chumba maalum kwa ajili ya kumbukumbu na kuelewa ni muda gani wa kisheria wa kuhifadhi hati za msingi za uhasibu katika shirika.

Unataka - sitaki

Shida, kwa njia, haitoki kutoka mwanzo. Sheria za sasa zinaweka masharti ya uhifadhi wa nyaraka za msingi za uhasibu, na ndani ya biashara yoyote lazima zizingatiwe. Kulingana na sheria, huluki yoyote ya kisheria inayofanya kazi imekabidhiwa jukumu la kuhifadhi hati. Hii ina maana kwamba aina ya shughuli haijalishi - ikiwa ni mjasiriamali binafsi anayefanya biashara peke yake, au wasiwasi mkubwa, bado unapaswa kuhudhuria uhifadhi wa taarifa za kifedha na nyaraka zingine. Ni muhimu kujifunza sheria kwavipindi vilivyowekwa vya uhifadhi wa nyaraka za msingi za elektroniki, karatasi, ili katika tukio la mgongano na mkandarasi au wakati wa uthibitisho na mamlaka ya udhibiti, huwezi kuwa katika nafasi isiyofaa. Kwa kuongeza, kutofuata vipindi vya muda vya kisheria kunaweza kusababisha faini kubwa wakati wa ukaguzi. Sheria ya sasa ina kanuni zinazosimamia kipindi cha chini cha uhifadhi wa nyaraka za msingi za uhasibu. Ni muhimu biashara iwe salama, na kufanya biashara katika nchi yetu kunatofautishwa na uhalali na kufuata sheria zilizowekwa.

Sheria ya 125 ya shirikisho, iliyopitishwa Oktoba 2004, inaeleza kuhusu muda wa kuhifadhi hati msingi za kielektroniki, hati za karatasi. Kulingana na jina, imejitolea kwa kumbukumbu na mwenendo sahihi wa biashara. Ni katika hati hii rasmi kwamba sifa za kuhifadhi karatasi rasmi zinazozalishwa na idara ya uhasibu zinazingatiwa. Hapa unaweza kupata vipengele vyote viwili vinavyokuruhusu kutofautisha kati ya hati za hifadhi ya muda na ya kudumu, pamoja na masharti mahususi kwa aina fulani ya karatasi.

Inatumika kwa nani?

Majukumu ya kutii muda wa chini zaidi wa kuhifadhi kwa hati za msingi yamekabidhiwa:

• serikali za mitaa;
• mashirika ya serikali;
• wajasiriamali;
• biashara;
• watu wanaofanya biashara.

Sheria itabidi izingatiwe kuhusiana na uhifadhi wa kumbukumbu, ikijumuisha zile zinazohusiana na wafanyikazi. Nzimamuda ulioainishwa katika karatasi za sheria lazima kiwe mahali salama. Mbali na sheria za shirikisho, maalum ya masharti ya uhifadhi wa nyaraka za msingi na rejista za uhasibu huathiriwa katika nyaraka kadhaa za udhibiti ambazo zinafanya kazi katika eneo la nchi kwa ujumla na katika kila mkoa wa mtu binafsi. Hata hivyo, hati muhimu zaidi ni sheria ya 125 iliyotajwa hapo juu, ambayo inatoa orodha kamili ya nyaraka zinazodhibiti muda wa uhifadhi wa karatasi za uhasibu.

Sheria namba 129

Mnamo 1996, sheria ya shirikisho ilitolewa kuhusu vipengele vya uhasibu. Inasema kuwa uhasibu unaweza kuzalisha nyaraka zake kwenye karatasi, pamoja na kutumia zana mbalimbali za mashine. Wakati huo huo, kampuni lazima ifanye nakala za nyaraka kwenye karatasi peke yake, ili washiriki wote katika shughuli wapate data kuhusu wao. Ikiwa mamlaka ya udhibiti inaomba upatikanaji wa nyaraka, wawakilishi wa kampuni wanatakiwa kutoa. Waendesha mashtaka na wawakilishi wa mahakama wana haki ya kufanya hivyo.

Uundaji, uhifadhi kwa kufuata muda wa uhifadhi wa hati za msingi za uhasibu, utoaji unapoombwa lazima uzingatie fomu zilizowekwa katika sheria za udhibiti. Nyaraka lazima zitumwe kwa mtu anayeomba kwa fomu ya karatasi. Ikiwa hii inaruhusiwa na uwezo wa mashine zinazotumiwa katika kazi, ikiwa washiriki wote wanakubaliana, taarifa inaweza kutumwa kwa fomu ya elektroniki. Pia inaruhusiwa na sheria zinazotumika za yetunchi.

Zingatia sheria

Sheria ya 129 ya shirikisho ina kutaja wajibu wa kutii sheria na masharti ya uhifadhi wa hati za msingi za uhasibu. Hasa, Kifungu cha 17 kinataja kwamba chombo chochote cha kisheria lazima kihifadhi nyaraka hizo bila kukosa, ikiwa ni pamoja na rejista na ripoti. Muda wa muda wa muda umeanzishwa na sheria zinazosimamia uhifadhi wa kumbukumbu katika ngazi ya serikali. Muda wa kipindi hiki hauwezi kuwa chini ya miaka 5.

Kipindi maalum cha kuhifadhi hati za msingi huanzishwa kwa ajili ya uwekaji hati zinazodhibiti sera ya uhasibu na baadhi ya kategoria nyingine (programu zinazotumiwa kwenye mashine zinazochakata taarifa, chati ya kazi ya akaunti). Kwa kweli, muda hapa pia ni miaka mitano (katika hali zingine kipindi hiki kinaweza kuwekwa kwa muda mrefu), lakini kipindi kinaanza kuhesabu kutoka wakati hati hii ilitumiwa mwisho kwenye biashara. Mkuu wa taasisi ya kisheria ni mtu ambaye, kwa mujibu wa sheria, anajibika kwa kuhifadhi nyaraka zote zinazohitajika kwa kufuata muda wa muda. Hii ina maana kwamba bosi yeyote aliyeelimika na anayewajibika lazima ajue muda wa uhifadhi wa hati za msingi katika idara ya uhasibu ikiwa anataka kuweka hali katika kampuni chini ya udhibiti wake.

Kama inavyoonyesha mazoezi, mashirika mengi mara kwa mara hufanya orodha ya hati rasmi, na kanuni za eneo huanzisha watu wanaohusika na kuhifadhi hati, ambao mamlaka ya ukaguzi huingiliana nao wakati wa kufuatilia utiifu.sheria za kuhifadhi.

Uundaji na uhifadhi: yote kulingana na sheria

Kulingana na sheria ya sasa, wahasibu wanaweza kuunda hati za msingi na uwasilishaji wa muhtasari sio tu kwenye karatasi, lakini pia katika fomu ya kielektroniki; wakati huo huo, majukumu ya kuunda nakala za karatasi hutolewa kwa taasisi ya kisheria, na kwa ombi kutoka kwa mtu mwenye nia, shirika la ukaguzi, kampuni inalazimika kutuma nyaraka za karatasi kwa anwani haraka iwezekanavyo. Ukusanyaji na uhifadhi lazima ufanyike katika muundo uliowekwa na sheria za sasa za udhibiti.

Kuhusu kipindi cha uhifadhi wa hati za msingi katika idara ya uhasibu, mpangilio wa mchakato huu, unaonyesha orodha ya hati zinazozingatia karatasi za usimamizi ambazo zinaundwa wakati wa kazi ya biashara yoyote. Hizo zilianzishwa mwaka wa 2010 katika hati iliyoidhinishwa na Wizara ya Fedha na Hifadhi ya Shirikisho. Kwa kuongeza, ni muhimu kuzingatia mahitaji ya Kanuni ya Ushuru, ambayo inasimamia kwamba kila raia wa nchi yetu anajibika kwa kudumisha kumbukumbu za uhasibu kwa miaka minne. Hii inatumika kwa karatasi zinazohusiana na uhasibu wa matumizi, mapato, na pia kuthibitisha malipo ya kodi.

Kuwa mwerevu kuhusu mambo

Shirika sahihi la mchakato kwa kuzingatia masharti ya uhifadhi wa nyaraka za msingi za uhasibu inahusisha mbinu ya kitaaluma, ushirikishwaji wa wafanyakazi wanaohusika na nyaraka za uhasibu, usindikaji wa taarifa za kumbukumbu kuhusu shirika la mchakato wa kazi yenyewe. Hivi sasa kuna karibu hakuna maeneomafunzo maalum katika kuhifadhi kumbukumbu, kwa hivyo mara nyingi ni ngumu kupata mtaalamu wa hali ya juu. Kwa upande mwingine, sheria inayoendelea inahitaji muda wa kubakiza hati za msingi kuzingatiwa, vinginevyo unaweza kukabiliwa na faini zisizofurahiya kabisa. Chaguo bora kwa mtiririko wa kutosha wa hati ni kuunda idara inayohusika na uhifadhi wa kumbukumbu katika wafanyikazi wa kampuni na kuhakikisha mafunzo ya mara kwa mara ya wafanyikazi wanaohusika na hati na rasilimali za ndani. Hii itaweka ubunifu uliowekwa katika sheria chini ya udhibiti na kutii mahitaji yote.

Chaguo mbadala ambalo pia hukuruhusu kuzingatia muda wa kuhifadhi hati za msingi na kutii katika shughuli zako za kazi ni kushirikiana na mpatanishi ambaye huchukua majukumu ya kuhifadhi hati za mteja. Walakini, kuchagua kampuni ya kumbukumbu pia sio kazi rahisi. Inahitajika kuchanganua kwa uangalifu chaguzi zote zinazopatikana ili kutoa upendeleo kwa kampuni inayoaminika na usijali kwamba inaweza kufungwa na jengo kuungua.

Vipengele vya kuhifadhi baadhi ya aina za hati

Kama ifuatavyo kutoka kwa sheria ya sasa, hati msingi, pamoja na rejista, ripoti na laha za mizani, lazima zihamishwe hadi kwenye kumbukumbu. Aina hizi zote za nyaraka rasmi, hadi zipelekwe kwenye kumbukumbu, lazima zihifadhiwe katika majengo ya uhasibu, wakati chombo cha kisheria.ni wajibu wa kutoa masharti yote kwa ajili ya usalama wa karatasi: makabati lazima kufungwa, moto na usalama mwingine lazima kuzingatiwa. Ndani ya biashara, mtu anayehusika na usalama wa nyaraka huteuliwa na hati maalum.

Kama kampuni inatumia fomu kali za kuripoti, kwa mujibu wa sheria hati hizi lazima ziwekwe kwenye sefu au kabati maalum, chumba ambacho kimefungwa na kinachohakikisha usalama wa hati. Nyaraka za msingi za kipindi cha sasa, zikichakatwa kwa mikono, zinapaswa kukusanywa kwa mpangilio katika rejista, ambazo hutumwa kwenye kumbukumbu kwa hifadhi ya kudumu.

Nini kingine cha kuangalia?

Wakati wa kuhifadhi taarifa za benki, maagizo ya pesa taslimu na ripoti za mapema, hati zote lazima zihifadhiwe kwa kufuatana na kufungwa kwa hifadhi ya pamoja ya utaratibu. Baadhi ya kategoria mahususi za hati (ripoti za mabadiliko, maagizo ya kazi) zinaweza kuhifadhiwa bila kufungwa, lakini zihifadhiwe kwenye folda ili chochote kisipotee au kutumika kwa madhumuni ya kukosa uaminifu.

Usalama wa hati, pamoja na utumaji wake kwa wakati kwenye kumbukumbu, kimsingi ni jukumu la mhasibu mkuu, ingawa, ikiwa ni lazima, kanuni za eneo zinaweza kuwa na ugawaji wa mamlaka kwa mtu mwingine. Utoaji wa nyaraka za msingi, taarifa, karatasi za usawa zinawezekana tu katika baadhi ya matukio ikiwa kuna amri rasmi kutoka kwa mhasibu mkuu. Kwa ujumla, mgawanyiko wa miundo hawana upatikanaji wa nyaraka za uhasibu. Kukamata nyaraka kunawezekanaikiwa tu kuna ombi maalum kutoka kwa mashirika ya uchunguzi, mahakama au mamlaka nyingine ambazo zina mamlaka yanayofaa chini ya sheria. Katika kesi hiyo, ni muhimu kutoa azimio rasmi lililoundwa kwa kufuata sheria. Wakati wa kujiondoa, inahitajika kuteka itifaki, moja ya nakala zake ambazo huhamishiwa kwa mwakilishi wa shirika dhidi ya saini.

Muda wa kuhifadhi hati msingi umeonyeshwa kwenye jedwali lililo hapa chini.

Vipengele vya mtiririko wa kazi

Neno "mtiririko wa hati" hutumika kwa seti ya vipengele vinavyohusishwa na uhamishaji wa hati kutoka wakati karatasi ilipoundwa hadi kuhamishwa kwa biashara ya kumbukumbu. Ukuzaji wa ratiba ni jukumu la mhasibu mkuu, ingawa katika biashara zingine hukabidhiwa kwa mtaalamu wa usimamizi wa hati. Hata hivyo, kama inavyoonyesha mazoezi, lililo sahihi zaidi ni kujumuishwa kwa ratiba kama hiyo katika sera ya uhasibu ya shirika, ambayo inaidhinishwa na agizo maalum lililotiwa saini na afisa mkuu wa kampuni.

Kwa usaidizi wa ratiba, unaweza kuoanisha michakato ya shirika na kurahisisha kazi ya kupanga katika biashara. Ratiba ya mtiririko wa kazi ya nyaraka za msingi ni orodha ya watendaji, vipindi vya muda ambavyo karatasi zinapaswa kutumwa kwa idara ya uhasibu, na muda ambao wahasibu huzishughulikia. Hakikisha unaeleza muda wa kuripoti, ikiwa ni pamoja na laha za mizani. Mara nyingi, sera ya uhasibu ina udhibiti wa muda wa kuhifadhi nyaraka za msingi, na kipindi hiki ausawa na ile iliyoanzishwa na sheria, au iliyowekwa juu zaidi ikiwa inahitajika na maalum ya shughuli za kampuni. Wakati ripoti ya mwaka inawasilishwa, nyaraka zimeandaliwa kwa namna iliyoagizwa na kuhamishiwa kwenye hifadhi ya kumbukumbu. Wakati huo huo, inazingatiwa kuwa katika siku zijazo inaweza kuwa muhimu kutoa data muhimu kutoka kwa kiasi kilichohamishwa kwa kuhifadhi. Kwa hili, ni desturi kugawanya kesi katika folda, wakati kikundi kinaelezewa na maudhui. Hakikisha umeweka mada husika kwa kila folda.

Vipengele vya hifadhi ya kesi

Nyaraka zote zinazozalishwa wakati wa shughuli za biashara, kama ilivyotajwa hapo juu, zimegawanywa katika zile zinazokusudiwa kuhifadhiwa kwa muda na kudumu. Wakati wa kuhamisha karatasi kwenye kumbukumbu, ni muhimu kukabidhi kila moja ya makundi haya tofauti, bila kuchanganya karatasi rasmi kwenye folda sawa. Katika kesi hii, nakala lazima zihifadhiwe kando na asili. Pia, katika folda tofauti, itabidi upange hati zinazoonyesha ripoti, mipango ya mwaka na robo, kwa miezi. Faili moja lazima iwe na kipande kimoja cha hati.

Ili kupanga kesi moja, unaweza kutumia hati zinazozalishwa katika kipindi kimoja (robo, mwaka, mwezi). Isipokuwa ni ile inayoitwa kategoria za muda mfupi - kwa mfano, faili za kibinafsi, kufungwa kwa ambayo haijapangwa sanjari na mwaka wa kalenda. Ikiwa faili ina nyaraka zinazozalishwa kwa muda wa miezi kadhaa, ni muhimu kutenganisha kila mwezi kutoka kwa wengine na karatasi maalum, kurekebisha juu yake ni kipindi gani kizuizi kinachofuata hati. Katika kesi hii, inaruhusiwa kuunganisha hadi karatasi 250 katika kesi moja. Unene wa folda unaweza kuwa sentimita 4 au chini ya hapo.

Nini kingine cha kuangalia?

Kama inavyoonekana kwenye sheria za kuhifadhi, ikiwa hati ina viambatisho, hizo (bila kujali ni lini hasa zilikusanywa) lazima ziambatishwe kwenye hati zinazoambatana. Kwa ujumla, mlolongo wa kumbukumbu ya nyaraka za uhasibu ni muhimu sana, kwa hiyo ni lazima izingatiwe kwa uangalifu. Kama sheria, taarifa hutumwa kwanza, kisha maelezo ya ufafanuzi, kisha mizania, ikiongezwa na hati zilizoambatishwa.

Wakati wa kupanga uhifadhi wa akaunti za kibinafsi za wafanyikazi wa kampuni, ni muhimu kutenga kesi tofauti kwa hili, ambayo hati huwekwa kwa mwaka kwa mpangilio madhubuti. Mawasiliano ya kila mwaka huundwa kuwa folda zinazoonyesha mwaka wa kalenda na pia hupangwa kulingana na tarehe. Kila ombi lazima lifuatwe na jibu.

Baadhi ya Vipengele

Vipindi vya kubaki vilivyoainishwa katika Kanuni ya Kodi vinaweza kutofautiana na vile vilivyobainishwa katika sheria zinazosimamia shughuli za uhasibu. Wakati wa kuchunguza utofauti huo, inashauriwa, kwanza kabisa, kuchunguza muda mrefu zaidi - hii itaruhusu, ikiwa ni lazima, kurejelea nyaraka, kuitumia, hata kama, kulingana na moja ya sheria za sasa, tarehe ya mwisho. tayari muda wake umekwisha. Kwa kuongeza, wakaguzi hawatakuwa na chochote cha kulalamika. Pia ni lazima kukumbuka orodha maalum iliyochapishwa mwaka 2000 inayoonyesha muda wa kuhifadhibaadhi ya makundi maalum ya nyaraka. Orodha hii husasishwa mara kwa mara na kuongezwa, kwa hivyo mhasibu mkuu wa biashara na idara inayohusika na usimamizi wa hati lazima wafuatilie taarifa za hivi punde.

Ikiwa masharti ya uhifadhi yamekiukwa, jukumu la hili ni la mkuu wa kampuni, licha ya ukweli kwamba suala la usalama kimsingi ni jukumu la mhasibu mkuu. Ikiwa agizo, muda wa uhifadhi umekiukwa, kampuni inatozwa faini. Kwa afisa, adhabu kawaida huanzia rubles elfu mbili hadi tatu. Lakini ikiwa nyaraka za msingi hazijatunzwa kabisa, wanaweza kuadhibiwa kwa faini ya rubles elfu tano au zaidi.