Urekebishaji wa mchakato wa biashara: dhana, malengo, kanuni

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Udhibiti wa urekebishaji wa mchakato wa biashara unajumuisha seti ya mbinu na mbinu. Zinatumiwa na shirika kuunda shughuli zake kwa mafanikio. Hii hutokea kulingana na malengo yaliyowekwa.

Uundaji upya wa mchakato wa biashara unamaanisha kufikiria upya kamili na kuunda upya michakato yote ya shirika. Hii ni muhimu ili kufikia malengo na malengo. Uboreshaji unaweza kutokea kwa ghafla sana, kwa kiwango kikubwa na mipaka. Pamoja na hayo, shirika linaweza kupata mafanikio na kufanya marekebisho yanayotarajiwa katika gharama za bidhaa na huduma, ubora wa huduma zinazotolewa, na uboreshaji wa utoaji huduma.

Vipengele vya ufafanuzi

Ufafanuzi wa urekebishaji wa mchakato wa biashara unajumuisha maneno manne ya kimsingi: msingi, kali, kali, mchakato.

Msingi unaingia katika hatua ya kwanza, ambayo inatakiwa kujibu maswali kadhaa yanayohusiana na yale makuu:

1. Kwa nini shirika linafanya shughuli hii na si jambo linginewengine?
2. Kwa nini shirika linafanya kazi yake kwa njia hizi na lisitekeleze chaguo zingine?
3. Ni shirika gani linapanga kuwa mwishowe na linajionaje katika miaka michache?

Watu wanaojibu baadhi ya maswali haya wanahitaji kufikiria upya sheria za sasa za kufanya biashara. Mara nyingi huenda zimepitwa na wakati, hazifanyi kazi na hazitumiki kwa toleo fulani.

Radical inarejelea kupanga upya kufanya biashara. Mabadiliko si ya juu juu tu. Mfumo mzima wa uendeshaji unaweza kubadilika. Mmiliki wa biashara amepewa chaguo, ambazo utekelezaji wake unaweza kubadilisha uzalishaji mzima.

Ukali. Urekebishaji wa mchakato wa biashara hautumiwi katika hali ambapo inahitajika kuboresha na kuongeza viashiria vya mapato yaliyopokelewa kwa asilimia fulani, hadi kiwango cha juu cha 100%. Ufanisi wa matumizi unatokana tu ikiwa mjasiriamali anataka kuongeza utendaji kwa 500% au zaidi. Katika hali kama hizi, kuna uingizwaji kamili wa njia zinazotumiwa kufanya biashara na kuzalisha bidhaa. Kila kitu kipya kinakuja kuchukua nafasi yao.

Udhibiti wa urekebishaji wa mchakato wa biashara unahusisha matumizi ya mbinu mpya katika kampuni hatua kwa hatua, shukrani ambayo unaweza kuunda bidhaa mpya kabisa ambayo inafaa watumiaji kwa sasa. Michakato iliyoundwa vyema huruhusu shirika kufikia malengo yake na kutatua matatizo kadhaa.

Kwa ninimashirika yanaweza kutumia uhandisi upya?

Kwa sasa, kuna aina tatu za mashirika ambayo yanahitaji kurekebisha au kubadilisha kabisa kazi zao:

Mashirika ambayo yako katika hatua ya kufilisika. Mara nyingi hii ni kutokana na ukweli kwamba bei za bidhaa na huduma zimewekwa juu zaidi kuliko za washindani, au ubora haufanani na thamani iliyotangazwa. Ikiwa hatua hazitachukuliwa kwa wakati, shirika linaweza kufutwa baada ya muda fulani

• Mashirika ambayo kwa sasa hayana matatizo na ugumu wa kufanya biashara, lakini yanaweza kuonekana baada ya muda na kuathiri vibaya biashara. Matatizo kama hayo yanaweza kuhusishwa na ongezeko la soko la bidhaa na huduma za washindani au mabadiliko ya mahitaji ya wanunuzi.
• Mashirika ambayo hayana matatizo, lakini mmiliki wa biashara anatazamia siku zijazo. Anataka kuzuia matatizo ambayo yanaweza kutokea katika njia ya kampuni. Mashirika kama haya ndiyo yanaongoza kwa kiasi kikubwa. Sera yao ya uuzaji ni ya fujo, hawaridhishwi na nafasi nzuri ya soko, wanataka kila mara kuboresha michakato yao ya kazi.

Kwa hivyo, kazi kuu za urekebishaji wa mchakato wa biashara ni pamoja na kuanzishwa kwa ubunifu ambao utaruhusu shirika kujumuisha kwa uthabiti msimamo wake sokoni na sio kupoteza uwezo wa kushindana. Yote hii inaruhusu kampuni kuishi na kuendelea na kazi yake kamili, bila kujali ni ngapiwashindani.

Unaweza kuzingatia uundaji wa mradi wa urekebishaji mchakato wa biashara kwa kutumia mfano wa hatua ambazo zimejumuishwa kwenye kazi:

1. Katika hatua ya kwanza, picha inatengenezwa ambayo shirika litalingana nayo. Kwa kufanya hivyo, picha fulani inajengwa, ambayo itajumuisha maelekezo muhimu kwa ajili ya maendeleo ya shughuli. Haya yote yatachangia kufikiwa kwa malengo yaliyowekwa.
2. Changanua utendaji wa shirika lililopo. Katika hatua hii, wataalamu hufanya utafiti wa biashara, kwa msingi ambao mpango unajengwa unaolingana na kazi kwa wakati fulani.
3. Mchakato wa kutengeneza shughuli mpya. Katika kesi hii, taratibu mpya zinajengwa au zilizopo zinabadilishwa. Shukrani kwa mifumo ya habari, michakato hii inaanza kujaribiwa.
4. Baada ya kupita katika hatua zote, mchakato ulioendelezwa unatekelezwa katika kazi ya biashara.

Ni katika hatua hizi ambapo kiini cha urekebishaji wa mchakato wa biashara hujengwa kabisa.

Hatua kuu

Mchakato wowote na utekelezaji wake unajumuisha hatua. Hatua kuu za urekebishaji wa mchakato wa biashara ni pamoja na:

1. Fikra za kimataifa, kwa misingi ambayo mitazamo katika mbinu inakuzwa. Wasimamizi wakuu lazima waelekezwe vyema na waelewe vipengele vyote vinavyohusishwa na maendeleo ya biashara. Katika mchakato huo, unahitaji kuzingatia mahitaji ya wateja, faida za washindani na maendeleo ya hivi punde katika teknolojia ambayo yanaweza kutekelezwa katika biashara.
2. Fanya kazi kujiandaamashirika. Mawasiliano ndio ufunguo kuu wa mafanikio. Mapema, unahitaji kufanya orodha ya kazi na malengo, suluhisho ambalo limepangwa. Katika hali ambapo mpango huo unatoka kwa wafanyakazi, wanapaswa kutiwa moyo.
3. Kagua utekelezaji wa michakato mara kwa mara. Ikiwa kitu kinahitaji kuboreshwa, basi inafaa kurudi kwake, njia hii itakuruhusu kuzuia makosa kadhaa katika kazi. Ikiwa ni lazima, unaweza kuwasiliana na wataalamu wa wakati wote ambao wanaweza kukutana na matatizo wakati wa kazi na kuwaelezea kwa undani. Mawazo yoyote yanayojitokeza yanapaswa kurekodiwa ili yaweze kunufaika baadaye.
4. Amua kiwango cha ufanisi. Ufanisi unaweza tu kufuatiliwa ikiwa sehemu ya kumbukumbu imetolewa mapema.
5. Kuwa mbunifu. Hatua ya kwanza ni kuzingatia mahitaji ya wateja watarajiwa. Mkusanyiko wa habari lazima ufuatiliwe kwa uangalifu, vyanzo vilivyotoa vinapaswa kufuatiliwa, na, ikiwa ni lazima, mchakato wa usambazaji unapaswa kuharakishwa. Ikihitajika, kawia mamlaka na udhibiti huduma kwa wateja.
6. Mabadiliko katika shughuli ndani ya shirika lazima yapangiwe mapema. Bila shaka, uboreshaji wa utendaji unaweza kutokea kwa muda mfupi, lakini utekelezaji utachukua muda. Mapema, unahitaji kuteka mpango ambao unaweza kutaja viashiria vyote unavyotaka, na vinapaswa kubadilishwa.
7. Michakato yote lazima ikaguliwe na kutathminiwa. Lazima kuwe na maoni kutoka kwa wafanyikazi. Ni muhimu kudhibiti hatua zote za utekelezaji na kutathminiufanisi na utendaji.

Kwa hivyo, unapotumia mbinu bora katika shirika, unaweza kufikia malengo yako kwa urahisi na haraka.

Njia gani hutumika katika kazi hii?

Ili kuboresha shughuli za mashirika na biashara, ni muhimu kutumia zana fulani. Mbinu kuu za urekebishaji wa mchakato wa biashara ni pamoja na:

1. Katika mchakato wa mabadiliko ya biashara, inaweza kutokea kwamba michakato isiyo ya lazima ikatokea ambayo lazima kwanza itupwe ili kutopoteza muda kwa hili. Michakato kama hii inajumuisha uthibitishaji na uidhinishaji.
2. Katika mchakato wa shughuli, mapungufu yanaweza kutokea kati ya michakato, ambayo pia inahitaji kutambuliwa na kuondolewa kwa wakati ufaao.
3. Kazi zote za kupanga upya zinapaswa kugharimu kiasi cha chini zaidi cha rasilimali zilizotumika. Kwa mfano, ikiwa unahitaji kutatua kazi kadhaa, basi ni bora kuziweka kwa vikundi na kukabidhi utekelezaji kwa mfanyakazi mmoja. Njia hii hukuruhusu kupunguza sio gharama tu, bali pia idadi ya wafanyikazi wanaohusika katika mchakato wa biashara.
4. Baadhi ya michakato inaweza kukabidhiwa kwa wafanyikazi wa mashirika na kampuni zingine.
5. Katika mchakato wa shughuli, unaweza kukutana na majukumu magumu. Kila mchakato kama huo unapaswa kujumuisha chaguzi kadhaa za suluhisho. Hii itakuruhusu kuwa na chaguo na kuchagua chaguo bora zaidi.
6. Muda wa mzunguko unaweza kupunguzwa kwa kufanya hatua nyingi mahali pamoja kwa wakati mmoja. niinaweza kusaidia kupunguza gharama za usafirishaji.
7. Changanisha kazi nyingi. Ikiwa suluhisho la kazi linaanguka kwenye mabega ya wafanyikazi, basi wanaweza kukusanywa katika kitengo kimoja na kupewa fursa ya kufanya sio kazi moja, lakini mchakato mzima.
8. Rahisisha kazi uwezavyo. Mara nyingi, wafanyakazi katika shirika wana saa chache za kazi, hawana ujuzi sahihi, na hakuna wakati wa mafunzo. Katika nyakati kama hizi, ni muhimu kurahisisha kazi kadiri inavyowezekana, ambayo itakuwa wazi na wazi kwa mtu yeyote.

Baada ya muda, wafanyakazi wanapotimiza malengo yao binafsi na kutatua matatizo, wataanza kupata uzoefu, ili katika siku zijazo iwezekane kuwakabidhi michakato migumu zaidi.

Kanuni za uendeshaji ni zipi?

Kanuni kuu za urekebishaji wa mchakato wa biashara ni pamoja na:

1. Aina kadhaa za kazi zimeunganishwa kuwa moja. Wakati wa kufanya kazi kwa biashara, wafanyikazi hutumia wakati wao mwingi sio kutatua shida, lakini kwa uratibu na mwingiliano. Katika kesi hii, sio tu kupoteza muda, lakini pia gharama zilizoongezeka. Ili kupunguza viashirio hivi, inashauriwa kuchanganya.
2. Uamuzi ni wa mtangazaji. Mtu anayeaminika kufanya kazi hiyo anaweza kufanya maamuzi binafsi kuhusu kazi anayofanya. Hii itaepuka kupoteza muda na kupunguza kasi ya michakato yote unapowasiliana na msimamizi.
3. Kazi zote lazima zifanywe kwa mpangilio madhubuti.
4. Kazi inafanyika wapini lazima. Kazi zinasambazwa kulingana na mchakato wa kazi, na sio kazi. Kwa mfano, ikiwa ni rahisi na bora kwa mfanyakazi kununua kile kinachohitajika kwa kazi peke yake, basi ni bora kumkabidhi yeye, na sio kwa mtu ambaye majukumu yake yanapaswa kuwa.
5. Mchakato wowote unamaanisha chaguo kadhaa za utekelezaji. Utekelezaji wa mchakato unafanywa kulingana na hali.
6. Punguza kazi ya uthibitishaji na udhibiti, kwa kuwa yote haya yanahusu si tu muda wa ziada, lakini pia gharama zisizotarajiwa.
7. Punguza sehemu ya uidhinishaji - hii haiingii gharama, lakini inapunguza kasi ya michakato yote.
8. Kama mtu anayewajibika, unaweza kuteua meneja ambaye amepewa jukumu la kukamilisha kazi hiyo.

Tukigeukia tathmini ya wataalamu, tunaweza kuelewa kuwa karibu 50% ya miradi inafeli. Ili kuzuia hili, ni muhimu kushughulikia kazi kwa kuwajibika na kuifanya kwa ufanisi.

Malengo ya kazi ni yapi?

Malengo makuu ya urekebishaji wa mchakato wa biashara ni pamoja na:

1. Sio tu kuongeza kiwango cha uwezo wa kushindana na makampuni mengine yanayotoa anuwai ya bidhaa na huduma sawa, lakini pia kuongeza faida ya biashara. Kuchukua hatua kama hiyo ni muhimu ikiwa shirika liko kwenye hatihati ya kufilisika na kufilisishwa baadae.
2. Zuia matatizo yanayoweza kutokea ambayo yanaweza kutokea baada ya muda. Kwa mfano, ikiwa shughuli ya shirika imefanikiwa kabisa, basi na ujio wa mpyawachezaji kwenye soko wanaweza kuongeza ushindani. Hii inaweza kusababisha kuongezeka kwa ubora wa bidhaa zinazozalishwa, kupungua kwa gharama. Kwa hili, michakato muhimu lazima iendelezwe kwa wakati ufaao.
3. Kusaidia katika kuzuia upotezaji wa nafasi katika soko la bidhaa na huduma. Hii inaweza kurejelea mashirika yanayoongoza ambayo yanajaribu kufikia ngazi inayofuata na hayaridhiki na kazi nzuri. Katika mchakato wa kazi inayoendelea, viashiria vinaboreka, na mmiliki wa biashara anaweza asiwe na wasiwasi kwamba atapoteza nafasi yake ya uongozi.

Dhana ya uhandisi upya ni ipi?

Matokeo ya kazi iliyofanywa yanabainishwa na ufanisi wa mifumo ya uhamasishaji na teknolojia ya uundaji upya wa mchakato wa biashara. Sifa kuu ya uamuzi na utekelezaji wa michakato ni kwamba katika kazi, wafanyikazi wanaofanya kazi iliyokabidhiwa wana nafasi ya kufanya maamuzi kwa uhuru ndani ya mfumo wa majukumu yao. Hii husaidia kuboresha na kuongeza ufanisi wa biashara na wafanyakazi.

Uhandisi upya unatokana na matumizi ya hatua kali, kazi hufanyika mara moja, lakini wigo ni mpana. Wazo la urekebishaji wa mchakato wa biashara liko kati ya usimamizi na teknolojia ya habari, ambayo inachangia uundaji wa zana za ziada za usaidizi. Ili kuunganisha mchakato uliotekelezwa, matumizi ya mifumo mpya ya habari na maagizo inahitajika, ambayo itapanuliwa kwa wafanyikazi. Katika baadhi ya matukio, itakuwa muhimu kuboresha ujuzi wa wafanyakazi na wao zaidimafunzo.

Ni mabadiliko gani yanaweza kutokea katika kazi hii?

Ulimwengu wa kisasa ambamo wajasiriamali hufanya kazi zao umebadilika sana katika miaka michache iliyopita. Bila shaka, mabadiliko katika uundaji upya wa mchakato wa biashara pia yaliathiri:

1. Kwa wakati huu, watumiaji walianza kudhibiti soko kwa uhuru, walichukua suala hili mikononi mwao. Sasa mtu yeyote ana ujuzi wa kutosha na mawazo kuhusu jinsi bidhaa inapaswa kuonekana na ni kazi gani inapaswa kufanya, na, ipasavyo, huamua gharama ya bidhaa hii, kiasi ambacho anaweza kutumia na si kukata tamaa. Na muhimu zaidi, mnunuzi ana chaguo.
2. Wateja hutengeneza matarajio yanayohusiana na bidhaa fulani. Bila kujali ikiwa imeingia sokoni tu au ni bidhaa ya zamani ambayo imepitia mabadiliko fulani. Bidhaa zitahitajika tu ikiwa zinaweza kukidhi matarajio na mahitaji.
3. Kwa sasa, teknolojia za uzalishaji zimepitia mabadiliko makubwa, na hasa teknolojia ya habari, ambayo ina uwezo wa kutumia mbinu ya kuhamisha taarifa muhimu kwa watumiaji.

Licha ya mabadiliko yaliyotokea, kumesalia mashirika na makampuni ambayo bado yanatumia mbinu za zamani kuunda na kutekeleza mawazo ya usimamizi wa utendaji.

Utekelezaji wa Mradi

Miradi inaweza kutekelezwafikiria kwa uwazi juu ya mfano wa uundaji upya wa mchakato wa biashara wa kampuni ambayo ni kampuni kubwa zaidi ya rununu nchini Urusi, ambayo ni Rostelecom.

Timu ya wasimamizi iliingia katika mkataba wa huduma na mojawapo ya kampuni huko nyuma mnamo 2003, na uboreshaji wa michakato ya usimamizi unaendelea hadi leo. Kama mfano, tunaweza kuzingatia hatua mahususi iliyoisha mwaka wa 2005 na bado inafanya kazi. Miongoni mwa maendeleo kuu ni muundo uliojengwa, ambao unaruhusu mchakato wa kuhesabu huduma kwa matumizi ya mawasiliano.

Kutoka kwa maneno ya Vadim Izotov, ambaye ni Naibu Mkurugenzi Mkuu, inaweza kueleweka kuwa muundo uliotengenezwa ulituruhusu kukaribia kuanzishwa kwa mfumo mpya wa utozaji.

Ni nini kinaweza kuathiri

Urekebishaji wa mchakato wa biashara wa shirika unaweza kuathiriwa na mambo kadhaa:

1. Motisha ya wafanyikazi. Kwa utekelezaji mzuri wa mradi huo, ni muhimu kuanzisha motisha ambayo itaeleweka kwa kila mtu, pamoja na kumbukumbu. Mkuu wa shirika lazima aelewe wazi kwamba hatua zinazotumiwa zitaleta mafanikio na kwamba shughuli zote zilizojengwa zitabadilishwa kwa kiasi kikubwa. Ili kuhakikisha mafanikio, mmiliki wa biashara lazima atambue kwamba urekebishaji upya wa mchakato wa biashara wa shirika ni hatua muhimu, na kutoa masharti yote muhimu kwa utekelezaji wake zaidi.

2. Timu ya uongozi. Utekelezaji wa miradi yoyote inapaswa kufanywa chini ya usimamizi wa timu ya usimamizi. Kwa upande wake, yeye nimamlaka kati ya wasaidizi na inawajibika kikamilifu kwa kazi inayofanywa. Ili kufikia matokeo yaliyohitajika, urekebishaji wa mchakato wa biashara lazima usimamiwe kwa ustadi, wazi, thabiti, kwa ustadi. Mfanyabiashara lazima aelewe wazi kwamba matatizo fulani yanaweza kutokea katika mchakato, kwani shirika litapangwa upya kabisa. Ni lazima asimame kidete na asigeukie mbinu za zamani. Meneja analazimika kuchukua hatua zote ili mradi uliopangwa ufike mwisho na utekelezwe baadae.

3. Wafanyakazi. Timu ya urekebishaji wa mchakato wa usimamizi wa biashara inapaswa kujumuisha wafanyikazi wa kudumu ambao hapo awali watakabidhiwa mamlaka inayofaa. Ni lazima wawe na ufahamu wazi wa kwa nini mabadiliko yanahitajika na ni nini kinachozuia kazi bora ndani ya kampuni. Mfanyakazi lazima azingatie mamlaka aliyopewa na kutekeleza majukumu yake kwa umahiri.

Kama mazoezi inavyoonyesha, ni rahisi zaidi kwa wafanyakazi wa ngazi ya chini kueleza kwa nini wanahitaji kutumia ubunifu na kujenga upya kazi ya biashara nzima. Ni ngumu zaidi kwa wafanyikazi ambao ni sehemu ya wasimamizi kuwasilisha wazo hili, kwani hawaelewi ni nini uzalishaji mpya utawapa. Watafiti nchini Marekani wamebainisha makundi matatu ambayo wasimamizi wanaweza kuwa:

• Tigr ni mfanyakazi mchanga ambaye ameanza kukuza taaluma yake. Ana hamu ya kushiriki katika mradi, ana shauku, anatimiza wazi kazi anazopewa, hana madhara.
• Punda ni mtaalamu ambaye anafanya kazi ndanikampuni kwa muda mrefu na kufikia kilele kwenye ngazi ya kazi. Anataka utulivu katika kazi, utulivu. Haelewi kabisa kwa nini uhandisi upya wa michakato ya biashara ya biashara ni muhimu. Watumishi hao wanapaswa kushughulikiwa kwa uangalifu, kwani wanaweza kudhuru utekelezaji wa mradi.
• Shark - wataalamu wanaotengeneza taratibu na maagizo ya usimamizi, ambayo hukuruhusu kudhibiti idadi ya shughuli ndani ya shirika. Wafanyikazi kama hao mara nyingi huwa na ushawishi katika shirika. Wanapaswa kutibiwa kwa tahadhari, kwani wanaweza kusababisha ugumu na matatizo makubwa ikiwa wataanza kuharibu mabadiliko katika maisha ya biashara.

4. Ujuzi wa mawasiliano. Katika tukio ambalo wafanyakazi wanahitaji kuweka kazi mpya, basi lazima iandaliwe kwa uwazi sana mapema. Inahitaji kuwasilishwa kwa lugha ambayo kila mtu anaelewa. Mafanikio katika ufanisi wa urekebishaji upya wa mchakato wa biashara ya biashara itategemea kabisa jinsi wafanyikazi wanavyoelewa kiongozi wao. Hii ndiyo itakuruhusu kufikia malengo na matokeo unayotaka.

5. Ukubwa wa bajeti. Kufanya urekebishaji wa mchakato wa biashara kunamaanisha kuwa kiasi fulani cha fedha kitahitaji kuwekezwa katika utekelezaji na utekelezaji. Uangalifu hasa unapaswa kulipwa kwa hatua hii ikiwa imepangwa kuhusisha teknolojia ya habari katika kazi. Viongozi wa shirika mara nyingi huwa na kudhani kuwa uhandisi upya ni ufadhili wa kibinafsi, ambayo sio hivyo hata kidogo. Jihadharini na ukubwa wa bajeti ambayo inaweza kutumika kwa woteinafanya kazi, hitaji mapema.

6. Msaada wa kiteknolojia. Ili kutekeleza kwa ufanisi kazi ya utekelezaji na utekelezaji wa mradi wa urekebishaji wa mchakato wa biashara, usaidizi unahitajika ambao unaendana kikamilifu na mbinu na zana zilizochaguliwa. Mara nyingi, inahusisha kuunda mfumo wa taarifa ambao unaweza kusaidia biashara mpya.

Anza kazi ya maandalizi lazima iwe mapema. Kwa kuwa katika hali nyingi haiwezekani kuunda mtindo kuhusiana na wafanyikazi na katika timu kwa ujumla kwa muda mfupi.