Mawasiliano ya mlalo: dhana za kimsingi, aina, mbinu za usimamizi katika shirika

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Mawasiliano kwa kawaida hujulikana kama aina mbalimbali za uhamishaji taarifa. Kuhusu mazingira ya biashara, ni kawaida kutofautisha kati ya mawasiliano ya wima na ya usawa. Kila mmoja wao ana sifa zake mwenyewe, sifa za tabia za mwingiliano wa washiriki. Makala hii itachunguza hili kwa undani zaidi. Hebu tuangazie tofauti kuu kati ya aina hizi za mawasiliano.

Hii ni nini?

Kwanza, zingatia dhana kuu. Kwa hivyo, mawasiliano ni mchakato wa uhamishaji habari unaotumiwa na watu. Inaweza kuonekana katika aina kadhaa:

• Wazi. Haya ni matumizi ya lugha ya mazungumzo, maandishi au aina fulani ya picha za picha, taswira n.k.
• Bidhaa. Mawasiliano kupitia ishara zisizo za maneno, sura ya uso, sura fulani za uso.

Kuhusu njia kuu za mawasiliano ya biashara, ni hizi zifuatazo:

• Mkutano.
• kongamano la video.
• Barua pepe.
• Mazungumzo ya simu.
• Usambazaji wa memo.
• Binafsimazungumzo.
• Kwa kutumia teknolojia ya mtandao (soga, wajumbe wa papo hapo).
• Uwasilishaji wa ripoti.

Ni desturi kubainisha vipengele vifuatavyo vya mawasiliano:

• Watumaji. Hawa ni watu wanaounda, kusimba data na kuihamisha kwa washiriki wengine katika mchakato.
• Ujumbe. Taarifa zilizo na msimbo mahususi wa mtumaji.
• Vituo. Hapa njia za mawasiliano zinaonekana wazi, mazingira ambayo habari inaweza kusambazwa.
• Mpokeaji. Mtu ambaye habari hiyo ilitumwa kwake. Kipengele kinachotafsiri maelezo.

Vikundi vya ndani na nje

Mawasiliano ya wima na ya mlalo katika shirika ni kategoria ndogo asilia.

Mawasiliano ya biashara kwa ujumla yamegawanyika kuwa ya nje na ya ndani. Mwisho huo unawakilishwa na mawasiliano ambayo hufanyika moja kwa moja ndani ya shirika, haswa, kati ya wafanyikazi binafsi, idara, warsha, mgawanyiko wa kampuni. Mawasiliano ya nje ni mawasiliano na vyombo vya nje. Wanaweza kuwa wakandarasi, wasambazaji, wateja, mashirika ya huduma, wawakilishi wa mashirika ya serikali, n.k.

Kwa upande wake, mawasiliano ya ndani katika shirika yanawakilishwa na mlalo na wima, pamoja na mitandao ya mawasiliano. Zile za wima zimegawanywa zaidi katika kategoria mbili zaidi:

• Reverse (kanuni ya kwenda chini).
• Hierarchical (kanuni ya juu-chini).

Vipengele vya hayaaina zilizowasilishwa zitajadiliwa kwa kina katika makala.

Mawasiliano ya mlalo

Unamaanisha nini? Mawasiliano ya usawa ni ubadilishanaji wa habari rasmi, ya biashara kati ya wafanyikazi wanaochukua nafasi sawa, sawa katika kampuni. Hapa mawasiliano yanaweza kuwa muhimu kati ya wafanyakazi wa warsha moja, kitengo, tawi, na kati ya wafanyakazi wa idara sawa za warsha na matawi.

Mawasiliano ya mlalo ni mawasiliano kati ya wasimamizi walio na upeo sawa wa umahiri, na pia kati ya wafanyikazi walio na kitengo sawa, wako katika nyadhifa zinazolingana, wana seti sawa ya mamlaka na majukumu.

Mawasiliano ya mlalo katika shirika ni muhimu kwanza ili kuunda hali ya afya, ya kirafiki na yenye starehe ya kufanya kazi. Huu ni shirika la mawasiliano kamili ya biashara yenye matunda. Mfumo uliopangwa vizuri wa mawasiliano ya mlalo hukuruhusu kufikia matokeo chanya kulingana na matokeo ya kazi ya kila mshiriki wa timu.

Shida zinazowezekana

Aina hii ya mawasiliano ya biashara inaweza kufunikwa na matatizo fulani. Hapa kuna zile kuu ambazo ni tabia ya mawasiliano ya mlalo katika usimamizi:

• Kwa kutumia jargon ya kitaalamu. Huenda isieleweke kwa wafanyakazi wapya walioajiriwa, wafanyakazi wa idara nyingine.
• Mizozo kuhusu umuhimu wa tovuti yao mahususi, aina yao mahususi ya shughuli.
• Kupunguza mawasiliano ya biashara kwakaya, majadiliano ya matatizo ya kibinafsi. Kuibuka kwa msingi huu wa uvumi, mazungumzo nyuma yako, mijadala inayosumbua kutoka kwa mchakato wa kazi.
• Ufanisi wa mawasiliano ya biashara unaweza kupungua kutokana na kuonekana kwa watu wanaopenda, wasiopenda kibinafsi, n.k.

Kutatua Matatizo

Ili kuzuia mawasiliano ya mlalo ya ndani katika kampuni kutokana na matatizo kama haya, meneja anapaswa kufanya yafuatayo:

• Waombe wasaidizi, wafanyakazi wenza kuwasiliana kwa lugha inayoeleweka na kila mtu, ili kubainisha maneno ya kitaalamu.
• Rekebisha mawasiliano kati ya walio chini yako, ondoa mabishano na kutoelewana kati yao.
• Fanya mikutano mikuu, ikijumuisha ile isiyo rasmi, ili wafanyakazi waweze kuwasiliana wao kwa wao.

Aina ya wima

Mawasiliano ya mlalo ni mawasiliano kati ya wafanyakazi wa shirika moja, mawasiliano ya biashara kati ya wafanyakazi wa idara moja, warsha, wanaochukua nafasi sawa. Mawasiliano ya wima katika mazingira ya biashara ni uhamisho wa habari kati ya usimamizi na wasaidizi. Inajumuisha fomu zifuatazo:

• Maagizo.
• Mapendekezo.
• Maagizo.

Hii inatumwa kutoka kwa bosi hadi kwa wasaidizi wake. Wafanyikazi hutuma ripoti, ujumbe, ripoti, n.k. kwa kujibu msimamizi.

Mawasiliano ya wima yamegawanyika katika aina mbili:

• Kati ya idara, tarafa, warsha zilizo katika viwango tofauti vya darajakatika kampuni.
• Moja kwa moja kati ya wasaidizi na maiti za uongozi.

Uhamisho wa maelezo hapa unapatikana katika aina mbili - chini (ya daraja) na ya juu (nyuma). Hebu tuwatambulishe haswa.

Kundi la juu chini

Hapa taarifa zitatoka ngazi za juu za uongozi hadi zile za chini. Hiyo ni, kutoka kwa bosi hadi wasaidizi wake. Ndani ya kikundi hiki, njia zifuatazo za mawasiliano ya biashara zinaweza kutofautishwa:

• Maagizo na maagizo. Inaweza kuambatanishwa na maelezo kuhusu kufikia malengo, kutekeleza majukumu, kutumia mbinu na mbinu fulani.
• Nyaraka-tathmini za juhudi za wasaidizi.
• Kusaidia na kudhibiti.
• Motisha kwa wafanyakazi.

Matatizo ya aina ndogo ya kihierarkia

Matatizo ya mawasiliano ya biashara ya aina ya "juu-chini" (mawasiliano ya meneja na wasaidizi wake) yanajumuisha yafuatayo:

• Kutokuelewana. Kunaweza kuwa na hali ambayo wakubwa na watendaji huzungumza lugha tofauti - kihalisi na kwa njia ya mfano. Hata kama Kirusi imechaguliwa wazi kama lugha ya mawasiliano, viwango tofauti vya mafunzo ya kitaaluma bado vitaacha nafasi ya kutokuelewana. Kwa mfano, ikiwa bosi anatumia vibaya msamiati wa kitaaluma, wa kiufundi katika mawasiliano na wafanyakazi wenye ujuzi wa chini. Mfano mwingine: mkuu wa kampuni ya kimataifa hawezi daima kupata lugha ya kawaida na wafanyakazi ambao ni wawakilishi wa utamaduni tofauti wa kitaifa. Wao, hata wakijua lugha ya kigeni, wanaweza wasielewe sura za kipekee za hotuba ya mzungumzaji wake wa asili - vifupisho sawa, jargon, mchezo wa maneno.
• Kiasi cha taarifa. Wasimamizi hawatumii kila wakati habari muhimu kwa kiwango kinachofaa. Katika hali zingine, kazi iliyopewa ni ngumu kwa msaidizi kukamilisha kwa sababu ya ukosefu wa habari muhimu. Na katika hali zingine, mwigizaji anakabiliwa na hitaji la kusoma habari zisizo na maana, zisizo na maana, zisizo na maana.

Kikundi cha Chini

Hizi ni taarifa zinazotumwa kutoka kwa wasaidizi hadi kwa kiongozi. Fomu zifuatazo zinajitokeza hapa:

• Makumbusho.
• Ripoti.
• Ujumbe kwenye hatua za kazi iliyofanywa.
• Huripoti kuhusu kutokea kwa matatizo yasiyotarajiwa wakati wa kutatua kazi ya huduma.
• Mapendekezo yenye mawazo bunifu, njia za kuboresha uzalishaji, kutambulisha teknolojia mpya na mbinu za shughuli katika kampuni.

Maoni kama haya ni muhimu pia kwa wasimamizi kuliko kuwapa maagizo wenyewe. Ni kutoka kwa wasaidizi ambapo unaweza kupata habari za hivi punde kuhusu hali ya mambo katika kampuni. Taarifa hii huturuhusu kutathmini hali ya pamoja, kutambua hali ya kutoridhika inayoongezeka ya wafanyikazi katika chipukizi.

Badili matatizo ya aina ndogo

Maoni kati ya wasanii na wasimamizi yanaweza kuathiriwa na masuala yafuatayo:

• Wasaidizi mara chache hawatume maoni hasi, malalamiko kwa wasimamizi wao hata kuhusu vipengele ambavyo ni vyema.serious. Sababu ni rahisi - hofu ya kufukuzwa kazi.
• Mara nyingi, hata maoni na mapendekezo yanayotumwa na wafanyakazi huwa hayajajibiwa. Sababu ni kuajiriwa kupita kiasi kwa meneja, au kutoheshimu wafanyikazi wake mwenyewe. Anaona si muhimu kuchanganua jumbe zao. Kwa kujibu, wafanyikazi wanashawishika kuwa maoni kama haya hayafai.
• Ukosoaji uliowasilishwa unaweza usifikie mwisho wake hata kidogo. Kwa mfano, katika kesi wakati mfanyakazi anatuma barua kwa Mkurugenzi Mtendaji na malalamiko juu ya usimamizi wake wa moja kwa moja. Bosi aliye chini yake anaweza kuzuia maoni kama hayo, kwani yatasababisha matokeo mabaya kwake.
• Kwa ufafanuzi wa mada zisizoeleweka, usaidizi katika kutatua matatizo ambayo yametokea ghafla, katika hali nyingi, wafanyakazi wanapendelea kurejea kwa wafanyakazi wenzao badala ya wasimamizi. Sababu inaweza kuwa hawana matumaini ya kupata usaidizi kamili, wenye sifa stahiki, wanaogopa kwamba watashutumiwa kuwa hawana uwezo.
• Mara nyingi kuna sababu ya eneo, kijiografia ya kutowezekana kwa muunganisho kama huo. Ofisi ambazo wasaidizi na wasimamizi wakuu wanapatikana zinaweza kupatikana katika maeneo tofauti ya makazi, na hata katika miji tofauti, majimbo.

Njia za kutatua matatizo

Shida zote zilizo hapo juu zinaweza kutatuliwa kama ifuatavyo:

• Bainisha barua pepe na visanduku vya barua pepe ambapo wafanyikaziitaweza kutuma malalamiko na mapendekezo katika hali fiche.
• Unda mfumo wa kuwazawadia wafanyakazi wanaotumia maoni kutoka kwa wasimamizi.
• Unda mifumo ya mawasiliano kati ya mfanyakazi rahisi na bosi wa cheo cha juu bila vikwazo vya kati kwa njia ya mwongozo wa moja kwa moja wa mfanyakazi.
• Tambulisha usajili wa rufaa zote zinazopokelewa na wasimamizi kutoka kwa wasimamizi walio chini yake na kuhitaji kuripoti hatua zilizochukuliwa kujibu.