Hati za msingi za uhasibu: aina, usindikaji na hifadhi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kutekeleza uhasibu katika biashara za aina mbalimbali za umiliki haiwezekani bila tafakari ya hali halisi. Hakuna utaratibu mmoja, sio mradi mmoja, hakuna shughuli moja ya biashara inayofanywa bila hati iliyotekelezwa kwa usahihi, iliyodhibitiwa na maagizo ya ndani ya biashara na kanuni za sheria za nje. Kila kitendo kinachofanywa na mfanyakazi wa, kwa mfano, kampuni ya biashara, kuanzia kwa opereta kwa ajili ya kupokea maombi na kuishia na mkurugenzi, huonyeshwa katika msingi wa hali halisi, ambao unategemea orodha ya hati za msingi.

Dhana na umuhimu

Pengine ni vigumu kufikiria utendakazi wa biashara iliyopo ndani ya uwanja wowote wa shughuli unaowezekana bila hati zinazothibitisha miamala ya biashara. Kama ilivyo katika suala lingine lolote, hati ina jukumu muhimu sana hapa. Huwezi kufikiriakazi ya ubora wa juu na halali ya uwanja wa ndege, kuruhusu abiria kuondoka bila nyaraka kuthibitisha utambulisho wake - pasipoti na nambari ya kitambulisho cha raia. Kwa njia hiyo hiyo, ni vigumu kudhani kuingizwa kwa harakati ya gari ambalo dereva hana nyaraka zinazofaa kwa namna ya leseni na pasipoti ya kiufundi kwa gari analoendesha. Vivyo hivyo hati za msingi za uhasibu. Kampuni yoyote iliyosajiliwa katika orodha ya serikali ya wajasiriamali lazima iwe na idadi ya hati zinazohitajika kwa uhasibu, ambazo ni msingi wa msingi na kiungo cha awali katika mlolongo wa udhibiti wa udhibiti wa michakato ya biashara yake.

Nyaraka za msingi za uhasibu ni seti ya vyeti, vitendo, maagizo, ankara, taarifa na ripoti, ambapo shughuli za kampuni hurekodiwa na taratibu zake za biashara kusimamiwa.

Aina za hati

Uainishaji wa utendakazi wa uhasibu unajumuisha aina kuu zifuatazo za hati msingi:

• kwa madhumuni ya kiutendaji - uhasibu, usimamizi, wafanyikazi;
• kulingana na kiwango cha udhibiti - ndani na nje.

Mwelekeo wa kwanza wa uainishaji hufanya iwezekane kutofautisha kati yao hati za viwango vitatu kuu vya kazi vya kampuni yoyote ya biashara kulingana na asili ya kusudi lao, na ya pili - kulingana na njia ya kupanga kisheria. udhibiti wa mahusiano ya kiuchumi. Kila moja ya maelekezo ni pamoja na wingiaina fulani za hati zinazoonyesha utendakazi wa vitendo mahususi kwa wafanyakazi wa kampuni.

Nyaraka za uhasibu

Tukizingatia hati za msingi za uhasibu, kwa upande wake, zimegawanywa katika udhibiti wa hatua tatu za miamala ya biashara.

Hatua ya kwanza ina sifa ya hitimisho la muamala. Hapa, nyaraka za msingi za uhasibu zinawakilishwa na hitimisho la makubaliano na utoaji wa ankara ya malipo. Makubaliano ni hati inayodhibiti uhusiano kati ya pande mbili ili kuweka masharti ya mwingiliano kati yao. Ankara ya malipo ni sharti lenye ufafanuzi wa kiasi mahususi ambacho, chini ya masharti ya mkataba, mnunuzi lazima amlipe muuzaji kwa bidhaa zinazouzwa au huduma iliyotolewa.

Hatua ya pili ya shughuli za ujasiriamali inaonekana katika hati za malipo na inaitwa hatua ya malipo ya muamala. Kulingana na ukweli kwamba malipo yanaweza kufanywa kwa njia isiyo ya pesa taslimu au kwa pesa taslimu, hati za msingi zake huwasilishwa kama taarifa kutoka kwa akaunti ya sasa na maagizo ya malipo, au hundi na risiti za keshia za maagizo ya pesa zinazoingia.

Hatua ya tatu, ya mwisho hubainishwa mahususi na upokeaji wa bidhaa au huduma. Ipasavyo, pia inadhibitiwa na hati za msingi katika mfumo wa noti ya uwasilishaji, risiti ya mauzo na kitendo cha kukubalika na kuhamisha bidhaa au kitendo cha kazi kilichofanywa ikiwa ni kutoa aina yoyote ya huduma.

Nyaraka za uhasibu za usimamizi

Tofauti kati ya mtiririko wa uhasibu na usimamizi hasa unatokana na ukweli kwamba shughuli za uhasibu zinadhibitiwa na sheria za serikali na mfumo wa kuakisi shughuli za biashara zilizoanzishwa haswa na mamlaka, na usimamizi huamuliwa na maamuzi ya ndani na matakwa ya kibinafsi ya shirika. mkurugenzi au mmiliki wa moja kwa moja wa kampuni fulani. Kwa maneno mengine, hati za msingi za uhasibu zina fomu kali inayodhibitiwa na mfumo wa kawaida wa udhibiti, wakati nyaraka za usimamizi zinatengenezwa pekee katika ngazi ya biashara. Ni karatasi gani zinazodhibiti mwenendo wa uhasibu wa usimamizi katika kampuni? Miongoni mwa kuu ni hizi zifuatazo:

• kanuni za kanuni za kazi ya ndani;
• sera ya uhasibu ya biashara;
• makubaliano ya pamoja;
• kanuni na maagizo ya mkurugenzi wa kampuni;
• maelezo ya kazi;
• hati za usimamizi.

hati za HR

Kama ilivyo kwa orodha ya hati za msingi zinazodhibiti uhusiano kati ya wafanyikazi katika biashara, na pia kudhibiti utaratibu wa kuhesabu mishahara na kuamua majukumu ya kila mfanyakazi wa kampuni, hapa hati za kufanya kazi zinajumuisha zifuatazo kuu. aina:

• wafanyakazi - inahusisha jumla ya nyadhifa zote katika biashara, onyesho la idadi yao na idadi ya vitengo vya wafanyikazi, pamoja na maelezo ya kiwango cha mishahara yao.ada, utaratibu wa mafao, kukata dhamana, kukubalika kwa masharti ya posho;
• ratiba ya kazi - inajumuisha maelezo kuhusu siku ya kazi, masuala ya shirika na usimamizi, sheria za kuajiri na kufukuza wafanyikazi, pamoja na masharti ya kupandishwa cheo kama malipo ya ziada ya kazi au karipio kwa njia ya karipio. na makato ya mshahara;
• maelezo ya kazi - kazi ya idara ya wafanyikazi ya kila biashara inategemea seti ya haki na majukumu, masharti ya jumla, majukumu, majukumu, mahitaji ya kufuzu na uhusiano katika suala la utii kati ya viwango tofauti vya vitengo vya wafanyikazi katika biashara.

Nyaraka Zinazohitajika

Kampuni yoyote iliyosajiliwa na kufanya kazi kihalali ina orodha ya hati za lazima ambazo lazima zionekane katika mfumo wa shughuli zake. Hati msingi za lazima ni kama ifuatavyo:

• makubaliano - haijalishi ni mpango gani, waraka huu ndio msingi wa msingi katika kuanzisha uhusiano kati ya wajasiriamali wawili, kati ya muuzaji na mnunuzi, kati ya usambazaji na mahitaji;
• ankara iliyotolewa - wakati wa kufanya uamuzi kuhusu uuzaji wa bidhaa au utoaji wa huduma, muuzaji hutoa ankara kwa upande wa mnunuzi kama sharti la ununuzi;
• aina za uripoti mkali - katika mchakato wa makubaliano haujakamilika bila hundi, pesa taslimu na hati za bidhaa zinazohusiana na orodha ya lazima;
• bidhaa-noti ya shehena - hati inayoonyesha mtumaji, mbebaji, mtumaji wa bidhaa, bidhaa zenyewe katika mpangilio wa majina yake, idadi ya bidhaa zilizosafirishwa, bei na kiasi;
• Hatua ya kukubalika na kuhamisha kazi iliyokamilishwa au bidhaa zilizosafirishwa.

Nyaraka za Ndani

Kama ilivyotajwa awali, kazi ya kampuni yoyote inamaanisha uwepo wa hati za nje na za ndani. Hati kuu za msingi kwa madhumuni ya ndani ni orodha ya fomu hizo zote, cheti, taarifa, maagizo, maagizo ambayo yanatengenezwa moja kwa moja ndani ya biashara na inatumika tu kwa wafanyikazi wanaofanya kazi ndani yake, bila kuwa na ushawishi wowote wa kisheria kwa jamii ambayo inapita zaidi. kampuni hii.

Nyaraka za Nje

Hati za madhumuni ya nje humaanisha kiwango cha juu cha madaraja ya utii, kwa kuwa hati za nje ni zile zinazodhibitiwa na serikali na mfumo wake wa kutunga sheria. Masharti yaliyotengenezwa kuhusu uhasibu, seti ya hesabu za mawasiliano ya uhasibu, viwango vya uhasibu na kuripoti fedha - yote haya yana historia ya udhibiti na yanadhibitiwa na mfumo wa kisheria wa serikali.

Fomu za Hati

Miundo ya hati msingi ina pande nyingi katika asili yake ya madhumuni, aina ya muundo na umiliki. Migawanyiko mikuu ifuatayo imetofautishwa kisheria:

• aina za rekodi za wafanyikazi (maagizo, maagizo, ratiba,hali na ratiba);
• aina za uhasibu wa mishahara na saa za kazi (saa, akaunti za kibinafsi, majarida, malipo);
• fomu za hesabu za ujenzi wa mtaji (cheti, majarida, vitendo);
• fomu za uhasibu wa bidhaa (vitendo na rejista za hesabu, karatasi za uzito, kadi za chama, ripoti za uhamishaji wa hesabu);
• fomu za uhasibu wa pesa (jarida la mtunza fedha, shughuli za uhamishaji na pesa taslimu kwenye dawati la pesa);
• fomu za hesabu za biashara (maagizo, ankara, vitendo, vipimo, vyeti vya ubora);
• aina za uhasibu kwa miamala ya pesa (ripoti ya mapema, PKO, RKO, jarida la usajili wao);
• fomu za kurekodi matokeo ya hesabu (orodha za hesabu, vitendo, vyeti, majarida, taarifa).

Mbali na hayo hapo juu, pia kuna aina za hati za msingi za uhasibu wa mashine na mitambo ya ujenzi, usafiri wa barabarani, mali zisizohamishika na mali zisizoshikika, nyenzo, vitu vya thamani ya chini, bidhaa za kilimo na malighafi.

Utaratibu wa usajili

Hati za msingi zimeundwa kutokana na mahitaji fulani ambayo ni lazima yatimizwe. Kwa mfano, maingizo katika hati lazima yafanywe kwa wino wa bluu pekee, ilhali lazima yawe nadhifu na yanayosomeka. Pia, hati lazima iwe na idadi ya maelezo yanayohitajika kwa kila aina na kuthibitishwa na saini ya kibinafsi ya mkuu, mhasibu mkuu au mtu aliyeidhinishwa, na pia imefungwa na muhuri wa biashara. Nambari katika hati za pesainapaswa pia kuandikwa kwa maneno, na ambapo safu wima ya hati haina tupu, lazima kuwe na kistari ili kuzuia kujazwa kwa nambari za uwongo na mtu yeyote asiyefaa.

Hifadhi

Uhifadhi wa hati msingi unafanywa moja kwa moja kwenye biashara. Au unaweza kutumia huduma za kumbukumbu ya kibinafsi (au serikali). Ikiwa ukaguzi na ukaguzi wa ushuru unaonyesha kutokuwepo kwa hati ya msingi, faini hutolewa kwa biashara, kiasi ambacho kinatambuliwa kulingana na aina maalum na idadi ya hati zilizopotea. Kulingana na sheria ya sasa ya Shirikisho la Urusi, hati za msingi huhifadhiwa kwenye biashara kwa angalau miaka mitano.