Aina na utendakazi wa udhibiti wa usimamizi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Mchakato wa usimamizi unajumuisha vipengele vitano: kupanga, kupanga, kuajiri wafanyakazi, kuelekeza na kudhibiti. Kwa hivyo, udhibiti ni sehemu ya mchakato wa udhibiti.

Udhibiti ndilo lengo kuu la kazi ya usimamizi katika shirika: mchakato wa kulinganisha utendakazi halisi dhidi ya viwango vilivyowekwa vya kampuni. Kila meneja lazima afuatilie na kutathmini shughuli za wasaidizi wake. Udhibiti wa usimamizi husaidia kuchukua hatua za kurekebisha kwa upande wa meneja kwa wakati ufaao ili kuepuka hali zisizotarajiwa au hasara za kifedha kwa kampuni.

Mchakato msingi wa udhibiti unajumuisha hatua tatu:

• Kuweka viwango.
• Kupima utendaji dhidi ya viwango hivi.
• Marekebisho ya mikengeuko kutoka kwa viwango na mipango.

Kama sehemu ya mpango mkakati wa jumla wa shirika, viongozi huweka malengovitengo katika masharti mahususi, sahihi, ya kiutendaji ambayo yanajumuisha kupanga kwa utendaji kazi dhidi ya matokeo halisi.

Viwango ambavyo utendakazi halisi utalinganishwa vinaweza kutokana na uzoefu wa zamani, takwimu na ulinganishaji (kulingana na mbinu bora za sekta). Kwa kadiri inavyowezekana, viwango vinatengenezwa kwa misingi ya nchi mbili badala ya wasimamizi wakuu kufanya maamuzi kwa upande mmoja kulingana na malengo ya shirika.

Kwa nini udhibiti wa usimamizi ni muhimu?

Ikiwa wafanyakazi walifanya kila mara kile ambacho kinafaa zaidi kwa shirika, hakutakuwa na haja ya udhibiti na usimamizi. Lakini ni wazi kwamba wakati fulani watu hawawezi au hawataki kuchukua hatua kwa manufaa ya shirika na ni lazima udhibiti uwekwe ili kuzuia tabia isiyotakikana na kuhimiza hatua zinazotarajiwa.

Hata kama wafanyakazi wametayarishwa ipasavyo kufanya kazi zao vizuri, wengine huchagua kutofanya kwa sababu malengo ya mtu binafsi na malengo ya shirika yanaweza yasiwe sawa kabisa. Kwa maneno mengine, hakuna usawa wa malengo. Katika hali kama hizi, hatua zinahitajika kuchukuliwa ili kuongeza motisha na tija kwa wafanyikazi.

Shirika madhubuti ni lile ambalo wasimamizi wanaelewa jinsi ya kudhibiti na kudhibiti. Madhumuni ya udhibiti kama dhana na mchakato ni kusaidia kuwahamasisha na kuwaongoza wafanyikazi katika majukumu waliyopewa. Kuelewamifumo ya udhibiti wa mchakato na usimamizi ni muhimu kwa ufanisi wa muda mrefu wa shirika.

Bila mifumo ya udhibiti ya kutosha, mkanganyiko na fujo zinaweza kuzidi shirika. Hata hivyo, ikiwa mifumo ya udhibiti itakandamiza shirika, inaweza kukumbwa na ukosefu wa ubunifu wa ujasiriamali.

Udhibiti duni wa utekelezaji wa maamuzi ya usimamizi unaweza kusababisha kupungua kwa tija au ongezeko la hatari ya matokeo duni ya kifedha angalau. Katika hali ya juu zaidi, ikiwa utendakazi hautafuatiliwa, kushindwa kwa shirika kunaweza kusababisha.

Vipengele vya mfumo madhubuti wa usimamizi

Mfumo bora wa usimamizi wa biashara ni seti jumuishi ya michakato na zana za usimamizi zinazosaidia kuoanisha mkakati wa kampuni na malengo ya kila mwaka na shughuli za kila siku, kufuatilia utendakazi na kuanzisha hatua za kurekebisha.

Mfumo wa udhibiti wa usimamizi ni mchakato endelevu wa kuboresha utendakazi kwa kuweka malengo ya mtu binafsi na ya pamoja ambayo yanawiana na malengo ya kimkakati ya shirika, kupanga utendakazi ili kufikia malengo hayo, kukagua na kutathmini maendeleo, na kukuza maarifa, ujuzi na uwezo wa watu.. Mfumo wa udhibiti unapaswa kuzingatia matokeo.

Mfumo madhubuti wa usimamizi una vipengele vifuatavyo:

1. Husaidia kufikia malengo ya shirika.
2. Huwezesha matumizi bora ya rasilimali.
3. Inaboresha kwa ujumlautendaji wa shirika.
4. Huhamasisha na kuongeza ari ya wafanyakazi.
5. Udhibiti pia huweka nidhamu na utaratibu.
6. Vipimo vilivyobainishwa kwa uwazi na vinavyoeleweka.
7. Huhakikisha upangaji wa siku zijazo kwa kurekebisha viwango.
8. Malengo ya kimkakati yanatumika kwa viwango vyote vya shirika.
9. Udhibiti unaofaa hupunguza makosa.
10. Kuimarisha usimamizi na ushirikishwaji wa wafanyakazi.
11. Fikia malengo ya kipaumbele kwa haraka zaidi.

Mchakato wa udhibiti wa usimamizi hudhibiti shughuli za kampuni kwa njia ambayo utendakazi halisi unalingana na mpango ulioanzishwa mapema. Mfumo bora wa udhibiti huwaruhusu wasimamizi kuepuka hali zinazoleta hasara kwa kampuni.

vitendaji 18 vya udhibiti wa usimamizi

Udhibiti wa usimamizi ni mchakato, zana au mfumo wowote ambao umeundwa ili kuwezesha usimamizi kudhibiti shughuli za kampuni kwa mujibu wa malengo yake.

Udhibiti unafanywa katika ngazi za chini, za kati na za juu za usimamizi. Katika kila ngazi, udhibiti utakuwa tofauti: usimamizi wa juu utahusishwa katika udhibiti wa kimkakati, usimamizi wa kati katika udhibiti wa mbinu, na ngazi ya chini katika udhibiti wa uendeshaji.

Zifuatazo ni kazi za udhibiti wa maamuzi ya usimamizi:

1. Mkakati wa kupanga. Mchakato wa kuanzisha mpango kazi ili kufikia malengo.
2. Dhibitimahitaji. Uwekaji hati rasmi wa mipango kama mahitaji na usimamizi wa mabadiliko ya mipango hiyo inavyohitajika.
3. Udhibiti wa kifedha. Ufuatiliaji na uhasibu wa bajeti ya kampuni.
4. Udhibiti wa utendaji. Mchakato wa kukubaliana juu ya seti ya malengo na wafanyakazi na kutathmini utendaji wao dhidi ya malengo hayo.
5. Udhibiti wa kazi. Fuatilia wafanyikazi ili kuboresha tija, ufanisi na ubora wa kazi.
6. Programu na usimamizi wa mradi. Inatekeleza mabadiliko.
7. Udhibiti wa hatari. Mchakato unaorudiwa wa kutambua, kuchanganua na kuondoa hatari.
8. Udhibiti wa usalama. Utambulisho na uondoaji wa vitisho vya usalama, na utekelezaji wa njia za kupunguza hatari mbalimbali.
9. Udhibiti wa kufuata. Utekelezaji wa michakato, taratibu, mifumo, ukaguzi, vipimo na ripoti kwa mujibu wa sheria, kanuni, viwango na sera za ndani za shirika.
10. Vipimo na kuripoti. Uhesabuji na mawasiliano ya vipimo vya maana vya utendaji wa shirika.
11. Kulinganisha. Mchakato unaorudiwa wa kuweka alama alama dhidi ya tasnia ya kampuni, washindani au mbinu bora za sasa.
12. Uboreshaji unaoendelea. Mchakato wa kupima utendakazi, kuuboresha, na kuupima tena.
13. Udhibiti wa ubora. Kuhakikisha kuwa bidhaa za pato zinakidhi vipimo. Kwa mfano, kutekeleza mchakato wa majaribio ya bidhaa kwenye mstari wa uzalishaji.
14. Uhakikisho wa ubora. Uhakikisho wa ubora ni mchakato wa kuzuia kushindwa kwa ubora wa siku zijazo. Kwa mfano, mazoezi ya kuchunguza sababu za msingi za kushindwa zotekutafuta maboresho ya uzalishaji.
15. Otomatiki. Ongeza tija, ufanisi na ubora kupitia uwekaji otomatiki.
16. Udhibiti wa data. Zoezi la kukusanya taarifa ambazo zinaweza kuwa muhimu katika siku zijazo, pamoja na uchambuzi wa data.
17. Udhibiti wa hisa. Usimamizi wa hesabu na uhasibu ili kuepuka uhaba au ziada.
18. Udhibiti wa mali. Udhibiti wa mali kama vile vifaa vya utengenezaji, miundombinu, mashine, programu na mali miliki.

Aina za udhibiti na sifa zao

Mashirika yanahitaji udhibiti ili kubaini kama mipango yao imeafikiwa na kuchukua hatua za kurekebisha ikihitajika. Malengo makuu ya udhibiti wa maamuzi ya usimamizi:

1. Kubadilisha ili kubadilika. Mfumo wa udhibiti unaweza kutabiri, kufuatilia na kukabiliana na mabadiliko ya hali ya mazingira.
2. Kupunguza makosa. Udhibiti wenye tija wa usimamizi na uhasibu utapunguza idadi ya makosa yanayotokea katika shughuli za kampuni.
3. Kupunguza gharama na kuongeza faida. Ikiwa shirika la udhibiti wa usimamizi litatekelezwa ipasavyo, linaweza kupunguza gharama na kuongeza tija.

Biashara husakinisha mifumo ya udhibiti katika idadi ya maeneo tofauti na katika viwango tofauti vya usimamizi. Jukumu la kudhibiti maamuzi ya usimamizi ni kubwa. Kuna uainishaji tofauti na sifa za kazi hii ya udhibiti. Mojawapo ya inayojulikana zaidi inaonekana kama hii:

1. Udhibiti wa mbele, unaojulikana pia kama udhibiti wa usambazaji, huzingatia rasilimali ambazo shirika hutoa kutoka kwa mazingira yake. Anadhibiti ubora na wingi wa nyenzo hizi kabla hazijafika kwenye shirika.
2. Ufuatiliaji huzingatia kudumisha viwango vya ubora na wingi wa bidhaa au huduma katika mchakato wa mabadiliko.
3. Udhibiti wa mwisho, unaojulikana pia kama udhibiti wa maoni, hulenga matokeo ya shirika baada ya mchakato wa mabadiliko kukamilika. Ingawa udhibiti wa mwisho unaweza usiwe na ufanisi kama ule wa awali au wa sasa, unaweza kuwapa usimamizi taarifa kwa ajili ya upangaji wa siku zijazo.

Kulingana na uainishaji mwingine, udhibiti umegawanywa katika makundi mawili makubwa - udhibiti na udhibiti wa kawaida, na ndani ya makundi haya kuna aina kadhaa. Aina za udhibiti wa usimamizi zimeonyeshwa kwenye jedwali lifuatalo.

Udhibiti wa udhibiti	Udhibiti wa udhibiti
Urasimi Kifedha Ubora	Amri Shirika

Sehemu zifuatazo zinaelezea kila aina na aina ndogo ya udhibiti katika shughuli za usimamizi.

Udhibiti wa udhibiti

Udhibiti wa udhibiti unatokana na taratibu za kawaida za uendeshaji, na hivyo kusababisha ukosoaji wa utekelezaji wa udhibiti wa aina hii kuwa umepitwa na wakati na usio na tija. Inamaanisha udhibiti kamili na wa jumlamaeneo yote ya shirika.

Kadri biashara zilivyochangamka zaidi katika miaka ya hivi majuzi, kutokana na kubainishwa kwa madaraja ya shirika na upanuzi wa mipaka, wakosoaji wanabainisha kuwa uangalizi wa udhibiti huenda ukazuia kufikiwa kwa lengo. Jambo kuu kutoka kwa mtazamo wa kudhibiti shirika la maamuzi ya usimamizi ni kufuata kwa udhibiti na malengo ya shirika.

Udhibiti wa ukiritimba

Udhibiti wa ukiritimba unatokana na mamlaka zinazotegemea nafasi katika daraja la shirika. Kiwango cha juu cha utii, ndivyo mtu atakuwa na haki ya kuamuru sera yake. Udhibiti wa ukiritimba umepata rap mbaya, na ndivyo hivyo. Mashirika ambayo yanategemea sana msururu wa mahusiano ya amri huzuia unyumbufu katika tukio la hali zisizotarajiwa. Hata hivyo, kuna njia ambazo wasimamizi wanaweza kuifanya kampuni iwe rahisi kubadilika na kuitikia maswala ya wateja kama aina nyingine yoyote ya shirika la udhibiti wa usimamizi.

Jinsi ya kudumisha safu ya amri huku ukidumisha kunyumbulika na uwajibikaji katika mfumo? Hili ndilo swali haswa ambalo udhibiti wa urasimu lazima utatue. Suluhisho mojawapo ni taratibu za kawaida za uendeshaji zinazokabidhi wajibu chini ya daraja katika kampuni.

Udhibiti wa kifedha

Udhibiti wa kifedha husimamia malengo makuu ya kifedha ambayo wasimamizi wanawajibika kwayo. Mifumo kama hiyo ya udhibiti wa usimamizi ni ya kawaida kati ya kampuni zilizopangwa kama vitengo vingi vya kimkakati vya biashara (SBUs). SBUni bidhaa, huduma au laini ya kijiografia ambayo ina wasimamizi ambao wanawajibika tu kwa faida na hasara. Wanawajibika kwa wasimamizi wakuu ili kufikia malengo ya kifedha ambayo yanachangia faida ya jumla ya shirika.

Aina hii ya udhibiti wa maamuzi ya usimamizi huweka vikwazo vya matumizi. Kwa wasimamizi, ongezeko la gharama lazima lihalalishwe na ongezeko la mapato. Kwa wakuu wa idara, kusalia kwenye bajeti kwa kawaida ni mojawapo ya viashirio muhimu vya utendakazi.

Kwa hivyo jukumu la udhibiti wa fedha ni kuboresha faida kwa ujumla na kuweka gharama kuwa sawa. Ili kubaini ni gharama gani zinahitajika, baadhi ya makampuni yatalinganisha matokeo ya makampuni mengine katika tasnia hiyo hiyo na kisha kufanya uchambuzi wa udhibiti wa usimamizi. Ulinganishaji huu hutoa data ili kubaini kama gharama zinalingana na wastani wa sekta.

Udhibiti wa ubora

Udhibiti wa ubora hufafanua kiwango cha mabadiliko katika michakato au bidhaa ambazo zinachukuliwa kuwa zinakubalika. Kwa makampuni mengine, kiwango ni kutokuwepo kwa kasoro, yaani, kutokuwepo kwa mabadiliko yoyote. Katika hali nyingine, mkengeuko mdogo wa kitakwimu unakubalika.

Udhibiti wa ubora huathiri matokeo ya mwisho ya bidhaa au huduma inayotolewa kwa wateja. Wakati biashara inadumisha ubora bora kila wakati, wateja wanaweza kutegemea sifa za bidhaa au huduma ya kampuni, lakini piahuleta mtanziko wa kuvutia. Udhibiti mwingi wa ubora wa bidhaa zilizopo unaweza kupunguza mwitikio wa mahitaji ya kipekee ya mteja.

Udhibiti wa udhibiti

Badala ya kutegemea sera na taratibu za kawaida za shirika, kama ilivyokuwa katika aina za awali za udhibiti, udhibiti wa udhibiti hudhibiti tabia ya wafanyakazi na wasimamizi kupitia mifumo ya tabia inayokubalika kwa ujumla.

Udhibiti wa kawaida huamua ni kiasi gani aina fulani ya tabia ni sawa na nyingine ni ndogo. Kwa mfano, tuxedo inaweza kuwa mavazi ya kukubalika kwa ajili ya sherehe ya tuzo kwa wafanyabiashara wa Marekani, lakini nje ya mahali kabisa katika sherehe ya tuzo kwa Scots, ambapo kilt rasmi ni zaidi kulingana na desturi za mitaa. Hata hivyo, hakuna kanuni ya mavazi iliyoandikwa iliyopitishwa.

Kwa hivyo, tofauti kati ya mfumo wa udhibiti na kikanuni wa udhibiti wa maamuzi ya usimamizi ni utaratibu rasmi. Udhibiti wa udhibiti ni mfumo usio rasmi wa utawala, kinyume na udhibiti wa udhibiti.

Udhibiti wa amri

Shirika hili la udhibiti wa maamuzi ya usimamizi limekuwa jambo la kawaida katika kampuni nyingi. Kanuni za timu ni kanuni zisizo rasmi zinazowafanya washiriki wa timu kufahamu wajibu wao kwa wenzao.

Ingawa jukumu la timu kwa kawaida hurekodiwa rasmi, njia ambazo washiriki katika mchakato huingiliana kwa kawaida huendelezwa kadri muda unavyopita timu inapopitia awamu za ukuaji. Hata uongozi unakubaliwa kwa njia isiyo rasmi: wakati mwinginekiongozi aliyeteuliwa anaweza kuwa na ushawishi mdogo kuliko kiongozi asiye rasmi. Iwapo, kwa mfano, kiongozi wa maoni ana uzoefu zaidi kuliko kiongozi rasmi wa timu, wanatimu wanaweza kurejea kwa kiongozi wa maoni ili kupata mwongozo unaohitaji ujuzi au maarifa mahususi.

Kanuni za timu huwa na tabia ya kukua taratibu, lakini zikiundwa zinaweza kuwa na athari kubwa kwa tabia ya kampuni.

Udhibiti wa shirika

Kaida kulingana na utamaduni wa shirika pia ni aina ya udhibiti wa kawaida. Utamaduni wa shirika ni pamoja na maadili, imani na mila za shirika fulani. Kwa hivyo, aina hii ya udhibiti iko katika upatanishi sahihi wa kanuni na malengo.

Mifumo rasmi na isiyo rasmi ya utawala

Ilitajwa hapo awali kuwa udhibiti wa udhibiti na spishi ndogo zake zote ni za mfumo rasmi wa udhibiti, wakati udhibiti wa kawaida ni wa ule usio rasmi. Jedwali hapa chini linaelezea tofauti kati ya mifumo miwili ya udhibiti.

Mfumo rasmi wa usimamizi	Mfumo wa utawala usio rasmi
Shirika lina taratibu, sheria na miongozo wazi ya kueleza mahitaji mbalimbali ya usimamizi Wanahamasisha wasimamizi, pamoja na wasaidizi, kukamilisha kazi walizokabidhiwa kwa njia ya kufikia malengo ya utendaji katika muda mwafaka zaidi Hutumika kuratibu tabia za wakubwa na wasaidizi	Shirika lina sifa zakemichakato isiyo rasmi na isiyoandikwa ya usimamizi wa usimamizi Zinalenga kutoa motisha ya hali ya juu miongoni mwa wafanyakazi na kuhakikisha utekelezaji ufaao wa malengo na mikakati ya shirika Mifumo ya utawala usio rasmi pia huongeza upatanishi wa malengo
Mfano wa mfumo rasmi utakuwa sheria na miongozo inayotumiwa na Rasilimali Watu kwa kazi kama vile kuajiri na kukuza wafanyakazi.	Mfano wa mfumo wa udhibiti usio rasmi ni uaminifu kwa shirika na heshima kwa utamaduni wa shirika kama mtindo wa tabia kwa wafanyakazi.

Aina pana za uangalizi wa udhibiti na udhibiti zipo katika takriban mashirika yote, lakini mkazo wa kila aina hutofautiana. Ndani ya kitengo cha udhibiti kuna udhibiti wa urasimu, kifedha na ubora. Kategoria ya kawaida inajumuisha amri na kanuni za shirika. Aina zote mbili za kanuni zinaweza kuwa na ufanisi. Kazi ya usimamizi ni kuleta mienendo ya wafanyakazi ili kuendana na malengo ya shirika.

Kwa hivyo, udhibiti madhubuti wa usimamizi unaweza kupatikana kwa njia kadhaa tofauti. Mifumo ya udhibiti imeundwa kukusanya data na kutumia maelezo haya kusaidia shirika kufikia malengo yake. Mfumo unazingatia ufanisi wa vipengele mbalimbali vya shirika, kutokashughuli za binadamu hadi matokeo ya kifedha.

Mfumo uliowekwa wa ufuatiliaji unaweza kuleta manufaa halisi kwa kampuni - kubainisha matatizo, kupanga mikakati mipya na kuhakikisha uratibu bora kati ya idara na vitengo mbalimbali.