Udhibiti wa tukio ni usimamizi wa mpangilio wa matukio. Usimamizi wa hafla na maendeleo yake nchini Urusi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Udhibiti wa tukio ni seti ya shughuli zinazofanywa ili kuunda matukio makubwa na ya ushirika. Wakati huo huo, kampuni za kwanza zimetakiwa kutoa usaidizi mkubwa kwa kampuni za utangazaji, huku kampuni za utangazaji zikilenga kuimarisha ari ndani ya mashirika.

Udhibiti wa tukio pia unajulikana kwa jina tofauti - "usimamizi wa tukio". Kazi yake kuu ni kuandaa tukio kubwa kutoka kwa tukio la kawaida, ambalo litakumbukwa kwa muda mrefu baada ya kukamilika kwake.

Historia kidogo

Tukizingatia dhana hii katika tafsiri kutoka kwa Kiingereza, basi hili ni tukio, tukio. Inajulikana kutoka kwa vyanzo vya msingi kuwa hafla za kwanza za burudani zilionekana mwanzoni mwa karne ya 19. Wakati huo, uuzaji wa tikiti za mashindano anuwai katika michezo ya kitaalam ulianza. Wakati huo huo, Michezo ya Olimpiki, kwa mfano, katika Ugiriki ya Kale, au mashindano mbalimbali huko Roma ya Kale pia yanaweza kuainishwa kama burudani.

Msimamizi wa hafla ya Cult Joe Goldblatt anathibitisha kuwa taaluma ya kuandaa hafla mbalimbali za burudani ilianzia tarehe 20karne (1955 - ufunguzi wa Disneyland). Mtu huyu bora anaweza kuaminiwa, kwa kuwa yeye ndiye mwanzilishi wa Jumuiya ya Kimataifa ya Usimamizi wa Matukio. Pia alianzisha kozi za kwanza za mafunzo duniani na mpango wa uidhinishaji wa kitaalamu katika eneo hili.

Hali ya sasa ya usimamizi wa tukio

Kama unavyojua, jamii ya kisasa ina sifa kuu mbili - uzalishaji kwa wingi na matumizi. Ni wao walioshawishi hitaji linaloongezeka kila mara la uuzaji wa hafla.

Kama unavyojua, jamii ya kisasa ina sifa kuu mbili - uzalishaji kwa wingi na matumizi. Ni wao walioshawishi hitaji linaloongezeka kila mara la uuzaji wa hafla.

Nchini Urusi, usimamizi wa matukio haukukita mizizi mara moja. Kwa hivyo, katika USSR, aina hii ya huduma ilitolewa na serikali kwa muda mrefu, na pia ilikuwa na jukumu la kuandaa likizo kubwa (kwa mfano, Olimpiki).

Kampuni za kitaalamu za matukio nchini Urusi zilianza shughuli zao katika miaka ya 90 pekee ya karne ya 20. Kwa sababu ya maelezo ya uwanja huu wa shughuli, iliibuka kuwa wataalam wengi walikuwa kutoka kwa biashara ya maonyesho. Kwa hivyo, hafla zingine zilifanyika katika miaka hiyo sio kwa jina la kuleta faida, lakini kwa onyesho la kawaida.

Kwa maendeleo ya utamaduni wa shirika, hitaji liliendelea kukua sio tu kwa uuzaji wa hafla, bali pia kwa wataalamu wa usimamizi wa hafla. Sio tu kwamba wanapaswa kuwa wabunifu, lakini pia wanapaswa kuwa na ujuzi katika zana na ujuzi mbalimbali katikamaeneo ya saikolojia. Katika mashirika ya kisasa ya mwelekeo huu, kuna wafanyikazi waliohitimu katika serikali ambao wanaweza kuandaa hafla yoyote. Inaweza pia kudhaniwa kuwa sekta hii ya huduma itaendelea kukua.

Sababu ya matukio kama haya

Kwa hivyo tukio linaweza kuanza vipi? Sababu ambazo ni "utangulizi", baada ya hapo shirika la matukio linafanywa, linaweza kuwa tofauti kabisa. Kulingana na asili na malengo, ni muhimu kuonyesha vitendo vifuatavyo: semina, mashindano, kozi za upya, mikutano na mikutano, pamoja na maadhimisho ya miaka. Matukio yanayosimamiwa na usimamizi wa hafla ni pamoja na: kuchangisha pesa (kuchangisha pesa kwa madhumuni maalum), pongezi, sherehe, sherehe, mashindano ya michezo, matamasha na maonyesho ya muziki, pamoja na sherehe za misa. Jambo kuu katika mchakato huu ni matumizi sahihi ya kila tukio na kupanga likizo kwa manufaa ya juu zaidi.

Inajulikana kutokana na uzoefu kuwa upangaji wa matukio, hata yaliyo madogo zaidi kwa kiwango, yanaweza kuhitaji gharama na juhudi kubwa (nyenzo na kiakili). Kwa hivyo, kwa mafunzo ya hali ya juu, wazo wazi la malengo ya mwisho, malengo na kilio cha umma kinachohitajika ni muhimu. Ni baada tu ya kupokea majibu kamili kwa maswali haya, unaweza kuanza moja kwa moja usimamizi wa matukio. Hata hivyo, mambo fulani muhimu yanapaswa kuzingatiwa wakati wa kupanga, ambayo yatajadiliwa hapa chini.

Bajeti

Muhula huugharama ya matukio ya baadaye imedhamiriwa. Kwa mfano, chama cha ushirika kilichopangwa vizuri kinagharimu hadi vitengo elfu 20 vya kawaida. Na tukio lingine kubwa (kwa mfano, tamasha la mwigizaji bora) ni usimamizi tofauti kabisa wa hafla. Hii ni likizo ya kiwango cha juu na matukio ya ziada ya shirika: mkutano wa waandishi wa habari, mahojiano ya waandishi wa habari na matangazo ya TV. Gharama ya matukio hayo makubwa mara nyingi huwa kubwa sana.

Mpango wa utekelezaji

Hatua muhimu sawa ambayo shirika la tukio linategemea ni mpango. Kuchora orodha mahususi ya maswala ambayo yanahitaji kutatuliwa, na kuamua wakati kutaruhusu sio tu kupanga likizo fulani kwa usahihi, lakini pia kuteka vyema makadirio ya gharama zake.

Wafanyakazi

Utatuzi wa suala la wafanyikazi ni muhimu kwa kazi ya kuandaa hafla itekelezwe kwa usahihi. Kwa hiyo, katika hatua ya awali, ni muhimu kuamua idadi ya wasanii, wahandisi wa sauti, wataalam wa taa wanaofanya kazi katika likizo fulani. Ni muhimu kuelewa kwa uwazi ni watu wangapi watahusika katika utoaji wa vifaa, utayarishaji wa eneo, pamoja na kufanya mazungumzo na wakandarasi.

Kuvutia wafadhili

Kupanga na kufanya hafla mara nyingi hufanywa kwa ufadhili. Walakini, wakati mwingine likizo ya ushirika katika biashara hufanyika peke yake. Yote inategemea ukubwa wa chama fulani.

Kupata usikivu wa umma

Mojawapo ya kazi muhimu zaidikutatua usimamizi wa tukio ni kupata kilio muhimu cha umma. Kwa hiyo, wakati wa kupanga hatua, ni muhimu kufikiria kwa usahihi ni kiasi gani na ni aina gani ya majibu kwa tukio fulani ni kuhitajika kupokea.

Utafutaji nje

Kwa vyovyote vile, swali hili linaulizwa na msimamizi wa tukio au mkuu wa kitengo cha uuzaji. Shirika la matukio ya kiwango kikubwa zaidi limekabidhiwa kwa wataalamu. Ingawa likizo kama hizo zinaweza kugharimu biashara zaidi, wakala aliyejitolea ataepuka usumbufu mwingi kwa kubeba mzigo kamili wa kazi zote.

Wataalamu, wakitenda kwa mujibu wa sheria zinazokubalika, kwanza huendeleza dhana ya jumla. Na kisha tu, kwa kutumia uwezo wao wa ubunifu, wanatoa wazo ambalo lingeonyesha kikamilifu ubinafsi na kiini cha tukio la siku zijazo.

Hatua inayofuata ni uteuzi wa vifaa na majengo yanayofaa. Jambo muhimu zaidi katika mchakato huu ni kuunda hati iliyokamilishwa. Wataalamu wa mashirika kama haya watapanga mazungumzo na wakandarasi, kutafuta wahandisi wa kitaalamu wa sauti na wawasilishaji. Pia, wataalamu watapata njia za kuokoa baadhi ya vitu vidogo, lakini wakati huo huo hawatakosa chochote katika zogo la sherehe.

Upangaji wa hafla utakuwa mzuri zaidi kwa kuhusisha wataalamu kutoka kwa wakala husika, haswa katika uhusiano wa umma. Kwa mfano, mashirika ya mawasiliano ambayo yana mawasiliano ya muda mrefu na vyombo vya habari yanaweza kufikia ummaresonance haraka sana. Ili kufikia malengo, wataalamu hutumia njia mbalimbali za kusambaza habari: barua-pepe, matangazo ya nje na kuwasilisha taarifa kwa walengwa kwa kutumia vyanzo maalum. Kwa hivyo, makampuni makubwa ya kisasa ya Kirusi yanakabiliwa na haja ya kuandaa likizo na ushiriki wa wataalamu.

Kulinganisha na mazoezi ya Magharibi

Katika nchi za Magharibi, usimamizi wa matukio ni aina mpya kabisa ya biashara, haiwezi kutolewa kwa zaidi ya miaka ishirini. Uangalifu wa wafanyabiashara wa Urusi ulivutiwa na aina hii ya biashara tu katikati ya miaka ya 1990. Katika kipindi hiki, uchumi wa ndani ulipata maendeleo mapya na kazi mbalimbali zilianza kukuzwa kwa namna fulani. Msimamizi wa hafla amekuwa mmoja wa wataalam wanaotafutwa sana katika soko la mawasiliano. Idadi ya mashirika ambayo hutoa aina hizi za huduma inakua mara kwa mara, na matukio mengi yanaanza kupata mwelekeo wa Ulaya sio tu huko Moscow, bali pia katika vituo vikubwa.

Walakini, shirika la tukio la kiwango chochote linapaswa kuzingatia upekee wa mawazo ya nyumbani: ikiwa ni sikukuu - basi hadi asubuhi. Upana kama huo wa roho ya Kirusi wakati mwingine husababisha shida, lakini hii haiathiri matokeo kwa njia yoyote.

Ni muhimu pia kutambua ukweli kwamba nyanja hii ya shughuli ina matarajio mapana. Wakati huo huo, pia ni mapema kusema kwamba soko la huduma kama hilo linaundwa kikamilifu. Mara nyingi uwepo wa bei ya chini kwa gharama ya ubora katika makampuni na aina hii yashughuli inatokana na ukosefu wa utamaduni wa usimamizi wa matukio katika makampuni mbalimbali. Kwa hiyo, watu wengi wanakumbuka kwamba wanahitaji kusherehekea Mwaka Mpya au maadhimisho ya kampuni siku chache kabla ya tukio hilo. Lakini kwa kweli, gharama zinazolingana zinapaswa kujumuishwa katika makadirio ya angalau miezi sita ya sherehe kama hiyo.

kozi za usimamizi wa matukio

Kwa bahati mbaya, hakuna taasisi za elimu ambapo wataalam kama hao wangefunzwa. Taaluma hii kawaida humilikiwa na wasanii, wanasaikolojia, watangazaji na walimu. Mara nyingi, watu wasio na elimu maalum hupata taaluma ya "meneja wa tukio". Kozi zinafaa tu kwa wale ambao mada zao zinahusiana na misingi ya usimamizi wa hafla. Kwa bahati mbaya, pia ni wachache sana leo.

Mara nyingi wakala wa hafla wenyewe hujishughulisha na maandalizi ya wafanyikazi wao. Kwa hili, wahitimu huajiriwa. Na tayari walio bora zaidi wao wameandikishwa katika jimbo.

Mahitaji ya Mgombea

Ni salama kusema kuwa kazi ya meneja wa kitengo hiki ni mtindo wake wa maisha. Ndio maana mtu aliyechagua taaluma hii lazima awe na sifa zinazoendana moja kwa moja na shughuli zake za kitaaluma.

Sifa muhimu za kibinafsi za msimamizi wa tukio:

- mhusika wazi na mchangamfu, ujamaa, na vile vile mwonekano wa kulazimisha;

- uwezo wa ubunifu na kisanii;

- fikra za uchanganuzi na ubunifu;

- utendaji wa juu na upinzani wa mafadhaiko;

-sifa za uongozi;

- ujuzi wa shirika;

- utayari wa kujiboresha.

Kulingana na orodha iliyo hapo juu ya sifa, tunaweza kuhitimisha kuwa viazi vya kochi na watu wenye phlegmatic hawapaswi kuomba eneo hili.

Watu katika fani hii wanapaswa kuwa na vipaji vya kisanii na ubunifu. Hata hivyo, ujuzi wa shirika pia una jukumu muhimu katika kesi hii. Meneja lazima aweke kipaumbele kwa usahihi na kufikia lengo kwa gharama yoyote. Pia lazima awe na uwezo wa kufanya kazi kwa wingi wa habari na kipaji cha ushawishi.

Kwa hivyo, inaweza kuonekana kuwa usimamizi wa tukio hili ni jambo gumu sana. Wapi kujifunza katika kesi hii pia si wazi kabisa. Jambo moja ni hakika - ikiwa mtu ana angalau nusu ya sifa ambazo zimetajwa katika makala hii, basi anaweza tayari kujaribu kusaidia kuandaa tukio, kwa mfano, katika biashara ambako anafanya kazi. Na kama ataifanya vizuri na anapenda kuifanya, basi unaweza tayari kutoa huduma zako kwa makampuni mengine.

Mielekeo kuu ya usimamizi wa tukio

Leo, wataalamu wa biashara ya PR wamebainisha maeneo yafuatayo ya usimamizi wa matukio: kupanga matukio ya ndani ya kampuni yanayolenga kuimarisha ari ya biashara; matangazo ya kiwango kikubwa.

Hata hivyo, katika kila hali maalum, wataalamu huendelea na kazi wanazohitaji kutatua. Taarifa sahihi ya lengo itakusaidia kuchagua kutoka kwa anuwaizana katika fomu inayofaa katika kesi fulani. Fikiria mfano.

Kwa mfano, kampuni ya kutengeneza dawa iliagiza wakala wa matukio kusherehekea mwaka wake wa tano. Sherehe ya ukubwa huu, kwanza kabisa, husaidia kuimarisha roho ya ushirika. Kwa hivyo, kama chaguo bora, kuondoka kwa timu kwa kilabu cha nchi kulizingatiwa. Mashindano ya timu na mbio za kupokezana michezo zilichaguliwa kuwa njia zinazofaa za mawasiliano, na jambo kuu katika sikukuu hiyo lilikuwa utoaji wa fursa kwa mtu yeyote kuona jiji kutoka kwa puto.