Mpango wa usimamizi wa mradi: maelezo, mkusanyiko, uchambuzi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Mpango wa usimamizi wa mradi ni nini unaweza kueleweka kwa kuelewa neno Usimamizi wa mradi. Ni sanaa na sayansi wakati huo huo, iliyoimarishwa vyema katika uchumi wa soko unaozingatia watumiaji. Ni ufafanuzi ulioundwa wa mpango wa kazi na uainishaji wa malengo ya kati kwa tarehe fulani. Kama sehemu ya utekelezaji wake, mradi unaowajibika huteuliwa, ambaye atafanya kazi hiyo, na miili ya udhibiti ambayo itafuatilia kufuata kanuni. Je, usimamizi wa mradi huwa na ufanisi kila wakati? Nani au nini huathiri matokeo ya mwisho?

Kipengele cha kinadharia

Mpango wa usimamizi wa mradi kila mara huhusishwa na utekelezaji wa kibunifu na unajumuisha vipengele vya uchanganuzi wa bidhaa mpya, soko, kategoria za watumiaji. Kusudi lake kuu ni kutatua kazi iliyopangwa kwa muda mfupi iwezekanavyo na akiba ya juu katika pesa.rasilimali.

Kwa muundo, kila mradi una madoido machache ya ubunifu. Ubunifu unaonyeshwa kwa njia ya kibinafsi ya kuunda bidhaa ambazo hutofautiana na bidhaa au huduma zinazofanana. Uwezo huu hukuruhusu kuboresha na kurekebisha kimfumo sifa za bidhaa au huduma.

Kigezo hiki ni sehemu muhimu ya mpango wa usimamizi wa mawasiliano ya mradi, uundaji wa bidhaa mpya, ukarabati wa kazi ya ujenzi au kampeni ya uchaguzi, uundaji wa mfumo wa habari katika kampuni.

Kipengele cha kinadharia kinahusisha maarifa, ujuzi, njia na mbinu za kuunda bidhaa na huduma mpya. Ili kukidhi mahitaji ya soko na matarajio ya wawekezaji, ni muhimu kupata uwiano bora kati ya gharama, tarehe za mwisho, malengo na ubora wa mradi unaotekelezwa.

Mpango wa mradi unapaswa kuunganisha kimantiki maeneo yote ya maarifa na rasilimali zilizopo na uwezo wa watendaji.

Aina za mifumo

Kazi yoyote, kama vile kuunda bidhaa mpya na kisha kuiuza, inaweza kufanywa kwa kutumia au bila mpango wa usimamizi wa mradi.

Chaguo la kwanza litatokana na matumizi ya mfumo wa matrix, ambao huamua mhusika (msimamizi) wa mradi. Ataripoti kwa mkurugenzi, na kikundi chake kitakuwa na wafanyikazi kutoka idara mbalimbali ambao wameachiliwa kutoka kwa majukumu ya moja kwa moja kwa muda wote wa mradi. Mabadiliko kama haya ya wafanyikazi yanahitaji uwiano wa timu na uelewa wazi wa malengo ya mradi na matokeo.

Chaguo la pili linachukulia kuwa mmoja wa wakuu wa idara atateuliwa kuwajibika. Kazi zote za mradi zitafanywa na wafanyikazi wa kitengo hiki. Lakini kwa ujumla, wafanyikazi hawatakuwa na ufahamu kamili wa kazi hii na wataiona kama mzigo wa ziada. Kwa hivyo, muda na matokeo yanaweza kuwa yasiyotabirika.

Aina za miradi

Kampuni hutumia miradi kazini kama mbinu isiyo ya kawaida ya kuchukua hatua ambazo haziwezi kutumika katika shughuli za kila siku. Sehemu yao katika makampuni inaongezeka kila mwaka.

Miradi huwa tofauti kila wakati, lakini ina kitu kinachofanana. Haya ni masharti ya muda mdogo, utafutaji wa wasanii wenye uwezo na pesa za ziada. Maelekezo yafuatayo yanatofautishwa:

1. Muundo wa usanifu. Ili kufanikiwa katika biashara, ushiriki wa wahandisi, wabunifu, watumiaji, na wawekezaji ni muhimu. Mfano wa kushangaza ni mvumbuzi na mbunifu kutoka USA, B. Fuller, ambaye aliweza kuvutia watu na kuendeleza mfano wa bafu za kawaida. Vyumba hivi ni chaguo la kiuchumi na bado vinatumika hadi leo katika ujenzi wa majengo ya makazi.
2. Maono ya kimawazo. Jambo ni kuunda hali zinazofaa kuunda mawazo mapya. Mfano ni mradi wa makampuni ya simu nchini Marekani kutafuta njia ya kulinda vibanda vya simu dhidi ya wavamizi. Kati ya chaguzi nyingi, tulikaa kwenye ujenzi wa chuma cha pua. Leo kipengele hiki kinaweza kuzingatiwa kwenye mlango wa mbele.katika majengo mengi.
3. Mipango. Ni muhimu sana kuunda mlolongo wa utekelezaji wa mradi. Kwa mfano, kwa mujibu wa kigezo hiki, Mbuga ya Kitaifa ya Yellowstone iliweza kutekeleza mpango mkuu wa makutano na matengenezo yake.
4. Ujenzi wa vitu. Kazi inazingatia kufuata kanuni na sheria za ujenzi, na pia juu ya udhibiti wa utaratibu wa kila hatua. Kutokuwepo kwa chombo kinachodhibiti kunaweza kusababisha uharibifu wa kitu kwa uharibifu usiotarajiwa.

Kabla ya kuamua mojawapo ya mbinu, ni muhimu kuunda mpango wa usimamizi wa ubora wa mradi. Katika uzalishaji wa vifaa vya matibabu au madawa, ni bora kuzingatia ubora wa hatua za kupanga. Katika kesi wakati bidhaa iliyokamilishwa inahitaji kurejeshwa kutoka eneo moja hadi lingine, kwa mfano, ufungaji wa mifumo ya hali ya hewa na joto katika majengo ya ghorofa nyingi, lengo ni kudhibiti.

Kigezo cha Mafanikio

Mpango wa usimamizi wa mradi leo ni sehemu muhimu ya matokeo yenye mafanikio. Katika siku za nyuma, uumbaji wake ulikuwa tabia ya maeneo ya jadi ya uzalishaji (ulinzi, nishati, ujenzi). Hivi sasa, mbinu hii inatumiwa na karibu kila kampuni ya pili, au tuseme, 45% ya mashirika yote. Hizi ni pamoja na taasisi za fedha zinazotoa huduma na bidhaa kwa kampuni.

Mara nyingi, kampuni inayoangazia bidhaa huhisi hitaji la kuirekebisha kimfumo kulingana na mahitaji mapya ya mteja. Katika kesi hii, kuundampango wa usimamizi wa mradi. Leo, mashirika mengi hufanya kazi kupitia mbinu hii.

Vidokezo vya kuunda mpango

Kiutendaji, makampuni mengi katika shughuli zao hukumbana na matatizo na kufilisika. Kwa mfano, Lockheed, ambayo ilishindwa na ndege ya L-1011, au mradi wa Deep Tunnel, yenye lengo la kuongeza miundombinu ya maji taka ya jiji la Chicago. Kampuni zimepata gharama kubwa, zikijaribu kuhifadhi kile walichoweza kufanya na kuuza kwa kiasi fulani - bidhaa zao.

Sababu kuu ya kushindwa ni kwamba uendelezaji wa kina wa mpango wa usimamizi wa mradi haukufanyika, na usimamizi wa kampuni ulizingatia kabisa matokeo ya mwisho, na sio katika hatua zinazofuatana za kufikia lengo.

Ili kutekeleza biashara yenye mafanikio, ni muhimu kuunda dhana yenye mlolongo wazi wa vitendo, huku ukizingatia vidokezo vifuatavyo:

1. Angalia mradi kutoka kwa wahusika wengine. Mbinu hii itakuruhusu kutathmini kwa ukamilifu kile kinachotokea, kuangalia upya hali, kutatua matatizo ambayo yametokea, na kukagua gharama;
2. Toa maamuzi. Mbinu kama hiyo itatoa ufahamu wa malengo ya kati ya mradi, kuongeza ufanisi kwa mara kadhaa;
3. Weka mpango mbadala. Chaguzi za ziada za kutatua matatizo ambayo yametokea itasaidia kuokoa muda na pesa. Na kugawanya dhana katika sehemu kadhaa kutaileta karibu na kukamilika.

Kuwajibika kwa usimamizi

Mpango wa Kusimamia UboraMradi basi huwa na ufanisi wakati kiongozi wake anakidhi vigezo fulani. Kuchagua mtu ambaye anaweza kufanya shughuli zinazohitajika na kuipeleka kampuni katika ngazi mpya ni kazi hatari. Hata hivyo, ni bora kutochelewesha ufumbuzi wa suala hilo.

Sifa kuu za mgombea zinapaswa kuwa uwajibikaji, tamaa, uwezo wa kusimamia watu na umahiri wa hali ya juu. Katika mazoezi, hii haitoshi, kwa sababu anahitaji pia kujua maudhui ya kazi. Mpango wa usimamizi wa upeo wa mradi mara nyingi huwa na hatua:

• ukuzaji wa hati;
• usambazaji wa mamlaka na kazi;
• idhini ya mpango kazi;
• kuunda hali za hali zisizotarajiwa.

Mwishowe ni bora kutoa upendeleo kwa waombaji walio na ari na waliojipendekeza. Hii inaonyesha sifa kuu ya kiongozi - uwezo wa kufanya maamuzi mazito kwa haraka.

Hatari za mradi

Mpango wa udhibiti wa hatari ni mfumo ulioundwa wa kutambua vipengele, kutathmini na kujibu. Inajumuisha kanuni zinazopatikana na zinazokubalika za utabiri kulingana na matokeo ya hali fulani.

Kuna viwango kadhaa vya udhibiti wa hatari katika biashara:

• kubainisha mbinu na kuandaa mpango wa utekelezaji;
• tafuta hatari zinazoweza kubadilisha matokeo ya mradi;
• tathmini ya hatari ya ubora na kiasi;
• utengenezaji wa mbinu na taratibu za kupunguza vitisho vinavyowezekana;
• kufuatilia utekelezaji wa mzunguko mzima wa mradi.

Nyenzo

Unaweza kuathiri ongezeko la matokeo ya mwisho ya dhana, na pia kupunguza gharama na muda wa kazi, kwa kuchagua teknolojia za kisasa, wafanyakazi waliohitimu na rasilimali za kifedha ili kukamilisha kazi. Teknolojia zinazotumika na mpango wa usimamizi wa rasilimali za mradi huchukuliwa kuwa zana kuu za mafanikio ya kampuni.

Pamoja na ufunguo, kuna zana za ziada zinazohitajika ili kudhibiti ufunguo. Kwa mfano, wanaweza kuhitimishwa mikataba ambayo inakuwezesha kuvutia rasilimali muhimu kwa wakati unaofaa. Meli zinahusisha mfumo wa usimamizi wa wafanyikazi na dhana yenyewe, uundaji wa mwingiliano wa habari wa washiriki wote.

Ukadiriaji

Uchambuzi wa mipango ya usimamizi wa mradi unajumuisha vipengele viwili: tathmini ya muundo na uchunguzi wa kiwango cha utekelezaji. Uchambuzi unahitajika ili kuelewa kikamilifu jinsi dhana hii inavyofaa katika suala la rasilimali zilizowekezwa.

Kipengele cha kwanza kinajumuisha tathmini ya wafanyakazi ya viashiria, kazi, matokeo ya mwisho ya kazi. Hapa, marekebisho yanafanywa kwa mchakato wa kazi ya baadaye. Michakato yote zaidi itahusiana na kipengele cha uchanganuzi wa utendakazi, ambamo kazi iliyofanywa hurekodiwa na utabiri kutayarishwa.

Kampuni nyingi hutumia mfumo wa kutathmini vigezo vya dhana, ambapo hutathmini gharama, muda wa kazi na ubora wao. Ikiwa vigezo vyovyote havifikiwi, mpango wa usimamizi wa mabadiliko ya mradi huundwa. Katika kesi hii, kuna marekebisho ya maadili ya viashiria, kaziinarekebishwa.

Hatua ya mwisho ya uchambuzi ni ulinganisho wa matokeo yaliyofikiwa na yale yaliyopangwa.

Hali zisizotarajiwa

Utulivu wa mkurugenzi katika hali zisizotarajiwa na tathmini yake ya kutosha ya matatizo yaliyotokea ina jukumu muhimu katika utekelezaji wa mpango wa usimamizi wa mradi.

Kukosa sifa hii kwa kiongozi na kukosa muda wa kuzingatia madhara ya baadhi ya maamuzi ndio chanzo kikuu cha matatizo. Kazi ambazo hazijatatuliwa ambazo zilionekana mwanzoni mwa kazi haziwezi kutatuliwa, ambayo itasababisha kukosa tarehe za mwisho au gharama zisizo za lazima za kiuchumi. Wakati huo huo, hofu na kutokuwa na uhakika katika vitendo vya uongozi vinaweza kuenea haraka kwa kikundi kizima cha kazi. Hii ni tabia ya kisaikolojia. Ndio maana ni muhimu sana kwa kiongozi kuwa na umakini na asipoteze utulivu kwa kuficha mihemko.

Ufanisi wa mradi

Mpango wowote wa usimamizi wa mradi unahitaji kazi nyingi kushughulikiwa kwa wakati mmoja. Wakati huo huo, kila swali lazima lijibiwe kwa usahihi na kwa undani. Nuance yoyote inayojitokeza huamua hatima ya mradi yenyewe. Suala la uzuiaji hatari hutatuliwa hasa kupitia mbinu mahiri za wataalamu.

Ili kutekeleza mradi wenye mafanikio, unahitaji kuchunguza kasi ya kukamilisha kazi, kuonyesha umakini kwa undani, kasimu kazi kwa wenzako na kutathmini ubora wake katika hatua zote za kuzindua mradi.

Tahadhari kwa undani

Fanya uchanganuzi wa soko, uchanganuzi wa SWOT, hesabu ya mtiririko wa pesa naviashiria vingine muhimu vinatoa ongezeko la ufanisi wa mradi. Mpango wa biashara wa usimamizi wa mradi haufafanui tu aina ya mradi unaotekelezwa, lakini pia inajumuisha makadirio ya mapato na gharama. Inajumuisha vitu vifuatavyo:

• maelezo ya biashara;
• mkakati wa masoko;
• tathmini ya washindani;
• taratibu za uendeshaji;
• wafanyakazi.

Panga kwa ujumla

Wafanyakazi wote wa mradi hufanya kama sehemu ya jumla moja, kwa sababu matokeo ya mwisho yanategemea matendo yao.

Kila mshiriki, ndani ya eneo lake la uwajibikaji, huathiri ari ya kikundi kazi na ufanisi wa kazi kwa ujumla. Katika usimamizi, ni muhimu kutofanya kampeni kila mara kwa ajili ya utekelezaji wa kazi zilizowekwa ili kufikia viashiria vya utendaji vinavyohitajika, lakini kuhakikisha kwamba kila mshiriki anahisi umuhimu wake katika sababu ya pamoja.