PDCA-cycle - falsafa ya uboreshaji endelevu wa biashara

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

PDCA-cycle (Deming cycle) ni mojawapo ya dhana za msingi katika nadharia ya kisasa ya usimamizi. Pia inasisitiza mfululizo wa viwango vya ISO 9000, ambavyo hutumika kote ulimwenguni kwa usimamizi wa ubora katika biashara za ukubwa na aina zote.

Ufafanuzi

PDCA Deming cycle ni teknolojia ya uboreshaji endelevu wa mchakato katika biashara na katika nyanja nyingine yoyote ya shughuli. Jina la njia hii ni ufupisho wa maneno 4 ya Kiingereza, kumaanisha mlolongo wa kimantiki wa hatua za uboreshaji:

• P - Panga (mpango);
• D - Fanya (fanya);
• C - Angalia (angalia, changanua);
• A - Tenda (tenda).

Kila kitu ni cha kimantiki na rahisi: kwanza unahitaji kufikiria juu ya vitendo. Kisha hutekelezwa kulingana na mpango. Hatua ya tatu ni uchambuzi wa matokeo yaliyopatikana. Na hatimaye, hatua ya mwisho - Sheria - inahusisha kuanzishwa kwa mabadiliko maalum ili kuboresha mchakato na / au kuweka malengo mapya. Baada ya hapo, awamu ya kupanga huanza tena, ambapo kila kitu ambacho kimefanywa hapo awali kinapaswa kuzingatiwa.

Kwa utaratibu, mzunguko wa udhibiti wa PDCA unaonyeshwa kamagurudumu, ambalo linaonyesha mwendelezo wa mchakato huu.

Sasa hebu tuangalie kila hatua kwa undani.

Panga (Mpango)

Hatua ya kwanza ni kupanga. Ni muhimu kuunda tatizo kwa uwazi, kisha kuamua maeneo makuu ya kazi na kupata suluhisho bora zaidi.

Kosa la kawaida ni kuunda mpango kulingana na makadirio ya kibinafsi na mawazo ya usimamizi. Bila kujua sababu za msingi za shida, inawezekana, bora, kupunguza matokeo yake, na kisha kwa muda tu. Ni zana gani zinaweza kutumika kufanya hivi?

Njia ya "5 Whys"

Ilitengenezwa miaka ya 40, lakini ilipata umaarufu miaka 30 baadaye, Toyota ilipoanza kuitumia kikamilifu. Uchambuzi kama huo unafanywaje?

Kwanza unahitaji kuunda na kuandika tatizo. Kisha uulize swali: "Kwa nini hii inatokea?" na andika sababu zote. Baada ya hayo, unahitaji kufanya vivyo hivyo kwa kila jibu. Kisha tunafuata muundo sawa, mpaka swali "Kwa nini?" hautaulizwa mara 5. Kama kanuni, ni jibu la tano ambalo ndilo sababu halisi.

Mchoro wa Ishikawa

Njia hii hukuruhusu kuwakilisha kwa michoro mahusiano ya sababu-na-athari ya matukio yoyote katika biashara. Imepewa jina la muundaji wake, duka la dawa Kaora Ishikawa, na hutumiwa sana katika usimamizi.

Wakati wa kuunda mchoro, kuna uwezekano wa vyanzo 5 vya matatizo: watu, nyenzo, mazingira (mazingira), vifaa na mbinu. Kila mmoja wao, kwa upande wake, anaweza kuwa na sababu za kina zaidi. Kwa mfano,kazi ya wafanyakazi inategemea kiwango cha ujuzi, afya, matatizo ya kibinafsi, n.k.

Msururu wa kuunda mchoro wa Ishikawa:

1. Chora mshale mlalo kulia, na uandike tatizo lililobainishwa vyema karibu na ncha yake.
2. Imeinamishwa kuelekea mshale mkuu, onyesha vishawishi wakuu 5 tuliowazungumzia hapo juu.
3. Tumia vishale vidogo kuonyesha sababu za kina. Matawi madogo yanaweza kuongezwa kama inahitajika. Hii inafanywa hadi sababu zote zinazowezekana ziandikwe.

Baada ya hapo, chaguo zote zilizopokelewa huandikwa kwa safu, kutoka kwa uhalisia zaidi hadi kwa uchache zaidi.

"Bunga bongo"

Mjadala wa kikundi na wataalam na wafanyakazi wakuu, ambapo kazi ya kila mshiriki ni kutaja sababu na masuluhisho mengi ya tatizo iwezekanavyo, ikiwa ni pamoja na yale mazuri zaidi.

Baada ya uchanganuzi wa kinadharia, ni muhimu kupata data halisi inayothibitisha kwamba sababu za tatizo zimetambuliwa kwa usahihi. Huwezi kuchukua hatua kwa kuzingatia ("uwezekano mkubwa zaidi…").

Kuhusu upangaji wenyewe, maelezo mahususi pia ni muhimu hapa. Ni muhimu kuweka tarehe za mwisho, kubainisha mlolongo wazi wa vitendo na matokeo yanayoweza kupimika (pamoja na ya kati) ambayo wanapaswa kuongoza.

Fanya (Fanya)

Hatua ya pili ya mzunguko wa PDCA ni utekelezaji wa mpango, utekelezaji wa mabadiliko. Mara nyingi ni bora zaidi kutekeleza maamuzi yaliyofanywa ndanindogo, fanya "jaribio la shamba" na uangalie jinsi inavyofanya kazi kwenye eneo ndogo au kitu. Ikiwa kuna ucheleweshaji, ucheleweshaji, ni muhimu kuelewa ni nini sababu (mipango isiyo ya kweli au ukosefu wa nidhamu kwa upande wa wafanyakazi). Zaidi ya hayo, mfumo wa udhibiti wa kati unaletwa, ambao unaruhusu sio tu kusubiri matokeo, lakini kufuatilia daima kile ambacho tayari kimefanywa.

Angalia

Kwa maneno rahisi, sasa tunahitaji kujibu swali moja moja: "Tumejifunza nini?". Mzunguko wa PDCA unamaanisha tathmini ya mara kwa mara ya matokeo yaliyopatikana. Inahitajika kutathmini maendeleo dhidi ya malengo yaliyowekwa, kuamua ni nini kinachofanya kazi vizuri na nini kinahitaji kuboreshwa. Hasa hufanywa kwa kuangalia ripoti na nyaraka zingine za biashara.

Ili kutekeleza kwa ufanisi mzunguko wa Shewhart-Deming (PDCA) katika biashara, ni muhimu kuanzisha ripoti ya mara kwa mara kuhusu kazi iliyofanywa na kujadili matokeo na wafanyakazi. Chombo kinachofaa kwa hili ni kuanzishwa kwa viashirio muhimu vya utendakazi vya KPI, kwa msingi ambao mfumo wa motisha na zawadi kwa wafanyakazi wenye tija zaidi hujengwa.

Sheria

Hatua ya mwisho ni kitendo. Kunaweza kuwa na chaguo kadhaa hapa:

• tekeleza mabadiliko;
• kukataa uamuzi ikiwa haufanyi kazi;
• rudia hatua zote za mzunguko wa PDCA tena, lakini tambulisha baadhi yamarekebisho.

Ikiwa kitu kitafanya kazi vizuri na kinaweza kuigwa, suluhu linahitaji kusawazishwa. Kwa kufanya hivyo, mabadiliko sahihi yanafanywa kwa nyaraka za biashara: kanuni za kazi, maagizo, orodha za kuangalia utendaji wa kazi, mipango ya mafunzo ya wafanyakazi, nk Sambamba, uwezekano wa kuanzisha uboreshaji wa michakato mingine ya biashara ambapo matatizo sawa yanaweza kutokea inapaswa kupimwa..

Ikiwa mpango wa utekelezaji uliotengenezwa haukuleta matokeo yaliyotarajiwa, unahitaji kuchanganua sababu za kutofaulu, na kisha kurudi kwenye hatua ya kwanza (Mpango) na kujaribu mkakati mwingine.