Mchakato wa biashara - ni nini? Maendeleo, modeli, uboreshaji wa michakato ya biashara

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Mbinu za kisasa za usimamizi wa kampuni zinazidi kukopa mbinu na teknolojia za kigeni. Na si kwa sababu ni mtindo, lakini kwa sababu ni rahisi na yenye ufanisi. Moja ya mbinu hizi huvunja kazi zote za kawaida katika vipengele vya msingi na kisha inaelezea kwa undani kila mchakato wa biashara unaopatikana. Inachukua muda mwingi, lakini mpango unaotokana unakuruhusu kupata udhaifu, majukumu ya utendaji yaliyokithiri, na kazi zisizo wazi. Kwa kutumia muda mara moja, wasimamizi wanaweza kuhamisha baadhi ya majukumu yao chini ya ngazi ya daraja, na hivyo kutoa muda wa kupanga mikakati.

Maisha kulingana na mpango

Jambo lingine ni kwamba wafanyikazi wa makampuni mara nyingi hawaelewi maana ya utaratibu huu na hawakaribishi hamu ya usimamizi ya kuamua michakato kuu ya biashara. Walakini, inazidi kuwa muhimu kuelewa modeli na maelezo ya shughuli za kimsingi za kila kitengo, na hata.mfanyakazi. Ni mbaya zaidi ikiwa wafanyikazi wanaonekana katika wafanyikazi wa kampuni wanaosoma michakato ya biashara ya kampuni. Wanauliza kila mara juu ya kitu, kuvuruga na kuingilia kati kwa kila njia inayowezekana na utimilifu wa majukumu ya moja kwa moja ya wafanyikazi wote. Nini cha kufanya?

Tuanzie mbali. Kila asubuhi, wengi wetu tunakabiliwa na kazi ya kuja kazini. Kwa ufumbuzi wake wa mafanikio, unahitaji kuamka kwa wakati, tayari na kuchukua kiti katika aina fulani ya usafiri (haijalishi ikiwa ni gari la kibinafsi au gari la chini ya ardhi). Zaidi ya hayo, kila sehemu inaweza kugawanywa katika taratibu ndogo zaidi: ili kuamka kwa wakati, unaweza kuweka kengele, au unaweza kumwomba mtu akuamshe, nk Bila kujali njia ya ufumbuzi, matokeo (kuamka kwa wakati unaofaa).) itapatikana. Lakini kupanda, ada na njia ya kufanya kazi hutofautiana katika njia ya suluhisho na matokeo ya mwisho. Kwa kweli, tumefikia ufafanuzi wa kwanza.

Haya yote ni ya nini

Kwa hivyo, mchakato wa biashara ni mlolongo fulani wa vitendo rahisi vinavyobadilisha rasilimali kuwa bidhaa muhimu ya mwisho. Katika mfano wetu wa maisha halisi, kuna michakato mitatu tofauti, ambayo kila moja inahitaji habari yake ya awali na, baada ya kudanganywa fulani, inatoa matokeo yaliyohitajika. Wacha tuende kwenye biashara. Bila kujali uwanja wa shughuli katika kila kampuni, kazi imedhamiriwa na mahusiano ya kitaaluma ya wafanyakazi: uhamisho wa habari, kuamua haja ya bidhaa, kuchambua uzalishaji na rasilimali, nk Na hapa ni muhimu kutambua kwamba wote wa juu ya mamboikiwa tu masharti matatu yametimizwa:

- taarifa ilitumwa kwa mfanyakazi anayependezwa nayo;

- hili lilifanyika kwa wakati ufaao;

- namna ambayo maelezo yanawasilishwa ni rahisi na ya wazi kabisa.

Kwa muhtasari wa yote yaliyo hapo juu, inaweza kubishaniwa kuwa mchakato wa biashara ni mtiririko wa taarifa unaojibu maswali matatu: nini, wapi na lini. Ili kazi ifanyike vizuri na kwa kuendelea, ni muhimu kuamua vipengele vyake. Katika hali hii, hakutakuwa na marudio ya majukumu, kutokuwepo kwa mtekelezaji au muda wa chini.

Mchakato wa biashara unapofafanuliwa kwa uwazi, kila mfanyakazi huacha kuwa wa lazima. Kumbuka ni mara ngapi ulilazimika kusubiri mmoja wa wenzako kuondoka likizo ya ugonjwa (au kurudi kutoka likizo); unapokuwa mbali na kazi, simu haiacha kulia, na kila mtu anajaribu kuelewa ni nini na jinsi unavyofanya. Na ikiwa ulijibu ombi la wasimamizi na kutoa maelezo ya kina ya michakato ya biashara, basi unaweza kufurahi kwa utulivu, kupumzika, na wakati mwingine kula chakula cha mchana tu…

Tukigeukia lugha rasmi ya ufafanuzi, tutabisha kwamba wakati wa kuelezea michakato ya biashara, biashara huweka malengo yafuatayo:

• elewa muundo wa jumla wa shirika la shughuli na kuamua mienendo ya maendeleo yake;
• tambua matatizo ya sasa na fursa za kukabiliana nayo;
• unda mfumo wa malengo na malengo ambayo yanaeleweka kwa washiriki wote (watengenezaji, watumiaji, wateja, n.k.);
• kuunda mahitaji ya programu muhimuusalama.

Bila shaka, maelezo ya michakato ya biashara yenyewe hayafai kitu. Lakini kwa uhandisi upya, hii ni kazi kuu. Ni kwa kuelewa tu muundo, uhusiano na njia za mtiririko wa habari, tunaweza kuzungumza juu ya kufikiria tena mzigo wa semantic wa biashara yenyewe na mgawanyiko wake wa kibinafsi. Lakini upangaji upya unapaswa pia kufanywa ili kufikia lengo fulani: kuboresha ubora wa huduma kwa wateja; kupunguza gharama; kutoa uhuru zaidi katika kufanya maamuzi kwa watendaji (kupunguza muda wa kukamilisha kazi), n.k.

Uainishaji rahisi

Mara nyingi, hitaji la kuelezea michakato ya biashara ya habari huonekana katika biashara zilizo na muundo unaozingatia utendaji. Ukweli ni kwamba malengo na malengo ya idara mbalimbali yanaweza kupingana. Na hii itasababisha sio tu kupungua kwa faida ya kampuni, lakini pia kushuka kwa ushindani wake.

Mbinu ya kisasa ya usimamizi inazidi kuwa asili ya mchakato. Kazi zote zinazingatiwa kama seti maalum ya michakato (kila moja ambayo ina shughuli moja au zaidi rahisi). Ili kurasimisha na kusanifisha mbinu hii, kategoria zifuatazo za michakato zimepitishwa (uainishaji hutokea kuhusiana na ongezeko la thamani la bidhaa):

• kuu - zile ambazo kampuni inapokea mapato nazo: uzalishaji, uuzaji, vifaa;
• wasimamizi - wale wanaoweka malengo na malengo ya idara na watendaji mahususi;
• inasaidia -zile zinazotoa uzalishaji na rasilimali, lakini haziongezi thamani kwa bidhaa ya mwisho: mafunzo na uteuzi wa wafanyikazi, usaidizi wa kifedha, ulinzi wa kisheria, n.k.

Mbali na uhuru ambao tayari umetajwa kutoka kwa sababu za kibinadamu na urekebishaji uliorahisishwa wa wafanyikazi wapya, maelezo ya michakato ya biashara hurahisisha udhibiti wa gharama za uendeshaji wa kampuni kwa ufanisi zaidi.

Mali

Sasa inakuwa wazi kwamba ili kudhibiti biashara, ni muhimu sio tu kutambua mtiririko wa habari unaohusiana, lakini pia kuelezea kwa uwazi shughuli zote. Kwa kuwa tayari tunajua kwamba mchakato wa biashara ni sehemu ya kazi ya kawaida ambayo hupita kutoka kwa mfanyakazi mmoja hadi mwingine (ndani ya kitengo chake cha kazi au la, haijalishi), basi hebu tuendelee na ukweli kwamba kila kitu duniani kinaweza. kuwa na umoja. Na shughuli za kitaaluma - hata zaidi.

Bila kujali nyanja ya shughuli, kila mchakato wa biashara unaweza kuelezewa kwa sifa sawa.

- Mpaka ni mwanzo na mwisho wa operesheni rahisi.

- Mmiliki ni mwajiriwa wa kampuni ambaye sio tu anamiliki rasilimali muhimu kwa kazi, lakini pia anapanga, kuchambua, kusimamia mchakato; na muhimu zaidi, anawajibika kwa matokeo.

- Ingizo - ujumbe wa taarifa uliopokewa kwa njia yoyote inayokubalika katika biashara, unaobainisha hitaji la taarifa na kuashiria mwanzo wa mchakato.

- Pato - habari au sehemu ya bidhaa inayotumiwa nje ya mtendaji.mteja.

- Mkandarasi - wafanyakazi wa kampuni wanaohusika katika mchakato mmoja.

- Rasilimali - nyenzo au sehemu ya taarifa ya shughuli ambayo haibadiliki wakati wa utekelezaji wa operesheni (lakini inachangia tu ubadilishaji wa taarifa zinazoingia kuwa bidhaa ya mwisho).

- Udhibiti wa ubora - viashiria vya viwandani au vya ndani (vinavyokubaliwa na usimamizi wa kampuni) ili kubainisha ufanisi wa kazi.

Ugawaji wa lazima wa michakato ya msingi

Bila shaka, si kila kampuni inayohitaji maelezo ya michakato ya biashara. Walakini, kuna idadi ya kesi ambazo zoezi hili la kuchosha haliwezi kutolewa. Hebu tutaje zile kuu:

• Shughuli za biashara ni otomatiki. Katika hali hii, mchoro wa mchakato wa biashara hutafsiri mahitaji ya mteja katika lugha inayoeleweka kwa mtayarishaji programu.
• Uboreshaji wa shughuli za kampuni. Sio tu uboreshaji wa vifaa na teknolojia husaidia kuboresha bidhaa ya mwisho; uboreshaji wa mchakato wa biashara huwezesha kutambua uwezo na udhaifu wote wa kazi na kufanya maamuzi yanayofaa ya usimamizi.
• Shirika la Viwango la Kimataifa (ISO) limeidhinishwa. Mfumo mmoja wa usimamizi wa ubora unaundwa kwa ajili ya wafanyakazi wote.

Jinsi ya kuwasilisha maelezo kwa mteja

Uundaji wa mchakato wa biashara unahitaji maelezo ya kila kipengele. Jinsi ya kufanya hivyo bila maumivu kwa shirika? Kuna njia tatu kuu zinazotumika katika mazoezi ya ulimwengu: maandishi, picha na tabular.

Maandishi huhusisha maelezo ya maendeleo yote ya kazi katika mfuatano rahisi na unaoeleweka. Fomu na maudhui yanaweza kuwa ya bure (ikiwa viwango vya kimataifa au vya sekta bado havijatengenezwa) au kudhibitiwa na hati. Kwa mfano: idara ya mauzo hutuma nyaraka za taarifa kwa kipindi hicho kwa idara ya mipango; wafanyakazi wa idara ya mipango hufanya kazi ya uchambuzi ili kuamua mienendo ya mauzo na haja ya kufanya marekebisho ya uzalishaji; matokeo yaliyopatikana kutoka kwa idara ya mipango huhamishiwa kwa idara ya uuzaji, ambapo uchambuzi hufanywa kwa sababu za kuongezeka (kuanguka) kwa mauzo, nk.

Mchoro wa mchoro wa mchakato wa biashara hukuruhusu kuibua matokeo ya kazi ya uchanganuzi. Hakuna haja ya kukumbusha kwamba mtazamo wa kuona wa habari ni bora zaidi. Kwa hivyo, kila aina ya grafu na michoro hutupatia fursa ya kuelewa haraka kile kinachotokea na kupata suluhisho sahihi.

Katika hali ambapo kazi kuu ya kurekebisha shughuli ni uboreshaji wa michakato ya biashara, inafaa kutumia aina ya jedwali ya maelezo yao. Kwa msaada wake, ni rahisi kuelewa mlolongo wa vitendo na mwelekeo wa mtiririko wa habari. Jedwali la kawaida lina sio tu maelezo ya kazi ya kitengo cha wafanyakazi, lakini pia safu kuhusu hati zinazoingia na zinazotoka, mtendaji (unaweza kutaja idara nzima na mfanyakazi maalum), nk.

Jinsi ya kuelezea vizuri mchakato wa biashara

Haitoshi kuchanganua michakato ya biashara. Jambo muhimu zaidi katika suala hili ni usahihi, lakini wakati huo huo, unyenyekevu wa maelezo. Kuanza, jina la mchakato wa kitengo linapaswa kutengenezwa wazi. Hii itakusaidia kuelewasifa zake kuu, mantiki ya utekelezaji na nafasi katika mlolongo wa jumla wa shughuli za uzalishaji.

Kisha unapaswa kuonyesha ni taarifa gani ya ingizo inayohitajika kwa ajili ya utekelezaji wa kawaida wa kazi, na pia uorodheshe usaidizi wa rasilimali. Msururu ulioandikwa wa utendakazi rahisi unaounda mchakato utakusaidia usikose au kusahau chochote.

Muundo wa mchakato wa biashara hauwezi kufanya bila kubainisha mmiliki wa mchakato na mfumo wa kufuatilia maendeleo yake. Kwa kufanya hivyo, katika maelezo ni muhimu kutambua masharti ya kawaida ya uzalishaji wa kazi na kuorodhesha nyaraka ambazo zinahamishiwa kwenye kiungo kinachofuata. Ili kurahisisha, maelezo yanapaswa kuonekana kama hii: "… baada ya kufanya uchambuzi wa mauzo kwa kipindi cha kuripoti, mfanyakazi wa idara ya mipango anajaza fomu iliyoanzishwa (meza), ambayo hutuma kwa idara ya uuzaji …"

Mpango uliorahisishwa wa kuelezea michakato ya uzalishaji

Wakati wa kuandika maelezo, mara nyingi wafanyakazi hukumbana na ukweli kwamba hawajui jinsi ya kuwasilisha kwa maneno maudhui ya kazi zao. Ili kufanya mfumo wa mchakato wa biashara kuwa wazi na muundo, unaweza kufanya memo. Inaonyesha maswali ambayo yanahitaji kupewa jibu wazi na la kina zaidi. Kwa hivyo maswali haya ni nini?

• Je! Inaeleza ni nini hasa kinafanywa katika operesheni hii.
• Kwanini? Hupitisha madhumuni ya operesheni.
• Lini? Huamua ni nani ataanzisha utekelezaji.
• Nani? Hutaja wasanii mahususi.
• Vipi? Orodha zinahitajikarasilimali.

Uendelezaji wa michakato ya biashara huchukulia kuwa mbinu zote za maelezo zinaweza kutumika. Kwa hivyo, mpango wa kina zaidi wa kazi utapatikana. Toleo la graphical litaonyesha uhusiano wa vitengo vya kazi, na matoleo ya jedwali na maandishi yatawasilisha maudhui ya kila operesheni. Kwa bahati mbaya, mchakato wa kiotomatiki wa biashara hauwezekani bila kazi hii ya mapema inayochukua muda.

Jinsi ya kukusanya taarifa

Kwa vitendo, kuna njia nyingi za kupata taarifa muhimu. Kuanza, ni muhimu kuchambua nyaraka za udhibiti zinazoongoza wafanyakazi wa kampuni. Kisha unapaswa kufanya mahojiano ya kibinafsi na kila mwigizaji wa moja kwa moja ili kuelezea maudhui ya kazi yake. Zaidi ya hayo, kwa ufafanuzi na ufafanuzi wa hoja zenye utata, washauri wa uchanganuzi wanapaswa kutumia uchunguzi wa maendeleo ya michakato ya biashara.

Ukichukua mbinu ya kina ya kusuluhisha tatizo, michakato ya biashara ya kiotomatiki haitaonekana kuwa ya kuchosha na isiyofaa.

Kikundi Kazi

Na bado, ikiwa kazi kuu ya biashara ni automatisering ya michakato ya biashara, na usimamizi haukusudi kuhusisha makampuni ya ushauri wa nje, swali lazima linatokea: "Wapi kuanza?" Hatua ya kwanza ni kuunda kikundi cha wafanyikazi wa kampuni. Wanakikundi wanaofanya kazi wanapaswa kuwa na ujuzi bora wa uchambuzi na kusikiliza. Baada ya yote, kama ilivyoonekana tayari, kazi nyingi ni kufanya mahojiano ya kibinafsi na watendaji wa mchakato wa biashara.

Ifuatayo, unahitaji kupata picha halisi ya utendakazi wa mfumo. Kwa kuwa kabla ya kisasa biashara ilifanya kazi na kupata faida, labda sio lazima kuzungumza juu ya urekebishaji kamili. Kwa hivyo, mfumo na maelekezo ya mtiririko wa taarifa inapaswa kurekebishwa wakati wa kuanza kwa uboreshaji.

Maelezo yanajumuisha nini

Ili kuzuia mkanganyiko na kutofautiana katika maelezo ya michakato ya biashara, wataalamu wanapendekeza kutumia ramani za mchakato. Hizi ni hati sanifu zinazokuruhusu kuunganisha vitendo vyote, bila kujali nyanja ya ushawishi wa mtendaji na utata wa utendakazi uliofafanuliwa.

Maelezo yoyote yanaweza kugawanywa katika vipengele vifuatavyo:

• fomu ya mchakato uliounganishwa (mara nyingi ni jedwali);
• ramani ya mchakato wa biashara (inaweza kuwasilishwa kwa namna yoyote - maelezo ya maandishi, kitu cha picha au jedwali);
• njia (mitiririko inayoingia na inayotoka ya taarifa, rasilimali na fedha);
• matrices ya michakato mbalimbali ya biashara (jedwali la mwingiliano kati ya michakato tofauti, ambayo hukuruhusu kuangazia mtiririko na utendakazi kuu na upili);
• flowchart (algorithm ya utekelezaji wa mchakato wa biashara);
• maelezo ya kina ya maandishi;
• hati (uundaji wa hati zinazothibitisha utekelezwaji wa mchakato);
• kutambua viashiria vya mchakato wa biashara (tafuta sifa na viashirio ambavyo unaweza kudhibiti sio tu maendeleo, bali pia ubora);
• kanuni (kwa maneno mengine, maelezo ya kazi).

Viashiria

Kama ilivyobainishwa mara kwa mara, mchakato wowote lazima upimwe na kitu fulani. Hii ni muhimu kwanza kabisa kutathmini ufanisi wa shughuli zote za biashara. Mara nyingi, wataalam wanapendekeza kupima michakato ya biashara kulingana na viashiria vinne: wakati, gharama, ubora na wingi.

Lakini miundo ya mchakato wa biashara inabadilika na ni tofauti. Kwa hiyo, mara nyingi haitoshi kutathmini tu kasi ya kazi; ni muhimu kuzingatia hali zote za kazi na miundombinu ya biashara. Kwa kuongeza, karibu viwanda vyote haviwezi kuwepo bila wauzaji, fedha, vifaa na washirika. Hivi pia ni viashirio vinavyoweza kupimika.

Na, bila shaka, ni lazima tusisahau kuhusu habari na sababu ya kibinadamu. Kiwango cha juu cha mafunzo ya mtaalamu, wakati mdogo atahitaji kujifahamisha na maagizo na habari zinazoingia.

Nyingi za mbinu za uundaji sasa zinatokana na kanuni za uchanganuzi wa muundo na muundo (SADT - Uchambuzi Muundo na Mbinu ya Usanifu), pamoja na baadhi ya lugha za algoriti. Tunaweza kuzungumzia kuwepo kwa miundo kadhaa ya msingi ya uchanganuzi wa mchakato wa biashara:

- Uundaji wa Mchakato wa Biashara - kwa kweli, uundaji - unaonyesha upande wa utendaji wa uwepo wa kampuni.

- Muundo wa Mtiririko wa Kazi - Huelezea mtiririko wa kazi na ni sawa na upangaji chati.

- Uundaji wa Mtiririko wa Data - tofauti na ule wa awali, hufafanua mtiririko wa data (habari); iliyokusudiwa kwa mpangilioshughuli.

Mzunguko wa Shewhart-Deming

Michakato mikubwa ya biashara (1C hukuruhusu kuichagua kutoka kwa orodha ya jumla) inapendekezwa kuelezewa katika hati tofauti inayoitwa "Utaratibu wa Kazi". Kila kitu ambacho ni cha asili kidogo au chenye idadi ndogo ya utendakazi rahisi kwa kawaida hufafanuliwa katika maelezo ya kazi.

Wakati wa kuandaa kanuni, ni muhimu kuzingatia masharti ya mzunguko wa uboreshaji unaoendelea wa shughuli za biashara (mfano wa Shewhart-Deming). Masharti yake yanasema kuwa uboreshaji na uboreshaji ni michakato isiyo na mwisho. Hiyo ni, katika usimamizi wa biashara kuna mzunguko fulani uliofungwa, unaojumuisha maamuzi kama haya ya usimamizi: kupanga, utekelezaji, udhibiti, marekebisho.

Wakati wa kuunda kanuni, mtu anapaswa kuzingatia kanuni zinazohakikisha utiifu wa muundo wa Shewhart-Deming:

1. Ukokotoaji wa viashirio vilivyopangwa kwa kipindi kijacho.
2. Uchambuzi wa mienendo ya mkengeuko na uwekaji kumbukumbu wa visababishi vinavyowezekana.
3. Ubainishaji wa hatua za kurekebisha na uchanganuzi wa ufanisi wao.

Uendelezaji wa muundo unapaswa kutekelezwa kwa mujibu wa sheria za biashara. Sheria zinazokubalika kwa ujumla ni mfumo wa udhibiti na sheria wa serikali ambayo biashara inafanya kazi katika eneo lake. Msingi wa pili wa modeli ni sera ya ushirika ya kampuni.

Wakati wa kutekeleza mfumo wa usimamizi wa ubora, ni muhimu kutunza maendeleo na kuunganisha michakato ya biashara. Kama ilivyoonyeshwa mwanzoni mwa kifungu, wafanyikazi wa kampuni sio kila wakatiinaelewa umuhimu wa uboreshaji unaoendelea. Kuleta kwa kila mfanyakazi umuhimu wa kuunda muundo bora wa mchakato wa biashara ni jukumu la usimamizi mkuu.

Baada ya yote, ni mfumo ulioanzishwa vyema na ulioundwa kwa uangalifu ambao sio tu utarahisisha biashara kupata vyeti vya kufuata viwango vya ubora wa kimataifa ISO 9001:2008, lakini pia kuongeza kwa kiasi kikubwa ufanisi wa kila moja. mfanyakazi.

Mambo haya yote mawili hupelekea kampuni kuwa na ushindani zaidi sokoni, jambo ambalo, lina athari ya manufaa kwa wawekezaji na wateja.