Jukumu kuu la udhibiti katika usimamizi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kila kiongozi hufanya kazi za msingi za usimamizi: kupanga, shirika, motisha, udhibiti. Vipengele vinne vya chaguo la kukokotoa la udhibiti: kubainisha viashirio na mbinu za kupima matokeo, matokeo ya kupimia, kubainisha kama matokeo yanafaa, na hatua za kurekebisha.

Kazi zote za usimamizi: kupanga, shirika, motisha, udhibiti zimeunganishwa kwa karibu. Vile vile ni muhimu kwa usimamizi mzuri. Hawawezi kugawanywa katika kubwa na ndogo. Wakati huo huo, kazi za usimamizi: shirika, motisha na udhibiti zinatokana na mipango makini na yenye ufanisi.

• Kupanga ni kazi msingi, msingi. Kulingana na malengo ya kimkakati, mpango umejengwa ili kufikia yao, kutoa kwa ajili ya ugawaji wa rasilimali fulani na kuunganisha mgao huu kwa wakati. Hati za kupanga ugawaji wa rasilimali na huunganisha juhudi za idara binafsi na wafanyikazi kufikia lengo moja. Kwa hili, inafanywamtengano wa malengo ya kawaida kuwa ya kibinafsi. Ni muhimu kuweka mipango na udhibiti wa shirika. Kazi za usimamizi, pamoja na kuweka malengo, pia hutoa uundaji wa orodha ya kazi ambayo lazima ifanywe kwa mlolongo fulani ili kufikia lengo. Wakati huo huo, kila kazi inafungamana na wakati wa mwanzo na mwisho wake, rasilimali iliyopewa na baadae (au uliopita) hufanya kazi kwa wakati.
• Shirika, kama kazi ya usimamizi, ni kuunda muundo unaoruhusu vipengele vya mtu binafsi vya mfumo kufanya kazi pamoja kulingana na sheria fulani na kutumia kwa busara rasilimali zilizotengwa kufikia malengo. Muundo wa shirika unaelezewa na idadi ya sheria rasmi - kanuni, kanuni, maagizo.
• Motisha, kama kazi ya usimamizi, ni kuwahimiza wafanyakazi katika ngazi zote kufanya kazi kwa ufanisi pamoja ili kufikia malengo yao. Hili ndilo jukumu la kiutu na lisilo rasmi kabisa la utawala.
• Kudhibiti, kama kipengele, mchakato wa usimamizi unajumuisha uhasibu wa kiasi na ubora wa matokeo ya kazi, huu ni mchakato unaohakikisha shirika linafikia malengo yake

Mgawo wa udhibiti

Udhibiti ndio kazi kuu ya usimamizi. Ni kwa:

• Kupunguza kutokuwa na uhakika wa mchakato wa uzalishaji na mchakato wa usimamizi.
• Utabiri na kuzuia kutofaulu.
• Saidia kitendo kilichofanikiwa.

Udhibiti hauwaziki bila kipimo. Ili kuelewa ninikazi inakwenda kulingana na mpango, ni muhimu kulinganisha viashiria vya kiasi vilivyopatikana wakati wa udhibiti na baadhi ya mipango iliyojulikana hapo awali.

Udhibiti wa mchakato ni mfumo unaokuruhusu kupanga, kupima, kutambua kasoro na kusahihisha shughuli zozote za biashara, kama vile uzalishaji, upakiaji, uwasilishaji kwa mtumiaji na zaidi.

Jukumu la udhibiti katika usimamizi ni sehemu muhimu ya mchakato wa usimamizi.

Kwa kukosekana kwa kipengele cha kudhibiti, kidhibiti chochote kinapoteza maana yake. Huwezi kujua kama kilichopangwa kilifanyika, na kwa ujumla, ikiwa kuna jambo lolote linafanyika.

Bila kipengele cha udhibiti, pia haiwezekani kudhibiti wafanyikazi.

Mchakato wa usimamizi ni mchakato wa kiutendaji kwa udhibiti wa shirika, unapaswa kukua nje ya malengo na mipango mkakati ya shirika

Vipengele vinne vya kitendakazi cha udhibiti

Kuna hatua nne kuu katika kipengele cha udhibiti wa usimamizi:

1. Fafanua viashirio na jinsi ya kupima matokeo.
2. Pima matokeo.
3. Amua ikiwa matokeo yamepangwa.
4. Tekeleza kitendo cha kurekebisha.

"Udhibiti" maana yake ni orodha iliyotunzwa katika nakala (French contrôle, kutoka contrerôle -, kutoka Kilatini contra - against and rotulus - scroll).

Kuweka malengo na mbinu za kupima matokeo

Ni muhimu kuunda seti ya viashirio ambavyo ni muhimu kwa mchakato unaodhibitiwa na kubainisha thamani zilizopangwa kwa kila pointi kwa wakati uliowekwa. Wakati halisi wakati huuKwa hivyo, wasimamizi hupokea ishara kuhusu jinsi mambo yanavyoendelea na hivyo hawahitaji kuangalia kila hatua ya utekelezaji wa mipango.

Viashiria vinapaswa kuelezwa kwa uwazi, kupimika na nyenzo za kufuatilia. Katika kiwanda cha kutengeneza, vipimo vinaweza kujumuisha mauzo na pato, ufanisi wa kazi, utendakazi wa usalama na zaidi.

Katika utoaji wa huduma, kwa upande mwingine, vipimo vinapaswa kujumuisha, kwa mfano, idadi ya wateja wanaopaswa kusubiri kwenye foleni benki au idadi ya wateja wapya wanaoletwa kutokana na kampeni iliyosasishwa ya utangazaji..

Vipimo kwenye kalenda ya matukio pia havipaswi kuchaguliwa kwa nasibu, lakini vinapaswa kuhusishwa na muhimu sana, kutoka kwa mtazamo wa mchakato unaodhibitiwa, vipindi vya muda au mwanzo / mwisho wa hatua muhimu za mchakato. Inaweza kuwa

• Mwanzo au mwisho wa kipindi cha kupanga - zamu, siku, wiki au mwezi.
• Mwanzo au mwisho wa hatua muhimu: kukamilika kwa utayarishaji wa awali, kuanza kwa mkusanyiko wa mwisho wa bidhaa, usafirishaji wa bidhaa kwa mteja.
• Toleo jipya la bidhaa au mafanikio ya viwango vya huduma vilivyopangwa.

Kazi za kupanga na kudhibiti katika usimamizi zimeunganishwa kwa karibu sana na hazileti maana moja bila nyingine. Hakuna mpango unaodhibitiwa unaogeuka kuwa kipande cha karatasi tupu. Kazi za usimamizi wa motisha na udhibiti pia zinahusiana.

matokeo ya kipimo

Kupima matokeo katika vituo vya udhibiti na kulinganisha na vilivyopangwaviashiria vinapaswa kutekelezwa kwa njia ya haraka ili mikengeuko iweze kutambuliwa mapema iwezekanavyo au hata kutabiriwa kabla ya kutokea, hivyo basi kuepusha au kupunguza hatua za kurekebisha.

Iwapo vituo vya ukaguzi vimepangwa ipasavyo na zana zinapatikana ili kubainisha ni nini hasa wasaidizi wa chini wanafanya, kutathmini utendakazi wa sasa na unaotarajiwa itakuwa sahihi na rahisi.

Hata hivyo, kuna shughuli nyingi ambazo ni vigumu kubainisha sehemu kamili za udhibiti, pia kuna shughuli nyingi ambazo ni vigumu kuzipima.

Ni rahisi sana, kwa mfano, kuweka muda wa kawaida wa uzalishaji wa bidhaa nyingi na ni rahisi tu kupima thamani halisi za viashirio hivi

Hali ni ngumu zaidi kutokana na aina za kazi zilizo mbali na teknolojia. Kwa mfano, si rahisi kufuatilia kazi ya meneja wa mahusiano ya viwanda, kwa sababu si rahisi kutengeneza alama iliyo wazi.

Mkuu wa aina hii ya meneja mara nyingi hutegemea viashirio visivyoeleweka kama vile mahusiano ya chama, shauku na uaminifu wa wasaidizi, mauzo ya wafanyakazi na/au migogoro ya kazi. Katika hali kama hizi, matokeo ya kumpima msimamizi na meneja pia huwa hayaeleweki.

Utiifu wa matokeo na mpango

Hii ni hatua rahisi lakini muhimu sana katika mchakato wa udhibiti. Inajumuisha kulinganisha matokeo yaliyopimwa na malengo yaliyoamuliwa mapema. Katika hatua hii, mbinu ya kulinganisha iliyoandaliwa mapema ni muhimu sana. Katika hiloHati hiyo inapaswa kufafanua wazi kile kinachopimwa hasa, kwa wakati gani na chini ya hali gani. Fuata mbinu hii kwa uangalifu, vinginevyo, matokeo ya kipimo na kulinganisha na mpango hayataaminika.

Ikiwa utendakazi ni jinsi ulivyopangwa, wasimamizi wanaweza kuamini kuwa kila kitu kiko chini ya udhibiti. Katika hali hii, hakuna haja ya kuingilia shughuli za kila siku za shirika.

Kitendo cha kurekebisha

Hatua hii inakuwa muhimu zaidi endapo viashiria havifikii vilivyopangwa na uchanganuzi unaonyesha hitaji la hatua za kurekebisha. Vitendo kama hivyo vya urekebishaji vinaweza kujumuisha mabadiliko kwa kipengele kimoja au zaidi cha uendeshaji wa kila siku wa shirika.

Kwa mfano, meneja wa tawi la benki lazima aamue kuwa watunza fedha zaidi ukumbini wanahitaji kukaliwa ili kukidhi kiwango cha juu cha kusubiri cha dakika tano kilichowekwa awali.

Au msimamizi wa duka ataamua kuwatumia waendeshaji mashine saa za ziada ili kutimiza makataa ya kuwasilisha bidhaa.

Ufuatiliaji pia husaidia kutambua malengo yaliyowekwa kimakosa, katika hali ambayo hatua ya kurekebisha itakuwa kusahihisha malengo, na si kupambana na kubadilisha thamani zilizopimwa za sasa.

Wakati wa hatua ya kurekebisha

Lazima utengeneze njia ya kujenga kila wakati ili kuleta viashirio kwa maadili yaliyopangwa, vinginevyo itabidi utambue kabla ya muda kuwa kushindwa kumetokea. Kadiri hitilafu au kutofaulu kunavyotambuliwa mapema, kuna uwezekano mkubwa wa kurekebisha au kupata. Na muda, nyenzo na rasilimali za kazi kidogo zitatumika katika urekebishaji wake.

Mikengeuko iliyogunduliwa baadaye inaweza kuwa vigumu kabisa kusahihisha. Katika hali hii, shirika hupata hasara kubwa ya kifedha na sifa, hadi kusitishwa kwa utendakazi wake.

Habari mbaya leo ni bora kuliko habari zilezile za kesho.

D. S. Chadwick

Uhusiano wa vitendaji vya udhibiti

Vitendaji vya usimamizi: motisha na udhibiti vinahusiana kwa karibu. Ili kuunda mfumo mzuri wa motisha kwa wasaidizi, meneja anahitaji ufikiaji wa matokeo sahihi na ya udhibiti wa wakati.

Udhibiti unaweza kufanywa kwa kufuata:

• viashiria vilivyopangwa;
• viwango vya ubora;
• sera za ushirika;
• masharti ya usalama na ulinzi wa kazi;
• masharti ya kudhibiti serikali au mashirika ya umma.

Udhibiti pia unaweza kuwa wa mara kwa mara na wa wakati mmoja, ulioratibiwa na wa dharura, wa faragha na kama sehemu ya ukaguzi wa jumla wa shirika.

Hitimisho

Kazi kuu ya udhibiti katika usimamizi ni kuhakikisha utekelezaji wa mpango na hivyo kufikia malengo ya shirika. Vipengele vya ziada - usaidizi wa shirika na motisha na mwingiliano nao. Kazi ya udhibiti katika usimamizi ni muhimu zaidi. Hatua ya udhibiti sioili kukamata kitengo au wafanyakazi katika kutotimizwa kwa mpango na kuwaadhibu. Jambo ni kugundua kupotoka kutoka kwa mpango kwa wakati unaofaa. Kisha kuna nafasi ya kuwa na muda wa kuchukua hatua za kurekebisha. Upangaji makini wa michakato ya udhibiti ndio ufunguo wa utekelezaji sahihi na kwa wakati wa mipango na mafanikio ya malengo.