Aina za mikutano: itifaki, muundo na maudhui

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Ni jambo lisilowazika kuwazia kazi ya shirika lolote bila mawasiliano ya biashara. Mawasiliano yaliyojengwa ipasavyo kati ya wafanyakazi hukuruhusu kutatua kazi kwa urahisi na haraka.

Kuna aina nyingi za mikutano katika mashirika, na kila moja ina sifa na kazi zake. Kujua nuances vile itasaidia kuwezesha majadiliano ya masuala ya biashara. Makala haya yatakuambia kuhusu aina za mikutano, kukusaidia kuelewa ni kwa nini hufanyika na jinsi inavyorekodiwa katika kazi ya ofisi.

Malengo ya mikutano ya biashara

Lengo kuu la kufanya aina yoyote ya mikutano na mikutano ni kuandaa masuluhisho mahususi ya kujenga matatizo yanayoendelea na kuzingatia masuala muhimu ya kibiashara. Pia, wakati wa mkutano wa pamoja, wafanyakazi wana nafasi ya kubadilishana maoni, mawazo au kutoa pendekezo kuhusu suluhisho bora la matatizo na wasimamizi wa juu.

Mikutano ya aina yoyote ya biashara hukuruhusu kuona picha ya kina ya hali katika shirika, ili kubaini uwezo na udhaifu wake. Ikumbukwe kwamba wakati wa kushiriki katika muundo huumawasiliano ya biashara ni urekebishaji wa haraka wa wafanyikazi wapya wa kampuni au biashara.

Kazi

Majukumu yafuatayo ya aina zote za mikutano yanaweza kutofautishwa:

• kutatua matatizo na masuala ya sasa;
• ujumuishaji wa shughuli za idara kwa mujibu wa lengo la kimkakati la kampuni;
• tathmini ya kampuni na vitengo vyake vya kimuundo;
• kudumisha na kuendeleza sera ya kampuni.

Ili kuelewa ni muundo gani wa kufanya tukio kama hilo la biashara, unahitaji kuamua ni kazi gani kati ya zilizo hapo juu zitalingana nayo, na baada ya hapo unaweza kuelewa ni uainishaji gani utakaohusika.

Aina na uainishaji

Mkutano, kama aina ya mawasiliano ya biashara, unaweza kuwa na aina tofauti ya kufanya, ambayo hubainisha mada yake na orodha ya maafisa waliopo.

Uainishaji mkuu wa mikutano unapaswa kuangaziwa:

1. Eneo la umiliki. Hapa tunaweza kutofautisha aina za mikutano kama vile ya kiutawala (ambayo hutoa majadiliano ya maswala yenye shida), kisayansi (semina na mikutano, ambayo madhumuni yake ni kujadili maswala ya kisayansi ya mada), kisiasa (kutoa mkutano wa wanachama wa kisiasa wowote. vyama na mienendo) na aina mchanganyiko.
2. Mizani. Hapa, za kimataifa zinatofautishwa, ambapo wataalamu kutoka nchi nyingine au washirika wa kigeni wanahusika, kitaifa, kikanda, na pia jiji.
3. Kawaida. Katika muundo wowote wa mkutano, kunaweza kuwakudumu au mara kwa mara.
4. Kulingana na eneo - ndani au kusafiri.

Na pia aina zote za mikutano zinaweza kugawanywa kama ifuatavyo:

1. Ya kuelimisha, inayotoa muundo wa maagizo ya tabia, ambapo kiongozi mkuu huwasilisha taarifa moja kwa moja kwa wasaidizi wake, ambayo kisha hutofautiana na kupitishwa kwa wima ya mamlaka. Mara nyingi, wakati wa mawasiliano kama haya ya biashara, maagizo ya Mkurugenzi Mtendaji husikika, ambayo yanaweza kuathiri sana mwendo wa biashara, na hizi pia zinaweza kuwa kanuni za tabia au ubunifu muhimu.
2. Inatumika (vyumba vya kudhibiti). Madhumuni ya aina hii ya mkutano ni kupata habari kuhusu hali ya mambo katika shirika au biashara. Mtiririko wa habari katika kesi hii unaelekezwa kutoka kwa wasaidizi wa chini hadi wakuu wa idara au mkurugenzi mkuu. Kimsingi, katika mikutano ya uendeshaji, masuala ya utekelezaji wa ramani za barabara, shughuli zilizopangwa, mipango ya kimkakati na ya uendeshaji huzingatiwa. Tofauti muhimu kati ya mkutano wa uendeshaji (wa kutuma) na wengine wote ni kwamba hufanyika mara kwa mara na kuwa na orodha isiyobadilika ya washiriki. Inafaa pia kuzingatia kwamba wakati wa mkutano kunaweza kuwa hakuna ajenda.
3. Ni shida. Mkutano kama huo huitishwa ikiwa kuna hitaji la haraka la kufanya uamuzi wa kukamilisha kazi kwa muda mfupi au kutatua shida ya kimataifa kwa biashara.

Mbali na yote yaliyo hapo juu, mtu anaweza kuteua kivyake mojawapo ya aina maarufu zaidi za uzalishaji.mikutano - kupanga. Kama sheria, hafla kama hiyo hufanyika kila siku au mara moja kwa wiki, ambapo mkuu wa idara na watendaji wa moja kwa moja wapo, ambao hupokea kazi kwa siku hiyo na kujadili maendeleo ya utekelezaji wao.

Mada ya mkutano wa wafanyikazi wa biashara kwenye mkutano inaweza kuwa aina yoyote ya maswala yanayotokea wakati wa biashara, na mwendo wa majadiliano unaweza kujitolea kwa mabadiliko katika mazingira ya nje. ambayo shirika fulani linafanya kazi.

Kuandaa mkutano

Mikutano ya aina yoyote, bila kujali umbizo lake, inahitaji maandalizi makini kwa ajili yake, kwa kuwa ufanisi wake unategemea wakati huu. Awali, unahitaji kubainisha pointi zifuatazo:

• lengwa;
• maswala yaliyojadiliwa;
• kuweka kazi kwa wafanyikazi (kulingana na utendakazi na utii);
• hatua za kukamilisha kazi.

Leo, mikutano mingi inaendeshwa kwa njia ya wastani sana, kwa sababu ambayo maana yake inapotea, na kazi zilizokabidhiwa zinaweza kufanywa vibaya. Kwa hivyo, ni muhimu sana kufikiria katika kipindi chote cha mikutano kama hii ya biashara na kujenga majadiliano ya kufanya kazi kwa njia ambayo haichukui muda tu, lakini pia kuwa na maoni kutoka kwa timu.

Mikutano

Ikumbukwe kwamba makampuni makubwa na mashirika yanayotaka kupata sehemu fulani ya soko na kuendeleza kampuni yao kwa lengo la kupata faida kubwa hufanya dau kubwa.kujadili masuala muhimu kwa usahihi kupitia mikutano. Kutokana na mazoezi ya wasimamizi waliofaulu, unaweza kuunda seti ifuatayo ya sheria za jinsi ya kujiandaa kwa ajili ya mkutano:

Kwanza, orodha ya washiriki imebainishwa. Inapaswa kuwa wazi ni nani wa kumwalika kwenye mkutano na ni jukumu gani atakaloshiriki katika mkutano huo. Mara nyingi hutokea kwamba watu walioalikwa wanaweza wasielewe suala hilo, na wanaalikwa "ikiwa tu", lakini wakati huo wangeweza kufanya kazi zao za kazi na sio kupoteza muda.

Ni muhimu kuandaa ajenda. Ikiwa mkutano umepangwa, basi ajenda inatengenezwa mapema, ambayo inaonyesha masuala ya kujadiliwa, na pia huamua wasemaji wakuu. Ni muhimu kukumbuka kwamba hati hii inapaswa kutumwa kwa wale wanaohusika na utayarishaji wa habari na wale ambao watakuwepo ili washiriki wote waweze kuandaa ripoti, mapendekezo na maswali ya ziada. Ikihitajika, ajenda inaweza kurekebishwa.

Masuala makuu na ya kimkakati yanapaswa kuwekwa mbele ya mkutano. Wazungumzaji wa masuala kama haya lazima wawe watu (wakuu wa idara, sehemu, warsha) ambao wanawajibika kibinafsi kwa utekelezaji wa shughuli zozote za kimkakati za kampuni.

Alama muhimu

Ni muhimu kukumbuka kuwa mkutano wowote una hatua kuu mbili - matayarisho yake na ufanyikaji halisi. Hatua ya kwanza ni pamoja na kuamua umuhimu wa kufanya biasharaukusanyaji, kazi, malengo makuu na ya upili yanaonyeshwa, orodha ya washiriki na wasemaji huundwa, ripoti, mawasilisho na ripoti hutayarishwa kulingana na mada au ajenda iliyoainishwa hapo awali. Hatua ya pili inahusisha utekelezaji wa kozi iliyopangwa awali ya mkutano, kusikiliza ripoti na kujadili masuala ya sasa na ya kimkakati.

Ikiwa wakati wa mawasiliano kama haya ya biashara ni muhimu kuamua nini na nani wa kufanya kutoka kwa wafanyikazi, basi tunaweza kubainisha hatua ya tatu - kufanya maamuzi. Kama kanuni, maamuzi hufanywa na mwenyekiti, ambaye ndiye mwenyekiti wa mkutano, kwa kuzingatia uamuzi wake mwenyewe au kwa majadiliano au upigaji kura wa pamoja.

Sampuli ya mpango wa mkutano

Kwa kuwa na mpango wazi mbele yake, msimamizi yeyote anaweza kuendesha mkutano kwa ufasaha na kwa njia ifaayo, ambao utakuruhusu kupata maoni kutoka kwa wafanyikazi na kuwawekea majukumu yanayofaa. Mpango huu unaweza kujumuisha yafuatayo:

• hotuba ya salamu;
• kusikiliza ripoti na muhtasari wa muda fulani (robo, wiki, nusu mwaka, mwezi);
• utangazaji wa masuala ya sasa yanayohusiana na kampuni;
• mapendekezo ya kusikilizwa kwa utatuzi (kutafakari);
• tathmini ya chaguzi zilizopendekezwa na majadiliano ya utekelezaji wao;
• mlundikano wa chaguo;
• kupigia kura kupitishwa kwa chaguo moja au jingine;
• kubainisha mipaka wakati wa utatuzi wa matatizo (kubainisha nani anawajibika, muda, mbinu na mbinu).

Inarekodi

Kubwaaina fulani za mikutano zinahitaji kuwekwa kwenye karatasi (hati), ambayo inaitwa itifaki. Kuweka aina hii ya nyaraka inakuwezesha kuhalalisha maamuzi yaliyofanywa. Na pia, shukrani kwa itifaki, unaweza kufuatilia kila wakati maendeleo ya utekelezaji wa shughuli, na katika kesi ya kushindwa kukamilisha kazi, tambua ni nani anayehusika na hili.

Kutoboa, kama sheria, hufanywa na katibu wa kiongozi ambaye ndiye mwenyekiti wa mkutano. Hata hivyo, utendakazi huu mara nyingi unaweza kufanywa na wafanyakazi wengine pia.

Kazi na kazi za katibu

Kabla ya kuanza kwa mikutano ya biashara, katibu anapaswa kufahamu orodha ya walioalikwa na orodha ya masuala yaliyojadiliwa. Hata hivyo, inafaa kuzingatia kwamba ikiwa mkutano unafanywa mara kwa mara, basi afisa huyu ndiye anayekusanya nyaraka zote (orodha, mipango, ajenda, n.k.) na kumsaidia kiongozi kujiandaa kwa ajili ya mkutano.

Mwanzoni na ikibidi, katibu anaweza kuwauliza watu wanaojitokeza kujaza karatasi ya usajili, ambapo majina yao kamili yataonyeshwa. na msimamo. Hii itahitajika wakati wa kuandaa itifaki. Kisha, katibu anatangaza ajenda, ambayo inaashiria mwanzo wa mkutano. Zaidi ya hayo, wale waliohudhuria wanapoanza kujadili masuala, katibu hurekodi maendeleo ya tukio hili. Mwishoni mwa mkutano, ofisa huyu hutayarisha toleo lililokamilika la muhtasari, kisha husaini na mwenyekiti na kutuma kila kitu kwa wahusika.

Ni muhimu sana kwa Katibu, wakati wa kuandaa, kulipa ada inayodaiwamakini na kuonekana kwa kumbukumbu za mkutano. Ni lazima iwe na kichwa, ukumbi, orodha ya waliohudhuria, masuala yaliyojadiliwa na maamuzi yaliyotolewa.

Hitimisho

Kutokana na maelezo hapo juu, inakuwa wazi kuwa kufanya mikutano katika makampuni ya biashara ni muhimu sana. Walakini, inafaa kukumbuka kila wakati kwamba maandalizi ya hali ya juu kwa hafla kama hizo hubeba zaidi ya 50% ya ufunguo wa mafanikio katika kuripoti habari, kuweka malengo na utekelezaji wake wa hali ya juu.