Udhibiti wa sasa, wa awali na wa mwisho: kwa nini na jinsi gani unatekelezwa

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Ufanisi wa usimamizi huamuliwa na kufikiwa kwa lengo, katika hatua zote za harakati kuelekea matokeo, meneja lazima awe na udhibiti na usimamizi juu ya mchakato, rasilimali, mazingira. Udhibiti ni mojawapo ya madhumuni muhimu ya kiutendaji ya kiongozi.

Dhana ya udhibiti katika usimamizi

Usimamizi ni muhimu ili kupanga shughuli ipasavyo, kutumia rasilimali kimantiki na kufikia malengo. Usimamizi kwa kawaida una kazi tano za kimsingi: kupanga, kupanga, kuhamasisha, kudhibiti na kuratibu. Kila mmoja wao ana maalum yake mwenyewe na umuhimu. Kwa hivyo, udhibiti, wa sasa au wa kimkakati, ni shughuli muhimu ya meneja kulinganisha matokeo ya kazi na mpango katika hatua zote za mchakato wa uzalishaji, kuangalia matokeo kwa kufuata viwango na kanuni, na kuondoa mikengeuko inayojitokeza.

Umuhimu wa udhibiti unafafanuliwa na haja ya kuondoa kutokuwa na uhakika kuhusu hali ya mambo katika kampuni na maendeleo ya mchakato wa uzalishaji. Pia, udhibiti ni sharti la shughuli yenye mafanikio. Yeyeinakuwezesha kutathmini hali na kuzuia tukio la migogoro. Udhibiti na uangalizi ni muhimu, lakini wanaweza kuchukua aina nyingi na kufanya kazi mbalimbali. Kulingana na mtindo wa uongozi katika shirika, udhibiti unaweza kujikita katika mikono ya meneja mmoja, kwa kawaida meneja mkuu, au kukabidhiwa wafanyikazi kadhaa.

Vitendaji vya kudhibiti

Udhibiti ni wakati usiopendeza wa kazi kwa kiongozi na mtendaji, lakini ni muhimu. Katika usimamizi, ni desturi kuzungumzia vipengele kadhaa vya msingi vya udhibiti:

- Tathmini ya mazingira, ya nje na ya ndani. Katika kipindi cha udhibiti, meneja hukusanya taarifa na kuondoa kutokuwa na uhakika katika kuelewa mchakato wa sasa. Udhibiti hukuruhusu kugundua mambo hasi au tishio katika mazingira ya nje na ya ndani na kupata fursa za kuziondoa au kuzizingatia katika utendakazi wa shughuli.

- Kujibu mkengeuko. Meneja anadhibiti ili kufahamu maelezo yote ya mchakato wa uzalishaji na kuwa na muda wa kujibu mabadiliko na mikengeuko. Udhibiti hukuruhusu kutambua makosa na vitisho kwa wakati na kuunda upya mchakato wa uzalishaji kwa haraka.

- Ugawaji wa rasilimali. Udhibiti wa busara na kiufundi huruhusu matumizi ya busara zaidi ya pesa inayopatikana, vifaa, pata mahali pazuri kwa ustadi wa wafanyikazi. Wakati huo huo, udhibiti hukuruhusu kutambua hifadhi na kuzitumia kwa tija.

- Kudumisha maoni. Kazi ya maingiliano ya udhibiti ni kwamba wakati wa utekelezaji wakemwingiliano huanzishwa kati ya vipengele vyote vya mfumo, kati ya msimamizi na mtekelezaji.

- Tathmini ya utendaji wa wafanyakazi. Ili kuwapa motisha wafanyakazi kwa ustadi na kulipa kwa ufanisi kazi zao, ni muhimu kujenga mfumo wazi wa tathmini, katika hili meneja husaidia kudhibiti katika hatua zote za uzalishaji.

Aina za udhibiti

Utata wa mchakato wa uangalizi husababisha sifa nyingi za udhibiti.

Kulingana na marudio ya taratibu, zinatofautishwa:

- Udhibiti wa awali. Hata kabla ya kuanza kwa kazi, hatua zinapaswa kuchukuliwa kufuatilia na kutathmini rasilimali muhimu: nyenzo, binadamu, uzalishaji. Kusudi lake ni kuzuia uwezekano wa matokeo mabaya ya vitendo vya watendaji. Inakuruhusu kufanya marekebisho ya mpango hata kabla haujaanza kutekelezwa na kabla ya makosa kufanywa.

- Udhibiti wa sasa. Inafanywa wakati wa utekelezaji wa kazi, kusudi lake ni kutambua katika hatua ya tukio na kuzuia makosa na kupotoka. Inalenga kufuatilia uzingatiaji wa kanuni na viwango. Udhibiti wa sasa unahitaji mtiririko wa mara kwa mara wa maelezo na urekebishaji wa haraka wa makosa.

- Udhibiti wa mwisho. Inafanywa katika hatua ya muhtasari na kutathmini mafanikio ya matokeo. Kusudi kuu la aina hii ya udhibiti ni kuzuia makosa sawa katika siku zijazo. Data iliyopatikana katika hatua hii inakuwa msingi wa kuunda mipango mipya.

Kulingana na marudio ya vitendo vya udhibiti, kimkakati, kimbinu naudhibiti wa uendeshaji. Kwa ushirika wa kazi, wataalam huita aina za udhibiti wa kifedha, uzalishaji, uuzaji na wafanyikazi. Unaweza pia kutofautisha aina za udhibiti wa nje na wa ndani kulingana na mwelekeo wa kitendo.

Udhibiti wa kimkakati na wa kimbinu

Zana muhimu zaidi kwa utekelezaji wa mipango ya biashara ni udhibiti wa kimkakati na wa kimbinu. Kazi ya aina hizi za shughuli za usimamizi ni kufuatilia usahihi wa mipango na vitendo vinavyoendelea. Udhibiti wa kimkakati ni ukaguzi wa kimfumo wa kufuata malengo ya kimataifa, mipango ya kimkakati na vitendo. Malengo ya aina hii ya shughuli ni: kuamua usahihi wa malengo yaliyochaguliwa ya muda mrefu na usahihi wa njia ya kuyafikia, kutambua fursa zinazowezekana kwa kampuni. Udhibiti wa busara unahusishwa na kuangalia mafanikio ya malengo ya muda mfupi na ya haraka. Zana yake ni udhibiti wa kiufundi, unaolenga kubainisha uzingatiaji madhubuti wa mchakato wa uzalishaji kwa kanuni, viwango na kanuni.

Dhibiti katika hatua za maandalizi

Mchakato mzima wa usimamizi umejaa hatua za udhibiti. Kuna mila ya uainishaji wa hatua, katika kesi hii, kuna: udhibiti wa awali, wa sasa na wa mwisho. Kila mmoja wao hufanya kazi zake na ana sifa tofauti. Udhibiti wa awali unatangulia mwanzo wa kazi, ni sehemu muhimu ya kupanga. Madhumuni yake ni kuunda hali kwa ajili ya uzinduzi wa ufanisi wa uzalishaji. Juu ya hiliKatika hatua hiyo, utayari na uwezo wa wafanyakazi, upatikanaji wa rasilimali muhimu, na uhifadhi wa nyaraka za shughuli hutathminiwa.

Udhibiti wa sasa, tofauti na ule wa awali, unalingana na hatua za uzalishaji kwa wakati. Kazi yake kuu ni kuboresha mtiririko wa kazi. Meneja daima anafuatilia kufuata kwa shughuli zote za uzalishaji na vitendo vya watendaji na mipango na viwango vilivyoidhinishwa. Wakati mwingine hatua hii pia inaitwa "udhibiti wa kati", ambayo inasisitiza kipengele chake kuu - kitambulisho cha mapungufu na kupotoka kwenye njia ya lengo. Inatumika kwa tathmini ya suluhisho la shida za sasa na za kimkakati. Ya umuhimu mkubwa ni udhibiti wa mwisho au wa mwisho. Ni tofauti sana na hatua nyingine katika kazi na mtiririko wake.

Udhibiti wa mwisho: maalum

Hatua ya mwisho ya mchakato wa uzalishaji inahusisha utatuzi wa kazi kadhaa muhimu. Hii ni kitambulisho cha kiwango cha kufuata malengo na matokeo yaliyowekwa, tathmini ya kazi ya wafanyikazi, mkusanyiko wa orodha ya makosa na makosa ili kuendelea na hatua mpya ya kupanga kulingana nao. Udhibiti wa mwisho unapaswa kufanywa kulingana na vigezo vilivyowekwa, ili watendaji waelewe jinsi kazi yao inavyoangaliwa na jinsi hii itaathiri malipo yao. Aina hii ya usimamizi inahusishwa na tathmini ya matumizi ya rasilimali, na kuamua ufanisi wa mikakati na mbinu, na kutathmini usahihi wa maamuzi yaliyotolewa mapema. Matokeo ya hatua hii ni muhimu sana kwa siku zijazo za shirika, kwani matokeo yake yanawezaepuka makosa wakati wa kuunda mipango ya siku zijazo.

Taratibu za kudhibiti

Udhibiti, wa sasa na wa mwisho, unafanywa kulingana na kanuni moja.

Katika hatua ya kwanza, taarifa hukusanywa, kisha vigezo vya tathmini vinaundwa kwa kila operesheni na mchakato, kisha malengo na mbinu za udhibiti huamuliwa. Hii ni hatua ya maandalizi. Zaidi ya hayo, udhibiti huingia katika hatua ya tathmini halisi ya mchakato na vitendo. Hatua ya mwisho ni uchambuzi wa habari iliyopokelewa na uundaji wa hitimisho, ni sawa na udhibiti wa mwisho. Kama matokeo ya vitendo hivi vyote, uamuzi wa usimamizi unapaswa kuzaliwa.

Kanuni za udhibiti

Msimamizi anayetumia udhibiti, wa sasa, wa kimkakati au wa mwisho, lazima akumbuke kanuni za msingi za utekelezaji wake. Hizi ni pamoja na:

- Muda. Kunapaswa kuwa na muda kati ya taratibu za udhibiti, haipaswi kuwa mara kwa mara ili mfanyakazi asijisikie kuwa haaminiki. Lakini haipaswi kufanywa mara chache sana ili mfanyakazi asiwe na hisia ya kukosa udhibiti.

- Unyumbufu. Ni lazima ikubaliane na hali ya sasa.

- Faida. Lengo lake ni kuokoa rasilimali, kwa hivyo haipaswi kuhitaji uwekezaji mkubwa.