Mbinu za pamoja za kufanya maamuzi katika usimamizi: hatua kuu na mifano

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kufanya maamuzi kwa meneja ni kazi isiyobadilika na inayowajibika. Inatekelezwa kihalisi katika vitendo vyote vya viongozi wa ngazi yoyote, kusaidia kuunda uwekaji wa malengo na kupelekea mafanikio yao.

Kufanya maamuzi sio tu kuhusu meneja. Inaathiri wafanyikazi wa shirika, na wakati mwingine timu nzima. Ndiyo maana ni muhimu sana kwa mafanikio kuelewa asili na kiini cha vitendo hivyo, ambavyo vitaruhusu mafanikio katika nyanja ya usimamizi.

Ili uamuzi ufanywe kwa ufanisi iwezekanavyo, msimamizi anapaswa kuzingatia mambo kadhaa. Hili litafikiwa kwa kutumia timu zinazolengwa za utendaji kazi mbalimbali, ambazo wanachama wake lazima wachaguliwe kutoka ngazi na idara mbalimbali za shirika.

Njia za pamoja za kukubalikamaamuzi ndio njia bora zaidi ya kufikiria. Baada ya yote, matumizi yao huturuhusu kuzungumza kwa ujasiri juu ya usawa wa juu wa tathmini iliyopatikana ya mtaalam. Hii hutokea kutokana na kuhusika kwa mwakilishi na wataalamu mbalimbali.

Faida za suluhu za kikundi

Hebu tuzingatie faida na hasara za mbinu za pamoja. Faida zao ni kama zifuatazo:

1. Kupata maelezo zaidi. Wakati kikundi kinahusika katika mchakato wa kufanya maamuzi, maoni mbalimbali yanaweza kuzingatiwa kulingana na uzoefu uliopatikana na kila mtaalamu aliyejumuishwa ndani yake. Hili huwa haliwezekani kwa mtu mmoja.
2. Inatengeneza chaguo nyingi. Kuhusiana na matumizi ya kiasi kikubwa cha habari na kikundi, maoni mengi yanaweza kujadiliwa. Faida hii ya mbinu za pamoja za kufanya maamuzi inaonekana wazi katika hali ambapo timu imekusanyika kutoka kwa wawakilishi wa utaalam tofauti. Wingi wa mapendekezo na mawazo huelekea kusababisha chaguzi muhimu zaidi kuliko katika kesi ya kazi ya kila mfanyakazi binafsi.
3. Uwezo wa juu zaidi wa kuidhinishwa kwa maamuzi na timu. Mara nyingi hutokea kwamba kampuni haina kufikia lengo lake. Hii hufanyika kwa sababu ya kutokubaliana kwa wafanyikazi kutekeleza uamuzi ulioletwa kwao. Ikiwa, hata hivyo, mtekelezaji wa moja kwa moja atashiriki katika kupitishwa kwake, basi katika siku zijazo hakika ataanza kutekeleza na kuhakikisha kwamba wenzake wanafanya vivyo hivyo.
4. Uhalali mkubwa. Mbinu za pamoja za kufanya maamuzi zinalingana na maadili ya kidemokrasia ya jamii. Ndio maana maoni yaliyotolewa na kikundi hicho yanachukuliwa na watu wengi kuwa na nguvu zaidi ya kisheria. Uamuzi unaofanywa na mtu mwenyewe, na zaidi ya hayo, na mtu aliye na mamlaka kamili, mara nyingi huchukuliwa kuwa dhalimu na kidikteta.

Hasara za mbinu za kikundi

Ni nini kinachoweza kuhusishwa na hasara za kazi ya pamoja? Miongoni mwao:

1. Upotevu mkubwa wa muda. Imeshindwa kuunganisha kikundi kwa haraka. Pia inachukua muda kwa timu ya wafanyakazi kutengeneza suluhisho moja. Upungufu wa namna hii hauna matendo ya mtu mmoja.
2. Nguvu ya watu wachache. Wanachama wa kikundi kilichoundwa hawatawahi kuwa na msimamo sawa. Watatofautiana kutoka kwa kila mmoja kwa hali yao katika shirika, uzoefu wa kazi, ujuzi wa tatizo, uwezo wa kutoa maoni na mawazo yao wenyewe, pamoja na ujasiri wa kibinafsi. Ushawishi kama huo hakika utasababisha ukweli kwamba mmoja au zaidi washiriki wa kikundi wataanza kutumia faida yao na "watasisitiza" wengine. Kwa hivyo, wachache walio wengi wanaweza kushawishi kupitishwa kwa toleo la mwisho.
3. Shinikizo la kikundi. Katika mchakato wa kufanya maamuzi, wanachama wengi wa timu wanataka kuwa "kama kila mtu mwingine." Hii hufanyika chini ya ushawishi wa timu iliyoundwa. Hii inasababisha kuibuka kwa jambo linaloitwa template au kufikiri kwa kikundi. Katika kesi hii, mtu hana maoni yake hata kidogo, au anakataa kwa kupendelea maoni ya wengi. Kufikiria kiolezo ni jambo la kipekeefomu ya kuwasilisha. Anapokuwapo, washiriki wa timu wataacha maoni yasiyopendeza au yasiyo ya kawaida ili tu kuunda mwonekano wa kukubaliana na wengi. Haya yote yanaathiri vibaya ufanisi wa maamuzi ya kikundi.
4. Ukosefu wa mgawanyo wazi wa uwajibikaji. Wanachama wote wa kikundi wanawajibika kwa uamuzi uliofanywa. Lakini na nani wa kuuliza matokeo ya mwisho? Wakati uamuzi mmoja unafanywa, jibu la swali hili ni dhahiri. Lakini hakuna anayewajibika kwa matokeo ya kazi ya kikundi.

Uteuzi wa Timu

Katika hatua ya kwanza ya kutumia mbinu za pamoja za kufanya maamuzi katika usimamizi, ni muhimu kuunda timu ya kazi. Kama sheria, ni timu ya muda, ambayo inajumuisha viongozi na watendaji. Timu kama hii ni chama kinacholengwa cha wafanyikazi ambacho kinavuka muundo wa shirika wa kampuni.

Miongoni mwa sifa bainifu za kikundi kilichoundwa kufanya uamuzi wa usimamizi, zifuatazo zinaweza kutofautishwa:

1. Kugawana uongozi kati ya wanachama.
2. Kuwa na ujuzi na uwezo wa ziada.
3. Uwepo wa uwajibikaji wa kibinafsi na wa pande zote.
4. Kutengeneza bidhaa ambayo inaweza kutoa harambee.
5. Kutathmini ufanisi wa shughuli kulingana na matokeo ya mwisho.
6. Uamuzi na utekelezaji wa pamoja.

Majukumu ya timu

Kulingana na nadharia ya R. Belbin, katika kila kikundi kilichoundwa kufanya uamuzi bora wa usimamizi,Kazi ya pamoja yenye ufanisi zaidi inawezekana wakati wanachama wanatimiza majukumu tisa yafuatayo:

1. Jenereta wa mawazo. Huyu ni mtu ambaye kazi yake ni kuweka mikakati mipya. Wakati huo huo, mshiriki huyu wa timu atalazimika kuzingatia tu shida kuu ambazo kikundi kinapaswa kutatua. Kijenereta cha wazo kinapaswa kuwa mtu anayefikiria kwa umakini, mtu binafsi, na wakati huo huo aliye wazi kwa mawazo mapya.
2. Resource Explorer. Mwanatimu huyu anapaswa kugundua na kuwasilisha mawazo mapya na maendeleo ambayo yanafanyika nje ya timu. Kwa asili, mtu kama huyo anapaswa kuwa mtu wa nje, anayevutiwa, mdadisi na mwenye urafiki.
3. Mratibu. Mwanakikundi huyu hakika ni mtu anayejiamini na aliyepevuka na ana sifa za kiongozi. Kazi yake ni kufafanua malengo ya kawaida. Baada ya kuongoza mchakato wa kufanya maamuzi, mwezeshaji lazima akabidhi mamlaka kwa ustadi.
4. Kihamasishaji. Huyu ni mtu mwenye nguvu na mwenye kusisimua. Wakati wa kufanya kazi katika timu, haipaswi kupoteza utulivu wake hata katika hali ngumu zaidi. Mhamasishaji anahitaji kuwa na ujasiri na kuendesha, ambayo itaruhusu kikundi kushinda kwa mafanikio vikwazo vinavyojitokeza.
5. Mkosoaji. Kazi ya mshiriki wa timu hii ni kuchambua shida kutoka kwa mtazamo wa kisayansi. Mkosoaji hutathmini mapendekezo na mawazo yaliyopokelewa kwa njia ya kuelekeza timu kufanya uamuzi wa usawa. Mtu huyu ambaye anacheza nafasi ya mtu mwenye mashaka katika timu anahitaji kuwa na akili timamu, busara na hekima.busara.
6. Nyuki anayefanya kazi. Kazi ya mshiriki wa timu hii ni kugeuza dhana na mipango kuwa taratibu za vitendo. Wakati huo huo, nyuki anayefanya kazi lazima mara kwa mara na kwa ufanisi kutimiza majukumu yote yaliyofikiriwa. Mtu kama huyo anapaswa kuwa mwangalifu, mpole na mwenye mwelekeo wa kijamii. Anahitaji tu kuwa mwanadiplomasia mzuri na kujibu vya kutosha kwa hali mbalimbali na vitendo vya watu, na pia kushiriki kikamilifu katika kuunda roho ya timu.
7. Msaada wa kikundi. Mtu anayecheza jukumu hili atalazimika kusaidia timu na kuisaidia katika hali ngumu zaidi, kusaidia kuunda hali nzuri. Katika kikundi, amepewa jukumu la mwanadiplomasia. Kwa asili, anapaswa kuwa mtulivu na mwenye kujiamini, na pia kudhibiti tabia yake mwenyewe.
8. Mtaalamu. Mwanatimu huyu anahitaji kugeuza mipango kuwa ukweli. Mtu kama huyo anapaswa kujitolea kufikia viwango vya juu katika taaluma yake, na vile vile kuwa na ujuzi na maarifa adimu.
9. Mwisho. Ni muhimu kwa mshiriki wa timu hii kudumisha uvumilivu kati ya wanachama wake, kuwaokoa kutokana na makosa yanayohusiana na sio tu na shughuli, bali pia na kutofanya kazi. Kwa asili, ni muhimu kwake kuwa na bidii, mwangalifu na bidii.

Wacha tuendelee na mbinu mahususi za kufanya maamuzi ya pamoja.

Mawazo

Inaaminika kuwa njia hii ilivumbuliwa na Waviking wa kale. Ilifanyika wakati wa safari, wakati meli yao ilipoingia katika hali ngumu. Kisha nahodha akakusanyikapiga timu nzima. Kila mwanachama wake kwa upande wake alitoa suluhisho lake kwa shida. Zaidi ya hayo, wavulana wa cabin walikuwa wa kwanza kutoa maoni yao, na nahodha alikuwa wa mwisho kuzungumza. Matumizi ya agizo kama hilo ilifanya iwezekane kuwatenga ushawishi wa mamlaka ya washiriki wakuu wa timu kwa maoni ya vijana. Lakini uamuzi wa mwisho ulikuwa bado kwa nahodha.

Njia ya kupeana mawazo ina sifa ya maendeleo kama ya maporomoko ya mawazo mapya bila tathmini yake ya kina. Utaratibu huu unaendelea mpaka suluhisho mojawapo inaonekana. Kazi ya njia hii ni kuunda idadi ya juu zaidi ya chaguo ili kutafuta njia ya kutoka kwa hali isiyo ya uhakika.

Kuna imani iliyoenea kwamba kuchangia mawazo ni aina ya mkutano usio rasmi ambapo wafanyakazi hueleza kila kitu kinachokuja akilini mwao kuhusu tatizo lililopo. Kwa upande mmoja, hii ni kweli. Lakini kwa kuwa kutafakari ni hasa njia ambayo inakuwezesha kuja suluhisho la tatizo, ina teknolojia yake mwenyewe, na pia ina sheria na hatua fulani. Kuzingatia kwao kunaweza kuongeza ufanisi wa mbinu hii kwa kiasi kikubwa na kutengeneza suluhu bora zaidi na la ubora wa juu.

Kuchangamsha bongo kunahusisha hatua sita. Ya kwanza ni maandalizi. Inahitajika kwa uteuzi wa watu na usambazaji wa majukumu yao. Kisha kiongozi anachaguliwa.

Kanuni ya kuunda kikundi ni ipi? Kila kitu kitategemea kazi iliyopo. Kwa mfano, labdaushiriki wa idara nzima, ambayo inahusu suala fulani. Lakini ikiwa unakaribia hatua hii kwa uwajibikaji wote, basi unapaswa kujumuisha katika kikundi wale wafanyakazi wa shirika ambao, katika majukumu yao ya kiofisi, wanapaswa kukabiliana na tatizo ambalo limetokea.

Mfano mmoja wa kuchangia mawazo ni changamoto ya kutengeneza wazo la kampeni ya utangazaji kwa mtengenezaji wa vyakula vya watoto. Katika kesi hiyo, ili kujadili suala hilo, ni muhimu kukaribisha wabunifu na wabunifu, pamoja na mkuu wa idara. Ili kushiriki katika timu, utahitaji pia wafanyikazi wa wakala wa utangazaji ambao wana watoto wadogo. Wafanyikazi hawa wana uwezekano wa kununua bidhaa wenyewe, na mawazo yao yanaweza kuwa msingi wa utengenezaji wa bidhaa ya mwisho.

Hatua ya pili ya mbinu ya kuchangia mawazo inahusisha uwekaji wa malengo na malengo, ambayo ndiyo yalikua sababu ya tukio hili. Hapa ni muhimu kuelezea kwa undani na kwa ufahamu kwa kila mmoja wa wanachama wa timu kiini cha tatizo lililopo. Hii itapunguza kutokuelewana iwezekanavyo. Timu inahitaji kutoa mchango mwingi iwezekanavyo. Kitendo kama hiki kitakuwa kichocheo kikuu cha kuanza kwa mjadala.

Katika hatua ya tatu ya kutumia njia, upashaji joto unafanywa. Ubongo unaihitaji kama vile misuli inavyohitaji. Kabla ya majadiliano yenyewe kuanza, kikundi kinapaswa "kuyumba". Katika kesi hii, kiongozi hufanya kama kiongozi. Mchezo wowote wa kikundi unafaa kwa kuongeza joto kwenye ubongo. Dakika chache tu, na washiriki watakuwa katika hali ifaayo.

Hatua inayofuata ndiyo muhimu zaidi. Yeye presupposeskizazi endelevu na hai cha mawazo. Ufanisi wa matokeo ya mwisho moja kwa moja inategemea hatua hii. Wakati huo huo, inawezekana kuweka mawazo yoyote - ya ajabu, ya ajabu na hata yasiyo ya kweli. Jambo muhimu zaidi ni kuendelea kwa mchakato yenyewe. Njia za kupata habari katika kesi hii zinaweza kuwa tofauti sana. Hizi ni kauli za mdomo zinazohitaji kurekebishwa na mtu mmoja kwenye karatasi, na uandishi wa mawazo na kila mmoja wa washiriki, jambo ambalo litazingatiwa zaidi.

Katika hatua ya tano ya kuchangia mawazo, mawazo yote yanapangwa na kutathminiwa. Aidha washiriki wote wa kikundi au kiongozi pekee ndiye atakayeshiriki katika uainishaji wao. Kwa kweli, hii inapaswa kufanywa na timu tofauti ya wafanyikazi. Walakini, hali kama hiyo ya utumiaji wa njia sio lazima. Baada ya kuzingatia mapendekezo yote, dhaifu kati yao huondolewa. Matokeo yake, chaguo bora zaidi hubakia. Idadi yao inategemea tija ya tukio.

Katika hatua ya mwisho, matokeo ya mazungumzo yanawasilishwa kwa majadiliano ya umma. Kwa wakati huu, kikundi kitalazimika kubadili kutoka kwa kukimbia kwa fantasia hadi kufikiria kwa busara. Ndiyo maana inashauriwa kufanya kazi kama hiyo siku chache baada ya tukio.

Aina za Mawazo

Mbinu hii inaweza kutumika kwa njia mbalimbali za kufanya matukio. Zingatia zinazovutia zaidi:

1. Kuigiza. Kiini cha njia hii kiko katika ukweli kwamba kila mmoja wa wanakikundi lazimajaribu kwenye picha moja au nyingine. Hii inamruhusu kujisikia hali fulani kwa usahihi iwezekanavyo. Kulingana na nafasi ya jukumu, mfanyakazi wa shirika anaelezea hisia, mawazo na mawazo ambayo yalikuja akilini mwake. Jambo kuu wakati huo huo ni kuwa huru iwezekanavyo, ambayo unaweza hata kubadilisha kuwa mashujaa wako. Mfano wa aina hii ya mawazo itakuwa kukamilisha kazi ya kuunda ufungaji wa bidhaa. Katika hali hii, wanachama wa timu lazima watekeleze jukumu la wanunuzi wa maduka makubwa.
2. "Vyumba 120". Njia hii hukuruhusu kutoa maoni ya ubunifu mia moja na ishirini kwa muda mfupi sana. Ili kufanya hivyo, washiriki wa kikundi lazima wafikirie nyumba mbele yao. Ina vyumba 120 tupu. Kazi ya timu ni kuingiza kila mmoja wao, kuhisi angahewa na kujaza chumba na wazo jipya.
3. Mbinu ya kurudi nyuma. Jukumu kuu wakati wa tukio hili ni kutafuta suluhu ambazo hazijafaulu zaidi kwa kuzigeuza kuwa zile zinazokubalika zaidi.

Mbinu ya Delphi

Njia hii ya kufanya maamuzi ya pamoja ilitengenezwa Marekani katika miaka ya 50-60 ya karne ya XX. Kazi yake kuu ilikuwa kutabiri athari za maendeleo hayo ya kisayansi ambayo ilikusudia kutekeleza katika siku zijazo juu ya mbinu ya kufanya shughuli za kijeshi. Mbinu hii ilitengenezwa katika kituo cha kimkakati cha Marekani RAND.

Leo, inachukuliwa kuwa mojawapo ya mbinu za utabiri na kupanga, ambayo inawezekana wakati wa kufanya tathmini ya kitaalamu. Kipengele chake kuu ni ngazi mbalimbali, kutokujulikana, pamoja na mawasiliano. Msingisharti la kuunda njia hii ni wazo kwamba jumla na usindikaji sahihi wa tathmini ya mtu binafsi ya idadi kubwa ya wataalam kuhusu hali fulani itatoa maoni ambayo yana kiwango cha juu cha kuegemea na kuegemea.

Kiini cha mbinu ya Delphi kiko katika kutafuta njia za kubainisha suluhu mwafaka zaidi kwa tatizo. Je, hii hutokeaje? Utaratibu unafanywa kwa kutumia mawazo, dodoso na mahojiano. Inategemea maoni kwamba timu iliyoundwa ya wataalam wa kujitegemea itatathmini na kutabiri matokeo bora zaidi kuliko kikundi kilichopangwa cha watu wa kawaida. Aidha, timu ya wataalamu katika kesi hii inaweza kuchaguliwa kwa njia ambayo wanachama wake hawajui kuhusu kila mmoja. Hii inaepuka mgongano wa maoni tofauti.

Kuna vikundi viwili vinavyoshiriki katika mbinu ya Delphi. Wa kwanza wao huundwa kutoka kwa wataalam ambao wanaelezea maoni yao juu ya tatizo lililopo. Kundi la pili linawakilishwa na wachambuzi. Ni muhimu kuleta maoni ya wataalamu kwa kiwango kimoja.

Mbinu yenyewe inajumuisha hatua kadhaa:

1. Ya kwanza kati yao ni uteuzi wa washiriki wa kikundi cha wataalamu. Kama sheria, hawa ni watu 20.
2. Katika hatua ya pili, tatizo hutatuliwa. Wataalam, wakipata swali kuu, waivunje katika ndogo kadhaa. Kazi ya wachambuzi katika hatua hii ni kuandaa dodoso. Zaidi ya hayo, hutolewa kwa wataalam, ambao hutoa njia zao za kutoka njehali ya sasa, na pia kujifunza upatikanaji wa rasilimali na umuhimu wa njia zilizowasilishwa za kutatua tatizo. Wachambuzi wanazingatia maoni ya wataalam na jaribu kuwaleta karibu iwezekanavyo. Hatua hizi hurudiwa tena na tena hadi muafaka ufikiwe.
3. Hatua ya tatu ni ya uchanganuzi. Hapa, tena, uthabiti wa maoni ya wataalam huangaliwa, matokeo yanachambuliwa, na mapendekezo ya mwisho yanatayarishwa.

Kwa hivyo, njia hii ni njia ya kuuliza, ambayo utaratibu wake ni wa viwango vingi. Baada ya kila mzunguko, data iliyopatikana inakamilishwa na wachambuzi, na matokeo ya kazi hii yanaripotiwa kwa wataalam, kuonyesha alama.

Katika hatua ya kwanza ya mbinu ya utafiti, washiriki wa timu hawatoi sababu za wasifu wao. Katika raundi ya pili, hii tayari ipo, ikiwa mtaalamu hatabadilisha tathmini yake.

Mbinu ya kisaikolojia

Mchakato wa kufanya maamuzi unapotumia njia hii ni kuoza tatizo lililopo katika vipengele vyake. Baada ya hayo, wamegawanywa katika njia za utekelezaji. Kazi zaidi inafanywa juu ya mkusanyiko wa mchanganyiko wote unaowezekana. Mradi unaundwa kwa ajili ya wale wanaoahidi zaidi.

Mbinu ya mlinganisho

Kiini cha njia hii ya kufanya maamuzi ya pamoja ni kujaribu kutatua tatizo lililopo kwa msaada wa mawazo yanayotokea katika maeneo mengine ya sayansi na maisha.

Katika kipindi fulani cha muda, njia hiiChaguo la njia mbadala lilikubaliwa kwa mafanikio hadi ikawa msingi wa kuibuka kwa sayansi mpya - synectics. Hatua za kutumia mbinu hii ni kama ifuatavyo:

• Tenga sababu ya ugumu.
• Usemi wake wa kikomo, unaotambuliwa na wataalamu katika nyanja zingine.
• Maelezo ya madhumuni na vikwazo vya lengo.
• Kutenga eneo la sayansi au maisha ambapo masuluhisho ya karibu yanaweza kuwepo.
• Kuteua timu ya wataalamu kutoka nyanja iliyochaguliwa ya shughuli.
• Panga na kuendesha vikao vya kupeana mawazo.
• Tafsiri za suluhu zilizopatikana.
• Kuchagua mapendekezo bora na yakinifu zaidi.

Njia ya ukaguzi wa rika

Baadhi ya maamuzi ya usimamizi lazima yafanywe katika nyanja ya utabiri na kupanga maendeleo ya kiuchumi ya shirika. Utekelezaji wa kazi hizi ni mchakato mgumu, wa hatua nyingi. Inahusisha utatuzi wa matatizo mbalimbali ya kisayansi, kiufundi na kijamii na kiuchumi. Wakati huo huo, mbinu mbalimbali za utabiri na kupanga hupata matumizi yao. Zinazojulikana zaidi kati ya hizi ni mbinu angavu, ambazo zinatokana na matumizi ya kufikiri kimantiki.

Hizi ni pamoja na mbinu ya tathmini za kitaalamu. Inahitimishwa kwa kutumia mawazo ya angavu-mantiki ya mtaalamu. Wakati huo huo, ni pamoja na mbinu za kiasi cha kutathmini, pamoja na usindikaji wa matokeo yaliyopatikana. Wakati wa kutumia njia hii, utabiri unategemea maoni ya timu ya wataalam nauzoefu wa kitaaluma, kiutendaji na kisayansi.