Udhibiti wa hati za kielektroniki kati ya mashirika: inafanya kazi vipi?

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Udhibiti wa hati za kielektroniki (EDM) ni njia ya haraka ya kubadilishana taarifa kulingana na utumiaji wa hati za kielektroniki na sahihi za mtandaoni. Imetambuliwa kwa muda mrefu katika nchi zilizoendelea za ulimwengu kama zana bora ya uendeshaji wa biashara.

Essence

Udhibiti wa hati za kielektroniki kati ya mashirika ni seti ya michakato ya kuunda, kuchakata, kutuma, kuhamisha, kupokea, kuhifadhi, kutumia na kuharibu hati. Michakato hii yote inafanywa baada ya kuangalia uadilifu na kuthibitisha upokeaji wa hati.

Sheria za utekelezaji wa hati kati ya mashirika ya kisheria hutekelezwa kwa makubaliano ya wahusika. Ubadilishanaji wa habari unafanywa kwa kutumia njia za mawasiliano ya simu, na nyaraka zinahifadhiwa kwenye vyombo vya habari vya elektroniki. Muda wa uhifadhi wa taarifa za uhasibu usizidi ule uliowekwa na sheria.

Mashirikakati yao wenyewe wanaweza kubadilishana hati rasmi na isiyo rasmi na saini za washiriki. Katika uwanja wa shughuli za ujasiriamali, hizi zinaweza kuwa: ankara, makubaliano, ankara, mikataba, makubaliano, maagizo, arifa, mamlaka ya wakili, nk. Habari inaweza kusambazwa kwa njia ya maandishi, jedwali na faili za picha.

Madhumuni ya utekelezaji wa EDI

Masharti ya kuanzishwa kwa EDI yanaweza kuwa:

• kupunguza kazi ya kawaida;
• punguza upotevu wa hati;
• kazi "ya uwazi" na hati;
• kuboresha nidhamu ya utendakazi - kutoa hati kwa wakati, n.k.

Miongoni mwa malengo ya kiasi ni yafuatayo:

• Punguza muda wa kuchakata hati kwa mara 10.
• Punguza gharama za ofisi katikati.

Udhibiti wa hati za kielektroniki kati ya mashirika: jinsi inavyofanya kazi

Kwa mujibu wa sheria za nchi, usimamizi wa hati za kielektroniki kati ya mashirika unafanywa kwa makubaliano ya pande hizo mbili. Ili kubadilishana data, ni muhimu kwamba washiriki wote wameunganishwa na vifaa vya operator mmoja. Ifuatayo, mtumiaji anahitaji kutuma ombi la kuongezwa kwenye orodha ya wenzao. Baada ya kuthibitisha ombi, washiriki wa mfumo wanaweza kubadilishana data.

Moduli ya EDI italazimika kutekeleza vitendaji vifuatavyo:

• Alika washirika kubadilishana data.
• Unda kitabu cha anwani.
• Unganisha na programu ya uhasibu,kwa mfano, 1С.
• Weka sahihi na usimba kumbukumbu.
• Tengeneza mawasiliano.
• Fuatilia hali za barua pepe.

Udhibiti wa hati za kielektroniki kati ya mashirika unafanywa kwa usaidizi wa vyeti. Uunganisho kwa seva na uthibitishaji unafanywa kupitia cheti cha kibinafsi cha dijiti. EDS hutolewa kwa kila mtumiaji wa mfumo, iliyohifadhiwa kwenye mtoaji wa Tokeni wa kielektroniki na kulindwa na msimbo wa PIN. Mtumiaji lazima aingie kuingia kwake, nenosiri kwa akaunti ya kibinafsi. Ni baada ya hapo tu ataweza kufikia hati zake.

Mfanyakazi yeyote wa shirika aliyeunganishwa kwenye mfumo anaweza kuanzisha mchakato wa kubadilishana fedha. Kabla ya kutuma hati kwa mshirika, lazima iwe saini kwa saini ya dijiti. Operesheni hii inafanywa kwa kutumia programu ya Cryptopro. Hati inatumwa kupitia EDI. Mfanyikazi wa mshirika anapokea arifa kuhusu kupokea hati mpya. Ikiwa anaikubali, basi pia anaweka EDS. Ikiwa unahitaji kufanya mabadiliko kwenye hati, basi toleo jipya la elektroniki linaundwa. Baada ya kukamilika kwa uhariri, unahitaji kuhifadhi mabadiliko yote kwa kutumia EDS. Kisha hati iliyo na mabadiliko inatumwa kwa mshirika. Ikihitajika, uratibu wa habari wa kielektroniki unafanywa.

Ikiwa unahitaji kufanya mabadiliko tena, basi utaratibu wote unarudiwa tena. Ikiwa hakuna malalamiko kuhusu toleo jipya, basi hati inaheshimiwa. Sampuli ya mwisho inachukuliwa kusainiwa na saini mbili za kidijitali. Matoleo yote ya hati yanahifadhiwa kwenye seva na yanapatikana kwa kutazamwa. Mara tu sampuli inapopewa hadhi ya kuwa halali, rekebishahati haitafanya kazi. Mikataba iliyovurugika hupewa hali "Imeghairiwa". Hivi ndivyo usimamizi wa hati za kielektroniki unafanywa kati ya mashirika.

Vifaa

Ni nini kinahitajika ili kudhibiti hati za kielektroniki kati ya mashirika? Kwanza, unahitaji kuchagua operator wa telecom na usakinishe programu maalum ya kubadilishana habari. Pili, kwa kila mshirika ambaye shirika linakusudia kufanya mawasiliano ya kielektroniki, ni muhimu kuhitimisha "Mkataba wa kubadilishana hati za elektroniki".

Ni muhimu pia kusakinisha seva ya EDI ambapo hati zote zitahifadhiwa. Hii inaweza kuwa vifaa vya mteja na uhifadhi wa "wingu". Upatikanaji wa data ya mfumo kutoka nje unafanywa kwa njia ya maombi ambayo imewekwa kwenye vifaa vya wafanyakazi wa shirika. Mwingiliano wa kompyuta na seva unafanywa kupitia itifaki ya HTTP yenye usimbaji fiche wa ziada wa SSL 128. Ufikiaji wa hati unafanywa tu kupitia kiolesura cha programu na baada ya kupitisha uthibitishaji.

Mradi wa EDF

Mradi wa uendeshaji otomatiki unaweza kuchukua mahali popote kutoka miezi michache hadi miaka michache. Neno moja kwa moja linategemea idadi ya michakato inayohitaji kuwa otomatiki, rasilimali na uwezo wa kifedha wa shirika. Mpango mfupi wa kuanzishwa kwa EDI ni kama ifuatavyo:

• Kuunda kikundi cha kazi.
• Uundaji wa malengo, makataa na bajeti ya mradi.
• Tafuta michakato iliyopo.
• Tengeneza majukumu.
• ChaguaMifumo ya EDI.
• Kutia saini makubaliano ya utekelezaji wa EDS.
• Uidhinishaji wa kanuni za kazi.
• Kujaza saraka za mfumo.
• Mafunzo ya wafanyakazi.
• Jaribio la awali.
• Toleo la agizo la kuanzishwa kwa EDS.
• Kuboresha programu na taratibu za uendeshaji.
• Inazindua mradi wa majaribio.
• Mpito wa kiwango kamili hadi EDI.

Hitilafu katika utekelezaji wa EDI

Katika mchakato wa uwekaji hati otomatiki, umakini maalum unapaswa kulipwa kwa michakato ambayo uwepo wa karatasi unahitajika kisheria. Huwezi kunakili hati ya karatasi kielektroniki. Hii inapunguza kwa kiasi kikubwa mchakato wa kazi na husababisha mtazamo mbaya kuelekea mchakato wa automatisering kwa ujumla. Hakuna anayelipa ziada kwa kufanya kazi maradufu.

Katika mchakato wa utekelezaji, ni muhimu kuunda utaratibu mpya wa kufanya kazi na hati, kutoa mafunzo kwa wafanyikazi, na baada ya hayo tu kushiriki katika utekelezaji kamili. Hili linaweza tu kufikiwa ikiwa manufaa ya kutumia teknolojia mpya yatawasilishwa kwa wafanyakazi.

Kosa lingine maarufu ni utafiti dhaifu wa mahitaji ya EDMS. Iwapo watumiaji watalazimika kufanya kazi katika mfumo ambao haujasanidiwa, basi mchakato wa EDI utatofautiana na ule uliopitishwa katika shirika.

Udhibiti wa hati za kielektroniki kati ya mashirika: faida na hasara

Faida:

• Kupunguza gharama ya kutuma hati asili kwa barua.
• Inahifadhi nafasi ya kuhifadhi kwa uhifadhi wa hati. Zote zimehifadhiwa kielektroniki.
• Rahisi kutumia. Hati hiyo inatumwa kutoka mahali pa kazi moja. Utafutaji wa haraka wa hati unafanywa kwa hali (iliyotumwa, kupokea, kukubalika, nk).
• Uwasilishaji wa papo hapo. Taarifa zote zilizotumwa hufika kwa anayeandikiwa baada ya sekunde chache.
• Hati haiwezi kupotea hadi muda wake wa kuhifadhi kwenye mfumo umalize.

Dosari:

• Ili kutumia kifaa, unahitaji kununua leseni, ambayo inagharimu pesa nyingi.
• Mara nyingi, data inaweza tu kubadilishana kati ya wanachama wa mfumo sawa.
• Udhibiti wa hati za kielektroniki kati ya mashirika katika 1C au kutumia programu nyingine yoyote hutofautiana na mpango uliotumika hapo awali. Kwa kuanzishwa kwa kanuni mpya, wafanyakazi wote watakuwa na maswali kuhusu uendeshaji wa kazi.
• Vifaa vya kiufundi. Kabla ya kuanzishwa kwa EDI, shirika linahitaji kununua vifaa na kutoa mafunzo kwa wafanyikazi kudhibiti mfumo mpya.
• EDI inatekelezwa kwa kutumia EDS, ambayo uhalali wake ni mwaka 1. Vyeti vinahitaji kufuatiliwa na kusasishwa kwa wakati ufaao. Ni muhimu pia kudhibiti muda wa uhalali wa vyeti vya washirika wengine ili kuepuka matatizo na kodi.

Kanuni za kisheria

Ni kanuni gani zinazodhibiti usimamizi wa hati za kielektroniki kati ya mashirika? Sheria ya Shirikisho la Urusi inajumuisha Sheria ya Shirikisho Nambari 63 "Kwenye Sahihi ya Elektroniki", sheria za kuwasilisha nyaraka kwa Huduma ya Ushuru ya Shirikisho zimewekwa kwa utaratibu wa Wizara ya Fedha No. MMV-7-2 / 168. EDOkati ya mashirika hufanyika kwa misingi ya utaratibu wa Wizara ya Fedha No. 50n. Sheria za kubadilishana nyaraka za uhasibu wa msingi katika fomu ya elektroniki zimewekwa kwa utaratibu wa Huduma ya Ushuru ya Shirikisho No. ММВ-7-6/36@. Waendeshaji wote wa EDI wakati wa shughuli zao lazima waongozwe na utaratibu wa Huduma ya Ushuru ya Shirikisho No. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Udhibiti wa hati za kielektroniki kati ya mashirika ya SBIS huwapa wateja manufaa yafuatayo:

• Unaweza kutuma hati kwa shirika lolote ambalo limesajiliwa katika eneo la Shirikisho la Urusi. Ikiwa mshirika si mwanachama wa mfumo wa SBIS, basi mfanyakazi wa kampuni atawasiliana tu na mwakilishi wa shirika na kutuma mialiko ya kushiriki katika mfumo kwa barua pepe yake. Mara tu baada ya uthibitisho wa ombi hilo, ubadilishanaji wa taarifa kati ya washiriki utafanyika bila waamuzi.
• Huhitaji kusakinisha programu kwenye kompyuta yako. Inatosha kuwa na toleo la kisasa la kivinjari na ufikiaji wa Mtandao.
• Huhitaji programu maalum ili kufanya kazi na data. Ikiwa ripoti imetayarishwa awali katika programu ya wahusika wengine, kwa mfano, 1C, basi unaweza kusanidi ujumuishaji wa data na mfumo wa VLIS.
• Fomu ya hati ya kawaida haijasakinishwa. Unaweza kutuma maandishi, lahajedwali, picha, na zaidi.

SKB "Kontur"

Mmoja wa wasanidi programu wa kwanza nchini Urusi pia hutoa vifaa vya usimamizi wa hati za kielektroniki kati ya mashirika. "Kontur" imeanzisha mfumo wa Diadoc, kwa msaada wa kubadilishana nyaraka za elektroniki. Kipengele cha mfumo ni kwamba ufikiaji wa data unaweza kupatikana ukiwa nje ya nchi. Kampuni imeunda ushuru wa kuzurura haswa kwa kusudi hili. Ukipenda, unaweza kufikia data kupitia API.

Unahitaji nini?

Ili kuunganisha EDI, shirika linahitaji kununua:

• programu yenye leseni;
• seva;
• fanya uboreshaji wa vifaa;
• wafanyakazi wa treni;
• sanidi na uunganishe EDMS kufanya kazi na programu za ndani.

Uwekezaji kama huo unahitaji kufanywa ili kuunganisha usimamizi wa hati za kielektroniki kati ya shirika? Kuingizwa katika gharama za mashauriano ya usaidizi wa kiufundi, EDMS na sasisho za programu ni hatua ya pili ya uwekezaji. Gharama hizi zitatakiwa kulipwa kila mwezi.

Hitimisho

Mtiririko wa kazi wa karatasi unabadilishwa na kielektroniki. Sio tu kupunguza gharama za mchakato wa shirika, lakini pia huongeza ufanisi wa biashara kwa ujumla. Ili EDI ifanye kazi kwa mafanikio, ni muhimu kuunda kwa uwazi malengo ya kutekeleza mfumo na kusanidi kifaa vizuri.