Uchambuzi wa hali: chaguo, vipengele, hatua na matokeo ya uchanganuzi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Viongozi mara nyingi hulazimika kufanya maamuzi si kwa mujibu wa mpango uliopo, bali kulingana na hali ya sasa. Hii hutokea kwa sababu mbalimbali. Kazi kuu ya meneja ni kuchambua hali, kukuza na kupitisha njia bora zaidi ya kutatua shida ambazo zimejitokeza.

Nini hii

Uchanganuzi wa hali ni njia ya kuchakata maelezo ambayo kwanza huigawanya katika sehemu, na kisha kuchunguza kwa makini kila kipengele kimoja mmoja ili kutafuta tatizo na kulitatua. Kwa mfano, faida ya biashara inaweza kupungua kutokana na kupanda kwa gharama au kutokana na kupungua kwa mapato, ongezeko la akaunti zinazoweza kupokelewa na mambo mengine. Ili kubainisha ni sababu gani iliyoathiri mabadiliko ya faida, ni muhimu kuchunguza vipengele hivi.

Ni baada tu ya sababu kutambuliwa, mtoa maamuzi (DM) ataweza kuunda mpango wa utekelezaji na kutatua tatizo. Ili kuchambua hali hiyo, mtu aliyeidhinishwa hukusanya timu ya wataalam ambao hukusanya data na kufanya uchambuzi.taratibu, kila moja katika eneo lake la utaalamu na ujuzi.

Nani anafanya uchambuzi

Uchambuzi wa hali mahususi haufanywi na mtu mmoja, bali na vikundi kadhaa. Wanaongozwa na meneja au mtoa maamuzi (DM). Timu inajumuisha:

• Wataalam wa kiwango cha kwanza. Wanakusanya na kuchakata taarifa za msingi.
• Wataalam wa kiwango cha pili. Chunguza ripoti na utengeneze mawazo ya kutatua tatizo.
• Kikundi cha uchanganuzi. Inachunguza mawazo ambayo wataalam wa ngazi ya pili wamejenga na kuchagua kweli zaidi, kutoka kwa mtazamo wao, chaguzi kwa ajili ya maendeleo ya matukio. Wachambuzi hutengeneza mikakati ya biashara na mikakati ya kutatua matatizo.
• Mfanya maamuzi huchagua kutoka kwa chaguzi za mkakati wa maendeleo zinazopendekezwa, moja ambayo, kwa maoni yake, inafaa zaidi kwa kutatua matatizo katika hali ya sasa. Anawajibika kikamilifu kwa hili.

Ni kampuni kubwa pekee inayoweza kumudu kufanya kazi kubwa kwa kutumia vikundi kadhaa vya wataalamu. Katika hali nyingi, mkuu wa kampuni hufanya uchambuzi wa hali hiyo na ushiriki wa kikundi kimoja - wataalam kutoka idara. Kazi ya kundi la pili na wachambuzi hufanywa na watu ambao ni wanachama wa usimamizi wa kampuni, wahasibu, wauzaji na wahandisi. Wanakusanyika kwa ajili ya mkutano wa kibiashara, kujadili hali hiyo na kutafuta suluhu la matatizo.

Taratibu

Uchambuzi unaanza na kubainisha kupotoka kwa utendaji wa kampuni kutoka kwa ule uliopangwa. Kwa mfano, katika robo ya ripoti, kupungua kwa mapato kwa 30% kulifunuliwa, na meneja hawezi kueleza sababu.kiwango hiki cha kushuka. Katika kesi hiyo, anapaswa kukusanya kikundi cha wataalam na kujifunza hali hiyo. Mchakato unajumuisha hatua zifuatazo za uchanganuzi wa hali:

1. Utambuaji wa kupotoka kwa viashirio - utambuzi wa tatizo.
2. Mpangilio wa kikundi cha wataalam na kiongozi.
3. Mgawo kwa kila mtaalamu wa tovuti ya kazi.
4. Kukusanya taarifa kulingana na idara.
5. Wataalamu huchakata taarifa iliyopokelewa kwa kutumia maarifa na ujuzi wao maalum.
6. Maandalizi ya ripoti za maendeleo na wataalamu.
7. Utafiti wa taarifa hizi uliofanywa na mkuu, mjadala kwenye mkutano mkuu wa maudhui ya ripoti hizo.
8. Kutengeneza suluhu kwa tatizo na kulifanyia kazi moja au zaidi.

Maandalizi ya ripoti na uwasilishaji wake

Viongozi huwa na kazi kila wakati, kwa hivyo hawana muda wa kusoma ripoti ndefu. Hii inapendekeza kwamba taarifa katika ripoti inapaswa kuwasilishwa kwa ufupi, kwa ufupi na ikiwezekana kwa njia ya kuona na rahisi. Ni bora ikiwa, badala ya mamia ya kurasa zilizoandikwa na safu za nambari, ripoti ina grafu, michoro, matokeo ya hesabu na maoni ya mtaalam ambaye alifanya uchambuzi katika eneo fulani. Kwa kawaida, ripoti inapaswa kuonyesha vyanzo vya habari na viashiria muhimu zaidi ambavyo, kwa maoni ya mtaalam, vilisababisha kupotoka katika kazi ya kampuni. Kwa hivyo, teknolojia ya kuchambua hali zenye shida inapaswa kutatuliwa kabla ya hali kama hiyo kutokea. Kampuni lazima iwe na kompyuta na programu maalum kwakutatua matatizo sawa.

Uwasilishaji wa kila ripoti haupaswi kuchukua zaidi ya dakika 15 ili utafiti na majadiliano ya matokeo ya uchanganuzi wa hali hiyo yasiendelee kwa siku kadhaa. Ripoti lazima ziwe za ukweli na taarifa lazima ziwe za sasa wakati wa kutayarisha na kuwasilisha.

Kiongozi anafanya nini na taarifa alizopokea

Kupata matokeo ya uchanganuzi wa hali katika mfumo wa ripoti ni nusu tu ya vita. Zaidi ya hayo, habari hii inapaswa kuchunguzwa na kuchambuliwa na mkuu wa kampuni. Na hapa mengi inategemea ujuzi na uzoefu wake. Wakati huo huo, uzoefu haumaanishi tu uzoefu wake wa kibinafsi, lakini pia jinsi anajua vizuri jinsi hali kama hizo zilitatuliwa katika biashara zingine. Kwa kawaida msimamizi hukutana na wasimamizi wengine na wataalam, ikiwa ni pamoja na wale ambao wamehusika katika uchanganuzi wa nyanjani na kuripoti, kabla ya kufanya uamuzi wa mwisho.

Ni aina gani za hali zilizopo

Hali za matatizo ni za kawaida na si za kawaida. Ili kutatua shida za kawaida, wasimamizi hutumia njia za uchambuzi wa hali kwa mlinganisho. Hiyo ni, wanalinganisha data waliyo nayo kwenye biashara zingine na zile zilizopatikana kama matokeo ya utafiti wa kampuni yao. Ikiwa hali zinafanana, basi hutumia mbinu zilezile kutatua tatizo.

Ikiwa hali si ya kawaida, tumia mbinu za uchanganuzi wa hali mahususi. Kwa kufanya hivyo, programu mbalimbali za kompyuta hutumiwa kuiga chaguzi zinazowezekana za maendeleo, kufanya mahesabu, mienendo ya kujifunza, nk. Kwa kufanya hivyo, meneja anaweza kutumia programu maalum za kuiga kompyuta kulingana na data iliyoingia. Kwa mfano, Mtaalamu wa Mradi hutumiwa sio tu kuunda mipango ya biashara, lakini pia kutabiri kazi ya biashara zilizopo.

Tatizo linaweza kutatuliwa bila usaidizi wa programu za kompyuta, lakini hii itatatiza mahesabu ambayo tayari ni changamano. Kwa kuongeza, wataalam watahitaji kuchora grafu na michoro ili kuandaa ripoti. Itachukua muda mwingi. Meneja hawezi kutumia programu maalum, lakini tu katika kesi wakati mfano kwenye kompyuta hauwezekani. Kwa mfano, katika kesi ya nguvu majeure, ikiwa unahitaji kutenda haraka na suluhisho haitegemei hali ya zamani ya mambo au mienendo. Wakati huo huo, wingi na ubora wa taarifa zinazoingia haitoshi kujenga mfano kwenye kompyuta.

Kujadiliana kama njia ya suluhisho

Katika hali ngumu, wakati meneja anahitaji suluhisho la kushangaza kwa shida ngumu, anaweza kuamua kutumia njia hii ya kuchambua hali maalum - kukusanya wataalam wote, wakuu wa idara na kupanga "kuchambua mawazo". Kiini cha njia hii ni kwamba kila mshiriki katika mkutano anaonyesha maoni yake kuhusu sababu inayowezekana ya tatizo na jinsi ya kutatua. Haki ya kutoa maoni na mawazo yao inatolewa kwa kila mtu, wakati hakuna hata mmoja wa washiriki anayepaswa, kwa mujibu wa kanuni, kuwa na kejeli kuhusu maoni ya mwingine.

Ni kawaida kwamba mjadala wa tatizo unapaswa kufanyika ndani ya mfumo wa adabu za biashara nakujiandikisha. Walakini, uamuzi bado unafanywa na mkuu au mtu aliyeteuliwa kwa hili. Kama matokeo ya kutafakari, meneja atapokea mawazo kadhaa muhimu mara moja. Uchambuzi kama huo una faida na hasara zote mbili. Faida kuu ni kasi na idadi kubwa ya chaguzi, minus ni kwamba uchambuzi kama huo wa hali hauonyeshi hali halisi ya mambo kila wakati na mara nyingi unakabiliwa na ukosefu wa usawa.

Matatizo ya muundo wa tukio

Tatizo kuu la teknolojia ya uchanganuzi wa kesi ni kwamba wataalam wanapaswa kufanya kazi na idadi kubwa ya habari, ambayo inaweza kusababisha makosa. Kiasi kikubwa cha data ambacho kinahitaji kushughulikiwa kwa muda mfupi pia huleta tatizo katika kuiga maendeleo ya matukio. Ama uchambuzi utachukua muda mrefu zaidi na matokeo yatapoteza umuhimu, au kutokana na kiasi kidogo cha habari, matokeo ya uchambuzi yatapatikana kwa kiwango cha juu cha kupotosha. Kwa hivyo, muundo huo unaweza kukosa ufanisi zaidi, mbaya zaidi - kusababisha kufilisika.

Mambo matatu makuu huathiri ufanisi wa uchanganuzi. Hizi ni sifa za mtaalam, kiasi cha habari anachoweza kuchakata, na muda unaopatikana wa kuchanganua hali hiyo.

uchambuzi wa SWOT

SWOT-uchambuzi ni utafiti na tathmini ya nguvu na udhaifu wa biashara, pamoja na fursa zake za maendeleo na matishio ambayo inakabiliana nayo au inaweza kukabiliana nayo. Ifuatayo ni matrix ya kufanya uchanganuzi wa SWOT.

Seli ya juu kushoto inaonyesha uwezo na fursa ambazo kampuni inazo na ambazo zilitambuliwa wakati wa ufuatiliaji na katika hatua ya kwanza ya uchanganuzi wa hali. Mfano itakuwa hali ambayo ilijulikana kuwa kampuni ina nafasi ya ukiritimba katika soko la uzalishaji wa bidhaa fulani, na kutokana na teknolojia fulani ambayo ina, inaweza kuzalisha hata kwa bei nafuu. Uchambuzi utasaidia kutambua ni aina gani ya bidhaa kabla ya washindani kuingia sokoni.

Seli ya juu kulia huonyesha uwezo na vitisho. Kwa mfano, kwa baadhi ya bidhaa za msingi za kampuni ambayo inapata faida kubwa zaidi, makampuni kadhaa ya ushindani yameibuka ambayo yanazalisha bidhaa zinazofanana na kuziuza kwa bei nafuu.

Kisanduku cha chini kushoto kinaorodhesha hasara na fursa za biashara. Kwa mfano, licha ya gharama kubwa, bidhaa inayotengenezwa na kampuni inahitajika.

Seli ya chini kulia inaonyesha udhaifu na vitisho. Ya kwanza inaweza kuwa gharama kubwa ya bidhaa au ubora wao wa chini, na kama vitisho - vitendo vya washindani au solvens ya watumiaji. Jinsi uchambuzi wa SWOT unavyoonekana unaweza kuonekana kwenye jedwali hapo juu.

Faida ya uchanganuzi wa SWOT wakati wa kuchambua na kutathmini hali ni kwamba inafanya uwezekano wa kutathmini sio tu mambo ya ndani, bali pia mambo ya nje, ambayo yanaweza kuwa muhimu zaidi kuliko ya ndani.

Uchambuzi wa vipengele

Uchanganuzi wa vipengele ni mbinu ya uchanganuzi wa hali inayohusisha kufanya hesabu kulingana nadata juu ya kazi ya biashara na ujenzi wa mfano wa hali nyingi wa hali ya sasa na maendeleo zaidi ya biashara. Kwa kawaida, njia hii hutumiwa katika kutathmini hali ya kifedha ya kampuni. Viashirio kama vile ukwasi, faida, nguvu za kifedha na uwezekano wa kufilisika hukokotwa.

Uchambuzi wa kesi

Hii ni mbinu ya uchanganuzi wakati, baada ya kusoma ripoti juu ya hali ya sasa ya biashara, washiriki wa mkutano wamegawanywa katika vikundi na kutawanyika kwa majadiliano ya kikundi ya habari iliyopokelewa. Baada ya hapo, wanakutana tena, na kila kikundi kinaleta mawazo yao kwa umma kwa ajili ya majadiliano.

Wastani wa ukubwa wa kikundi ni watu watatu hadi saba. Wanaweza kueleza mawazo yao katika mkutano mkuu na moja kwa moja kwa mtu ambaye lazima afanye uamuzi. Uchanganuzi wa kesi unajumuisha maelezo ya shida, ulinganisho wake na kesi zinazofanana, na suluhisho. Hiyo ni, vikundi vieleze jinsi wanavyoona hali hiyo, inaonekana kwao, na ni hatua gani zichukuliwe kutatua tatizo.

Tathmini ya matokeo yaliyopatikana

Baada ya kutekeleza shughuli zilizoandaliwa kama matokeo ya uchanganuzi wa hali hiyo, inakuwa muhimu kutathmini matokeo haya, ambayo ni, uchambuzi upya. Ni katika kesi hii tu, sio hali ya biashara ambayo inakaguliwa, lakini athari baada ya suluhisho kutekelezwa kwa mazoezi. Ili kufanya hivyo, tumia mbinu ya kulinganisha kilichokuwa kabla na baada ya mabadiliko.

Jukumu la uchambuzi katika kazi ya kampuni

Bila uchambuzi wa mara kwa mara wa hali ya kimwilimaendeleo ya kawaida ya biashara haiwezekani. Meneja anapaswa kuwa na ufahamu wa kile kinachotokea na kuwa na uwezo wa kuamua sio tu hali ya kampuni, lakini pia ni matarajio gani ya maendeleo yake. Inasaidia sio tu kujua ni mapungufu gani katika kazi ya biashara, lakini pia kutambua vitisho vya nje na fursa za kuongeza ushindani na maendeleo yake. Walakini, hii lazima ifanyike haraka na kwa gharama ndogo. Uchambuzi wa haraka hufanya iwezekanavyo kudumisha utulivu wa kifedha wa kampuni, kutambua mapungufu yaliyopo katika kazi na kupata hifadhi kwa ajili ya kuondolewa kwao. Katika siku zijazo, msimamizi ataweza kutumia manufaa ambayo humpa uzoefu na ujuzi anaopata kutokana na kazi.