Mfumo wa ERP ni nini? Upangaji wa rasilimali za kifedha za biashara

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Biashara zaidi na zaidi za ukubwa mbalimbali duniani kote zinajaribu kutambulisha katika kazi zao zana yenye nguvu zaidi ya usimamizi inayojulikana kama mfumo wa ERP. Matumizi yake yameundwa ili kuweka udhibiti na upangaji madhubuti wa michakato yote muhimu ya kimkakati ya biashara kwa shirika, ili kuboresha utendakazi wa uzalishaji mkuu na vifaa vya usaidizi.

Dhana ya mifumo ya ERP na ERP

Mkakati wa biashara ERP (EntERPrise Resource Planning) ni muunganisho wa idara na michakato yote ya shirika: vifaa vya uzalishaji, idara za kifedha, wafanyikazi na wasifu wa mteja na zingine nyingi. Mchanganyiko kama huo unalenga hasa kuboresha usambazaji wa rasilimali mbalimbali ndani ya biashara.

Ikiwa hapo awali ilikuwa dhana ya uuzaji tu, leo mfumo wa ERP mara nyingi unaeleweka kama darasa la zana maalum za programu. Kwa maana pana, ni mbinu ya kupanga na kusimamia rasilimali zote za biashara. Kihistoria, mkakati wa ERP uliundwa kwa misingi ya watangulizi wake:

• MRP - kupanga mahitaji ya nyenzo.
• MRP II - kupangarasilimali za uzalishaji.

Kinyume chake, mfumo wa ERP unaweza kutumika kwa biashara kubwa sana, mara nyingi husambazwa kijiografia. Katika kesi hii, tunazungumza juu ya upangaji wa rasilimali za shirika, kwani hulipa kipaumbele sio tu kwa uzalishaji, bali pia kwa upangaji kamili wa kifedha. Kipengele muhimu cha mfumo wa ERP pia ni uwezekano wa matumizi yake katika biashara yoyote, bila kujali maalum ya kazi, ikiwa ni pamoja na wale ambao hawajahusika katika shughuli za uzalishaji. Ikizingatiwa kama bidhaa ya programu, ikumbukwe kwamba ina seti yenye nguvu zaidi ya njia za kiufundi zinazowezesha au kuchukua nafasi ya mchakato wa kufanya maamuzi.

Madhumuni ya mfumo wa ERP katika biashara

Ili kuamua juu ya mabadiliko makubwa katika shughuli za kampuni yao, yanayohusiana na kuanzishwa kwa mfumo wa usimamizi wa habari na utekelezaji wa mkakati mpya wa biashara, wasimamizi lazima watambue wazi haja ya hatua hii, ambayo inapaswa itaonyeshwa katika mambo muhimu yafuatayo:

• kutokuwa tayari kukubali hali ya sasa ya mambo;
• kuwepo kwa haja ya kutumia teknolojia za kisasa ili kuimarisha nafasi ya chombo cha biashara katika soko katika mazingira ya ushindani;
• kutarajia manufaa makubwa kutokana na utekelezaji.

Kwanza kabisa, matumizi ya mfumo wa ERP yameundwa ili kuchangia katika utekelezaji wenye mafanikio wa mkakati sawa wa biashara, ambao utekelezaji wake unapaswa kuhakikisha ufanisi.upangaji na usimamizi wa rasilimali za biashara. Ili kufanya hivyo, inahitajika kuongeza kazi ya idara zake, ambayo ni kufikia uthabiti wa juu kati yao na kupunguza gharama za kiutawala. Hii inaweza kupatikana kupitia faida zinazotolewa na mfumo wa habari. Hii ni:

• Kuongeza uwazi wa michakato ya biashara.
• Kutatua matatizo ya kupanga na kutafuta taarifa sahihi.
• Boresha uaminifu na umuhimu wa data.
• Kuongeza kasi ya utendakazi kati ya idara.
• Mpangilio wa nafasi moja ya habari kati ya ofisi kuu na matawi ya mbali.
• Kupunguza muda unaochukua kukamilisha uhifadhi wa hati na kuondoa hitilafu zinazoweza kutokea.
• Kuongeza kasi ya kufanya maamuzi katika ngazi zote.

ERP-mfumo hutoa ongezeko la ushindani wa kitu, si tu kupitia kuanzishwa kwa michakato ya biashara yenye ufanisi zaidi katika kazi yake. Matumizi yake yanapaswa pia kusababisha kupunguzwa kwa gharama ya jumla ya biashara. Zana za upangaji wa hali ya juu, uundaji wa miundo na uchambuzi husaidia kuboresha rasilimali za shughuli za uzalishaji, sekta ya fedha, pamoja na kazi ya ghala, usafiri na idara nyingine.

Sifa kuu za kazi

Katika kampuni tofauti, hata zile zinazofanya biashara moja, michakato yote ya biashara inaweza kuendelea kwa njia tofauti kabisa. Mpango sanifu wa kazi unaotolewa na mfumo wa habari wa usimamizi wa biashara unaweza kutofautiana sana na ule uliotumika hapa awali. Kwa hilisababu ya kuizingatia tu kama bidhaa ya programu sio sahihi, kwa kuwa utekelezaji wake unahitaji mabadiliko makubwa ya ndani kutoka kwa kampuni katika muundo wa kupanga upya michakato iliyopo ya biashara.

Sifa za dhana za mifumo hii zinahusiana moja kwa moja na asili yake. Kumbuka kwamba mbinu ya ERP inahusisha ujumuishaji wa idara zote muhimu za biashara ili kuandaa usimamizi mzuri wa rasilimali zake. Muungano kama huo unatekelezwa ndani ya mfumo wa habari kupitia uwepo wa hifadhidata moja ya umma. Habari huingia kwenye hazina mara moja tu, na baadaye inaweza kuchakatwa mara kwa mara na kutumiwa na watumiaji mbalimbali wa ndani na nje. Ikilinganishwa na maisha halisi, katika kesi hii, kuna kupungua kwa wakati na bidii ya wafanyikazi wa kampuni kwa kufanya maamuzi. Ikumbukwe pia kwamba mfumo wa ERP si mfumo wa udhibiti wa mchakato wa kiotomatiki, bali ni mfumo jumuishi wa taarifa kulingana na muundo wao wa kufikirika, habari ambayo huingizwa na watu wanaoishi.

Muundo wa hifadhidata, pamoja na uendeshaji wa kifurushi cha programu kwa ujumla, lazima upangiliwe kwa njia ambayo itaakisi shughuli za idara zote bila ubaguzi. Mbinu hii inafanya uwezekano wa kufuatilia seti ya jumla ya rasilimali na michakato ya biashara ya biashara karibu katika wakati halisi, na kwa hiyo kutekeleza usimamizi na usimamizi wa kimkakati wao.

Jukumu moja kuu la mifumo ya ERP niuboreshaji wa mchakato wa kupanga na udhibiti wa utekelezaji wa mpango. Kanuni za akili zilizojengewa ndani hurahisisha sana suluhisho lake kwa watumiaji wake. Kwa mfano, upangaji na usimamizi wa biashara ya utengenezaji ina sifa nyingi maalum zinazohusiana na utofauti wa vipengele vyake. Kwa hivyo, kwenye mmea mmoja kunaweza kuwa na warsha zinazofanya kazi kwa kuendelea na kwa uwazi. Kwa mtazamo huu, mfumo wa darasa la ERP unaotekelezwa unapaswa kuwa wa ulimwengu wote na uwe na anuwai kubwa ya moduli maalum.

Kwa kuwa biashara za kisasa mara nyingi husambazwa kijiografia, ni muhimu sana matawi yaliyo mbali na ofisi kuu yapewe ufikiaji kamili wa ghala la data la kawaida la habari. Hii inatekelezwa na teknolojia za hali ya juu zaidi za mtandao zinazohusika katika uundaji wa mifumo ya ERP, ambayo pia hutoa utofautishaji wa haki za ufikiaji wa mtumiaji kwa habari iliyohifadhiwa ndani yake.

Utendaji kazi wa mifumo ya darasa la ERP

Tukizungumza kuhusu utendakazi, hatupaswi kusahau kuwa bidhaa yoyote ya kiwango cha ERP ni mfumo wa usimamizi wa biashara kwa ujumla. Upeo wa uwezo wake utategemea kiwango na vipengele vya uendeshaji wa kituo kwa mahitaji ambayo hutumiwa. Zingatia seti ya vipengele vya kawaida:

Uzalishaji

• Kudumisha muundo na uainishaji wa mchakato wa bidhaa zinazozalishwa au huduma zinazotekelezwa ili kubaini wingi wa nyenzo zinazohitajika na gharama za kazi.
• Kuchora mipango ya uzalishaji.
• Kupanga na kudhibiti uwezo wa kiufundi wa biashara katika makadirio mbalimbali: kutoka vitengo vya mtu binafsi hadi warsha na vyama vya uzalishaji.

Fedha

• Uhasibu wa uendeshaji, fedha, usimamizi, uhasibu na udhibiti wa kodi.
• Udhibiti wa mali za biashara, ikijumuisha mali zisizobadilika, dhamana, akaunti za benki, n.k.
• Upangaji wa kina wa rasilimali za kifedha za biashara na udhibiti wa matokeo yake.

Logistics

• Uundaji wa viashirio vilivyopangwa vya ujazo unaohitajika wa nyenzo, malighafi, sehemu, vijenzi kwa mujibu wa mipango ya uzalishaji.
• Ugavi na usimamizi wa mauzo: uhasibu kwa wenzao, kuweka rejista ya mikataba, usimamizi wa ugavi, utekelezaji wa upangaji ghala na uhasibu.

Wafanyakazi

• Kusimamia mchakato wa kuajiri.
• Rekodi za wafanyakazi na wafanyakazi, utumishi, malipo.
• Mipango ya nguvu kazi.

Uuzaji na utangazaji

• Dumisha mipango ya mauzo.
• Udhibiti wa bei katika aina mbalimbali za masoko ili kuunda mkakati wa jumla wa kutosha wa biashara, sera ya uwazi ya kukokotoa gharama ya bidhaa: uhasibu wa punguzo na masharti maalum ya mauzo.
• Panga na udhibiti shughuli zinazoendelea za utangazaji na uuzaji.

Miradi. Inaripoti

• Kutoa aina mbalimbali za fomu sanifu za uhasibu, fedha na ripoti za usimamizi, pamoja na utaratibu unaonyumbulika.unda maalum.
• Kuandaa mkakati wa jumla: kupanga hatua kwa hatua ya muhimu kwa ajili ya utekelezaji wenye mafanikio wa muda, nyenzo, fedha na rasilimali watu.
• Kufuatilia viashirio muhimu vya utendakazi wa mradi.

Biashara zipi zinaweza kutumia mifumo ya ERP

Kwa mtazamo wa kwanza, inaweza kuonekana kuwa mifumo ya darasa hili imeundwa kwa ajili ya viwanda vikubwa pekee, kwa kuwa ina sifa ya uchangamano wa juu wa muundo wa mtiririko wa rasilimali na michakato ya aina mbalimbali. Hata hivyo, kuna hali ambapo matumizi ya madarasa ya MRP au MRP II yanaweza kuwa ya kutosha kwa biashara ndogo. Leo kwenye soko unaweza kununua bidhaa za programu na uwezo mbalimbali. Kulingana na ukubwa wa biashara ambapo zinaweza kutumika kwa ufanisi, kuna suluhu nzito, za kati na nyepesi.

Kuhusu mashirika yasiyo ya uzalishaji, mifumo ya darasa la ERP inatumika kwao pia. Kwa biashara kama hizo, sio utendaji mpana sana utatosha. Kwa sasa, kuna aina ndogo za mifumo iliyounganishwa au ya ndani ambayo inaweza kukidhi mahitaji ya makampuni ya biashara au mashirika yanayofanya kazi katika sekta ya huduma. Ikumbukwe pia kuwa watengenezaji wengi hutoa wateja wao na bidhaa za tasnia.

Kuhusu mbinu za uainishaji

Kipengele dhahiri zaidi ambacho mifumo yote ya usimamizi wa biashara ya ERP inaweza kuainishwa niukubwa wa shirika, ambapo zinaweza kutumika. Kwa mtazamo huu, kulingana na idadi ya kazi, ni kawaida kutenga suluhisho kwa:

• Mashirika makubwa (zaidi ya watu elfu 10).
• Mashirika ya ukubwa wa wastani (kutoka watu 1,000 hadi 10,000).
• Biashara za kati (kutoka watu 100 hadi elfu 1).
• Biashara ndogo (chini ya watu 100).

Ishara muhimu ya uwekaji mfumo wa bidhaa kama hizo za habari ni utendakazi. Kulingana na kiasi kilichotekelezwa cha kazi zilizofanywa, kuna mgawanyiko ufuatao unaokubalika kwa ujumla kuwa:

• Kubwa iliyounganishwa.
• Wastani uliounganishwa.
• Usimamizi wa fedha.
• Ndani.

Toleo la ndani kwa kawaida huwa ni bidhaa ya habari iliyounganishwa ya sanduku yenye mwelekeo finyu, yenye gharama ndogo. Mara nyingi, inashughulikia kizuizi kimoja au zaidi katika uwanja wa fedha wa shirika au shughuli zake za uhasibu. Mifumo kama hii inafaa kwa kampuni ndogo za utengenezaji au biashara.

Mfumo wa kifedha na usimamizi wa usimamizi wa biashara unaweza kutumika hasa katika mashirika yasiyo ya uzalishaji, hasa biashara au kufanya kazi katika utoaji wa huduma. Kando na fedha na uhasibu, moduli za usimamizi wa vifaa pia zinahusika hapa.

Mifumo jumuishi ya taarifa, kulingana na ukubwa wa kitu lengwa, inaweza kuwa ya kati au kubwa. Wanashughulikia michakato yote ya biashara ya miundo ya ushirika, ambayo ni, mwingiliano na wauzaji na watumiaji,uzalishaji wa bidhaa ya mwisho, mtiririko wa nyenzo na kifedha, mahusiano ya wafanyakazi, ugavi, uhifadhi na uuzaji, utekelezaji wa mradi na mengine mengi.

Soko la kisasa la mifumo ya ERP

Bidhaa zote za programu zinazowasilishwa leo kwenye soko la ndani zinaweza kugawanywa katika vikundi viwili kuu: Kirusi na nje. Tofauti kati yao sio tu mahali pa uumbaji, lakini pia katika utendaji.

Maendeleo yenye nguvu ya Magharibi hutumika kama viwango vya kile kinachojulikana kama mifumo ya darasa ya ERP. Mifano ya wazi zaidi ya haya ni bidhaa za SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Zote zinaweza kutumika kwa malengo ya ngazi yoyote, ikiwa ni pamoja na kubwa sana. Hata hivyo, matumizi yao na makampuni ya Kirusi mara nyingi yanaweza kuwa magumu kutokana na uwezekano wa kutokea kwa matatizo yafuatayo:

• Kutokuwa tayari kwa biashara kwa upangaji upya wa michakato iliyopo ya biashara. Kiwango cha mabadiliko kama haya ni ngumu kuzidisha. Michakato ya biashara ya mifumo ya usimamizi wa biashara za kigeni kimsingi ni tofauti na ile inayotumika sana katika nchi yetu.
• Idadi haitoshi ya wataalamu wenye uwezo wa kutekeleza mradi wa utekelezaji wa mfumo wa ERP nchini Urusi wenye kiwango kinachofaa cha ubora.
• Gharama kubwa ya kutumia suluhu kama hizo.

Licha ya kudorora kwa jumla nyuma ya analogi za Magharibi, maendeleo ya kisasa ya Kirusi yanaongeza utendakazi wake hatua kwa hatua. Wao ni kikamilifu ilichukuliwa na kazi ya makampuni ya ndani. na inaweza kutekelezwa kwa mafanikioikiwa katika hali fulani chanjo pana ya michakato ya biashara haihitajiki, lakini inatosha tu kuanzisha uhasibu katika baadhi ya maeneo ya shughuli kwa kutumia mfumo wa ERP. Mifano ya maendeleo ya juu ya ndani ni bidhaa za 1C na Galaktika.

Kuangalia siku zijazo - ERP II

Iliibuka muda uliopita, dhana ya ERP II ilikuwa tokeo la kuboresha mbinu ya ERP. Upangaji na usimamizi wa rasilimali za biashara unasalia kuwa miongoni mwa kazi kuu hapa. Walakini, maendeleo ya haraka ya Mtandao, ambayo yalianzisha kuibuka kwa mbinu mpya, yaliacha alama yake, na kufanya biashara ya jadi kuwa sehemu ya elektroniki. ERP II ni mchanganyiko wa mfumo wa kawaida wa usimamizi wa biashara na suluhu mahususi za biashara mtandaoni.

Sasa imekuwa muhimu sana kuingiliana na wenzako kwenye mtandao. Kuna maeneo mawili muhimu kwa hili: usimamizi wa ugavi na usimamizi wa uhusiano wa mteja. Habari ya ndani ya kampuni hukoma kuwa hivyo tu, inaingia katika mazingira ya nje na inakuwa msingi wa ushirikiano na vyombo vingine vya biashara. Dhana mpya katika kesi hii imeundwa kama usimamizi wa rasilimali na mahusiano ya nje ya biashara. Kando na mwelekeo wa kiitikadi, mifumo ya ERP II ilipokea vipengele vyake vya kiteknolojia.

Kutatua suala la kuchagua mfumo

Chaguo la programu katika kiwango hiki ni mchakato unaowajibika sana. Uamuzi mbaya juu ya suala hili, haswa kwa miradi mikubwa, unawezaunajumuisha gharama za muda na pesa za kuvutia bila kuwepo kwa matokeo yanayotarajiwa.

Utekelezaji madhubuti wa mfumo wa kiwango kikubwa, ambao, kwa mfano, unapaswa kuhakikisha usimamizi mzuri wa biashara ya utengenezaji, utahitaji uhandisi upya wa mchakato wa biashara kutoka kwake. Ni muhimu kuzuia hali ambayo, mwishoni mwa utaratibu wa utekelezaji, programu ingekusanya data isiyotumiwa au si kutatua kazi muhimu. Kwa sababu hii, ni bora kualika timu ya wataalam ambao wamethibitisha wenyewe katika suala hili kutoa ushirikiano ili kutekeleza mradi.

Kuna orodha fulani ya vigezo kwa misingi ambayo timu ya mradi, kwa kukubaliana na usimamizi wa kampuni inayolengwa, inaweza kufanya uamuzi bora na wa gharama nafuu kuhusu uchaguzi wa bidhaa ya programu:

• Utiifu wa uwezo wa kiufundi na kiutendaji wa mfumo na malengo makuu ya biashara.
• Jumla ya gharama ya umiliki lazima ilingane na bajeti iliyotengwa kwa madhumuni haya. Kando na gharama ya ununuzi wa mfumo, hii inajumuisha uendeshaji na aina nyingine za gharama zisizo za moja kwa moja.
• Mfumo wa taarifa wa kiwango cha ERP uliotekelezwa lazima utii mahitaji yote ya kiufundi yanayokubalika kwa ujumla, ambayo ina maana kwamba lazima uwe na hali mbaya zaidi, wa kutegemewa, sugu kwa hitilafu zinazowezekana, uwe na ulinzi wa kuzuia virusi na wadukuzi.
• Ni lazima mtoa huduma ahakikishe matengenezo na usaidizi unaofuata wa programu iliyosakinishwa.

Mchakato wa kutekeleza mifumo ya darasa la ERP

Kuanzishwa kwa mifumo ya ERP katika biashara huambatana na utekelezaji wa mikakati ya jina moja juu yake. Utaratibu huu, kulingana na ukubwa wa kitu kinacholengwa, kawaida hudumu kutoka kwa wiki kadhaa hadi miaka kadhaa. Shirika linaweza kushiriki katika utekelezaji peke yake au kutumia msaada wa makampuni maalumu katika hili. Tunaweza kutofautisha hatua kuu za mchakato huu:

1. Shirika la msingi. Hapa inahitajika kufafanua malengo ya kimkakati, malengo na kuteua athari inayotarajiwa ya utekelezaji kwa shirika fulani. Kulingana na data hizi, itawezekana kutayarisha mpango wa kiufundi wa mradi.
2. Ukuzaji wa mradi. Katika hatua hii, shughuli za sasa za shirika zinachambuliwa: mkakati wake wa kukuza, michakato ya biashara. Kulingana na matokeo yake, muundo wa mfumo hutengenezwa, na uboreshaji unaofaa hufanywa kwa mpango wa kazi.
3. Utekelezaji wa mradi. Kwa kuwa sheria za kufanya michakato ya biashara zinaagizwa na mfumo wa ERP uliotekelezwa, hapa zinabadilishwa kulingana na mahitaji ya umoja. Ikiwa ni lazima, maendeleo ya fomu za taarifa na algorithms ya kuhamisha data kutoka kwa programu za uhasibu zilizotumiwa hapo awali hufanyika. Ikiwa katika hatua za awali uhaba wa kazi za mfumo kwa kitu umefunuliwa, imekamilika. Inahitimishwa kwa mafunzo ya watumiaji na majaribio ya mapema.
4. Inatuma. Katika mchakato wa matumizi, makosa na utendakazi unaowezekana hutambuliwa na kuondolewa.

MfumoUsimamizi wa darasa la ERP leo sio tu nakala ya programu ya gharama kubwa iliyowekwa kwenye kompyuta zote katika shirika, lakini pia nguvu kuu ya uendeshaji nyuma ya mkakati wa kuahidi wa biashara. Chaguo lake linapaswa kutegemea mahitaji na uwezo uliopo wa kitu kinacholengwa. Mafanikio zaidi ya biashara nzima kwa ujumla inategemea usahihi wa uamuzi uliofanywa na utekelezaji wa hatua za utekelezaji unaofuata.