Naibu Mkurugenzi wa Masuala ya Jumla: Maelezo ya Kazi na Majukumu

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Ni mahitaji gani ya Naibu Mkurugenzi? Ni nini majukumu ya mtaalamu huyu? Maswali haya na mengine mengi yatajibiwa katika makala.

Malengo makuu

Naibu Mkurugenzi wa Masuala ya Jumla ana, kulingana na maelezo ya kazi, malengo makuu kadhaa ya kitaaluma:

1. Hii inajumuisha kuhakikisha taarifa na usalama wa kiuchumi wa shirika. Mtaalamu aliyewasilishwa anafaa kuchangia maendeleo ya mara kwa mara ya kampuni, na pia kuunda akiba ya wafanyikazi.
2. Mfanyakazi analazimika kujihusisha kwa ustadi na kwa ufanisi katika uteuzi na mafunzo ya wafanyikazi. Mwelekeo wa wafanyikazi kwenye misheni maalum pia uko ndani ya uwezo wa mtaalamu. Usisahau kuhusu lengo kuu la Naibu Mkurugenzi: kutoa hali nzuri na ya kisasa ya kufanya kazi kwa wafanyikazi.
3. Mwishowe, Naibu Mkurugenzi wa Masuala Mkuu lazima adumishe viwango na kanuni zilizowekwa kila wakati. Ikihitajika, viwango vinapaswa kuundwa.

Mahitaji ya kitaalam

Katika hali, kama ilivyo kwa yoyotena mfanyakazi mwingine, mahitaji fulani yanawekwa kwa mtaalamu anayehusika. Na jambo la kwanza la kuzingatia ni kwamba naibu mkurugenzi wa masuala ya jumla lazima awe na elimu ya juu. Inapaswa kuwa ya kisheria au ya kiufundi - kulingana na mwelekeo wa shirika.

Mtaalam lazima awe na uzoefu wa angalau miaka 5. Kwa kuongezea, maelezo ya kazi hurekebisha masharti maalum yanayohusiana na maarifa ya mfanyakazi muhimu kwa kazi:

• Misheni, viwango, kanuni za mitaa na mipango mbalimbali ya biashara inapaswa kuwa jukumu la mtu anayewakilishwa.
• Mfanyakazi lazima amilishe nadharia zote za usimamizi wa wafanyakazi.
• Mfanyakazi lazima ajue kila kitu kuhusu njia za usaidizi wa kimaadili wa timu.
• Naibu Mkurugenzi Mkuu wa Masuala lazima awe na ujuzi wa hali ya juu wa Kompyuta.
• Mfanyakazi lazima afahamu kanuni zote za shirika.

Kuhusu mahali pa kazi katika shirika

Maelezo ya kazi ya Naibu Mkurugenzi wa Masuala Mkuu yana vipengele kuhusu nafasi ya mfanyakazi aliyewakilishwa katika muundo wa shirika. Ni nini kinachoweza kuangaziwa hapa?

Kwanza, mtaalamu anayehusika ametumwa kwa kikundi cha wasimamizi. Anateuliwa kwa wadhifa au kufukuzwa kutoka humo tu kwa amri ya mkurugenzi.

Pili, kwa mujibu wa hati, mfanyakazini meneja wa ngazi ya pili. Kwa hivyo, mtaalamu hana wafanyakazi wake mwenyewe linapokuja suala la utii wa uendeshaji. Hata hivyo, katika kila kitu kinachohusiana na mada ya sera ya wafanyakazi na usalama, wafanyakazi wanaofanya kazi wanapaswa kumtii.

Katika kutathmini kazi ya mtaalamu

Maagizo ya Naibu Mkurugenzi wa Masuala Mkuu yanaeleza vigezo maalum vya kutathmini majukumu ya kazi ya mtaalamu.

Tathmini inafanywa na mkurugenzi wa shirika. Hivi hapa ni viashirio vinavyoonekana vyema kwenye hati:

• utimilifu wa vipengele vyote vya kazi vilivyowekwa katika maelezo ya kazi;
• kiwango cha nidhamu na umakini wa wafanyakazi wanaofanya kazi, kiwango cha juu cha utendaji wa kazi zao kwa wafanyakazi wanaofanya kazi;
• usalama katika shirika; kiwango cha ufanisi wa mbinu zinazoweza kuchukuliwa katika tukio la dharura;
• uwepo katika shirika la mfumo madhubuti wa motisha za kimaadili na nyenzo au motisha kwa wafanyikazi;
• kuendesha sera ya wafanyakazi yenye ufanisi na kiuchumi;
• kuhakikisha hifadhi ya wafanyakazi yenye ubora wa juu, ambayo inajumuisha wafanyakazi walio na kiwango cha kufuzu;
• uwepo wa hali ya urafiki ndani ya timu, kutokuwepo kwa migogoro na mabishano.

Kwa hivyo, vigezo vingi vya tathmini huwekwa kwa maelekezo maalumu (mtaalamu au rasmi). Naibu Mkurugenzi wa Masuala ya Jumla lazima atekeleze majukumu yake kwa ufanisi na ufanisi mkubwa,ili wasimamizi wazitathmini katika kiwango kinachofaa.

Kundi la kwanza la majukumu ya kitaalam

Maelezo ya kazi ya Naibu Mkurugenzi wa Masuala Mkuu hubainisha mahitaji na utendakazi. Hizi ndizo zinazojulikana zaidi:

Anzisha, tekeleza na usasishe mipango ya biashara inayohusiana na usalama katika shirika kwa wakati ufaao (ni mara ngapi mipango kama hii inatengenezwa inategemea shirika lenyewe; kama sheria, hii hufanyika mara moja kwa mwaka)

• Uundaji wa sera ya wafanyikazi wa shirika; kuandaa mpango wa wafanyikazi wa kila mwaka.
• Kutengeneza na kutekeleza mfumo wa kukagua waombaji nafasi za kazi; shirika la mfumo wa ubora wa kukagua watahiniwa wa kazi.
• Mpangilio wa kazi thabiti na yenye ufanisi katika utayarishaji wa hifadhi ya wafanyikazi.
• Kuandaa mashindano ya ufanisi ili kuvutia wataalamu wanaoahidi na wenye uwezo kufanya kazi katika shirika.

Kwa kawaida, ni sehemu tu ya utendakazi ambazo mtaalamu anatakiwa kutekeleza ziliwasilishwa hapo juu. Kundi la pili la majukumu ya kazi ya mfanyakazi litawasilishwa hapa chini.

Kundi la pili la majukumu ya kitaalam

Maelezo ya kazi ya mfanyakazi pia yanabainisha vipengele vikuu vifuatavyo:

mpangilio wa utaratibu wa kurekebisha ubora kwa kila mtu mpya katika shirika; uteuzi kwa madhumuni haya ya wazee au washauri ambao wangesaidia wafanyakazi wapya kuzoea mahali pa kazi haraka iwezekanavyoeneo

• Udhibiti wa usambazaji wa majukumu ya kufanya kazi na hati za wafanyikazi.
• Maandalizi ya nyenzo na hati zote muhimu ili kuwasilisha wafanyikazi fulani kwa tuzo au motisha.
• Tafuta na utekeleze hati na nyenzo zote za kuwatoza wafanyakazi, ikibidi, wajibu wa kiutawala au wa kinidhamu.

Majukumu ya Naibu Mkurugenzi wa Masuala Mkuu kwa hivyo ni mapana na magumu. Kando, inafaa kuangazia mfumo wa hatua za usalama na mbinu za mazungumzo na aina mbalimbali za mamlaka.

Mahitaji ya ziada kwa mfanyakazi

Jukumu moja kuu la Naibu Mkurugenzi linasalia kuhakikisha hatua za usalama zinachukuliwa kama mfumo mmoja.

Hapa tunaweza kuangazia yafuatayo:

• Uchambuzi wa hali ya vitu katika shirika kwa ajili ya usalama; tathmini ya vitu hivi.
• Chukua hatua za kuboresha mfumo wa usalama kwenye biashara.
• Zuia hatari za usalama.

Pamoja na yote yaliyo hapo juu, mtaalamu aliyewakilishwa lazima ashughulikie ulinzi wa taarifa katika shirika. Naibu Mkurugenzi Mkuu wa Masuala ya Jumla anatumbuiza:

• uchambuzi wa msingi wa taarifa wa shirika;
• kutayarisha orodha ya taarifa na data kuhusu siri za biashara;
• fanya kazi ili kulinda vyema siri za biashara.

Katika majukumu ya naibu. mkurugenzi,pamoja na mambo mengine, pia inajumuisha mazungumzo na mashirika na makampuni mbalimbali. Hasa, mazungumzo na vyombo vya kutekeleza sheria mara nyingi hufanywa na ni muhimu. Mtaalamu analazimika katika kesi hii kujibu maombi yote yanayotumwa kutoka kwao na kushiriki katika michakato yote muhimu ya kisheria.

Kufanya kazi na hati

Shughuli nyingi sana hutekelezwa na Naibu Mkurugenzi Mkuu wa Masuala Mkuu. Majukumu ya uhifadhi pengine ndiyo yanayojulikana zaidi katika kazi ya mtaalamu.

Hasa, mfanyakazi anatakiwa kuwasilisha karatasi zifuatazo:

• Mpango wa kazi wa mwezi ujao - ifikapo siku ya tano ya kila mwezi; mpokeaji ndiye mkuu.
• Ripoti ya kila mwezi ya kifedha - kabla ya siku ya kwanza ya kila mwezi; anayepokea ni mhasibu mkuu.
• Ripoti ya mwisho ya mwezi kuhusu kazi iliyofanywa - hadi siku ya tano ya mwezi. Mpokeaji - Mkurugenzi Mtendaji.
• Maagizo na kanuni - maagizo yanapokuja. Watumiaji ni waajiriwa wa shirika wenyewe.