Maandishi yanayotoka: kumbukumbu za usajili, uhasibu, sampuli, sheria za kujaza

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Katika nyanja yoyote ya uchumi wa taifa, kuna makaratasi ambayo yanajumuisha majukumu mengi. Miongoni mwao, uhasibu kwa barua zinazoingia na zinazotoka ni moja wapo kuu. Hakuna biashara moja inayofanya kazi kwa kutengwa na mashirika mengine. Mawasiliano na ushirikiano na wateja, wasambazaji, fedha na taasisi nyingine ni lazima. Kwa hivyo, mchakato wa uzalishaji hauwezi kufanya bila mawasiliano. Nani anashughulikia usajili wa barua zinazoingia na kutoka? Jinsi ya kuwahesabu kwa usahihi? Nani anahitaji na kwa nini? Tutazingatia masuala haya katika makala.

Aina za mawasiliano. Vipengele vya hati zinazotoka

Kuna aina na aina nyingi za hati, lakini zote ziko katika aina kuu mbili pekee:

• Kutuma (barua zinazotoka).
• Imepokelewa (barua zinazoingia).

Hebu tuangalie maana ya kila kategoria.

Mawasiliano, yanayoitwa inayotoka, yanaweza kutumwa kwa wapokeaji wafuatao:

• Mamlaka ya juu zaidi.
• Wasaidizimashirika.
• Biashara washirika.
• Idara, warsha na vitengo vingine vya kimuundo vya biashara.

Ni hati gani hutumwa kwa mamlaka ya juu?

Kiuhalisia kila biashara iko chini ya mashirika yoyote (wilaya, idara, mkoa na wizara). Barua zinazotoka zinazotumwa kwa taasisi hizi zinaweza kuwa ripoti, ripoti, mipango ya mwezi, robo, mwaka, majibu ya maombi. Kama sheria, hutolewa kwa fomu za kawaida zilizoidhinishwa au kwenye laha za kawaida zilizo na nembo ya kampuni.

Hati za Mashirika ya Mistari ya chini

Sio zote, lakini biashara nyingi hushirikiana na mashirika yaliyo chini yao. Inaweza kuwa miili ya watendaji, matawi, makampuni madogo na wengine. Barua iliyotumwa na yeye inaweza kuwa maagizo, maagizo, arifa, kanuni, maagizo, vifaa vya mafunzo. Pia hutolewa kwenye barua au karatasi za kawaida zilizo na nembo ya kampuni. Kwa kuongeza, maagizo na vifaa vya mafunzo vinaweza kuchukua fomu ya vipeperushi na miongozo, lakini lazima iambatane na maagizo juu ya fomu za kawaida au barua za kifuniko na mihuri na saini. Ikiwa hakuna, basi miongozo na brosha zenyewe lazima ziwe na muhuri wa biashara inayotuma na saini za watu wanaowajibika.

Nyaraka kwa makampuni washirika

Kama sheria, katika kesi hii tunazungumza kuhusu wasambazaji, wasambazaji na wateja. Barua anazotuma ni amri, taarifa zaupokeaji wa bidhaa, madai, brosha za utangazaji, arifa kuhusu mabadiliko katika masharti yoyote ya makubaliano au mkataba, mapendekezo ya biashara.

Ikumbukwe kwamba nyenzo za utangazaji, orodha za bei, pongezi, mialiko, kwa mfano, kwa wasilisho hazihitaji kusajiliwa.

Nyaraka ndani ya shirika moja

Aina hii ya mawasiliano yanayotoka hufanyika katika biashara ambapo kuna idara 2 au zaidi, warsha, vitengo. Katika hali kama hizi, uongozi hutoa maagizo, maazimio, miongozo, maagizo na nyaraka zinazofanana, ambazo hutumwa kwa idara na warsha. Kisha kwa wasimamizi na wasimamizi mawasiliano kama haya yatatoka, na kwa warsha au idara - zinazoingia.

Sheria za muundo wa jarida

Bila kujali mahali hati inatumwa, lazima ihesabiwe. Ili kufanya hivyo, kuna kumbukumbu za kusajili barua zinazotoka. Katika wakati ambapo kompyuta na mtandao hazikuwepo, majarida hayo yaliwekwa kwa mkono. Wanaweza kuwa wa kiholela. Daftari ya kawaida, kitabu cha uhasibu, daftari inaweza kutumika. Jambo muhimu zaidi ni kwamba gazeti hilo lilipaswa kushonwa karatasi ili zisipasuliwe. Kwa kuongeza, walihitaji kuhesabiwa. Ukurasa wa kichwa wa jarida ulionyesha tarehe ilipoanzishwa. Hapo awali, ilitakiwa kuunganisha kurasa na nyuzi, kuziba mwisho wao na karatasi, ambayo ilikuwa ni lazima kuweka muhuri na saini ya mtu anayehusika. Pia kwenye karatasi hii iliwekwa jumla ya idadi ya kurasa zilizohesabiwa. Marekebisho hayakuruhusiwa.

Sasa uunganishaji wa jarida kwa nyuzi huhifadhiwa liniusajili wa hati muhimu haswa za thamani ya kifedha au ya kisheria.

Kurasa katika jarida zimeorodheshwa katika biashara nyingi.

Mstari wa mwisho wa jarida unapojazwa, tarehe ya mwisho wake huwekwa. Imehifadhiwa kutoka miaka 3 hadi 5. Inategemea aina ya mawasiliano iliyosajiliwa ndani yake. Amri za mahakama, akaunti za fedha, kandarasi za muda mrefu, na mengine kama hayo huchukuliwa kuwa muhimu sana. Unaweza kutupa jarida ikiwa tu kila hati iliyorekodiwa ndani yake imepoteza nguvu yake ya kisheria.

Msaada wa Kompyuta

Katika enzi hii ya teknolojia ya kompyuta, ni vigumu kupata karani ambaye anafuatilia kumbukumbu ya barua zinazoingia na kutoka kwa mkono. Sasa kuna programu fulani ambayo inakuwezesha kuchapisha fomu au kuweka kumbukumbu kwenye kompyuta. Ili kuitumia, unahitaji kuwa na:

• Kompyuta yenye MS Office, programu za MS Excel.
• Printer.
• Kichanganuzi.
• Barua pepe ya kompyuta.
• Muhuri kama huu: “Kiingilio. Nambari _, "_" _20_" Inaweza kuandikwa wewe mwenyewe au kununuliwa ikiwa tayari.

Ifuatayo, unahitaji kwenda kwenye programu, pakua fomu inayohitajika na uanze kufanya kazi nayo. Unaweza kuchapisha fomu, kufanya nakala nyingi, kushona. Utapata jarida ambalo utahitaji kuandika kwa mkono. Huwezi kuchapisha, kujiandikisha moja kwa moja kwenye kompyuta yako. Kama sheria, hivi ndivyo hati zinavyowekwa ambazo huhitaji kusaini.

Unahitaji magazeti mangapi?

Mara nyingi zaidikwa jumla, biashara huhifadhi logi moja ya mawasiliano yanayotoka. Hata hivyo, baadhi ya mashirika yenye washirika wengi na wapokeaji wengine wanaweza kuwa na baadhi ya majarida haya, kama vile:

• Kwa usajili wa barua pepe zinazotumwa kwa wahusika wengine na kwa hati ndani ya biashara.
• Kwa barua zinazotumwa kwa makampuni ya ndani na nje ya nchi.
• Kwa hati zinazokusudiwa kwa mashirika fulani (kwa mfano, ofisi kuu, wizara, na kadhalika) na kila mtu mwingine. Hii inafanywa kwa ajili ya kurahisisha usimamizi wa hati, lakini jarida lolote linaundwa kulingana na kiwango kimoja.

Aidha, baadhi ya mashirika yana majarida tofauti kwa kila aina ya hati. Kwa mfano, kusajili maagizo yanayotoka, maagizo ya uhasibu, arifa, miongozo, malalamiko ya wateja, itifaki, na kadhalika. Ili kuhesabu hati kama hizi, fomu zilizo na safu wima zingine zinaweza kutumika.

Jinsi ya kuweka maingizo ya jarida

Inapaswa kusemwa kuwa aina za fomu ni takriban sawa kwa uhasibu kwa aina zote za mawasiliano yanayotoka. Sampuli inayoonyesha jinsi muundo unapaswa kuonekana umetolewa katika makala yetu.

Juu ya kila ukurasa kuna "kichwa" chenye safu wima:

• Nambari ya ufuatiliaji ya ingizo, pia ilibandikwa kwenye hati.
• Tarehe ya kuondoka.
• Jina la hati (k.m. "Ripoti ya Maendeleo").
• Muhtasari (kihalisi sentensi kadhaa, unaweza pia kuweka nambari ya hati).
• Jina la taasisi ambapo mawasiliano yanatumwa.
• Sahihi ya aliyejisajili.
• Njia ya kuondoka (kawaida au barua pepe, faksi). Kipengee hiki kimeongezwa na ujio wa teknolojia mpya. Hapo awali, haikuwa kwenye kumbukumbu za mawasiliano.
• Iwapo jibu la ombi au ripoti ya utekelezaji itatumwa, jarida linapaswa kuonyesha nambari ya hati kwa misingi ambayo barua iliyotumwa iliundwa. Ni muhimu pia kuonyesha data kuhusu mtendaji (jina, nafasi).
• Idadi ya nakala. Wakati mwingine safu wima hutengwa kando, ambapo idadi ya kurasa katika nakala imeonyeshwa.
• Kumbuka. Taarifa ambayo haijajumuishwa katika safu wima zilizopita imeonyeshwa hapa.

Ikiwa hati inayotoka si jibu la ombi au ripoti, deshi huwekwa kwenye safu wima za utekelezaji na mtu anayewajibika.

Katika wakati wetu, maudhui na ujazo wa kumbukumbu ya mawasiliano yanayotoka haujabadilika. Sampuli iliyoonyeshwa hapo juu.

Barua zinazoingia

Barua na hati zinaweza kupokelewa na biashara kutoka kwa vyanzo vifuatavyo:

1. Mamlaka ya juu zaidi.
2. Wasaidizi.
3. Kampuni washirika.
4. Taasisi zingine ambazo hazijaorodheshwa hapo juu (polisi, benki, mahakama, raia binafsi, n.k.).
5. Ndani ya biashara, mawasiliano yanayoingia yanaweza kutoka kwa utawala au kitengo kingine cha kimuundo, kwa mfano, kutoka kwa idara ya uhasibu.

Juu yetuilizingatia karatasi gani zinaweza kujumuisha mawasiliano kutoka kwa mashirika yaliyoonyeshwa katika aya tatu za kwanza.

Nyaraka kutoka kwa taasisi zingine zinaweza kuwa hati ya wito kwa mfanyakazi, hati ya kunyongwa, uamuzi wa mahakama, kesi, malalamiko au taarifa kutoka kwa mtu binafsi, na kadhalika.

Karata zinazowakilisha mtiririko wa kazi ndani ya biashara zinaweza kuwa tofauti sana: maagizo ya usimamizi, maagizo, maagizo, kanuni, viwango, kanuni za usalama, arifa, na kadhalika.

Kufanya kazi na hati zinazoingia

Ni muhimu kutunza rekodi za sio tu barua zinazotoka, lakini pia zinazoingia. Jarida, ambapo barua zinazopokewa na biashara zimesajiliwa, huandaliwa kulingana na sheria sawa na hati zilizotumwa.

Tofauti iko katika "kikomo" kwenye fomu. Inapaswa kuwa na safu wima zifuatazo:

• Nambari ya kawaida. Pia imebandikwa kwenye hati.
• Tarehe ilipopokelewa.
• Shirika lililotuma hati.
• Jinsi ilivyopokelewa (kwa faksi, barua pepe au barua ya kawaida).
• Jina la hati.
• Idadi ya nakala.
• Mahali hati ilitumwa (warsha, jina la idara au folda).

Sampuli ya mojawapo ya fomu za jarida la mawasiliano yanayoingia imewasilishwa hapa chini.

Ikiwa hati inayoingia ni agizo au maagizo ya kimbinu ya wasimamizi yaliyopokelewa na warsha (idara) kwa ajili ya utekelezaji, logi ya usajili lazima ionyeshe ni nani mhusika, na pia iambatishe.dokezo la utendaji, tarehe na saini ya msanii.

Nani anahifadhi rekodi?

Mtu yeyote anayewajibika aliyeteuliwa na mkuu anaweza kusajili barua zinazoingia na kutoka. Katika kesi hii, aina hii ya shughuli za kazi lazima iingizwe katika maelezo yake ya kazi au kupitishwa na agizo la mkuu wa biashara. Kama sheria, kazi ya ofisi katika mashirika inashughulikiwa na katibu. Kwa kuongeza, mfanyakazi wa ofisi au msimamizi (katika makampuni madogo) anaweza kufanya usajili wa mawasiliano. Katika baadhi ya mashirika, mawasiliano hushughulikiwa na wafanyakazi wawili - mkusanyaji na katibu.

Maduka na idara pia huweka rekodi za hati zinazoingia na zinazotoka. Hili hufanywa na mfanyakazi ambaye anatozwa aina hii ya shughuli kwa agizo la wasimamizi.

Je, ninawezaje kurekodi vizuri hati zinazoingia?

Usajili wa mawasiliano yanayoingia na kutoka sio kazi ngumu, lakini ni ya kuwajibika. Nyaraka zote zilizopokelewa na biashara ziko chini ya uhasibu. Ikiwa zilitoka kwa mashirika, lazima zipigwe muhuri na kutiwa saini na mkuu. Wakati mwingine saini ya watu wanaowajibika pia inahitajika, kwa mfano, mhasibu mkuu, ikiwa hii ni ankara iliyotolewa kwa biashara. Barua kutoka kwa watu binafsi, kama vile maelezo au madai, zinaweza tu kuwa na saini ya mtu aliyetunga hati hii.

Katika biashara nyingi, mawasiliano yote yanayoingia lazima yakaguliwe na msimamizi ili kuendelea kufahamisha michakato ya uzalishaji. Mwenyewehuamua nini cha kufanya na hati zilizopokelewa - kukubali kutekelezwa, kufahamiana na watu wanaohusika na habari hiyo, au kuweka tu karatasi kwenye folda. Kwa hivyo, katibu, akiwa amesajili barua inayoingia kwenye jarida, hutoa kwa mkuu. Anaweka alama kwenye kila hati inapaswa kutumwa kwa idara gani.

Kulingana na "hukumu" hii, katibu katika rejista ya barua zinazoingia anaandika katika safu inayofaa "hatma" zaidi ya kila barua. Kwa mfano, kanuni mpya juu ya hesabu ya malipo inaweza kutumwa kwa idara ya uhasibu, miongozo ya usalama kwa idara ya kiufundi, na madai kutoka kwa raia Ivanov kwa idara ya udhibiti wa ubora wa bidhaa. Hii inakamilisha kazi ya katibu kwa hati zinazoingia.

Je, ninawezaje kufuatilia barua zinazotumwa?

Hapo juu, tulichunguza ni karatasi gani zinaweza kuhusiana na aina hii ya hati. Katika baadhi ya mashirika, maombi ya mtu binafsi lazima yajibiwe na katibu msaidizi au mkusanyaji. Kwa mujibu wa GOST R 6.30-2003.12, hati hiyo inafanywa kwa fomu maalum au kwenye karatasi tupu yenye alama ya kampuni. Barua yoyote ya biashara inayotumwa kwa shirika au mtu binafsi lazima ipigwe muhuri na kusainiwa na meneja. Kama sheria, katibu lazima atengeneze nakala ya hati, ambayo lazima ihifadhiwe kwenye folda sahihi.

Maandishi yanayotoka yamesajiliwa katika jarida husika. Katibu lazima aangalie ikiwa mihuri na saini zote muhimu, maelezo ya kampuni yake nashirika ambalo hati hiyo iliundwa, weka juu yake nambari inayolingana na ile ambayo imeingizwa kwenye jarida, tarehe ya kuondoka, jina la folda ambayo nakala hiyo imefungwa. Ikiwa barua inayotumwa ni jibu kwa barua inayoingia, lazima pia uweke nambari ambayo ilisajiliwa. Hati lazima zitumwe siku iliyoonyeshwa kwenye kumbukumbu ya usajili.

Kwa nini tunahitaji uhasibu wa mawasiliano?

Baadhi ya watu ambao wako mbali na uzalishaji wanaamini kuwa usajili makini wa barua zinazoingia na zinazotoka ni kazi ya ziada, ile inayoitwa makaratasi. Kwa hakika, uhasibu wa mawasiliano hufanya kazi zifuatazo:

• Hupanga mtiririko wa kazi.
• Huhakikisha majibu kwa wakati unaofaa kwa mawimbi yanayoingia.
• Huboresha ubadilishanaji wa taarifa ndani ya uzalishaji.
• Inahakikisha ushiriki mzuri wa kampuni katika maisha ya kiuchumi ya nje.
• Hukusaidia kupata hati unayohitaji kwa haraka.

Umuhimu wa kazi hii ni dhahiri, kwa hivyo unahitaji kushughulikia utekelezaji wake kwa uwajibikaji.