Mfumo wa kielektroniki wa usimamizi wa hati (EDMS): ni nini, vipengele na mapendekezo

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Miaka kadhaa iliyopita, mifumo ya kielektroniki ya usimamizi wa hati ilizungumzwa kama mustakabali mzuri. Leo tayari hutumiwa kikamilifu katika biashara za kibinafsi na za umma. Lakini jambo muhimu zaidi ni kwamba mahitaji ya EDMS yanakua daima. Ni mfumo gani wa usimamizi wa hati za elektroniki na jinsi unavyofanya kazi, hebu tuchunguze mfano wa mifumo inayofanya kazi katika Shirikisho la Urusi.

Usuli

Ili kuelewa vyema jinsi mpango wa EDMS unavyofanya kazi, ni muhimu kukagua dhana na majukumu msingi. Mambo muhimu ni yale yanayoamua uchaguzi wa mfumo fulani.

Ikiwa shirika linaweza kufanya kazi chini ya masharti ya usimamizi usio rasmi, basi hakuna haja ya usimamizi wa hati. Pamoja na ujio wa michakato ya biashara, kuna haja ya kusimamia utaratibu kwa msaada wa nyaraka za utaratibu. Ikiwa hutashughulikia karatasi kwa wakati, basi zitaanza kujilimbikiza na kupotea.

Mpango maalum wa kuhifadhi faili hutumiwa kama njia mbadala ya media ya karatasikwenye seva. Lakini pia haifanyi kazi kwa muda mrefu. Kadiri wingi wa kampuni unavyoongezeka, hitaji la kuhifadhi na kusawazisha habari huongezeka.

Kuna tatizo: iwapo utatumia media ya zamani au EDMS kuhifadhi maelezo. Ni nini muhimu sana unaweza kupata shukrani kwa mfumo wa elektroniki? Ongeza ufanisi wa shirika.

Athari za kiuchumi

Ufanisi wa kazi unaweza kuongezwa kwa njia mbili: kupunguza gharama au kuongeza matokeo. Nyaraka za EDMS hukuruhusu kufikia malengo mawili mara moja. Hiyo ni, utekelezaji wa mfumo huruhusu shirika kutumia kidogo, lakini kupata zaidi.

Kupunguza gharama kupitia kupunguza gharama za karatasi, muda uliopotea, kuongeza kasi ya mawasiliano, kubadilisha utamaduni wa kampuni.

Ili kutathmini ufanisi wa mpango wa EDMS, unahitaji kukokotoa muda uliotumika kwenye karatasi. Kampuni za ushauri zinakadiria kuwa shughuli kama hizo huchukua 20% ya wakati wa kufanya kazi. Katika mfumo wa urasimu wa Kirusi, hii inachukua hata zaidi - 60% ya muda. Kuanzishwa kwa EDMS kutapunguza gharama hizi kwa angalau mara 10.

Kazi ya ofisi na mtiririko wa hati

Masharti haya mawili yanahusiana. Utunzaji wa kumbukumbu ni neno linalorejelea seti rasmi ya sheria za kufanya kazi na hati. Baadhi ya mifumo ya EDMS inaweza kubinafsishwa kulingana na sheria za kazi ya ofisi, lakini pia kuna mifumo hiyo kwa misingi ambayo kazi ya ofisi tayari imeundwa.

Hati ni sehemu ya hifadhi ya taarifa katika EDMS. Mtiririko wa hati huundwa kutokavyanzo tofauti: mifumo mingine, maombi, barua pepe, lakini juu ya yote - kutoka kwa vyombo vya habari vya karatasi vilivyochanganuliwa. Kwa hiyo, scanners na vifaa vingine ni sehemu muhimu ya EDMS. Mfumo huhifadhi hati zote, hudumisha historia zao, huhakikisha harakati kupitia shirika, na kutekeleza michakato ya biashara nazo.

Katika hifadhidata kama hiyo kuna uamuzi, maagizo na agizo la SED. Kupitia wao, shirika linasimamiwa. Hati yoyote hutolewa na "msaada". Seti ya mashamba katika fomu inategemea aina ya hati. Taarifa huhifadhiwa kwenye mfumo katika mfumo wa hifadhidata ya kila sehemu ya kadi kama hiyo.

Kazi na kazi za EDMS

Mpango wa usimamizi wa hati umeundwa ili kutatua kazi zifuatazo:

• utaratibu wa kufanya kazi na hati.
• kuunda hati kulingana na violezo, hifadhi yao ya usajili;
• uhasibu otomatiki;
• uainishaji wa hati.

Hebu tuangalie kwa karibu utendakazi wa SED. Mpango wa mtiririko wa kazi unatumika kwa:

• kutengeneza kadi.
• kuunda maandishi ya hati;
• hifadhi data kama pdf au ms word;
• udhibiti wa haki za ufikiaji wa mtumiaji;
• kuunda njia;
• kidhibiti cha mtiririko wa hati;
• kutuma arifa, vikumbusho;
• majarida, saraka, viainishaji;
• uzaji wa agizo;
• tafuta na utie sahihi hati;
• ripoti kizazi.

Utendaji wa mfumo wa jumla ni pamoja na:

• mbalifanya kazi na hati;
• kutumia DBMS kuhifadhi data;
• kazi kwa wakati mmoja na EDMS;
• linda kupitia vyeti, misimbopau na ubinafsishaji.

Faida na hasara

Kubadilisha hadi SED kuna faida nyingi kuliko hasara. Hata hivyo, mradi usiopangwa vizuri unaweza kuharibu faida zote za automatisering. Malengo ya utekelezaji wa EDMS lazima yaweze kufikiwa. Manufaa ni pamoja na:

• hifadhi iliyopangwa ya habari kuu;
• mtazamo sawa wa uundaji na usindikaji wa hati;
• kwa kutumia violezo;
• tafuta;
• ufikiaji wa ukaguzi.

Hasara ni pamoja na gharama kubwa za uanzishaji na mafunzo madhubuti ya watumiaji.

Taratibu za Hati

Katika EDMS, usimamizi wa hati za kielektroniki hupitia mfululizo wa hatua, ambapo mali fulani hukabidhiwa hati. Usindikaji unafanywa kwa mikono na kwa moja kwa moja. Katika kesi ya pili, weka:

• masharti ya mpito kati ya hatua;
• kutenganisha njia;
• mizunguko ya utengenezaji;
• anza michakato midogo, vipima muda, taratibu za uchakataji;
• majukumu ya mtumiaji yamewekwa.

Aina za matibabu:

• Kuunda hati.
• Kuhariri.
• Kubadilisha jina.
• Sogeza.
• Hifadhi.
• Kufahamisha.
• Ufutaji.

Gharama za SED

Udhibiti wa hati hauwezi kufanya kazi kikamilifu bila leseni, seva, usanidi kamili na mafunzo ya watumiaji wote. Kila moja ya vipengele hivi inahitaji matumizi makubwa ya fedha. Kwa kuongeza, hatupaswi kusahau kuhusu kuunganishwa kwa EDMS na mifumo mingine, kusasisha hifadhidata na programu, mashauriano ya usaidizi wa kiufundi na gharama zingine za matengenezo.

Utangulizi wa EDMS

Utekelezaji wa mradi unaweza kuchukua miezi kadhaa. Mchakato unategemea idadi ya michakato ya uhifadhi wa nyaraka na juu ya uwezo wa kifedha, shirika na rasilimali. Utekelezaji unafanywa kulingana na algorithm ifuatayo:

• kuundwa kwa kikundi kazi, kitambulisho cha kiongozi;
• fafanua malengo na malengo;
• kuangalia michakato iliyopo ya uhifadhi;
• maendeleo ya hadidu rejea;
• Chaguo SED;
• hitimisho la mkataba wa utekelezaji wa EDS;
• maendeleo na uidhinishaji wa kanuni za kazi;
• Kuangalia maudhui ya awali ya saraka;
• Jaribio la awali la EDS;
• kufundisha wafanyakazi kazini;
• jaribu utekelezaji wa EDMS;
• uchambuzi wa matokeo ya mtihani;
• marekebisho ya makosa;
• utekelezaji kamili wa EDMS.

Hitilafu za utekelezaji

Uangalifu maalum unapaswa kulipwa kwa michakato hiyo inayohitaji hati ya karatasi. Hitilafu kuu ni kurudia kwa hati ya karatasi na moja ya elektroniki. Hii inachanganya kazi na husababisha mtazamo mbaya kuelekea automatisering. Hakuna mtu anayelipa ziada kwa kufanya kazi mara mbili. Ni muhimu kujenga michakato ya automatisering bilakurudia. Makosa ya pili ni kutokuwa tayari kwa wafanyikazi. Mara nyingi, michakato mpya hugunduliwa na uadui. Kwa hivyo, ni muhimu kuwaeleza wafanyakazi kwa nini EDMS inaletwa hata kidogo, ili waweze kukaribia mchakato wa kujifunza kwa uangalifu.

Teknolojia za kuhifadhi hati

Katika EDMS, usimamizi wa hati za kielektroniki unajumuisha sifa, kwa misingi ambayo utafutaji, uainishaji, upangaji wa vikundi na kuripoti hufanywa. Wakati mwingine hati huundwa kulingana na template, wakati mwingine kwa kuhamisha data kutoka kwa hifadhidata. Sifa huhifadhiwa kwenye meza. Faili yenyewe imewekwa kwenye folda ya kuhifadhi, taarifa kutoka humo imewekwa kwenye saraka ya DBMS. Watumiaji wa EDMS pekee wanaweza kufikia data.

Kuchanganua kwa ndani ni nini?

Uchakataji kamili wa hati na sampuli zake kuwekwa kwenye kumbukumbu hufanywa kwa kutumia vichanganuzi. Wakati wa mchakato wa kuchanganua, inawezekana kuunda kiotomati msimbo pau kwenye hati na kuisajili kwenye hifadhidata yenye mwelekeo unaofuata kwenye njia iliyobainishwa.

Utambuzi wa maandishi macho

Mfumo huu wa kielektroniki wa usimamizi wa hati EDMS hubadilisha picha ya kielektroniki ya hati iliyo katika muundo wa picha au jpeg kuwa umbizo la maandishi. Katika kesi hii, programu maalum hutumiwa kwa njia ya maombi ya kujitegemea au kuunganishwa kwa ESCOM. BPM kwenye EDMS. ESCOM. BPM ni nini? Huu ni mpango wa kutambua hati zilizoandikwa katika fonti tofauti. Hata hivyo, inafaa kuzingatia kwamba programu zinazojitegemea zina vipengele zaidi na hutambua hata maandishi yaliyoandikwa kwa mkono.

Kuweka msimbo

Teknolojia hii hutoa seti ya taratibu za kuunda na kutumia msimbo pau wa picha kwenye hati. Msimbopau wa kipekee unatolewa kupitia seva ya mfumo. Pia hutoa kitambulisho cha hati, utafutaji wake wa haraka katika hifadhidata na usambazaji katika maeneo ya kuhifadhi. Wakati wa kusajili hati, barcode sambamba na kitambulisho cha kadi ya elektroniki huchapishwa kwenye lebo. Imebandikwa kwenye toleo la karatasi la hati.

EDS

Sahihi ya dijiti hukuruhusu kuthibitisha usahihi wa hati na kutobadilika kwa data. Kusaini kunafanywa kwa usaidizi wa mtoaji wa kriptografia na ufunguo wa programu - cheti. Mwisho ni faili katika muundo maalum, ambayo inafanywa upya katika kituo cha utoaji wa leseni. Ili kuhakikisha usalama wa habari, unapaswa kuhifadhi cheti kwenye kadi mahiri au vitufe vya I-Token. Zinalindwa na PIN. Ikiwa PIN itawekwa vibaya mara kadhaa, cheti kitazuiwa kiotomatiki.

Utafutaji wa maandishi na sifa kamili

Utafutaji wa sifa unafanywa kupitia fomu maalum kwa kutumia thamani kadhaa kutoka sehemu za kadi. Kwa mfano, kigezo cha "Akaunti" hutafuta data katika sehemu ya "Mpokeaji" au "Mtumaji". Wakati huo huo, mfumo unalinganisha vigezo vilivyoingia na data kwenye kadi na huingia kwenye matokeo kadi hizo zinazofanana. Utafutaji unatokana na uwiano kamili au kiasi.

Utafutaji wa maandishi kamili unafanywa kulingana na data iliyo kwenyehati, ikijumuisha fomu za maneno kupitia zana za DBMS zilizojengewa ndani kama vile MS SQL SERVER, ORACLE. Kwa utafutaji kamili, faili lazima ziingizwe kwenye hifadhidata katika umbizo la hati (hati), jedwali (xls), mawasilisho, ujumbe.