Udhibiti wa hati za kielektroniki: faida na hasara, kiini cha mfumo, njia za utekelezaji

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kampuni zaidi na zaidi zinatumia usimamizi wa hati za kielektroniki, ambao unahusisha matumizi ya programu tofauti za kuunda na kuhifadhi hati. Wakati huo huo, shirika halina kumbukumbu iliyo na nakala za karatasi. Kuna faida nyingi za usimamizi wa hati za elektroniki, kwa sababu ambayo wafanyabiashara wanafurahi kukataa matumizi ya hati za karatasi. Lakini ili kuibadilisha, unahitaji kusakinisha programu maalumu kwenye kompyuta zinazofanya kazi, na pia kuteua mfanyakazi anayewajibika ambaye atashughulikia mtiririko huu wa kazi.

Dhana ya usimamizi wa hati kielektroniki

Inawakilishwa na mbinu ya kisasa ya kufanya kazi kwa uhifadhi wa nyaraka mbalimbali. Wakati wa shughuli za shirika lolote, karatasi nyingi tofauti hutokea, ambazo zinapaswa kuchapishwa kila mara na kuhifadhiwa katika chumba tofauti kwa muda mrefu.

Ikiwa mjasiriamali au kampuni ina utekelezaji ipasavyosahihi ya kielektroniki, ambayo hati zimeidhinishwa kwa fomu ya kielektroniki, basi haihitajiki kuchapisha hati hizi kwenye karatasi.

Manufaa ya usimamizi wa hati kielektroniki

Kuna faida nyingi za kuhamia hati za kielektroniki zilizoidhinishwa na EDS. Ni kwa sababu ya uwepo wa vigezo vingi vyema ambavyo wafanyabiashara zaidi na zaidi wanabadilisha njia hii ya nyaraka. Lakini kwanza unapaswa kutathmini faida na hasara za usimamizi wa hati za elektroniki. Faida muhimu ni pamoja na:

• hutafuta hati zinazohitajika mara moja kutokana na muundo mzuri na uaminifu wa hifadhi;
• muundo wa mtiririko wa kazi umewekwa kati;
• nyaraka zote zinaweza kuhifadhiwa kielektroniki kwenye midia tofauti na hata kwenye seva za mbali, kwa hivyo hata moto ukitokea ofisini, huna haja ya kuwa na wasiwasi kwamba nyaraka zozote muhimu zitaharibiwa;
• nyaraka zote husajiliwa na kuidhinishwa kwa urahisi;
• karatasi zote hutiwa saini kwa misingi ya utumaji wao kupitia njia za mawasiliano ya kielektroniki, jambo ambalo huokoa muda na juhudi kubwa kwa wafanyakazi wa biashara yoyote;
• ikihitajika, unaweza kutengeneza nakala ya hati unayotaka kwa sekunde chache;
• ukaguzi umerahisishwa sana, kwa kuwa unafanywa kwa njia ya kielektroniki, na unaweza pia kuwaalika wataalamu walioajiriwa kwa madhumuni haya ambao hupokea hati kupitia chaneli za kielektroniki.

Faidamifumo ya usimamizi wa hati za kielektroniki ni muhimu na haiwezi kukanushwa, lakini kabla ya kuibadilisha, unapaswa kutathmini vipengele vibaya vya kila mfumo.

Kasoro za mfumo

Manufaa ya kutekeleza mfumo wa usimamizi wa hati za kielektroniki hayawezi kupingwa, lakini mchakato huu una hasara fulani. Hizi ni pamoja na:

• lazima inahitajika kusajili sahihi ya kielektroniki ya kidijitali, ambapo kiasi kikubwa cha fedha hulipwa;
• hakuna fursa ya kutumia hati za kielektroniki ikiwa washirika hawajabadilika hadi usimamizi wa hati za kielektroniki;
• fedha na wakati mwingi hutumika kusakinisha programu za ziada na kuajiri mfanyakazi anayetegemeka ambaye anatunza rekodi zote za kielektroniki;
• hakuna fomati zilizounganishwa kabisa za utiririshaji kama huu ambazo zimesasishwa;
• wakandarasi na wanunuzi wengi wanashuku matumizi ya hati za kielektroniki zilizotiwa saini na EDS.

Kwa hiyo, kila mfanyabiashara lazima ajifunze kwanza faida na hasara za usimamizi wa hati za kielektroniki ili kufanya uamuzi sahihi na unaofaa.

Sababu ya maendeleo

Faida za usimamizi wa hati za kielektroniki ni nyingi na muhimu. Hii inaongoza kwa ukweli kwamba inaendelea kuendeleza na kuletwa katika kazi ya makampuni mbalimbali ya biashara, ambayo sio tukibiashara, lakini pia kwa umma. Masharti makuu ya maendeleo yake madhubuti na endelevu ni pamoja na:

• Uwezekano wa matumizi yake katika sheria ya kodi unatarajiwa. Aina fulani za marejesho ya kodi yanaweza tu kuwasilishwa kwa njia ya kielektroniki. Hii inatumika kwa ripoti za malipo ya bima yaliyoorodheshwa katika PF kwa wafanyikazi, na pia kwa tamko la 3-NDFL lililowasilishwa kwa Huduma ya Ushuru ya Shirikisho kwa kila mfanyakazi wa biashara. Hata ripoti ya SZV-M kwa wafanyikazi wote wa kampuni inawasilishwa kwa njia ya kielektroniki ikiwa shirika linaajiri zaidi ya watu 25. Kwa hivyo, baadhi ya makampuni yanalazimika tu kubadili hati za kielektroniki, kwa kuwa wanapaswa kutoa EDS hata hivyo.
• Faida kuu za usimamizi wa hati za kielektroniki ni pamoja na uwezekano wa kuzirekebisha katika uhasibu. Kulingana na Sheria ya Shirikisho Nambari 402, nyaraka za msingi za uhasibu zinaweza kuzalishwa sio tu katika fomu ya karatasi, lakini pia katika fomu ya kielektroniki, ikiwa inawezekana kuidhinisha kwa saini ya kielektroniki.
• Tangu 2017, utayarishaji bora wa mtiririko wa hati hii katika kesi za kisheria umeanza. Sasa kila uamuzi wa mahakama lazima uchapishwe katika vyanzo wazi. Kwa kuongeza, makampuni yote na watu binafsi wana fursa ya kuwasilisha dai au malalamiko kwa njia ya kielektroniki, ambayo inahitaji EDS. Kwa hivyo, saini ya kielektroniki haitolewi na kampuni kubwa tu, bali hata na watu binafsi.
• Maendeleo ya teknolojia ya kielektroniki yanafanyika kwa kasi, kwa hivyo sasa karibu kila mtu ana ufikiaji wa Mtandao, ambao hurahisisha sana mchakato wa kuwasiliana na wengine.watu na maafisa wa serikali.

Kwa hivyo, inaweza kubishaniwa kuwa matumizi ya mtiririko huo yanazidi kuhitajika.

Faida nyingine muhimu

Zaidi ya hayo, kampuni nyingi hushirikiana na biashara zilizo katika maeneo au nchi nyingine, kwa hivyo ni rahisi zaidi kubadilishana hati tofauti wakati wa kufanya usimamizi wa hati za kielektroniki. Hii hukuruhusu kuongeza kwa kiasi kikubwa masoko ya mauzo na kuanzisha mawasiliano na watengenezaji wa moja kwa moja.

Hii ni faida ya ziada muhimu ya usimamizi wa hati za kielektroniki. Uboreshaji wa ubora wa usimamizi umezingatiwa tangu siku ya kwanza ya kuanzishwa kwa mfumo unaofaa.

Jinsi ya kuingia?

Mwanzoni, mkuu wa biashara hutathmini faida na hasara za mfumo wa usimamizi wa hati za kielektroniki. Ikiwa uamuzi utafanywa wa kuitambulisha katika kampuni, basi hatua zifuatazo zitatekelezwa kwa hili:

• Mkutano wa wanahisa unafanyika, ambapo upigaji kura unafanywa kwa ajili ya utekelezaji wa mfumo huu.
• Ikiwa uamuzi ni mzuri, basi agizo linalolingana hutolewa na mkurugenzi wa kampuni.
• Inashauriwa kuunda kanuni ya ndani inayosimamia sheria za matumizi ya hati za kielektroniki.
• Chagua sahihi itakayotumika katika mchakato wa kusaini hati mbalimbali.
• Sahihi rahisi ikichaguliwa, basi inabandikwa kwa misingi ya misimbo na nenosiri, pamoja na njia nyinginezo, na ufikiaji wake.ni mdogo, kwa hivyo, mtu mahususi anateuliwa ambaye atashughulikia uidhinishaji wa hati za kielektroniki.
• Mamlaka ya uthibitishaji imechaguliwa. Inawakilishwa na shirika maalumu ambalo linahusika na usimamizi wa hati za elektroniki. Ni muhimu kuchagua kampuni ambayo itakuwa na faida na vizuri kushirikiana. Unapaswa kutathmini mapema gharama ya huduma zinazotolewa, pamoja na kazi mbalimbali zinazoweza kutumika wakati wa ushirikiano. Inabainishwa ni jukumu gani kituo kilichochaguliwa kinabeba kwa makosa mbalimbali yanayoweza kujitokeza katika mchakato wa kudumisha usimamizi wa hati za kielektroniki.
• Nyaraka zinatayarishwa kwa msingi ambao makubaliano yanahitimishwa na kituo kilichochaguliwa.
• Mkataba na shirika lililochaguliwa unaelezwa. Baada ya hapo, kituo huunda na kutoa cheti cha ufunguo wa EDS kwa mteja wake.
• Kuna utangulizi wa moja kwa moja wa usimamizi wa hati za kielektroniki katika kazi ya shirika. Ili kufanya hivyo, hati zote za karatasi zinabadilishwa kuwa fomu ya kielektroniki, na utaratibu wa kubadilishana hati za kielektroniki unaanzishwa.

Ankara zinaweza kutengenezwa kielektroniki, lakini unapaswa kuhakikisha kwanza kwamba matumizi ya hati kama haya yatamfaa mhusika. Hii ni kutokana na ukweli kwamba kampuni lazima iwe na njia za kiufundi za kuchakata hati hizi.

Chaguo la EDS

Iliyojumuishwa hata katika manufaa ya usimamizi wa hati za kielektroniki ni kupunguzwa kwa gharama za utayarishajihati nyingi za karatasi. Lakini kwa hali yoyote, italazimika kupata gharama fulani. Zinahusiana na utekelezaji wa sahihi ya kielektroniki inayotumika katika mchakato wa kuidhinisha hati za kielektroniki.

ETS inaweza kuwasilishwa katika fomu isiyo na sifa au iliyohitimu.

Hajahitimu

Imetolewa kwa kutumia ubadilishaji wa data ya kriptografia, ambayo ufunguo maalum hutumiwa, ambao unapatikana kwa mmiliki wa EDS. Ni muhimu kuamua mapema ni nani hasa katika kampuni atatia saini karatasi za kielektroniki.

Kwa usaidizi wa sahihi kama hiyo, unaweza kugundua mabadiliko mbalimbali yaliyofanywa kwa hati baada ya kusainiwa.

Alihitimu

Ili kufanya hivi, kampuni hupokea cheti maalum kilicho na ufunguo wa uthibitishaji wa EDS. Ili kuunda saini kama hiyo, mahitaji yaliyoorodheshwa katika Sheria ya Shirikisho Na. 63 yanazingatiwa.

Kwa kawaida EDS kama hiyo hutumiwa katika kampuni kubwa zinazotaka kuweka siri ya biashara, kwa hivyo, kutokana na EDS iliyoidhinishwa iliyoimarishwa, usalama wa hati za kielektroniki unahakikishwa.

Baada ya kuchagua aina mahususi ya sahihi ya kielektroniki, makubaliano yanahitimishwa na kituo kilichochaguliwa cha uthibitishaji.

Sheria za kutambulisha mfumo katika kazi ya kampuni

Faida za usimamizi wa hati za kielektroniki ikilinganishwa na karatasi huchukuliwa kuwa zisizoweza kukanushwa, lakini mara nyingi katika mchakato wa utekelezaji wake katika kazi ya shirika, matatizo fulani hutokea. Kwa hivyo, kanuni za mchakato huu ni pamoja na:

• mwanzoni mtaalamu huteuliwa kwa amri ya mkuu, ambaye atahusika katika kutafsiri hati za karatasi katika fomu ya kielektroniki;
• programu maalum imesakinishwa kwenye kila kompyuta inayofanya kazi, ambayo hukuruhusu kutia sahihi hati kwa kutumia EDS iliyotolewa hapo awali;
• wakati wa kuandaa, kusindika na kukubaliana juu ya nyaraka mbalimbali, sheria za msingi za kazi ya ofisi huzingatiwa, ambazo zinatumika pia kwa nyaraka za karatasi;
• hati za kielektroniki lazima ziwe na maelezo yote muhimu, mihuri na EDS;
• maelezo yanaweza kuingizwa katika kanuni za kampuni kuhusu mbinu gani za kuthibitisha hatua kwa hati hizi zitatumika.

Mchakato hauchukuliwi kuwa mgumu sana ikiwa utaeleweka vyema.

Sheria za ushirikiano na makampuni mengine

Kila kampuni inayotumia mfumo kama huo katika kazi yake inataka kutumia hati za kielektroniki kwa ushirikiano na washirika wake wakuu. Ili kufanya hivyo, wakati wa kuunda makubaliano na kampuni nyingine, kifungu kinapaswa kuingizwa katika maandishi ya hati inayosema kwamba karatasi zote zitapitishwa kupitia njia za mawasiliano ya elektroniki. Baada ya hayo, nyaraka muhimu zinakusanywa na kusainiwa na EDS iliyotolewa hapo awali. Zana zote za EDS lazima ziidhinishwe, vinginevyo haziwezi kutumika wakati wa uendeshaji wa kampuni.

Ni rahisi zaidi kuanzisha utendakazi kama huu na mashirika mbalimbali ya serikali, kwa mfano, na Huduma ya Shirikisho ya Ushuru au Hazina ya Pensheni. Hii ni kutokana na ukweli kwamba mashirika hayo tayari yana programu muhimu kwafanya kazi na hati za kielektroniki.

Nyaraka zinahifadhiwaje?

Faida kuu ya usimamizi wa hati za kielektroniki ni kwamba haihitajiki katika shirika kutenga chumba tofauti kwa ajili ya kuunda kumbukumbu, kwa kuwa karatasi zote huhifadhiwa kwenye kompyuta, seva au vyombo vya habari mbalimbali vya kielektroniki. Lakini bado, kila kampuni lazima ilipe hifadhi ifaayo ya hati ili isiweze kufikiwa na watu au mashirika ambayo hayajaidhinishwa.

Wakati wa uhifadhi wa hati za kielektroniki, sheria zifuatazo huzingatiwa:

• muundo wa majina wa kesi ni lazima utungwe kwa ajili ya kampuni nzima, na mwonekano wake na maudhui hutegemea nyanja ya shughuli ambayo kampuni inafanya kazi;
• uchunguzi wa thamani ya hati unafanywa;
• kila hati imewekwa alama ya matumizi ya usimamizi wa hati za kielektroniki;
• nyaraka zote lazima zihifadhiwe.

Sheria hizi zikizingatiwa, haitakuwa vigumu kuhifadhi hati kwa njia ya kielektroniki.

Hitimisho

Kuna manufaa mengi ya usimamizi wa hati za kielektroniki. Kuboresha ubora wa kazi ya kampuni ni matokeo ya utekelezaji wake. Ili kufanya hivyo, ni muhimu kufanya uamuzi unaofaa kwa usimamizi wa biashara, chagua kituo cha uthibitisho na upe EDS. Programu maalum husakinishwa kwenye kompyuta, na mabadiliko muhimu yanafanywa kwa vitendo vya udhibiti vya ndani vya kampuni.

Kwa usaidizi wa uhifadhi wa kielektroniki, umerahisishwa sanauendeshaji wa kampuni, pamoja na urahisi wa ushirikiano na makampuni mengine na mashirika ya serikali.