Kanuni za mtiririko wa hati za shirika. Mfano wa mtiririko wa kazi katika shirika

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Hati ni maelezo yaliyowasilishwa kwa njia inayofaa maudhui na madhumuni yake. Hati huundwa kwa kusudi, na mtu kwa mtu. Lakini sio kila wakati chanzo cha hati na / au mpokeaji wake atakuwa mtu. Kiwango cha kisasa - inapowezekana na muhimu kujumuisha kwa ufanisi na kwa vitendo mashine na mifumo katika kitanzi cha udhibiti.

Mchakato, vipengele na kasi ya uhamishaji wa hati inategemea umbo lake, maudhui na utendakazi wa "mazingira ya harakati". Mafanikio, viashiria vya kiuchumi na ufanisi wa kijamii hutegemea jinsi mtiririko wa hati katika shirika ulivyowekwa, na hii ni: ubora na maisha ya kampuni.

Kuhusu hati na mtiririko wa kazi

Usimamizi, fomu na utaratibu wa mtiririko wa kazi kwa mfano wa shirika, haudhibitiwi na sheria. Kuna GOSTs, sheria ndogo na mapendekezo ya lazima. Kama sehemu ya hati za uhasibu, karatasi za kupata mkopo auripoti za matibabu ni kanuni za sheria.

Hati sio fomu kali ya maandishi kila wakati. Inaweza kuwa:

• fomu ambayo sehemu mahususi hujazwa kwa njia fulani, kuwa na maudhui halisi ya kisemantiki na kisintaksia;
• ukurasa ulioundwa kulingana na fomu mahususi kwa ajili ya maombi mahususi (barua, agizo, sheria na masharti, utumishi, …);
• fomu ya bure (maelezo ya mfanyakazi, shukrani kwa mafanikio ya kazi, azimio juu ya ombi, …).

Matoleo yote matatu ya hati yanaweza kuwasilishwa kwa karatasi au kielektroniki na, kutokana na upatikanaji wa zana za kiufundi na kisheria, ni sawa kabisa, ingawa bado kuna matukio wakati fomu ya karatasi pekee ndiyo inayowezekana.

Licha ya kukosekana kwa udhibiti wa kisheria wa fomu na yaliyomo katika hati na mtiririko wa kazi, kuna mazoea magumu, yanayokubalika kwa jumla na yasiyojadiliwa ya kuunda, kuhamisha, kuhifadhi au kuharibu hati, ambayo kila shirika lina uhuru wa kurekebisha. yenyewe kwa njia yoyote ile.

Mfano kamili wa mtiririko wa hati katika shirika

Kimsingi haiwezekani kufikia bora:

• katika nyanja yoyote ya maisha na shughuli,
• wakati wowote,
• popote angani,

kwa sababu kila mbinu mpya hurahisisha kuona upeo mpya. Kuna hamu na haja ya kuwafuata. Hati sio ubaguzi. Kinyume chake, ni kielelezo cha kuonyesha na hai cha urekebishaji thabiti wa mchakato wa harakati ya habari.

Haijalishi jinsi maelezo yanarekodiwa: kwenye karatasi au kwa njia ya kielektroniki. Kwa sasa, fomu zote mbili zina thamani sawa ya kisheria, ingawa toleo la karatasi lina manufaa katika baadhi ya matukio.

mzunguko wa harakati zao kutoka wakati wa kuonekana (kuundwa) hadi wakati wa kuhifadhi au uharibifu.

Si mashirika yote yanaelewa kuwa hati nyingi zinaweza kutekelezwa moja kwa moja na mashine na mifumo bila uingiliaji wa kibinadamu, kama vile sio vyanzo vyote (waandishi) wanapaswa kuwa watu pekee.

Uelewa wa kawaida wa utendakazi otomatiki katika hali nyingi sana uko katika kiwango cha "wazo la mawimbi" rahisi, wakati mpango umekabidhiwa kuripoti utokeaji wa matukio pekee.

Ongezeko la ndani na nje la hati

Mizunguko yote miwili ni muhimu kwa shirika lililofanikiwa. Ofa ya nje ina thamani tuli, ilhali mauzo ya ndani yana thamani inayobadilika.

Kadiri wasimamizi wa kampuni wanavyoelewa vyema hali hii, ndivyo mfumo wa kielektroniki wa usimamizi wa hati unavyochagua. Wale wanaotaka kuweka mfano bora wa harakati za karatasi za biashara katika shirika huandika mfumo wao wa habari.

Nyaraka zinaweza kuwa msingi nasekondari. Wa pili huwa na historia ya harakati ndani ya shirika.

Kwa kuchanganua matumizi ya ujuzi kuhusu hati na matumizi yake, inawezekana kutathmini sifa za utendaji za kampuni, viashirio vya kijamii na kiuchumi na vigezo vya wakati. Hii ni muhimu kwa washirika na watumiaji.

Karatasi lakini ni nzuri au ya kielektroniki lakini ilinunuliwa

Upekee ni asili si tu kwa mtu, bali pia kwa shirika. Zaidi ya hayo, kila mtu anathamini utu wake na kujitahidi kwa kila njia kusisitiza hilo kwa mavazi, tabia, elimu, na kadhalika.

Kampuni inayonunua mfumo wa taarifa uliotengenezwa tayari ni mfano kamili wa mtiririko wa kazi wa shirika ambao unalinyima uso wake na kuwalazimisha wafanyakazi kuvalia "nguo za mtu mwingine."

Ni afadhali kuwaamini wafanyakazi wako kufanya kazi na vyombo vya habari vya karatasi kwa njia ya kizamani kuliko kuwalazimisha wahusika wa tatu, lakini maoni ya kisasa kuhusu hati na matumizi yao. Kila mfanyakazi ni kipengele muhimu cha utendakazi wa shirika, na si mtafiti wa ufanisi wa mawazo na miundo ya watu wengine ya utendakazi wa watu wengine.

Vipaumbele, mienendo na utendakazi

Mtaro wa nje wa utendakazi huwa na mipaka, hauna adabu na thabiti. Kwa kiasi kikubwa, haipaswi kupewa umuhimu zaidi kuliko inavyostahili. Kwa mfano, ni nini maana ya "kuwekeza nafsi yako" katika mahusiano na kodi, mamlaka ya udhibiti au washirika. Unaweza kwa namna fulani kubadilisha mchakato wa kubadilishana habari namashirika ya utangazaji, lakini hata hili hatimaye huchukua sura tuli, ya kawaida.

Kipaumbele cha mfumo wetu wa kuchakata taarifa, sehemu muhimu ambayo kila mara ni usimamizi wa hati za kielektroniki, hauna shaka. Lakini kila wakati na kila mtu anasikitika kwa wakati na pesa kuunda mfumo wao wenyewe.

Mchanganyiko wa chaguo za kawaida za "one es" au "galaxy" ambazo hazifanyi bila xel na baadhi ya programu za ndani za nchi za kiuchumi au za uhasibu, pamoja na tovuti zao ili kuwa na maoni na hati (maagizo, malalamiko, matoleo, …) kutoka kwa wateja na washirika - hali ya kawaida ya mambo, wafanyakazi huwa na shughuli za kawaida kila mara, na hakuna gharama.

Mienendo ya mchakato wa uzalishaji inaweza tu kuhakikishwa kwa utekelezaji bora wa utendakazi wake yenyewe. Katika nafasi hii pekee, usimamizi wa hati za elektroniki katika shirika ni mfano unaostahili kuigwa, na katika muktadha wa kutekeleza wazo la biashara la mtu mwenyewe, mienendo bora ya uzalishaji, viashiria vya kiuchumi na kijamii.

Kanuni za mfumo wa taarifa wa shirika

Shirika lolote ni mfumo wa taarifa unaotokea na kuwepo katika mazingira sawa. Hati huja ndani ya shirika kutoka nje, ndani yake pia inahitajika kuunda hati, ambazo baadhi yake zimedhibitiwa na lazima.

Chati rahisi ya mpangilio wa kazi ya shirika ni mfano wa kile ambacho kila mtu hufanya kwa kawaida. Kanuni zimewashwasheria za kazi, utaratibu wa kila siku, wajibu wa wafanyakazi - kawaida ya kawaida, lakini watu wachache sana wanahusika katika maendeleo ya "Kanuni za mfumo wa habari wa shirika".

Kwa mtazamo unaofaa, viongozi wa shirika wanaweza kuongozwa na chochote, kuandika kanuni na maelezo yoyote ya kazi. Lakini ufanisi na ufaafu wa utungaji huu wa sheria unategemea tu ni kiasi gani ghala la udhibiti wa ndani linakidhi mahitaji ya ukweli.

Kanuni za hati na harakati zake

Mfumo wa usimamizi wa hati wa biashara ni sehemu muhimu ya nyanja ya habari ya kampuni, kwa sababu hiyo "Kanuni za Usimamizi wa Hati" ni kiambatisho cha "Kanuni za Mfumo wa Taarifa wa Shirika", lakini sana. muhimu na kuunganisha vipengele vyake vyote vya msingi katika kiumbe kimoja cha habari.

Ikiwa wasimamizi wamedhamiria kuunda mfano kamili wa utendakazi wa shirika, inamaanisha kuwa wanajishughulisha kikweli na ukuzaji wa biashara iliyofanikiwa, kwa lengo la kupata faida na kuboresha ustawi wa wafanyikazi.

Kipengele cha hali ya sasa ya ukuzaji programu, hasa katika mstari wa mbele katika uchakataji wa taarifa zinazosambazwa (mifano ya upangaji programu ya mtandao), ni kwamba karibu haiwezekani kuunda programu ya kujirekebisha ya simu.

Jukumu la usimamizi wa hati za kielektroniki katika shirika ni mfano rahisi lakini wa maonyesho. Hapa mienendo ni ya kipekee:

• hati zinazoingia na kutoka;
• algorithms za kuchakata karatasi za biashara za ndani na nje.

Msimbo wa kuandika ambao unaweza kutofautiana kadri data na algoriti inavyobadilika ni ngumu sana. Gharama ya muda na rasilimali haipatikani kwa kila shirika.

Udhibiti wa hati za kielektroniki katika mienendo

Mpangilio wa mtiririko wa kazi katika biashara kwa mfano wa jukumu la toleo la kielektroniki ni muhimu, rahisi, elekezi na vitendo. Utata hutoka kwa mchakato wa kubuni msimbo ambao unaweza kubadilika kwa nguvu. Muda wa maendeleo pia ni tatizo.

tumia mantiki ya kawaida ya uchakataji.

Kisha mtiririko wa kazi katika shirika=mfano + vipengele vya wazo lako la biashara. Katika makadirio ya kwanza, matokeo hayatakuwa ya vitendo, lakini mara tu utekelezaji wa kwanza wa kazi utakapoanza, mzunguko wa suluhisho lao hautabadilika na, kwa uangalifu unaofaa, matokeo yatapatikana.

Kuundwa kwa mfumo wa taarifa wenye uwezo wa kuchakata taarifa zinazobadilika kwa nguvu ni, kwanza kabisa, mienendo ya mchakato wenyewe wa kuunda.

Mpaka utaratibu uundwe ili kubadilisha vya kutosha zinazoingia, zinazotoka nahati za ndani, na msimbo hautaweza kubadilika kwa uhuru bila ushiriki wa programu, haitawezekana kuzungumza juu ya ukweli wa kuunda mfumo wa usimamizi wa hati za elektroniki.

Hata hivyo, kuvumbua na kutekeleza mfumo wako binafsi ili kuunga mkono kikamilifu michakato ya taarifa ya shirika ni sawa na kufanya mafanikio yake kuwa ya kifahari na kamilifu.