Maelezo ya kazi: msaidizi wa mkuu wa shirika

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Shirika kubwa - kazi kubwa. Mkuu wa shirika hatakuwa na wakati kila mahali, hata kwa msaada wa manaibu. Ili kupanga vizuri siku, usisahau chochote, kusambaza na kudhibiti kazi, meneja anahitaji msaidizi. Je, mfanyakazi katika nafasi hii anafanya nini, anapaswa kujua na kujua nini?

Mratibu Msaidizi: jukumu lake katika shirika

Kufuatia mantiki ya mainishaji wa taaluma aliyeidhinishwa katika ngazi ya serikali, meneja msaidizi ni wa kundi la wasimamizi, kwa sababu anasimamia takriban masuala yote ndani ya uwezo wa mtu wa kwanza.

Wakati huohuo, mashirika mengine hutafsiri nafasi ya meneja msaidizi kama msimamizi, meneja au katibu: nafasi mbili za kwanza zinamaanisha utendakazi wa shirika na usimamizi, ya tatu - uwasilishaji na usaidizi. Mainishaji wa fani huziainisha aina hizi za kazi katika kategoria mbalimbali.- wataalamu, wafanyakazi wa kiufundi, lakini ni msaidizi pekee ndiye anayeainishwa kama msimamizi.

Jinsi ya kuamua upeo wa majukumu ya kazi?

Wakati wa kuajiri meneja msaidizi au katibu, shirika linapaswa kuamua juu ya hadhi, haki na wajibu wa mfanyakazi huyu, kwa sababu mahitaji ya kiwango cha elimu, sifa, uzoefu wa kazi wa mtahiniwa hutegemea hii.

• Inatosha kwa mpokea mapokezi kuwa na elimu kamili ya sekondari, na adabu na mbinu za kufanya kazi na vifaa vya ofisi ya mwombaji hufundishwa moja kwa moja mahali pa kazi.
• Msimamizi lazima awe na angalau shahada ya kwanza, awe na ujuzi wa shirika na mhusika mwenye juhudi, na awe na uzoefu wa kazi, kulingana na mahitaji ya shirika.
• Msimamizi, kama mwakilishi wa wataalamu, anahitaji angalau elimu kamili ya juu, uzoefu wa kazi ni wa hiari, lakini kampuni huweka kiwango hiki kwa hiari yake.
• Msaidizi wa kichwa. Nafasi hii inamaanisha mahitaji ya kufuzu sawa na ya meneja: elimu kamili ya juu, uzoefu wa kazi katika utaalam kwa angalau miaka 2. Kuna uwezekano kwamba sifa maalum za kibinafsi za mwombaji pia zitahitajika, na ikiwezekana mafunzo ya hali ya juu.

Kwa nini ninahitaji maelezo ya kazi?

Msimamizi msaidizi, akiwa afisa, analazimika kutenda ndani ya mfumo wa haki zake za kiutendaji na kutekeleza kikamilifu majukumu yaliyoainishwa. Hata hivyo, hatakama meneja, mfanyakazi analazimika kutimiza wajibu wake wa kazi kwa uangalifu na kwa wakati.

Agizo la kuajiri halina taarifa ya kina ya uwezo huu, na hata katika kesi ya mkataba, orodha ya majukumu sio kamilifu kila wakati. Ili kuzuia kutofautiana katika kuamua masharti ya rejea ya mfanyakazi, maelezo ya kazi ya msaidizi kwa mkuu wa shirika yanapaswa kuwa na majukumu ya kina, haki ambazo anazo, pamoja na hatua ya wajibu kwa ukiukaji wa mkataba wa ajira, wa ndani. kanuni za kazi, kusababisha uharibifu kwa mwajiri, n.k.

Msaidizi wa Kibinafsi kwa Mtendaji

Maelezo ya kazi ya msaidizi yametolewa kwa kufuata maelekezo sawa kwa meneja au naibu wake, isipokuwa baadhi ya majukumu ya kipaumbele ya upangaji mkakati na usimamizi. Pengine, msaidizi pia hatakabidhiwa kuajiri na kufukuzwa kazi kwa wafanyikazi, haki ya kusimamia rasilimali za kifedha za biashara, utoaji wa mamlaka ya wakili na uwezo mwingine ambao ni wa mkuu wa kibinafsi.

Hata hivyo, sheria inaruhusu kukasimu majukumu yoyote kwa mfanyakazi anayeaminika, mradi ana sifa za kutosha, ujuzi, uzoefu na mamlaka ya kutatua masuala hayo. Ni muhimu tu kutoa mamlaka ya mfanyakazi kwa usahihi - kwa amri au mamlaka ya wakili.

Wakati huo huo, maelezo ya kazi ya msaidizi kwa mkuu wa biashara yanapaswa kuonyesha kazi aliyoifanya haswa.

Sehemu za kawaida

Muundo wa maelezo ya kazi umewekwa katika saraka za sifa za serikali na una mahitaji yote ya msingi kwa mfanyakazi na nuances ya nafasi hiyo, na pia nafasi yake katika muundo wa shirika wa shirika.

Maelezo ya kazi "Msimamizi Msaidizi", kama nyingine yoyote, yanapaswa kujumuisha sehemu zifuatazo:

1. Masharti ya jumla. Inaonyesha utaratibu wa kuajiri na kufukuzwa kazi, kuwa chini, utaratibu wa kuchukua nafasi ya mfanyakazi.
2. Kazi za kazi. Moja ya sehemu muhimu zaidi inayohitaji kuangaziwa kwa undani.
3. Haki zimetolewa kwa mfanyakazi.
4. Vikomo vya dhima kwa ukiukaji.
5. Sifa, uzoefu wa kitaaluma, kiwango cha elimu.
6. Ni nini mfanyakazi katika nafasi hii anapaswa kujua.
7. Mahusiano kati yake na sehemu nyingine za shirika.

Sehemu zilizobainishwa haziwezi kupunguzwa, lakini inaruhusiwa kuzipanua na kuongeza vipengee vinavyohitajika.

Sampuli ya Maelezo ya Kazi ya Mratibu Mtendaji

Imeidhinishwa:

Mkurugenzi (jina la shirika)

saini

(jina kamili)

tarehe ya idhini

Maelezo ya Kazi "Msimamizi Msaidizi"

1. Masharti ya msingi

1.1. Kategoria ya kitaaluma "Viongozi".

1.2. Kukubaliwa na kufukuzwa kazini kwa agizo la mkurugenzi.

1.3. Kuripoti: moja kwa moja kwa mkurugenzi.

2. Vipengele

Mratibu Msaidizi:

2.1. Huratibu kazi za idara, sehemu na vitengo vingine vya biashara kwa mujibu wa maagizo, maazimio na maagizo ya mkurugenzi.

2.2. Huweka rekodi za makataa ya utekelezaji wa maagizo ya udhibiti wa mkurugenzi kwa vitengo vya miundo.

2.3. Hutayarisha mpango kazi wa mkurugenzi kwa siku inayofuata ya kazi na kuuwasilisha kwa meneja kwa wakati ufaao.

2.4. Hupanga na kudhibiti kazi za ofisini kwenye biashara, huikagua ili kukiuka mahitaji ya kisheria.

2.5. Inahakikisha uhasibu na usajili wa mamlaka yote ya wakili iliyotolewa na mkurugenzi.

2.6. Dhibiti makarani na udhibiti matokeo ya shughuli zao.

Nyongeza kulingana na mahitaji ya shirika fulani na wasifu wa nafasi.

3. Nguvu

Msaidizi Mtendaji ana haki ya:

3.1. Jifahamishe na maamuzi yaliyofanywa na biashara.

3.2. Shiriki katika mikutano ya wafanyikazi wa usimamizi.

Nyongeza kulingana na mahitaji ya shirika fulani na wasifu wa nafasi.

4. Wajibu

Msimamizi Msaidizi Anayewajibika:

4.1. Kwa kutotimiza au kutekeleza vibaya majukumu yao chini ya maagizo, maagizo na maagizo haya ya mkurugenzi, sheria ya sasa inayosimamia shughuli za biashara.

4.2. Kwa udhibiti usiotosha wa shughuli za wafanyikazi wa chini.

4.3. Kwa ufichuaji wa maelezo yenye ufikiaji uliozuiliwa.

Ongeza kulingana najuu ya mahitaji ya shirika fulani na wasifu wa nafasi.

5. Sifa

Msimamizi msaidizi lazima awe na elimu kamili ya juu, uzoefu wa kazi wa wasifu wa angalau miaka 2.

6. Lazima ujue

Sheria ya sasa, Mkataba, Makubaliano ya Pamoja (yanaonyesha ni vitendo na kanuni gani mfanyakazi anapaswa kujua).

7. Mwingiliano

Inaonyesha nani na kwa masuala gani msimamizi msaidizi hushirikiana naye.

Nimekubali:

Mkuu wa Rasilimali Watu

Sahihi

(jina kamili)

Ushauri wa Kisheria

Sahihi

(jina kamili)

Inafahamika:

saini

(jina kamili)

Umahiri Mahususi wa Msimamizi Msaidizi wa Mradi

Inachukuliwa kuwa usimamizi wa mradi ni nafasi ya muda, mtawalia, na msaidizi huchukua majukumu fulani hadi kukamilika kwa mradi. Majukumu yake ya kiutendaji yatategemea mahususi na mada ya mradi, na vile vile mahitaji ya shirika fulani.

Maelezo ya kazi ya msimamizi msaidizi wa mradi kwa vitendakazi yataboreshwa zaidi, lakini yakiwa na rangi ya kiutawala na ya shirika. Majukumu ya kawaida ya nafasi hii yanaweza kupatikana katika Mwongozo wa Sifa na kisha kurekebishwa ili kuendana na hali hiyo.

Je, majukumu ya msimamizi mkuu msaidizi ni tofauti?

Majukumu ya MratibuMkurugenzi Mtendaji na Mkurugenzi Msaidizi wa Masuala Mkuu watakuwa tofauti. Bila shaka, katika kesi ya pili, mamlaka yatazingatia zaidi, kwa kuwa mkuu wa masuala ya jumla hatawajibika kwa shughuli zote za shirika, lakini kwa sekta tofauti tu.

Maelezo ya kazi ya meneja msaidizi wa masuala ya jumla yametayarishwa kulingana na kazi za bosi ambaye "husaidiwa". Ipasavyo, upeo wa wajibu na utendakazi wake utakuwa msingi.

Maelezo ya kazi "Msimamizi Msaidizi" katika kesi hii yanafaa kama msingi, unaweza kuweka juu yake unapotengeneza hati mpya za nyadhifa zinazohusiana.