Mawasiliano ya biashara kwa simu: sheria za jumla na mifano

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Nduara ya biashara inahusisha mawasiliano kati ya watu: wafanyakazi, wafanyakazi wenza, washirika, wateja na wateja watarajiwa. Ikiwa haiwezekani au ni lazima kujadili masuala muhimu ana kwa ana, kwa kawaida huamua kutumia bidhaa za maendeleo ya kisayansi na kiteknolojia: barua pepe, mitandao ya kijamii, gumzo za kampuni, simu.

Leo tutaangazia kwa undani zaidi mawasiliano ya biashara kwa njia ya simu.

Umuhimu wa simu katika maisha ya mtu wa kisasa

Kwa ujio wa simu katika maisha ya watu, mawasiliano yamechukua kiwango kipya kabisa. Ikiwa mapema, ili kuzungumza, ilikuwa ni lazima kukutana, basi seti ya simu ilifanya iwezekanavyo kutatua masuala yoyote muhimu au kuzungumza tu, kuwa kwa umbali fulani au hata kabisa. Kwa kweli, hii ilikuwa udadisi kwa watumiaji wa kwanza, na wenyeji wengi wa Zama za Kati labda wangechoma.moto wa mtu ambaye angependekeza kuwa jambo kama hilo linawezekana.

Lakini muda hausimami - simu zilianza kubadilika, na mawasiliano ya simu yakaboreka. Sasa tuna simu mahiri na hata saa mahiri tulizo nazo, ambazo unaweza pia kuwasiliana na mtu yeyote.

Kwa bahati mbaya, maendeleo ya kiteknolojia hayahakikishi kwamba maendeleo yanatokea katika uhusiano wa kibinadamu. Kwa sababu tu mtu anazungumza na mtu kwa kutumia simu mahiri ya hivi karibuni ya bei ghali zaidi haimaanishi kwamba anakuwa mzungumzaji wa kupendeza kiatomati. Kila kitu kinaamuliwa na utamaduni wa hotuba na msamiati unaotumiwa wakati wa mazungumzo. Hasa linapokuja suala la mawasiliano ya biashara.

Je, "mawasiliano ya biashara" inamaanisha nini?

Kwa kuanzia, itaonyesha eneo la biashara kwa ujumla ni nini. Kwanza kabisa, ni nyanja ya biashara, ujasiriamali.

Aidha, shughuli yoyote inayohusiana na utoaji wa huduma, uuzaji wa bidhaa, hitimisho la makubaliano (ya mdomo au maandishi - haijalishi) juu ya suala lolote iko chini ya ufafanuzi wa nyanja ya biashara.

Mawasiliano ya kibiashara, kuongea kwa simu na kutuma barua yana muunganisho maalum kwa sasa, kwa sababu ni rahisi kwa watu kupiga simu au kuandika kuuliza swali kuliko kutumia muda barabarani kuongea na washauri ana kwa ana.

Hali ya Sasa ya Simu ya Biashara

Kwa maendeleo ya Mtandao, kuibuka kwa programu nyingi na wajumbe wa papo hapo wa mawasiliano, enzi ya simu ilianza kufifia hatua kwa hatua katika biashara. Mawasiliano yanapendekezwa sasa.kupitia barua pepe, gumzo la kampuni (kwa mfano, katika mfumo wa Bitrix - mojawapo ya mitandao maarufu zaidi ya biashara kwa sasa), mitandao ya kijamii.

Simu bado ndiyo inayofahamika zaidi katika shirika ili wateja waweze kupiga simu. Kati yao wenyewe, wafanyakazi wanaweza kutatua masuala ya kazi kwa njia inayowafaa.

Wasimamizi wa kampuni wanaweza kuweka sheria zao wenyewe kuhusu mawasiliano. Hakika umeona maneno kama vile "mawasiliano hufanyika kupitia mfumo wa Bitrix", "kazi hukabidhiwa kwa Hati za Google", "mahojiano yakifaulu, tutakuongeza kwenye gumzo la jumla" na kadhalika. Labda sheria hizi ziliwekwa kwa miezi au miaka kwa kanuni ya "ilitokea tu" - wafanyikazi wa kwanza walipata tu kuwa rahisi kuwasiliana kwa njia hii, baadaye ikawa mila.

Kwa maneno mengine, hakuna mtu anayekataa mawasiliano ya simu - bado ni muhimu leo, licha ya kuibuka kwa njia zingine za mawasiliano. Ndiyo maana ni muhimu kujua kanuni za adabu za mawasiliano ya biashara kupitia simu.

Tofauti kati ya simu na mawasiliano ya moja kwa moja

Katika mkutano wa kibinafsi, tunaona ishara na sura za uso za mpatanishi: hii husaidia kuunda maoni bora, rahisi na haraka juu yake na hisia ya mazungumzo. Mawasiliano katika mkutano hasa hurahisisha kazi ikiwa watu watakubaliana juu ya jambo fulani (juu ya usambazaji wa bidhaa, utoaji wa huduma, juu ya kukodisha au kurusha risasi, na kadhalika).

Mbali na hili, ikiwa kuna haja ya kitu chochotekueleza au kuthibitisha, katika mazungumzo ya ana kwa ana tunaweza kutumia ishara, ambayo haina maana wakati wa kuzungumza kwenye simu. Hapana, unaweza, bila shaka, lakini interlocutor hataona. Ingawa, hii ina nyongeza isiyopingika: unaweza kukumbatia bosi wako bila kuadhibiwa kama unavyopenda, jambo kuu ni kuacha kwa wakati ili isiwe mazoea.

Uainishaji wa mawasiliano rasmi

Aina za mawasiliano ya biashara kwa simu:

• Kuzungumza na wateja.
• Mazungumzo na washirika.
• Mazungumzo na walio chini yake.
• Mazungumzo na wafanyakazi.
• Kuzungumza na wateja watarajiwa.
• Kujibu malalamiko, kutatua matatizo.

Sifa za adabu za mawasiliano ya biashara kwa simu

Inabadilika kuwa ikiwa unazungumza na tabasamu kwenye simu, mtazamo mzuri hupitishwa na kuhisiwa na mpatanishi. Kwa hali yoyote, adabu ya simu ya biashara inahitaji heshima ya pande zote. Hata kama mmoja wa washiriki kwa sababu fulani hafanyi ipasavyo, mtu mwenye tabia njema hatajiruhusu kuzama hadi kufikia kiwango cha ufidhuli na ufidhuli.

Katika makampuni mengi kuna teknolojia ya mawasiliano ya biashara kwa njia ya simu: kinachojulikana kama "scripts", mifano ya jinsi ya kuzungumza na wateja katika hali mbalimbali. Kwa kawaida hakuna "hati" kama hizo ikiwa mazungumzo na washirika au wasambazaji yanatarajiwa.

Tofauti kati ya mazungumzo ya simu ya biashara na mazungumzo yasiyo rasmi

Mawasiliano yasiyo rasmi yanamaanisha namna ya kujieleza bila malipo. Ndiyo,kuna sheria (kwa mfano, usichelewe kupiga simu na usisumbue mtu kwa simu nyingi wakati ni wazi kuwa yuko busy), watu wenye tabia nzuri wanazifuata.

Vipengele vya mawasiliano ya biashara kwa njia ya simu vina sheria kali zaidi. Hata hivyo, mazoezi yanaonyesha kuwa kuzifuata kunaathiri pakubwa mtiririko wa kazi.

Sheria

Maadili ya biashara ya simu yanamaanisha kufuata kanuni za jumla.

• Usiwe mkorofi. Hii haikubaliki katika nyanja ya biashara kwa ujumla: wala katika mazungumzo ya kibinafsi, wala kwa mawasiliano. Hata kama unazungumza na mtu ambaye ana tabia isiyofaa, kazi yako ni kubaki mtulivu na mwenye adabu iwezekanavyo.
• Tazama diction yako na kasi ya usemi. Unaunda hisia yako mwenyewe na shirika unalowakilisha. Ikiwa wewe ni mjasiriamali binafsi, kazi yako inabaki sawa - kuacha maoni mazuri kuhusu wewe mwenyewe. Unapozungumza kwenye simu, una njia mbili tu za kumvutia mtu: mazungumzo na habari unayotoa. Ikiwa hotuba yako ni ya haraka sana au ya polepole, diction haieleweki, kuna maneno mengi ya vimelea, basi mtu wa upande mwingine wa mstari anaweza hata kuwa na hamu ya nini hasa unachozungumzia, kwani hawatakuelewa. corny.
• Ongea kwa ufupi na kwa ufupi. Ikibidi, mwalike mteja kutuma maelezo ya kina kwa barua pepe yake.
• Weka mazungumzo kuwa rasmi. Mtindo wa biashara wa mawasiliano kwenye simu hauruhusu matumizi ya maneno ya mazungumzo, kauli chafu.
• Ongea katika lugha ambayo mpatanishi wako anaelewa. Mtindo wa biashara wa mazungumzo hauhitaji kuenea kwa matumizi ya ukarani na msamiati maalum. Utumiaji wa misemo kama hiyo, ukijua kuwa mpatanishi hana uwezo katika istilahi ya shughuli yako, ni sawa na kutoheshimu kabisa. Isipokuwa: ikiwa unaajiri mfanyakazi ambaye anahitajika kuelewa mahususi ya masharti ya kitaaluma.
• Hakikisha kuwa unajitambulisha. Taja kampuni na kwa hiari jina na nafasi yako. Hii itasaidia kuokoa muda kwa wewe mwenyewe na mtu anayepiga simu, kwa sababu huna haja ya kujua kama "alifika huko" na jinsi ya kuwasiliana nawe. Kwa kuongeza, inaunda heshima kwako na kampuni kutoka sekunde za kwanza. Mazoezi yanaonyesha kuwa baada ya salamu ya heshima, wapigaji simu pia wanakuwa na adabu zaidi na huachana na mawasiliano ya kitamaduni.
• Usikimbilie kujibu simu katika sekunde ya kwanza. Sekunde moja au mbili hazitafanya tatizo, na kwa wakati huu unaweza kuweka kando mambo uliyokuwa ukifanya ili kujibu simu kwa utulivu.
• Usingojee muda mrefu sana kabla ya kupokea simu. Ikiwa wakati unaolingana na pete nne au zaidi za simu hupita, basi hii sio sawa. Wakati mwafaka wa kujibu ni karibu na pete ya tatu.
• Ikiwa unapiga simu kwa madhumuni ya biashara, epuka maneno kama "Maria anakusumbua." Kuanzia sekunde za kwanza, hii inaunda hisia ya chini ya fahamu (na wakati mwingine fahamu) ya wewe kama mtu wa kuudhi, asiye na usalama. Ni bora tu kujitambulisha: "Habari, jina langu ni Maria, ninapiga simuswali…".
• Unapopiga simu, angalia ikiwa mpatanishi wako ana wakati wa kuzungumza.
• Ikiwa unahitaji kufafanua kitu na mwenzako juu ya suala la mpatanishi wako, mahali pa kuondoka, basi inashauriwa kutumia kitendakazi cha "Shikilia". Kwa njia hii mtu huyo atajua kuwa yuko kwenye mstari na hatalazimika kusikiliza mazungumzo yako na mfanyakazi mwenzako au sauti ya kichapishi.

Mifano ya mazungumzo sahihi ya simu

Mawasiliano ya biashara kwenye simu: mifano ya jinsi ya kuunda mazungumzo ipasavyo na isivyo sahihi.

Pigia mchapishaji.

Meneja:

- Hujambo, shirika la uchapishaji "Tutakuchapisha", meneja Olga. Je, nikusaidie vipi?

Mteja:

- Habari za mchana, ningependa kuuliza kuhusu huduma zako.

Meneja:

- Tafadhali taja ni huduma zipi unazopenda? Tunatoa uchapishaji na ukuzaji wa vitabu, kusahihisha na kuhariri miswada, mpangilio, muundo wa jalada, usambazaji na uchapishaji wa matangazo.

Mteja:

- Ningependa kuchapisha vitabu na vipeperushi.

Meneja:

- Tunachapisha nakala za vitabu kutoka vipande 10 na seti ya vipeperushi kutoka vipande 100. Ikiwa kitabu kiliundwa na wataalamu wetu, basi punguzo la uchapishaji hutolewa.

Piga simu ofisi ya sheria.

Katibu:

- Habari za mchana Wanasheria Hapa Kampuni.

Mteja:

- Mfanyakazi wako aliniwekea mkataba mbaya! Haina vitu vyote ninavyohitaji! INitalalamika usiponirudishia pesa zangu!

Katibu:

- Ninaelewa kufadhaika kwako. Tafadhali, tutulie na tujaribu kulibaini. Je, unaweza kuendesha gari hadi ofisini na nakala ya makubaliano?

Katibu:

- Habari za mchana, kampuni ya Aurora, naitwa Igor.

Msambazaji:

- Hujambo, ninahitaji Viktor Sergeevich, bosi wako.

Katibu:

- Tafadhali niambie ninazungumza na nani? Jinsi ya kukutambulisha?

Msambazaji:

- Mimi ni Max, nikisambaza vibaridi kwenye ofisi yako.

Katibu:

- Nimekupata. Kwa bahati mbaya, Viktor Sergeyevich hayuko ofisini hivi sasa, atarudi baada ya masaa mawili. Tafadhali piga simu tena karibu 17:00.

Msambazaji:

- Sawa, asante.

Mifano ya mazungumzo ya simu ya biashara yasiyo sahihi

Pigia mchapishaji.

Meneja:

- Ndiyo?

Mteja:

- Hujambo, ningependa kuchapisha vitabu na vipeperushi.

Meneja:

- Je, tunachapisha?

Mteja:

- Labda. Je, unaweza kutuambia kuhusu hali na bei zako?

Meneja:

- Kila kitu kimeandikwa kwenye tovuti.

Mteja:

- Hakuna bei na kiwango cha chini kabisa.

Meneja:

- Ndiyo? Basi, njoo ofisini kwetu.

Mteja: Kwa nini?

Meneja:

- Vema, chapisha vipeperushi! Ichapishe na ujue ni kiasi gani inagharimu.

Unadhani mteja atakuwa na maoni gani kutokana na hilimazungumzo?

Piga simu ofisi ya sheria.

Katibu:

- Hujambo.

Mteja:

- nitalalamika, umeniwekea mkataba mbaya!

Katibu:

- Je, nilikuwekea mkataba?

Mteja:

- Bosi wako yuko wapi?

Katibu:

- Una shughuli nyingi! (akakata simu)

Katibu:

- Ndiyo?

Msambazaji:

- Hujambo, ninahitaji Viktor Sergeevich, bosi wako.

Katibu:

- Ameenda.

Msambazaji:

- Itakuwa lini?

Katibu:

- Saa mbili.

Msambazaji:

- Kwa hivyo 14:00 ilikuwa tayari saa moja iliyopita.

Katibu:

- Inakuja baada ya saa mbili!

Tofauti kati ya mazungumzo ya biashara ya simu na mazungumzo kwenye Skype, Viber na messenger

Kwenye simu, mawasiliano hutokea kwa usaidizi wa sauti pekee.

Baadhi ya programu hukuruhusu kupiga simu za video, wakati wahawilishaji wanaweza kuonana kwa kamera inayotumika na iliyounganishwa.

Wajumbe wanahusisha mawasiliano pekee.

Hitimisho

Utamaduni wa mawasiliano ya biashara kwenye simu sio ngumu kuelewa kama inavyoonekana mwanzoni. Inatosha kuelewa kuwa wewe ni uso wa kampuni, na maoni ambayo mpatanishi atakuwa nayo inategemea wewe.