Majukumu ya katibu ni yapi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:42

Ili kufafanua kwa uwazi majukumu ya kazi ya katibu, unahitaji kujua ni nani hasa. Baada ya yote, nafasi hii inaweza kutazamwa kutoka kwa pembe kadhaa. Anajulikana kwa mfano, katibu-refa kama mwajiriwa wa ofisi, Katibu Mkuu ni mkuu (mkuu) wa shirika fulani, Katibu wa Jimbo ni mtumishi wa serikali, katibu kama mwanadiplomasia, katibu mkuu. kama mfanyakazi na chaguzi zingine. Mara nyingi, wakati wa kurejelea nafasi hii, wanamaanisha mfanyakazi ambaye anafanya kazi (kazi) za mkurugenzi wa biashara na wakuu wa vitengo vyake vya kimuundo. Inabadilika kuwa majukumu rasmi ya katibu katika kesi hii yamepunguzwa hadi utekelezaji wa kazi za wakati mmoja kutatua maswala ya shirika na kiufundi.

Mambo ambayo katibu anapaswa kujua na kufanya

Kila siku katibu lazima atekeleze majukumu yafuatayo:

1. Kubali maelezo kutoka kwa wasaidizi ili kuyahamisha kwa msimamizi.
2. Panga mawasiliano ya simu ya kichwa. Katika kutokuwepo kwakepokea taarifa kisha mlete kwa mkurugenzi.
3. Pokea na uhifadhi rekodi za jumbe za simu.
4. Weka masharti kwa ajili ya kazi ya kawaida ya mkuu: fuatilia hitaji la vifaa vya kuandikia na vya ofisi.
5. Kusaidia kupanga mikutano na mikutano ya uzalishaji. Wajulishe washiriki tarehe, mahali na saa ya tukio. Kusanya nyenzo zinazohitajika, hakikisha kuhudhuria kwa waliohudhuria na kuchukua dakika za mkutano.
6. Fanya kazi za ofisini kwenye biashara. Ili kufanya hivyo, katibu lazima apokee, aandae barua zinazoingia na aziwasilishe kwa usimamizi ili kuzingatiwa. Kisha, kwa misingi ya visa iliyowekwa, uhamishe hati kwa watendaji dhidi ya saini. Majukumu ya katibu pia yanajumuisha udhibiti wa maendeleo, muda na matokeo ya utekelezaji wao.
7. Fanya uchapishaji na uchapishaji wa hati.
8. Panga mapokezi ya wageni kwa mkuu wa kampuni na, ikiwezekana, unda hali ya utatuzi wa haraka wa masuala.

Ili kutekeleza majukumu haya yanayoonekana kuwa rahisi ya katibu, mfanyakazi lazima ajue:

• muundo mzima wa usimamizi wa biashara na vitengo vyake vya kimuundo;
• mkataba, wafanyakazi na muundo wa biashara, wasifu wake, matarajio ya maendeleo na utaalam;
• hati za kawaida za utunzaji sahihi wa kumbukumbu;
• sheria za kutumia vifaa vya ofisi na mawasiliano;
• sheria za VTR, OT, usalama wa moto na usafi wa mazingira viwandani;
• sheria za shirika la wafanyikazi kazinieneo;
• vitendo vya kawaida na vya kisheria, maagizo, maazimio, maagizo ya kupanga, uhasibu na usimamizi wa ubora wa kazi iliyofanywa.

Maalum ya ukarani

Ikiwa tunazungumza kuhusu utaalamu mahususi na finyu zaidi, basi hali ni tofauti kwa kiasi fulani. Chukua, kwa mfano, majukumu ya katibu-karani. Kichwa chenyewe cha nafasi kinafafanua wazi kipengele cha kazi inayopaswa kufanywa. Kawaida, kila biashara tayari ina maelezo ya kazi, ambayo yanaonyesha maeneo ya shughuli ya mtaalamu wa kutunza kumbukumbu. Ikiwa hakuna maagizo kama hayo, basi ni bora kuunda. Kwa kufanya hivyo, unapaswa kutumia mwongozo wa kufuzu, ambao una sampuli za takriban. Baada ya hayo, toleo la kawaida lazima likamilishwe kuhusiana na shirika fulani, kwa kuzingatia maalum na vipengele vya ndani. Kwa ujumla, maelekezo makuu 3 yanapaswa kufuatiliwa kwa uwazi katika kazi za katibu-katibu:

1. Fanya kazi na mawasiliano. Mapokezi, kuyachakata kwa njia za kisasa na kutuma kwa wakati unaofaa.
2. Uhifadhi sahihi wa ndani.
3. Usajili, uhasibu mkali na uhamisho wa hati kwenye kumbukumbu kwa hifadhi.

Sifa za kazi ya mrejeleaji

Katika baadhi ya biashara, nafasi kama hiyo hutambulishwa katika jimbo, ambayo inajumuisha majukumu mbalimbali: kutoka "dawati la marejeleo" hadi "mkurugenzi msaidizi". Mtaalam kama huyolazima iwe na maarifa mengi na amri nzuri ya hali hiyo. Majukumu ya katibu mwamuzi yanapanuliwa kidogo kutokana na kuongezeka kwa mamlaka. Kwa ujumla, hii ni kazi ya kawaida ya katibu, lakini neno "rejeo" linaongeza baadhi ya orodha ya kawaida. Hasa, katibu msaidizi anaweza kupokea wageni kwa uhuru juu ya maswala fulani. Kuwa na habari fulani, ana uwezo wa kufanya maamuzi kwa kujitegemea. Kwa kuongeza, mrejeleaji hufanya maagizo ya kuwajibika ya mkuu kuhusu shughuli za kiuchumi za shirika (biashara). Wakati mwingine katibu msaidizi anapewa jukumu la kufanya usimamizi wa kumbukumbu za wafanyikazi. Hii inafanywa tu wakati jumla ya kazi inakuruhusu kutekeleza majukumu ya ziada.