Muundo wa kazi wa ngazi ya juu: dhana na madhumuni. Usimamizi wa mradi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kila mradi una malengo na hatua za utekelezaji. Utekelezaji wa mradi unamaanisha kuwepo kwa malengo, aina fulani za shughuli, ujuzi na uwezo. Kila hatua inahitaji udhibiti wa mchakato. Hii ni sanaa changamano na ya kibunifu ya kuratibu rasilimali zote zinazohusika katika utekelezaji wa mradi: binadamu na nyenzo.

Dhana za kimsingi

Udhibiti wa mradi ni mchakato wenye uwezo usio na kikomo. Licha ya hili, aina zote za vitendo zinatabirika. Katika kipindi chote cha maisha ya mradi, mbinu za kisasa za usimamizi na teknolojia hutumiwa. Kusudi: kufikia matokeo fulani, yaliyowekwa kwa suala la utungaji, kiasi, gharama, ubora na gharama za wakati katika mradi huo. Hatimaye, washiriki wote katika mchakato huu lazima waridhike na matokeo.

Zana ya kwanza na kuu ni ufafanuzi wa upeo wa mradi. Dhana ya muundo wa kuvunjika kwa kazi (WBS) ni muhimu hapa. Kuunda hati halisi halali ni rahisi katika nadharia, lakini katika mazoezi, kama sheria, inageuka kuwa ngumu.mchakato unaohitaji maelezo yake mahususi na nuances.

ISR - inafafanua kikamilifu maudhui ya mradi na inalenga matokeo yake. Kuamua malengo na muundo wa hatua, mbinu ni bora: muundo wa kuvunjika kwa kazi (WBS), au kwa Kiingereza WBS. Mbinu hii pia inaitwa CPP, ambayo ina maana ya muundo wa kuvunjika kwa kazi. Lakini mara nyingi hutumia kifupisho cha ISR.

Kutokana na shughuli ya ubunifu ya timu nzima, hati rasmi huzaliwa inayoelezea maudhui ya mradi na vipengele vyake. Kazi ambazo hazijajumuishwa katika WBS si za kazi ya kubuni. Hati yenyewe inaweza kuwa na viwango kadhaa, kila kipengele ambacho ni cha kipekee, kina msimbo na, kwa mujibu wa sheria, lazima ifafanuliwe katika kamusi ya WBS.

Mbinu ambayo kwayo muundo wa daraja la kazi huundwa ili kufikia mafanikio

Thamani ya ISR pia huongezeka kadri ukubwa wa kazi unavyoongezeka. Hii ni moja ya sababu kuu za mafanikio. IRS inatumika kwa:

• majukumu ya mradi kwa kina;
• hatari, rasilimali, ratiba, gharama na upangaji ubora;
• usambazaji sahihi wenye vikomo wazi na ufafanuzi wa wajibu wa washiriki;
• mashirika kati ya washiriki wa mradi wa mwingiliano;
• shirika la udhibiti wa utekelezaji wa kazi na mabadiliko;
• mashirika ya kuripoti;
• kuunda muundo wa mradi unaoitwa muundo wa shirika.

Vipengele vyote vilivyo na muundo wa kidaraja wa kazi hutengenezwa kwa mchoro unaofaa. Mbinu hii ina faidakabla ya orodha. Kutokana na kazi ya pamoja katika uundaji wa IRS, kiwango cha mawasiliano huongezeka, mwonekano bora zaidi, ufuatiliaji na udhibiti unapatikana. Taarifa iliyotolewa katika umbo la mchoro hukuruhusu kufunika mpango mzima.

Vifurushi na kamusi

Kipengele muhimu ambacho muundo wa daraja la kazi unazo ni vifurushi vinavyojumuisha orodha za utendakazi zinazohitajika ili kufikia matokeo ya kazi. Shukrani kwa hili, kazi inafanywa bila hitaji la nyongeza. Inafanya uwezekano wa kuona tathmini ya kweli na matokeo yanayoweza kupimika. Kifurushi kama hicho kinafaa kabisa kukabidhiwa kwa mkandarasi.

Msaada unaoonekana wa utekelezaji wa kazi unachezwa na kamusi maalum. Inafanya uwezekano wa kutafsiri vipengele na masharti yote ambayo muundo wa hierarkia wa kazi ya mradi una, na meneja kuamua mipaka ya wajibu kwa kila mwanachama wa timu. Hii ni muhimu ili kuepuka kurudiwa kwa utendakazi.

Kamusi ina: idadi ya vipengele; majina yao; muda uliopangwa kwa ajili ya utekelezaji wa operesheni fulani; utaratibu wa vipengele; matokeo yanayotarajiwa na kuwajibika kwa kila sehemu ya mradi.

Vipengele

Muundo wa daraja la kazi ya mradi hutengenezwa na timu nzima kwa kutumia mbinu ya ujumuishaji. Vipengele vyote vya mradi vimevunjwa kwa mlolongo: malengo, matokeo, vigezo, mafanikio, bidhaa, maeneo ya kazi, kiasi, mahitaji ya kiufundi. Masharti yanayohitajika ili kuunda muundo wa uchanganuzi wa kazi ni kama ifuatavyo:

• kila kipengele kinapaswa kuwa na matokeo yake ya kupimika yaliyoundwa;
• kila tokeo la kipengele kilicho hapo juu ni zao la vipengele vya mtengano;
• vifurushi na baadhi ya uendeshaji lazima ziwe za kipekee.

Ili upangaji wa kazi ufanikiwe, muundo umekamilika, lakini sio lazima.

Vipengele vya viwango vya juu lazima viunganishwe na muundo mzima wa shirika. Vipengele vya kiwango cha chini havipaswi kuzidi ukubwa, lakini vinatosha kutekeleza kazi na udhibiti.

Ili kugawanya uwasilishaji wa mradi katika vipengele, kuna mbinu mbili kuu: kazi na bidhaa. Vigezo hivi haviwezi kuunganishwa kwa kiwango sawa. Walakini, kwa tofauti tofauti inafaa sana. Ni muhimu pia kutochanganya kazi ya usimamizi na kubwa. Mbinu ya bidhaa inahitajika ili mteja aweze kuona ni lini na ni bidhaa gani meneja atamkabidhi. Inafanya kazi - kwa mwingiliano wa meneja na watendaji na uteuzi wa wale wanaohusika na maeneo fulani ya kazi.

Njia

Ikiwa mpangilio wa mradi utafanyika katika hatua kadhaa, unaweza kutumia mbinu kulingana na muundo wa ujazo wa mradi.

Katika kiwango cha juu, matokeo huchanganuliwa kulingana na hatua za mzunguko wa maisha. Baada ya hayo, muundo na bidhaa za mradi unafanywa. Katika hatua ya mwisho, vifurushi vya kazi hukamilishwa kulingana na kigezo cha utendakazi au kulingana na aina za shughuli.

Kwa mwongozoya mradi huo, kujenga muundo wa kihierarkia wa kazi na taarifa zote muhimu kwa hili zimejumuishwa katika mkataba. Maelezo ya kazi yenye maana hufanywa kwanza. Baada ya hapo, unaweza kuunda maelezo ya kuzuia usimamizi. Kawaida hutengwa katika moduli ya masharti, kama "Mfumo wa Usimamizi wa Mradi". Kwa kuongeza, katika ngazi ya kwanza ya uongozi, moduli huundwa kulingana na nyaraka za kubuni na kitu kinachowekwa katika uendeshaji.

Mara nyingi mbinu ya utekelezaji wa mradi si ya kitaalamu, na kupuuza IRS. Mbinu kama hiyo, bora zaidi, itasababisha makosa mengi, ambayo marekebisho yake yatachukua kiasi kikubwa cha gharama za nyenzo na kimwili.

Mtengano

Ili matokeo yapatikane kwa namna ambayo yalikusudiwa awali, pamoja na kiwango cha chini cha rasilimali zilizotumika, ni muhimu kushughulikia utekelezaji wa mradi kwa weledi. Hivyo ndivyo muundo wa uchanganuzi wa kazi unavyotumika, zana bora kwa wasimamizi.

Mtengano unaendelea:

• haitawezekana kutathmini kihalisi wakati, hatari na gharama;
• kipengele hakiwezi kuvunjika tena kimantiki.

Ikiwa kipengele kinaweza kukamilika haraka sana (hadi siku 10 za kazi), basi mtengano unachukuliwa kuwa umekamilika.

Hatua za IRS

1. Weka malengo na upange malengo.
2. Hatua ya mtengano wa lengo.
3. Operesheni zimebainishwa.
4. Maudhui ambayo hayajashughulikiwa.
5. Nyenzo zinazotambuliwa.
6. Jukwaaugawaji wa rasilimali.
7. Gharama inakadiriwa.
8. Bajeti inakadiriwa.
9. Kadirio la sheria na viwango.
10. Kupanga.
11. Mpango unaandaliwa ili kukamilisha mradi.
12. Mahusiano yanatambuliwa.
13. Vigezo vya mafanikio vimebainishwa.

Miundo ya kiuchumi inaweza kuwa msaada muhimu katika kupanga. Muundo wa utendaji ulioendelezwa ipasavyo utapunguza muda wa kuelezea shughuli kwa kina na kufikiria utendakazi wa kipaumbele kwa kina.

Idadi ya kutosha ya mbinu zimetengenezwa kwa ajili ya kuratibu ratiba bora zaidi ya kazi ya mradi, miongoni mwazo: mbinu ya mbinu ya kustaajabisha na njia muhimu. Ni faida kuwasilisha ratiba kwa namna ya mchoro wa ukaguzi (matukio ya urefu wa sifuri yanayolingana na wakati wa kufikia matokeo na mwanzo wa hatua muhimu katika mradi huo). Mchoro kama huo unaonyesha masharti halisi na yaliyopangwa.