Malengo na majukumu ya idara ya ununuzi

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kwa nini tunahitaji idara ya ununuzi? Katika kila shirika, idara hii inawakilishwa kwa namna moja au nyingine. Na kazi yake huathiri moja kwa moja ufanisi wa shirika zima kwa ujumla. Hebu tuangalie kwa undani jinsi kazi ya idara inavyoathiri matokeo ya shirika.

Malengo ya Idara

Idara ya Ununuzi ni idara inayobobea katika ununuzi wa bidhaa kutoka kwa mtoa huduma kwa masharti yanayofaa zaidi kwa kampuni.

Kazi ya idara ina athari ya moja kwa moja kwa shughuli zote za kampuni. Kwa urval, kwa mauzo, utimilifu wa ghala, upatikanaji wa bidhaa muhimu, matumizi bora ya mtaji wa kufanya kazi.

Malengo ya ununuzi yanaweza kuorodheshwa kulingana na malengo ya kimataifa ya kampuni, lakini orodha ya jumla mara nyingi huwa kama hii:

• amua hitaji la kampuni la bidhaa fulani;
• nunua bidhaa kwa bei nzuri kabisa;
• kuza mauzo ya juu;
• unda masharti ya kupokea bidhaa kwa wakati;



• tathminiubora wa bidhaa na ununue ubora wa juu zaidi;
• dumisha uhusiano na mtoa huduma au wasambazaji;
• fanya kazi kwa ufanisi na kampuni nyingine;
• Fuatilia kwa ufanisi bidhaa ulizonunua;
• fuatilia mauzo, kupata manufaa ya juu zaidi kwa kampuni.

Kazi Kuu

Katika mashirika tofauti, utendakazi wa idara ya ununuzi unaweza kutofautiana kwa kiasi kikubwa. Bado kuna kazi na majukumu ambayo yatakuwa sifa ya idara katika karibu kila kampuni:

• Ufuatiliaji wa soko la wauzaji;
• kufuatilia upatikanaji wa bidhaa kwenye hisa;
• kujaza upya kwa urval kwa wakati;
• tafuta wasambazaji bora na bei;
• mazungumzo na wasambazaji;
• udhibiti wa usafirishaji na usafirishaji wa mizigo;



• upokeaji wa bidhaa;
• udhibiti wa ubora wa bidhaa zilizonunuliwa;
• malalamiko, ikibidi.

Shughuli za ziada za idara ya ununuzi, ambazo zinaweza kuwepo au zisiwepo katika shirika - kulingana na mahususi na muundo wake:

• usimamizi wa anuwai;
• kukusanya taarifa kuhusu washindani;
• inahusisha wasambazaji katika shirika la uuzaji.

Muundo

Muundo wa idara ya ununuzi umejengwa kutegemea:

• saizi ya shirika;
• viwanda;
• idadi ya vitengo mbalimbali katika mauzo;
• idadi ya wauzaji;
• eneo lao la kijiografia.

Kulingana na aina ya shirika, idara ya ununuzi inaweza kusimamiwa serikali kuu au kikanda.

Kama sheria, huu ni muundo wa matrix unaojumuisha mkuu (mkuu, mkurugenzi) wa idara ya manunuzi na wasimamizi (wataalam) wa manunuzi.

Wastani wa idadi ya bidhaa au kategoria kwa kila msimamizi ni takriban 7, lakini inaweza kutofautiana kulingana na kiasi cha uzalishaji au mauzo.

Majukumu ya idara na wafanyakazi wake

Kwa kazi nzuri ya idara ya ununuzi, mgawanyo wazi wa majukumu ya idara ya ununuzi kati ya wafanyikazi wake ni muhimu.

Jukumu kuu la mkuu wa idara ni kuhakikisha uendelevu na uthabiti wa usambazaji wa bidhaa muhimu kwa kuboresha kazi ya idara na kuratibu shughuli za wafanyikazi. Pia, meneja wa ununuzi lazima awe na wazo la mikataba na kategoria zote zilizohitimishwa ili kuandaa na kuendeleza kazi yenye ufanisi ya idara hata kama hakuna mfanyakazi yeyote.

Majukumu ya wasimamizi wa ununuzi au wataalamu wa kawaida wa idara ni pamoja na kuandaa usambazaji wa bidhaa, kufuatilia usafirishaji wa mizigo, kudhibiti malipo ya kura zilizonunuliwa na kupanga ununuzi.

Muundo mzuri utakuwa ambapo kila mnunuzi ana eneo lake la uwajibikaji, likijumuisha orodha ya makala au kategoria za bidhaa.

Mahitaji ya Mfanyakazi

Kwa kuzingatia majukumu ya wafanyikazi na kazi za idara, unaweza kutengeneza orodha ya mahitaji yamgombea anayefaa kwa nafasi ya mnunuzi.

Wafanyakazi wa idara ya ununuzi wanapaswa kuwa na ujuzi, maarifa na sifa za kibinafsi mtawalia:

• Uwezo wa kuchanganua habari. Uchaguzi wa mtoaji unapaswa kuzingatia vigezo vingi. Hii ndiyo bei nzuri zaidi, na manufaa ya kijiografia, na upatanishi wa utaratibu wa kampuni ya wasambazaji na shirika lako.
• Maarifa ya kanuni za bei.
• Maarifa ya mfumo wa kisheria wa manunuzi.
• Uwezo wa kuandaa na kuhitimisha mikataba.
• Uwezo wa kujadili. Wakati mwingine ni muhimu sana kuteka hali ya mtu binafsi na mtoaji wa kampuni yako. Kupunguza bei ya mtoa huduma au kutumia rasilimali za msambazaji kwa matangazo, mafunzo mahususi kwa bidhaa kwa wafanyikazi wao, malipo ya awamu ya bidhaa na mifumo ya baada ya malipo yote yanaweza kutumika kama faida nzuri ya ushindani kati ya kampuni zinazofanana.
• Uwezo wa kudumisha mahusiano ya kibiashara.
• Uwezo wa kupanga shughuli zako.

Motisha ya wanunuzi na meneja wa ununuzi

Mfumo wa motisha wa idara ya ununuzi unapaswa kujengwa kwa njia ambayo mfanyakazi hufanya kazi kwa ufanisi wa hali ya juu. Lakini wakati huo huo, mahitaji na mahitaji yanayokinzana ambayo yanazidi uwezo wa mfanyakazi hayapaswi kuwekwa mbele.

Ili kutekeleza mfumo wa motisha wa kila mwezi, unahitaji:

• Unda muundo wa KPI wa idara. Hizi ni viashiria kama vile utimilifu wa mpango wa ununuzi, uwiano wa mauzo, faida ya mauzobidhaa, uwepo na kutokuwepo kwa bidhaa zilizochakaa.
• Unda muundo wa viashirio muhimu vya utendakazi kwa kila mfanyakazi kulingana na vigezo kama vile delta ya bei ya shirika ikilinganishwa na washindani, upatikanaji wa bidhaa inayohitajika, ubora wa bidhaa iliyonunuliwa, uzinduzi wa chapa mpya, mtu binafsi. masharti ya wasambazaji na zaidi.
• Kulingana na muundo wa KPI, malipo huhesabiwa. Zaidi ya hayo, itafaa kulipa bonasi inayojumuisha sehemu mbili: bonasi kwa utendakazi wa idara na bonasi kwa utimilifu wa kibinafsi wa mipango.

Wakati huo huo, kila kigezo cha KPI lazima kiwe na sifa kama vile:

• kipimo;
• uwazi;
• kigezo cha kupanga kinafaa kuundwa kwa kuzingatia mitindo ya soko.

Yaani, mnunuzi anaweza, akipenda, kuhesabu kiasi cha malipo yake kwa kujitegemea.

Bonasi ya mkuu wa idara inaweza kulingana na viashirio vya idara nzima, na pia kujumuisha viashirio vya utendakazi vya kila mfanyakazi mmoja mmoja.

Wakati huohuo, sehemu ya bonasi ya mfanyakazi wa kawaida wa idara ya manunuzi inapaswa kuwa takriban 50% ya mshahara wote, na bonasi ya mkuu wa idara inapaswa kuwa takriban 30-40%. Mengine ni mshahara, kwa sababu si viashiria vyote vya utendaji vya idara vinaweza kuhusishwa na shughuli za mfanyakazi mahususi.

Je, mauzo yako chini ya wajibu wa mnunuzi

Katika hesabu za KPI ya idara ya ununuzi, unaweza kutumia kigezo kama vile mauzo ya bidhaa zilizonunuliwa - uwiano wa mauzo na mali yake.

Inaonekana kama mnunuzi anafaainahusika tu na ununuzi wa bidhaa, lakini bado ubora wa bidhaa zilizonunuliwa, mvuto wa bei yake kwa mtumiaji wa mwisho au mteja wa kampuni huathiri kwa kiasi kikubwa utekelezaji wa mpango wa mauzo.

Kwa hivyo, kiasi na ubora wa nusu ya mauzo hutegemea ununuzi unaofanywa vizuri.

Mahali pa idara ya ununuzi katika muundo wa shirika

Majukumu yanayotatuliwa na idara ya ununuzi, kwa mujibu wa mitindo ya kisasa ya uuzaji, yanapaswa kutatuliwa kwa mpangilio huu:

• Kwanza, mkakati wa mauzo unaundwa (bidhaa iliyokamilika au bidhaa zilizonunuliwa).
• Kisha, ikiwa idara ya ununuzi iko kwenye biashara, suala la mkakati wa uzalishaji litaamuliwa.
• Hapo tu ndipo mkakati wa ununuzi wa bidhaa muhimu, malighafi au vijenzi unavyotengenezwa.

Mkuu wa ununuzi mara nyingi huripoti moja kwa moja kwa Mkurugenzi Mtendaji wa kampuni.

Lazima kuwe na mawasiliano madhubuti kati ya idara ya ununuzi na idara ya uuzaji na mauzo. Bila hili, juhudi nyingi za kuunda idara ya ununuzi, kuboresha muundo wake na motisha zitabaki bila matokeo sahihi.

Ikiwa mfumo wa usimamizi wa kategoria unatekelezwa katika kampuni au shirika, basi mnunuzi lazima afanye kazi kwa kushirikiana na msimamizi wa kitengo. Wakati huo huo, inahitajika kuweka mipaka ya eneo la uwajibikaji wa kila mtaalamu ili mfumo wa motisha ubaki wazi na unaeleweka kwa kila mtu.