Upangaji wa mradi ni Hatua na vipengele vya mchakato, ukuzaji na utayarishaji wa mpango

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Wakati wa kupanga, maamuzi ya ubora na kiasi hufanywa ili kufikia malengo ya shirika kwa muda mrefu. Aidha, wakati wa kazi hiyo, inawezekana kuamua kwa usahihi njia bora. Upangaji wa mradi ni ufafanuzi wa mpango sahihi kulingana na ambayo maendeleo ya shirika yatafanywa. Hii inakuwezesha kufikiri kupitia maelezo yote, kuchagua njia za kutatua matatizo na kufikia malengo yako. Jinsi kazi kama hiyo inavyofanyika itajadiliwa baadaye.

Kupanga miadi

Kupanga mradi ni mchakato muhimu katika usimamizi wa biashara. Ni muhimu sana, ndiyo sababu karibu kila kampuni leo hufanya kazi hii. Inachukua muda na rasilimali, lakini italipa.

Kutoka kwa ubora wa kupanga hadi usimamizi wa mradiinategemea utekelezaji wao zaidi. Wakati wa utaratibu kama huo, uanzishwaji unafanywa, wakati katiba, rejista ya washiriki inapitishwa, na mwelekeo wa kimkakati wa maendeleo zaidi huchaguliwa.

Kwanza, mpangilio wa hatua kuu hutatuliwa. Baada ya kuidhinishwa, maelezo yatatatuliwa.

Baada ya kueleza dhana ya mradi ujao na hatua kuu za maendeleo yake, menejimenti itaweza kurekebisha hatua zake zote, kuchagua njia bora za kufikia malengo yaliyowekwa.

Kupanga mradi ni mchakato muhimu katika usimamizi. Inakuruhusu kufuatilia baadaye, kurekebisha harakati kwa wakati kwenye njia ya maendeleo. Viashiria halisi vinalinganishwa na vilivyopangwa, ambavyo vinaonyesha habari kuhusu kiwango cha utekelezaji wa kazi zilizopangwa. Wakati wa ufuatiliaji, uppdatering mara kwa mara kutoka kwa vyanzo vya nje na vya ndani huzingatiwa. Masharti yaliyowekwa katika mpango, masharti na viashirio yanaweza kubadilika, kwani lazima yalingane na hali halisi.

Kupanga huathiri moja kwa moja michakato yote ya usimamizi wa mradi. Kwa hiyo, inafanywa na kila shirika. Haiwezekani kudhibiti chochote ikiwa hakuna mlolongo uliowekwa wazi wa vitendo. Hatua hizi ni kazi, utekelezaji wake ambao husababisha kufanikiwa kwa lengo. Ikiwa kitu kitaanza kwenda vibaya kama ilivyopangwa, meneja hubainisha sababu za matukio kama hayo, maamuzi hufanywa kuhusu hatua zinazofaa katika mazingira hayo.

Mchakato wa kupanga ni hatua ya awali ya mzunguko wa maisha ya mradi. Haiwezekani bila hiyokufikia matokeo unayotaka.

Kazi za kupanga

Kupanga malengo ya mradi kunahusisha uundaji wa mfumo wa majukumu ambayo, kama hatua, husababisha kufaulu kwao. Kazi iliyowasilishwa hukuruhusu kuamua hata kabla ya kuanza kwa kazi ikiwa aina iliyochaguliwa ya shughuli inaweza kuleta faida. Kila mwekezaji anatafuta kuwekeza fedha zake katika mradi wa faida zaidi, na faida. Inawezekana kutaja vigezo kuu na matokeo ya shughuli za siku zijazo, kuchagua njia za kutosha, za kweli za kuzifanikisha wakati wa kupanga.

Ili kuwa na tija, shirika litahitaji kushughulikia changamoto mbalimbali. Ikiwa katika kipindi cha mahesabu inageuka kuwa matokeo ya shughuli hizo ni mbaya (kampuni itapata hasara), sio juu ya kutosha, ni muhimu kutambua sababu za jambo hili. Kwa kufanya marekebisho fulani, inawezekana kuongeza ufanisi wa mradi huo. Marekebisho yanaweza kufanywa katika kila hatua ya utekelezaji wa kazi. Wanaweza kuwa kama ifuatavyo:

• Kuelezea, kufafanua madhumuni (au malengo) ya muundo, kubainisha matokeo yanayotarajiwa ya tukio.
• Uamuzi wa upeo na muundo wa kazi ya baadaye.
• Kadiria muda wa kila hatua.
• Kokotoa gharama ya bajeti ya mradi.
• Unda ratiba na ukokotoe bajeti ya kila awamu.
• Haja ya rasilimali imebainishwa. Hesabu inafanywa kwa kila awamu ya mradi na shughuli za shirika katika mwelekeo huu kwa ujumla.
• Mpango wa uratibu unaendelea.
• Tathmini ya hatari inafanywa, mbinu inaundwa kwa ajili ya jibu sahihi katika tukio la hali hatari.
• Maelezo ya tukio yamefafanuliwa kwa kina kwa mwekezaji.
• Maelezo yanakubaliwa na washiriki wote katika mchakato.
• Jukumu la kufanya kazi na kutimiza majukumu uliyopewa husambazwa kati ya watekelezaji na wasimamizi.
• Miingiliano iliyopangwa na taratibu za kupanga usimamizi zinabainishwa.

Usimamizi wa mradi na upangaji wa mradi unahusiana kwa karibu. Utimilifu wa mara kwa mara wa majukumu yaliyowekwa ndani ya muda uliokubaliwa na kwa ukamilifu ndio unaweza kuhakikisha kufikiwa kwa lengo, kupata faida wakati wa shughuli za kampuni.

Michakato kuu

Katika mchakato wa kupanga upangaji wa mradi, idadi ya hatua za lazima na za hiari hufanywa. Bila kujali shughuli za shirika, zinatumika wakati wa kuunda maono ya kimkakati ya jumla. Michakato ya lazima ni pamoja na yafuatayo:

• Maelezo na nyaraka zaidi za kazi zote zilizopangwa, maudhui ya mradi.
• Ufafanuzi wa hatua kuu za mradi, maelezo yao ya baadae.
• Kutayarisha makadirio. Gharama ya jumla ya nyenzo zote zinazohitajika ili kukamilisha mradi huhesabiwa.
• Kuandaa mpango wa hatua kwa hatua, ambao utekelezaji wake utapelekea kufikiwa kwa malengo yako.
• Inaeleza mlolongo wa kazi.
• Mategemeo ya hali ya kiufundi, pamoja na vikwazo kwa kazi iliyofanywa.
• Hesabu ya muda unaohitajika kwakukamilika kwa kila hatua ya kazi, kubainisha gharama za kazi na rasilimali nyingine zitakazohitajika katika kila hatua ya mzunguko wa uzalishaji.
• Kubainisha aina, seti ya rasilimali, pamoja na kiasi chao.
• Inaonyesha muda halisi wa kazi, ikiwa rasilimali ni chache.
• Unda bajeti na uunganishe makadirio ya gharama kwa kila aina ya kazi.
• Unda mpango uliokamilika.
• Kukusanya matokeo ya kazi nyingine za utafiti wakati wa kubuni, mpangilio wa thamani zilizopangwa katika hati moja.

Wakati wa kupanga na kuendeleza mradi, hatua hizi ni za lazima.

Taratibu saidizi

Wakati wa kupanga utekelezaji wa mradi, baadhi ya michakato inaweza isihitajike. Wakati tu hitaji linatokea kwao, meneja huwajumuisha kwenye orodha ya jumla. Michakato hii inayosaidia ni pamoja na ifuatayo:

• Kupanga viwango vya ubora, kuweka kiwango cha juu kinachokubalika. Njia za kufikia kiwango kinachohitajika cha sifa za bidhaa iliyokamilishwa pia zinajadiliwa.
• Kupanga katika uwanja wa shirika, ambayo ina maana ya usambazaji wa umahiri wa kiutendaji, majukumu na utii kati ya washiriki wote wa mradi.
• Uteuzi wa wafanyikazi walio na kiwango kinachofaa cha sifa, uzoefu wa kazi, ambao shughuli zao zitaruhusu mradi kutekelezwa haraka iwezekanavyo. Katika baadhi ya matukio, uundaji wa kazi ya timu iliyoratibiwa vyema inahitajika.
• Weka mawasiliano ili kulinda wanachamamradi wenye maelezo unayohitaji.
• Ubainishaji wa aina za hatari za mradi, tathmini yake na uwekaji kumbukumbu. Hii inakuwezesha kutambua na kuondokana na kutokuwa na uhakika hata katika hatua ya kupanga, ili kutathmini kiwango cha athari zao zinazowezekana kwenye mradi huo. Katika hatua hii, hali zinazofaa na zisizofaa za ukuzaji wa hali wakati wa utekelezaji wa mkakati uliochaguliwa huhesabiwa.
• Taratibu za kupanga mipangilio. Imeainishwa kwa usahihi ni malighafi gani, malighafi nyingine muhimu na rasilimali zitakazonunuliwa kutoka kwa mashirika ya nje, kwa kiasi gani, na pia kwa mara ngapi uwasilishaji utafanywa.

Shughuli zingine zinaweza kuhitajika wakati wa kupanga michakato ya mradi. Inategemea malengo ambayo shirika hufuata wakati wa kufanya kazi yake.

Hatua za kupanga

Kuna hatua 4 kuu za kupanga mradi. Zilitolewa na kampuni ya ushauri ya Booz Allen & Hamilton.

Muundo wa kawaida wa kupanga ni kama ifuatavyo:

Hatua ya 1. Uundaji wa malengo

Aina mbili za malengo zimewekwa. Wanaweza kuwa rasmi au halisi. Katika kesi ya kwanza, vigezo vinawekwa ili kuamua manufaa ya mradi huo. Malengo rasmi yanaibuka kutoka kwa motisha ya wasimamizi. Malengo halisi ni njia ambazo malengo rasmi yanaweza kufikiwa.

Hatua ya 2. Uchambuzi wa matatizo

Katika hatua hii ya kupanga, hali halisi ya shirika hubainishwa. Ifuatayo, utabiri unafanywa kuhusu hali yake ya baadaye. Baada ya hapoutambulisho wa matatizo yaliyopo unafanywa, kwa madhumuni ambayo mifumo ya malengo ni kinyume na matokeo ya uchambuzi wa utabiri. Hii inaruhusu matatizo kupangwa mwishoni.

Hatua ya 3. Tafuta njia mbadala

Hizi ni suluhu ambazo ni za kipekee.

Hatua ya 4. Tathmini ya njia mbadala

Kukubalika kwa kila moja ya matukio yaliyopo kumebainishwa. Ufanisi na kiwango cha hatari ya kila uamuzi hutathminiwa, baada ya hapo uamuzi unaofaa unafanywa. Chaguo bora haipaswi kuwezekana kivitendo tu, bali pia kisheria, kukuwezesha kupata karibu na lengo iwezekanavyo. Wakati huo huo, vikwazo vilivyopo katika muda, rasilimali, n.k. vinazingatiwa.

Unapounda mradi wa kupanga kwa ajili ya eneo, viwanda au aina nyingine, hakikisha kwamba umeutumia katika siku zijazo ili kulinganisha matokeo halisi na yaliyopangwa. Hii hukuruhusu kudhibiti maendeleo kuelekea lengo moja, kufanya marekebisho yanayofaa kwa wakati ufaao.

Kupanga

Inafaa kukumbuka kuwa kuratibu mradi kunatokana na mpango tofauti kidogo. Inaangazia hatua kuu 5:

1. Kufafanua kazi na kuziandika kama orodha. Katika baadhi ya matukio, wasimamizi hufanya makosa kwa kutoorodhesha michakato yote mara moja. Ili kuwatenga jambo hili, inashauriwa kutumia mbinu ya mtengano wa mfuatano wakati wa kubainisha kazi inayokuja.
2. Kwa kila nafasi iliyochaguliwa, mpangilio na muda hubainishwa. Inategemea navipengele vya kiteknolojia vya kazi inayokuja. Kwa hili, mbinu ya kuoza pia hutumiwa, ambayo huongezewa na tathmini za wataalam. Hii inakuwezesha kuamua kwa usahihi muda uliopangwa wa kila operesheni. Ili kufanya hivyo, unaweza kutumia mbinu ya kutafakari, ambayo inakuwezesha kuzingatia vipengele vya teknolojia kutoka kwa maoni tofauti.
3. Hubainisha aina ya rasilimali na upatikanaji wake. Inaweza kuwa fedha, nyenzo, kazi, habari, na kadhalika. Ratiba ya kazi iliyofanywa inahusiana na ratiba ya vifaa, ufadhili, nk. Hatua zote lazima ziunganishwe, ziwe na mchakato unaoendelea. Hii itaepuka usumbufu katika mchakato wa uzalishaji. Wakati huo huo, rasilimali chache zinahitaji kuzingatiwa tofauti. Huamua kwa kiasi kikubwa muda na mlolongo wa wigo mzima wa kazi ijayo.
4. Vikwazo vimewekwa kutoka nje. Hizi ni pamoja na msimu wa uzalishaji, utengenezaji wa vifaa na vipengele vingine vya nje.
5. Mfumo unaundwa ili kukabiliana na hatari zinazojitokeza wakati wa usimamizi wa mradi. Upangaji wa mradi huanza na uchambuzi wao. Kwa vitisho vinavyowezekana na hatari zaidi, hatua zinazofaa za kujibu zinatayarishwa.

Kanuni za Mipango

Wakati wa kupanga mradi wa biashara, meneja lazima azingatie kanuni fulani. Zilizo kuu ni:

• Kusudi. Utekelezaji wa mradi unafuata lengo lililo wazi, la mwisho, bila kunyunyiziwa kwa kazi zisizo na maana.
• Mfumo. Usimamizi wa mradi wa siku zijazo unapaswa kuwa wa jumla na wa kina. Wakati huo huo, vipengele vya maendeleo yake na mkusanyiko huzingatiwa. Katika baadhi ya matukio, mradi unaweza kugawanywa katika mfumo mdogo. Pia watahusiana. Wakati huo huo, mabadiliko katika mfumo mmoja yanajumuisha mabadiliko katika muundo mwingine. Kuvunja mradi katika sehemu kadhaa inakuwezesha kufuatilia uhusiano wa ndani na mwingiliano wa vipengele, chagua muundo unaofaa zaidi. Tathmini ya utekelezaji wa mradi katika kesi hii inaweza kutolewa kwa mujibu wa michakato ya ubora na kiasi.
• Utata. Phenomena huzingatiwa kutoka kwa mtazamo wa uhusiano wao na utegemezi. Kwa hili, mbinu na mbinu tofauti za usimamizi hutumiwa.
• Usalama. Wakati wa kupanga kazi ya mradi, inakadiriwa kuwa shughuli zote zitakuwa na rasilimali zinazohitajika.
• Kipaumbele. Tahadhari kuu katika maendeleo ya mradi hutolewa kwa kazi kuu, muhimu zaidi. Ufafanuzi wao unategemea dhana ya jumla ya maendeleo katika siku zijazo.
• Usalama wa kiuchumi. Kiwango cha hasara na hasara iliyopatikana na shirika katika kesi ya kutotimizwa kwa tukio lililokusudiwa huhesabiwa. Hatari haziwezi kuepukika hata kidogo, lakini lazima zitathminiwe na kuhalalishwa kufanya maamuzi katika mwelekeo huu.

Muundo wa mradi

Muundo unahitajika wakati wa kupanga kazi ya mradi. Mlolongo wa kihierarkia wa kazi unahusisha kuvunja mradi mzima katika sehemu tofauti. Hii hukuruhusu kuelezea kwa undani muundo katika viwango tofauti. Vilembinu hurahisisha usimamizi wa mchakato.

Muundo hukuruhusu kufanya yafuatayo:

• Fafanua wigo wa kazi ili kufikia malengo ya aina ya kati.
• Dhibiti kiwango cha maendeleo ya mradi, tathmini uwezekano wa kufikia malengo yake yote.
• Kuripoti huundwa kulingana na muundo bora zaidi.
• Maalum yamewekwa ili kupima maendeleo ya mradi.
• Wajibu umesambazwa ipasavyo miongoni mwa waigizaji.
• Washiriki wote wa timu hupokea maelezo yanayolengwa, yanayoeleweka kuhusu malengo na malengo ya mradi.

Makosa katika uundaji

Baadhi ya wasimamizi hufanya makosa wakati wa kupanga, jambo ambalo huathiri vibaya utimilifu wa malengo. Ya kuu ni haya yafuatayo:

• Hatua ya uundaji kwa ujumla kurukwa. Meneja huenda moja kwa moja kutafuta suluhu za matatizo ya kipindi cha sasa.
• Vitengo vya shirika pekee ndivyo vinavyotumika, hakuna bidhaa au nyenzo za mwisho zinazotumika.
• Muundo haujumuishi mradi mzima.
• Vipengele vya muundo vinarudiwa.
• Hakuna muunganisho wa miundo kwa mujibu wa maelezo mahususi ya utayarishaji wa hati za mradi na ripoti ya fedha.
• Muundo umepita- au hauna maelezo mengi.
• Vipengele vya kibinafsi vya mradi haviwezi kuchakatwa kwenye kompyuta.
• Bidhaa za mwisho zisizoshikika (huduma, huduma, n.k.) hazizingatiwi.

Viwanja vya uundaji

Kupanga mradi ni kazi inayowajibika. Muundo lazima ufanyike kwa usahihi. Hutekelezwa kwa misingi ifuatayo:

• Vipindi vya mzunguko wa maisha wa mradi unaoundwa.
• Sifa za muundo wa mgawanyiko.
• Vipengele vya matokeo yatakayopatikana baada ya kukamilika kwa mradi.
• Mchakato, vipengele vya utendaji vya kazi za kampuni.
• Eneo la kijiografia la vitu.