Ratiba ya mtiririko wa hati ya sera ya uhasibu: sampuli. Udhibiti wa sera ya uhasibu

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Mtiririko wa hati wa biashara ni mfumo wake mkuu wa neva. Udhibiti wa kisheria wa shughuli za ujasiriamali unaongezeka kila wakati na kuboreka. Sio tu shirika sahihi la harakati ya fomu iliyoandikwa ya hati ni muhimu, tatizo la usaidizi wa umeme kwa ajili ya utendaji wa biashara imekuwa haraka. Katika maeneo mengi ya mtiririko wa hati, ni ubadilishanaji wa taarifa wa kielektroniki ambao umekuwa wa lazima.

Hati za msingi sio mara zote zinatungwa kwa maandishi, lakini vyovyote vile hati hiyo, ina sifa fulani, muda wa kuwepo na harakati mahususi kupitia idara na wafanyakazi. Saizi ya biashara, fomu yake ya kisheria, wigo wa uwezo na eneo la kufanya kazi haijalishi, lakini ratiba ya mtiririko wa kazi ya sera ya uhasibu katika biashara.ni bora kuisanifu kabla hata haijaanza.

Sera ya uhasibu ni kipengele cha lazima cha mtiririko wa kazi

Kanuni kuhusu sera za uhasibu zimekuwa zikitumika tangu siku za USSR, tangu 1983! Uhasibu haujawahi kuwa kiini cha biashara, lakini umekuwa uti wa mgongo wake wa kimsingi.

Wajibu wa kuunda sera za uhasibu kwa kawaida huwa juu ya mabega ya mhasibu mkuu, na huidhinishwa na mkuu wa biashara. Hati msingi hupitia hatua zifuatazo:

1. Unda au pokea.
2. Kukubalika na kuchakatwa.
3. Hamisha hadi kwenye kumbukumbu.

Kitendo chochote kilicho na hati msingi kina sifa ya:

• chanzo au mtumaji wa hati;
• mpokeaji au mwigizaji;
• tarehe ya kukubalika kwa utekelezaji;
• muda wa utekelezaji;
• lengwa la matokeo ya utekelezaji.

Hati yoyote ya msingi ina maudhui muhimu, na katika mchakato wa harakati zake hutolewa viashirio vya hali vinavyokuruhusu kufuatilia uzingatiaji wa sera ya uhasibu iliyoidhinishwa na biashara.

Kwa kawaida, ratiba ya utendakazi hutengenezwa kwa ajili ya sera ya uhasibu katika uhasibu, lakini inapatikana na ni lazima kwa idara zote za biashara ndani ya uwezo wao.

Masharti ya lazima ya kisheria

Uthibitisho wa hali halisi wa gharama unahitajika. Na kama hapo awali, huu ni uwepo halisi wa hati iliyoandikwa kwa mujibu wa sheria ya sasa na ya ndanikanuni za biashara. Muda pia ni muhimu.

Msimbo wa Ushuru wa Shirikisho la Urusi unahitaji uthibitisho wa miamala yote. Hii ni moja ya masharti kuu ya uhasibu kwa gharama wakati wa kuhesabu kodi ya mapato. Hata hivyo, harakati za nyaraka sio daima kukidhi mahitaji ya shughuli za uzalishaji: malipo yanaweza kupitia, na vifaa vinaweza kuchelewa na utoaji, bidhaa zilitumwa, lakini walaji hakulipa. Kwa hivyo, baadhi ya hati za msingi zimechelewa kulingana na tarehe za mwisho kuhusiana na zingine.

Hali zisizotarajiwa zinatosha kila wakati, lakini ratiba ya utendakazi ya sera ya uhasibu ni mfano wa mtiririko bora wa hati. Mikengeuko kutoka kwa mpango inaruhusiwa, lakini inapaswa kupunguzwa iwezekanavyo, na ratiba inapaswa kutoa jukumu la kila mtendaji.

Viashiria vya hali ya hati

Ni vigumu kupata biashara ambayo haitatumia programu ya usimamizi wa hati za kielektroniki, lakini hata katika biashara ambayo haina kompyuta moja, uundaji au upokeaji wa hati ya msingi unaambatana na uundaji wa hati ya msingi. "kiashiria" cha hali yake.

Kwa biashara kubwa zilizo na vitengo vingi na matawi ya mbali, kufuatilia hali ya hati zote ni mchakato wa lazima na tofauti wa uzalishaji. Hapa, ratiba ya mtiririko wa kazi ya sera ya uhasibu ni sampuli, na hali halisi ndio msingi wa kuboresha ratiba, kufafanua makataa na kuadhibu.wakiukaji na kutambua njia za kutatua matatizo yanayojitokeza ya uzalishaji.

Ni muhimu kutambua kwamba matukio mengi ni muhimu sana kwa wakati:

• kutoa marejesho ya kodi;
• kulipa kodi;
• kuwasilishwa kwa matamko ya kielektroniki;
• vitendo vingine vya kisheria.

Ikiwa ukiukaji wa mzunguko wa uzalishaji wa ndani unaweza kusawazishwa kwa njia fulani, basi katika mahusiano na mashirika ya serikali hili halikubaliki na limejaa vikwazo au hasara kubwa.

Ratiba ya hati ya sera ya uhasibu: sampuli ya maudhui

Aina ya hati iliyoelezwa si muhimu. Kama kawaida, inatengenezwa na mhasibu mkuu, iliyoidhinishwa na mkuu wa biashara na ni meza. Tunakuletea mfano wa chati kama hii.

Kila hati ina jina, na safu mlalo zote za jedwali zimepewa nambari. Chini ya safu wima mbili inahitajika:

• kuunda au kupokea hati;
• kukagua na kuchakata hati.

Safu wima ya kwanza ina nafasi mbili:

• kuwajibika (mfanyikazi, idara);
• tarehe ya utekelezaji.

Safu wima ya pili - nafasi tatu hadi nne:

• inawajibika kwa uthibitishaji (utekelezaji);
• tarehe ya utekelezaji;
• muda wa uhamisho kwa shirika kuu;
• aina ya usajili wa matokeo ya utekelezaji.

Biashara hazina kikomo katika maneno ya kichwa cha jedwali kinachoangazia ratiba.mtiririko wa hati kwa sera ya uhasibu. Sampuli iliyo hapa chini inaonyesha mojawapo ya chaguo.

Ni muhimu kwamba mantiki ya jedwali lazima iakisi kwa usahihi: ni hati gani, inaonekanaje, inatumwa na nani na wapi, inatekelezwa na nani na lini, na matokeo yanatumwa wapi. Zaidi ya hayo, inawezekana kutoa utoaji halisi wa msingi uliotumiwa kwenye kumbukumbu. Kawaida, ratiba ya kazi ya sera ya uhasibu ya taasisi ya serikali inaambatana na kanuni za kufanya kazi na nyaraka za kumbukumbu. Kuhusiana na vyombo vya dola, hili limewekwa katika sheria.

Kumbukumbu za hati na muda wa kuhifadhi

Kumbukumbu (hata kwa biashara za ukubwa wa kati) hufikia ukubwa wa kuvutia kwa haraka. Ni desturi nzuri kuambatana na sampuli ya ratiba ya utendakazi kwa sera za uhasibu pamoja na mapendekezo ya ziada kuhusu kuhifadhi na kufanya kazi na nyaraka za kumbukumbu ili ziwe zinarudiwa na matawi.

Sheria huweka vipindi tofauti vya kuhifadhi hati tofauti. Sera ya uhasibu ya ofisi kuu si lazima iwe sawa na ile ya ofisi ya tawi. Upeo wa uwezo wa idara mbalimbali za biashara inaweza kuwa tofauti sana. Lakini ni vyema kujenga mantiki ya kujenga ratiba, utambulisho usio na utata wa nyaraka, hatua za upitishaji wao, sheria za kufuatilia viashiria na kanuni za kuhifadhi kumbukumbu kwa njia moja.

Muunganisho wa sera za uhasibu, na hasa kazi ya kuhifadhi kumbukumbu, ni muhimu kwa ajili ya kuboresha miundombinu ya biashara nataarifa za trafiki.

Biashara yoyote haidhibitiwi na vyombo vya dola pekee, bali pia na wasimamizi na waanzilishi wake. Chaguo la mwisho kwa kawaida huwa halielekei kuelewa nuances na vitendo kulingana na kanuni moja kali.

Vipengele vya sera za uhasibu katika sekta ya kibinafsi

Mashirika mengi hayajiwekei kikomo kwa kanuni zilizoainishwa na sheria, bali yanaunda mfumo wao wa udhibiti. Mara nyingi unaweza kupata ratiba ya utiririshaji wa kazi ya sera ya uhasibu ya LLC, ushirika wa uzalishaji, ushirika, mfuko na aina nyingine ya taasisi ya kisheria katika muundo wa toleo lako mwenyewe la wazo la michakato ya biashara na ujenzi wao kwa vitendo, kwa kweli. biashara.

Tofauti kubwa kati ya sekta ya umma na biashara ya kibinafsi ni fursa pana zaidi za kifedha zinazowezesha kuweka miundombinu ya biashara kwenye mfumo maarufu wa gharama kubwa, kwa mfano, kulingana na suluhisho la Oracle Primavera Instantis. Oracle ina mawazo mengi ya gharama kama haya, lakini si kila biashara inaweza kuyanunua na kuwa na vifaa vya kutosha kuyaendesha.

Programu ya Kudhibiti Hati

Sifa bainifu inayoathiri utekelezaji wa sera za uhasibu ni upatikanaji wa programu ya ubora wa juu, ghali, changamano na inayohitajika. Biashara nyingi kubwa zinapata suluhu mpya zinazowezesha uchakataji kusambazwa wa kiasi kikubwa cha taarifa.

Hata hivyo, mbinu hii kali inatofautiana kidogo nahali katika biashara za kati na ndogo. Huwezi hata kutaja mashirika ya serikali. Hadi leo, Excel na bidhaa zinazofanana na zinazolengwa kwa wote na maendeleo ya programu miliki yanatawala kila mahali.

Hali hii (kuishi pamoja kwa mfumo wa taarifa makini na programu kadhaa za wamiliki) inaonyesha kuwa programu katika eneo hili inahitaji uboreshaji wa mara kwa mara.

Kulingana na yaliyotangulia, inaonekana inafaa wakati wa kuunda sera ya uhasibu kwa biashara kuzingatia sio programu inayotumiwa, lakini wakati wa udhibiti na utii wa masharti ya kisheria ya ratiba ya kazi na sheria ya sasa na. hitaji la kweli la biashara fulani.