Alama katika laha ya saa. Jinsi ya kujaza karatasi ya saa (sampuli)

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Muda wa kufanya kazi na uhasibu wake ni vipengele muhimu vya shirika lolote, vinavyokuruhusu kudhibiti shughuli za kampuni na nidhamu kwa wafanyakazi. Ili kurahisisha utaratibu huu, fomu maalum ilitengenezwa - karatasi ya wakati. Inapatikana katika matoleo ya karatasi na elektroniki. Na kila spishi ina nuances yake katika kujaza.

Nani anajaza laha ya saa

Kila shirika huteua mtu anayehusika na kudumisha laha ya saa, akizingatia mahususi ya shughuli na idadi ya wafanyikazi. Ikiwa shirika ni dogo na kazi yote inafanywa ofisini, basi mkaguzi wa wafanyakazi, mhasibu au mtu mwingine aliyeidhinishwa atapanga ratiba ya wafanyakazi.

Iwapo biashara ina vifaa kadhaa, ni rahisi zaidi kuratibu muda wa wafanyakazi moja kwa moja katika maeneo yao ya kazi. Katika kesi hii, jukumu hili liko kwa msimamizi au chifumgawanyiko kwa utaratibu tofauti au uliowekwa katika mkataba wa ajira.

Algorithm ya kufanya kazi na laha ya saa

Kwanza kabisa, unahitaji kujua kwamba kila biashara lazima iwe na saa ya kawaida (yaani, katika toleo la karatasi). Fomu inaweza kuchapishwa peke yako au kuagizwa kutoka kwa nyumba ya uchapishaji.

Kuna fomu mbili zilizoidhinishwa: T-12 na T-13. Tofauti yao ni kwamba ya kwanza sio tu kuzingatia saa za kazi, lakini pia ina nguzo za kuhesabu mshahara wa kila mwezi. Wao hujazwa kulingana na mpango huo huo, yaani, kila mwezi siku ya kwanza karatasi mpya ya wakati inafunguliwa. Ni muhimu kujaza safu wima:

• Jina la kampuni (kulingana na hati zilizojumuishwa), nambari ya ufuatiliaji na tarehe ya kukamilika.
• Kipindi ambacho laha ya saa inafunguliwa.
• Nambari za kawaida za wafanyakazi na data zao kutoka kwa kadi za kibinafsi.

Data iliyosalia huwekwa ndani ya mwezi mmoja, na kujaza sehemu inayohusiana na mishahara kunasalia kwa mfanyakazi wa uhasibu.

Alama katika laha ya saa

Kwa ujazo wa haraka na rahisi zaidi wa laha ya saa, mfumo wa nukuu uliundwa na kuidhinishwa. Wao huonyesha hali ya kazi na kupumzika na nuances nyingine. Majina 36 yametolewa. Lakini wakati mwingine nambari hii haitoshi kuonyesha kwa usahihi taarifa zote kuhusu mfanyakazi.

Alama katika laha ya saa

	Jina	Jina la herufi	Jina la nambari
1	Saa za mchana na jioni	mimi	01
2	Saa za kufungua usiku	N	02
3	Fanya kazi wikendi na likizo	RP	03
4	Muda wa ziada	c	05
5	Safari ya biashara	K	10
6	Likizo Kuu	kutoka	14
7	Likizo ya ziada	moja	15
8	Likizo ya Masomo	U	16
9	Saa fupi za kufanya kazi kwa wanafunzi	UV	17
10	Likizo ya ziada ya masomo bila malipo	UD	18
11	Likizo ya uzazi	r	19
12	Likizo ya Uzazi (imelipiwa kiasi)	veh	20
13	Likizo ya uzazi (haijalipwa)	oj	21
14	Likizo bila malipo	kwa	22
15	Likizo isiyolipwa kwa sababu za kisheria	OZ	24
16	Likizo ya ugonjwa	B	25
17	Haijalipwaulemavu	t	26
18	Saa za kazi iliyopunguzwa	ch	27
19	Muda wa kupumzika (kwa sababu zisizo za mwajiriwa)	vp	28
20	Kutokuwepo kwa sababu za kisheria (pamoja na malipo)	g	29
21	Kutokuwepo Bila Udhuru	OL	31
22	Saa ambazo hazijafanyika (ikiwa mwajiri ameweka kazi ya muda)	NS	32
23	Wikendi	kwa	33
24	Migomo	ZB	34
25	Kutokuwepo kwa sababu zisizoeleweka	НН	35

Jedwali linaonyesha alama zinazotumiwa sana katika laha ya saa. Maelezo ya kina zaidi na orodha kamili huwa ziko kwenye ukurasa wa kwanza wa fomu. Hii hurahisisha usogeza kwenye alama na kubainisha ni nini cha kuweka kwenye kisanduku katika hali gani.

Ujazaji wa fomu mara kwa mara

Kujaza laha ni kazi ngumu inayohitaji umakini. Inaweza kufanywa kwa kutumia, kwa mfano, njia ya kuendelea kuhudhuria na kutokuwepo.

Katika hali hii, data inawekwa katika kila safu. Alama zinaonyesha uwepo wa wafanyikazi mahali pa kazi na kutokuwepo kwao, zinaonyesha sababu. Pia inaonyesha idadi ya masaainayotumika mahali pa kazi.

Katika jedwali la wakati yenyewe, itaonekana kama hii: siku ya kupumzika, weka herufi "B", chini yake 0, siku ya kazi, mtawaliwa, "mimi" na idadi ya masaa, kwa mfano. 8. Sawa na wikendi, sababu mbalimbali za utoro hubainishwa, kuanzia safari za kikazi hadi kutohudhuria kwa sababu zisizoeleweka.

Kuhesabu laha ya saa katika kesi hii ni rahisi kidogo, kwa sababu nambari zote muhimu na maelezo yako mbele ya macho yako. Hii ni kweli hasa kwa wataalamu walio na uzoefu mdogo wa kazi - kwa hivyo watakuwa na uwezekano mdogo wa kuchanganyikiwa na kufanya makosa.

Jaza laha ya saa kwa busara

Pia kuna mbinu ya kusajili mikengeuko. Inatumika wakati siku ya kazi ina muda sawa katika kipindi chote. Katika kesi hii, hali zisizo za kawaida pekee ndizo zinazojulikana, yaani, kutohudhuria, kazi ya ziada, safari za biashara, nk. Unapotumia njia hii, muda mfupi zaidi hutumiwa, na matokeo ya mwisho ni sawa katika matukio yote mawili.

Kwenye laha inaonekana kama hii: mstari wa juu una habari kuhusu kutokuwepo kwa mfanyakazi mahali pa kazi - V, K, FROM, HH, PR, B na wengine. Mstari wa chini umeachwa wazi. Hakika, katika hesabu ya mwisho ya saa zilizofanya kazi, zero haijalishi, na kwa urefu sawa wa siku ya kazi, inabakia tu kufanya vitendo rahisi: kuhesabu idadi ya seli tupu kwenye mstari wa juu (haya ni mahudhurio) na zidisha kwa idadi ya saa.

Njia hii ni rahisi zaidi kwa wenye uzoefumaafisa wafanyakazi na wahasibu. Pia inafaa kwa mashirika madogo ambapo idadi ya wafanyikazi ni ndogo. Ikiwa wasimamizi wako hawajui kuhusu mfumo rahisi wa kufuatilia muda, basi ni wakati wa kuupendekeza kwao.

Kutunza laha ya saa kwenye kompyuta

Mbali na toleo la karatasi, pia kuna matoleo kadhaa ya kielektroniki. Kama ilivyoelezwa hapo juu, laha za nyakati lazima zirudiwe bila kukosa. Hii ni muhimu ili data juu ya kazi ya wafanyakazi haipotee na kuegemea kwao kuthibitishwa (baada ya yote, haiwezekani kutumia kompyuta kila mahali).

Mojawapo ya chaguo nafuu zaidi ni laha ya saa iliyoundwa katika programu za ofisi. Excel ni kamili kwa kusudi hili. Lahajedwali hukuruhusu kuunda aina na saizi yoyote ya hati. Pia, kutokana na uwezo wa kuweka fomula, kujumlisha na kukokotoa data ya kati ni rahisi zaidi.

Kwa kutumia programu maalum

Ikiwa hakuna ujuzi wa kutosha wa lahajedwali, mfanyakazi au wasimamizi wanaweza kuchagua programu nyingine sawa. Karatasi ya wakati katika kesi hii itaonekana sawa na toleo la karatasi. Hii itasaidia kupunguza muda inachukua kuchakata hati.

Inapaswa pia kuzingatiwa kuwa kila programu inahusisha matumizi ya matoleo yaliyoidhinishwa. Kwa wauzaji tofauti, wao, bila shaka, wana gharama zao wenyewe. Kwa mfano, mpango wa Laha ya Muda utagharimu watumiaji kutoka1000 kusugua. na hapo juu - kulingana na idadi ya wafanyikazi.

Nyongeza nyingine ya huduma kama hizi ni kwamba sio lazima ujaze laha ya saa. Fomu iliyo na alama zote ni rahisi kuchapisha wakati wowote. Chaguo hili la kukokotoa ni la uhakika katika kila programu sawa.

Kuhusu kuhifadhi hati

Jedwali la saa linatumika kwa ajili gani? Huu ndio msingi wa uhasibu wa malipo kwa kiasi kimoja au kingine, pamoja na ushahidi kuu kwamba mfanyakazi alikuwa mahali pa kazi na alifanya kazi zake. Bila shaka, hati hii ni muhimu sana kwa kila shirika.

Basi fomu hii hudumu kwa muda gani? Karatasi ya wakati lazima ihifadhiwe kwa mwaka. Hili limewekwa na sheria, na kanuni kama hizo lazima zizingatiwe.

Ukipoteza laha ya saa ambayo tayari imefungwa, usiogope. Inaweza kurejeshwa kila wakati kwa kutumia hati zingine. Kwa hili, maelezo, likizo ya ugonjwa, habari kuhusu safari za biashara, ratiba za likizo, nk hutumiwa. Kila kitu kinachothibitisha na kuelezea kutokuwepo kwa mtu mahali pa kazi kinaweza kutumika kurejesha data.

Nani anaweza kuhitaji kadi ya ripoti?

Hati hii inahitajika mara nyingi kwa ukaguzi mbalimbali. Kwa mfano, huduma ya ushuru hukagua uwepo wake katika shirika na usahihi wa kujaza.

Kutokuwepo kwa laha ya saa hata katika kampuni ndogo kunaweza kuwa sababu ya kutozwa faini kubwa. Sawahutokea wakati makosa yanafanywa katika kujaza fomu. Hii inatumika kwa hesabu na matumizi mabaya ya alama.

Uwepo wa laha za saa ni lazima. Zinahitajika kwa kampuni yenyewe (uhasibu, nidhamu ya wafanyikazi), na kwa mashirika ya ukaguzi. Na muhimu zaidi - tumia kwa usahihi alama kwenye karatasi ya wakati. Kisha unaweza kuepuka matatizo kadhaa na wafanyakazi na mamlaka za udhibiti.