Orodha ya hati za msingi za uhasibu na sheria za utekelezaji wake

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Operesheni nyingi hufanywa kila siku kwenye biashara. Wahasibu hutoa ankara kwa wenzao na kuwatuma pesa, kuhesabu mishahara, adhabu, kuhesabu kushuka kwa thamani, kuandaa ripoti, nk Nyaraka nyingi za aina mbalimbali hutolewa kila siku: utawala, mtendaji, msingi. Kundi la mwisho ni la umuhimu mkubwa kwa shughuli za biashara.

"hati za msingi" ni nini?

Kila tukio la maisha ya kiuchumi ya shirika lazima lithibitishwe kwa karatasi. Inaundwa wakati wa operesheni au mara baada ya kukamilika kwake. Kuchora machapisho, kuripoti hufanyika kwa msingi wa habari iliyoainishwa katika hati za msingi za uhasibu. Orodha yao ni kubwa. Katika makala tutazingatia kuu, inayotumiwa zaidihati.

Kwa nini tunahitaji shule ya msingi?

Hati za msingi ni kipengele muhimu cha uhasibu. Kama ilivyoelezwa hapo juu, inaundwa wakati wa shughuli au mara tu baada ya mwisho wa shughuli na ni uthibitisho wa ukweli wa ukweli mmoja au mwingine wa maisha ya kiuchumi ya biashara.

Orodha ya hati msingi za uhasibu kwa muamala mmoja inaweza kujumuisha:

1. Mkataba.
2. Akaunti.
3. Risiti ya pesa taslimu au hati nyingine ya malipo.
4. Noti ya shehena.
5. Hatua ya kukamilisha.

Maelezo yanayohitajika

Kwa sasa, kuna aina zilizounganishwa za hati za msingi za uhasibu. Zinatumika kutafakari habari kuhusu shughuli tofauti, kwa mtiririko huo, orodha ya safu ndani yao ni tofauti. Wakati huo huo, nyaraka zote za msingi zina maelezo ya lazima ya sare. Miongoni mwao:

1. Jina la kampuni.
2. Jina la hati (kwa mfano, "Vocha ya pesa").
3. Tarehe ya kuundwa.
4. Yaliyomo katika operesheni ambayo hati inaundwa. Kwa mfano, unapojaza ankara, safu wima inayolingana inaweza kuonyesha "Uhamisho wa nyenzo kwa ajili ya usindikaji".
5. Pesa na viashirio vya asili. Ya kwanza hutumika kuakisi gharama, ya pili - wingi, uzani, n.k.
6. Vyeo vya wafanyakazi wanaowajibika ("mhasibu mkuu", "mtunza duka", n.k.).
7. Sahihi za watu waliohusika katika muamala.

Wakati muhimu

Hati ya msingi iliyo na maelezo yote yanayohitajika ina nguvu ya kisheria.

Tafadhali kumbuka kuwa karatasi zilizotekelezwa ipasavyo zinaweza kutumika katika kesi za kisheria kama ushahidi wa uhalali (au ubatili) wa madai. Nyaraka nyingi zinaundwa na wakandarasi. Inahitajika kuangalia kwa uangalifu usahihi wa usajili na kwa hali yoyote usiweke saini kwa wauzaji (makandarasi, nk) ikiwa hawajafanya hivyo.

Nyaraka za msingi lazima zihifadhiwe kwa uangalifu.

Je, ninahitaji muhuri wa msingi?

Kiutendaji, vyama pinzani vingi vinadai kutokuwepo kwake kwenye fomu ya TTN na hati zingine. Kumbuka kwamba tangu 2015, mashirika mengi yameondolewa kutoka kwa wajibu wa kuwa na muhuri. Biashara kama hizo zinaweza kuitumia kwa hiari yao wenyewe. Ikiwa ndivyo, basi maelezo kuhusu uwepo wake lazima yaandikwe katika sera ya uhasibu.

Ikitokea kwamba mshirika anasisitiza kutumia muhuri wakati wa kusajili msingi, na kampuni ina haki ya kutoiweka kwa misingi ya kisheria, mshirika huyo lazima atumiwe taarifa iliyoandikwa na viungo vya kanuni zinazosimamia hili. toleo.

Mkataba

Ikiwa mshirika ni mshirika wa muda mrefu, basi inawezekana kabisa kuhitimisha makubaliano ya miamala kadhaa. Katika kesi hiyo, ni muhimu kufafanua wazi muda wa mwisho wa kutimiza majukumu, mlolongo na utaratibu wa kuhesabu, na nuances nyingine. Mkataba unaweza kutayarishwa kwa uuzaji wa bidhaa, utoaji wa hudumaau kazi ya uzalishaji. Inafaa kusema kuwa sheria ya kiraia pia inaruhusu hitimisho la mdomo la makubaliano. Walakini, katika shughuli za biashara, kama sheria, aina zilizoandikwa za mikataba hutumiwa.

Invoice

Katika hati hii, msambazaji anaonyesha kiasi kitakachohamishiwa kwa mshirika kwa bidhaa, huduma au kazi. Wakati wa kufanya malipo, kwa chaguo-msingi, inachukuliwa kuwa mhusika anakubali muamala.

Ankara lazima iwepo:

1. Jina la hati.
2. Jina la huduma (bidhaa, kazi) ambazo malipo yake hufanywa.
3. Gharama.
4. Jumla ya pesa.
5. Maelezo ya malipo.

Kwa sasa, orodha nzima ya hati za uhasibu iko katika mpango wa 1C, kwa hivyo huchakatwa kiotomatiki.

Tafadhali kumbuka kuwa ankara haina thamani ndogo kwa mamlaka za udhibiti. Ndani yake, muuzaji hutengeneza bei iliyowekwa. Kutoka kwa nafasi ya mhasibu, ankara ndiyo hati muhimu zaidi ya msingi kwa misingi ambayo maingizo ya uhasibu yanaundwa.

Ankara hufanya kama aina ya ankara. Karatasi hii ina laini maalum ya kubainisha viwango vya VAT.

Nyaraka za malipo

Unaweza kuthibitisha ukweli wa malipo kwa risiti ya pesa taslimu au hati nyingine kama hiyo. Malipo yanathibitisha ukweli wa malipo kwa usambazaji wa bidhaa, huduma, kazi. Aina maalum ya hati huchaguliwa kulingana na njiamalipo: pesa taslimu au uhamisho wa benki.

Mojawapo ya hati maarufu zaidi za malipo ni agizo la malipo. Ni agizo kutoka kwa mwenye akaunti kwa benki kuhamisha fedha kwa akaunti maalum. Hati inaweza kutumika wakati wa kulipia huduma, bidhaa, kulipa mapema, kulipa mkopo, n.k.

Katika kesi ya makato ya bajeti, sehemu ya 22 "Msimbo" hujazwa. Katika agizo la malipo, safu wima hii inaonyesha UIN (kitambulisho cha kipekee). Shukrani kwake, mamlaka ya kifedha inamtambua mlipaji.

"Msimbo" wa sehemu katika mpangilio wa malipo unaweza kujazwa kwa njia tofauti. Inategemea jinsi gani huluki hutimiza wajibu wake kwa bajeti: kwa hiari au kwa ombi la mamlaka ya udhibiti.

Noti ya shehena

Fomu ya TTN inachorwa na msafirishaji. Muswada wa shehena ndio msingi wa uhamishaji wa bidhaa kwa mpokeaji. Hati hiyo imeundwa katika nakala 4. Kulingana na TTN, muuzaji huzingatia mauzo, na mnunuzi hupokea uwasilishaji wa bidhaa.

Tafadhali kumbuka kuwa TTN inaundwa wakati wa kusafirisha bidhaa kwa nguvu za kampuni yenyewe. Ikiwa usafirishaji utafanywa na kampuni nyingine, fomu ya 1-T inatolewa.

Jambo lingine muhimu: taarifa katika TTN lazima ilingane na taarifa iliyo kwenye ankara.

Tendo la kazi iliyokamilika

Hati hii imeundwa kati ya mteja na mtoa huduma. Tendo ni uthibitisho wa utendaji wa kazi, utoaji wa huduma kwa gharama iliyokubaliwa ndani ya masharti yaliyowekwa na makubaliano. Kuweka tu, hiiripoti ya mkandarasi kwa mteja.

Kwa sasa, aina ya sheria iliyounganishwa haijaidhinishwa. Kampuni ina haki ya kuunda fomu yenyewe na kuirekebisha katika sera ya uhasibu.

Maelezo makuu ya kitendo ni:

1. Nambari na tarehe ya usajili katika rekodi za uhasibu.
2. Tarehe ya kukusanywa.
3. Maelezo ya mkataba kwa mujibu wa sheria iliyoundwa.
4. Muda, kiasi, gharama ya kazi.
5. Maelezo ya akaunti itakayolipiwa.
6. Jina la mteja na mkandarasi.
7. Sahihi za wahusika kwenye muamala.

Tendo kila mara huchorwa katika nakala mbili.

Fomu M-15

Kifupi hiki kinatumika kurejelea ankara ya suala la bidhaa zinazotoka nje. Ikumbukwe kwamba hati hii si ya lazima, lakini mara nyingi hutumiwa na makampuni ya biashara.

Ankara ya kutolewa kwa vifaa kwa upande hutolewa ikiwa ni muhimu kuhamisha vitu vya thamani kutoka kwa ofisi kuu (makuu) hadi vitengo vya mbali au makampuni mengine (ikiwa kuna makubaliano maalum).

Sheria za fomu M-15

Katika sehemu ya kwanza ya karatasi, nambari imebandikwa, kwa mujibu wa mtiririko wa hati wa biashara. Hapa unapaswa pia kuonyesha jina kamili la kampuni na OKPO.

Jedwali la kwanza linaonyesha tarehe ya hati, msimbo wa muamala (ikiwa mfumo unaolingana unatumika), jina la kitengo cha muundo, uwanja wa shughuli wa biashara inayotoa ankara.

Vile vilehabari kuhusu mpokeaji na mtu anayehusika na utoaji imeonyeshwa. Ifuatayo ni kiungo cha hati kulingana na ambayo ankara imetolewa. Inaweza kuwa mkataba, agizo n.k.

Katika jedwali kuu, safu wima 1 na 2 zinaonyesha akaunti ndogo ya uhasibu na msimbo wa hesabu wa uchanganuzi wa nyenzo zote zitakazofutwa.

Inayofuata, data ifuatayo inawekwa katika safu wima 3-15:

• jina la nyenzo zenye sifa mahususi, chapa, saizi, daraja;
• nambari ya hisa (ikiwa haipo, kisanduku hakijajazwa);
• msimbo wa kitengo;
• jina la kipimo;
• idadi ya bidhaa zilizohamishwa;
• habari kuhusu vitu halisi vilivyotolewa kutoka kwenye ghala (vijazwe na mwenye duka);
• jumla ya gharama ya nyenzo;
• bei bila VAT;
• VAT iliyotengwa;
• jumla ya gharama ikijumuisha VAT;
• nambari muhimu ya orodha;
• nambari ya pasipoti (ikiwa inapatikana);
• nambari ya rekodi kulingana na kadi ya akaunti.

Ankara inatiwa saini na mhasibu, mfanyakazi anayehusika na utoaji wa vitu vya thamani kutoka ghala, na mpokeaji.

Ripoti za mapema katika "1C"

Uundaji wa hati za kuripoti ni mojawapo ya vitendo vya kawaida vya mhasibu. Makazi mengi yanayofanywa kwa pesa taslimu hufanywa na hati za mapema. Hizi ni pamoja na gharama za usafiri, ununuzi wa nyumbani, n.k.

Mara nyingi, wafanyikazi wa biashara hupokea pesa kutoka kwa dawati la pesa kwa matumizi ya nyumbani. Baada ya kupata thamani zinazohitajika (kwa mfano, vifaa vya kuandikia), wafanyakazi huripoti na kutoa hati za usaidizi kwa idara ya uhasibu.

Mhasibu, kwa upande wake, lazima arekodi gharama zote katika mfumo wa uhasibu. Unaweza kufungua "Ripoti za mapema" katika "1C" katika sehemu ya "Dawati la Benki na pesa", kifungu kidogo cha "Mtunza fedha". Utangulizi wa hati mpya unafanywa na kitufe cha "Unda".

Juu ya fomu imeonyeshwa:

1. Jina la kampuni.
2. Ghala ambapo vitu vipya vya thamani vilivyopokelewa vitawekwa kwenye akaunti.
3. Mfanyikazi anaripoti kuhusu fedha zilizopokelewa dhidi ya ripoti hiyo.

Hati ina vialamisho 5. Katika sehemu ya "Maendeleo", chagua hati ambayo pesa zilitolewa:

1. Hati ya pesa.
2. Agizo la pesa taslimu.
3. Malipo kutoka kwa akaunti.

Ikiwa bidhaa zilinunuliwa kwa pesa zilizotolewa, zitaangaziwa kwenye kichupo chenye jina sawa. Katika sehemu ya "Chombo", onyesha habari kuhusu chombo kinachoweza kurejeshwa (kwa mfano, chupa za maji). Kichupo cha "Malipo" kinaonyesha maelezo kuhusu pesa taslimu zinazolipwa kwa wasambazaji kwa ununuzi wa kitu au iliyotolewa dhidi ya ujao.

Katika sehemu ya "Nyingine", data kuhusu gharama za usafiri imeonyeshwa: kwa kila siku, gharama za mafuta, tikiti n.k.

fomu ya"Universal"

Katika orodha ya hati za msingi za uhasibu kuna karatasi moja inayoweza kutumika katika hali mbalimbali. Inatumika katika malezi ya uhasibu nakuripoti kodi. Ni kuhusu uhasibu. Fomu inahitajika, ikiwa ni lazima, kurekebisha kosa lililofanywa. Kwa kuongeza, hati inahitajika wakati wa kufanya shughuli zinazohitaji maelezo, kutafakari kwa hesabu, uthibitisho wa shughuli, ikiwa hakuna karatasi nyingine.

Nuance

Inafaa kusema kwamba biashara ina haki ya kuthibitisha kukamilika kwa shughuli ambazo hazihitaji utekelezaji wa fomu za kawaida (za kawaida, zilizounganishwa), si kwa msaada wa cheti, lakini kupitia uhasibu wa msingi ulioandaliwa kwa kujitegemea. hati. Orodha yao, hata hivyo, inafaa kubainishwa katika sera ya kifedha ya kampuni.

Sheria za kuandaa cheti

Fomu moja iliyounganishwa haijaidhinishwa kwa hati hii. Ipasavyo, wataalam wanaweza kuiunda kwa fomu ya bure au kutumia templeti zilizotengenezwa kwenye biashara. Miongoni mwa taarifa za lazima ambazo cheti kinapaswa kuwa nacho, ikumbukwe:

1. Maelezo kuhusu biashara.
2. Tarehe na sababu za kuandaa.
3. Nyaraka za msingi za uhasibu na rejista za hesabu, ambazo cheti kimeambatishwa.
4. Saini ya mfanyakazi anayewajibika.

Unaweza kuandika kwenye karatasi nyeupe ya kawaida ya A4 au kwenye barua ya kampuni.

Wakati wa kuandaa, lazima uwe mwangalifu sana ili usifanye makosa. Kadiri marejeleo yalivyo na maelezo zaidi, ndivyo wakaguzi wanavyokuwa na maswali machache zaidi ya ziada.

Hati lazima, bila shaka, kuwa na maelezo ya kuaminika pekee. Ikiwa, wakatimakosa ya tahajia yatatambuliwa, ni vyema zaidi kutayarisha cheti tena.

Vipengele vya Hifadhi

Kila kitu kinachohusiana na hati za msingi za uhasibu lazima kiwekwe kwenye biashara kwa angalau miaka 5. Hesabu ya kipindi hiki huanza kutoka tarehe ya mwisho ya kipindi cha kuripoti ambapo karatasi zilitolewa.

Ziada

Msingi unaweza kutolewa kwa karatasi au fomu ya kielektroniki. Hivi karibuni, makampuni zaidi na zaidi yanapendelea usimamizi wa hati za elektroniki. Hii inaeleweka: inachukua muda mfupi sana kuchakata na kutuma karatasi.

Nyaraka za kielektroniki lazima ziidhinishwe na sahihi ya dijitali (iliyoimarishwa au ya kawaida - kwa makubaliano kati ya washirika).

Wajibu

Uhifadhi wa hati za msingi ndio kipengele muhimu zaidi cha maisha ya biashara ya biashara. Kwa kukosekana kwake, kampuni itakabiliwa na vikwazo vikali kutoka kwa mamlaka ya udhibiti. Adhabu pia itatolewa katika kesi ya kugundua makosa katika uhifadhi wa msingi, maelezo yasiyo sahihi.

Ukiukaji wa kanuni hauadhibiwa si tu na Kanuni ya Ushuru, bali pia na Kanuni za Makosa ya Kitawala. Ikiwa kuna sababu, wahusika wanaweza pia kufunguliwa mashtaka.

Hitimisho

Nyaraka mbalimbali zinaweza kutumika katika kazi ya biashara. Wakati huo huo, baadhi yao wanaweza kuwa na fomu ya umoja, na wengine wanaweza kuendelezwa kwa kujitegemea na kampuni. Hata hivyo, bila kujali hili, maelezo yote yanayohitajika lazima yawepo kwenye hati.

Baadhi ya biashara huzoea matumizi ya hati zilizounganishwa. Hotubatunazungumza kuhusu fomu zilizounganishwa, zinazoongezwa kwa mujibu wa maelezo mahususi ya shughuli za shirika.

Ni muhimu kuakisi aina zilizochaguliwa za hati msingi katika sera ya uhasibu ya biashara. Wakati wa shughuli za kampuni, hitaji la hati mpya linaweza kutokea. Ikiwa zimeundwa na biashara, basi zinafaa kutajwa katika sera ya uhasibu.

Tafadhali kumbuka kuwa mshirika mwingine anaweza pia kuunda aina fulani za dhamana kwa kujitegemea. Ni muhimu kuashiria katika sera ya fedha kwamba kampuni inakubali hati kama hizo kutoka kwa washirika.

Ili kurekodi miamala mingi, mashirika huenda yasitumie aina zilizounganishwa za uwekaji hati msingi. Hata hivyo, ikiwa tunazungumzia kuhusu miamala ya pesa taslimu, basi inatekelezwa kwa maagizo yaliyoidhinishwa na hati zingine za malipo.