2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41
Nafasi ya mfanyakazi wa kuhifadhi kumbukumbu inaitwa mtunza kumbukumbu. Kazi kuu ya mtaalamu katika uwanja huu ni kuanzisha kazi ya kumbukumbu yenyewe na mzunguko wa nyaraka ndani yake. Wataalamu hao wanahitajika popote pale ambapo kuna mauzo makubwa ya karatasi rasmi, hasa katika mashirika yanayohusiana na bima, fedha, na hasa katika makampuni ya serikali. Hati kuu ambayo mfanyakazi mpya lazima arejelee ni maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu.
Masharti ya jumla
Mkuu wa biashara pekee ndiye anayeweza kukubali au kumfukuza mtunza kumbukumbu. Na kwanza kabisa, lazima arejelee sheria ya sasa ya nchi. Maagizo lazima yaonyeshe mtu ambaye ni msimamizi wa karibu wa mtaalamu aliye na nafasi hii.
Ili kufanya kazi kama mtunza kumbukumbu, ni lazima mtu apokee elimu ya awali ya kitaaluma, kisha anaweza kukubaliwa kwa cheo hata bila uzoefu katika taaluma hii. Kuna chaguo kwambamtu aliye na elimu ya sekondari au ya jumla atapata kazi, lakini basi lazima apate mafunzo maalum katika mwelekeo huu. Uzoefu hauhitajiki kwa nafasi hii.
Unachohitaji kujua
Maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu za biashara yanapendekeza kwamba mfanyakazi lazima awe na ujuzi fulani: analazimika kusoma kanuni, maagizo na orodha nzima ya hati za kisheria zinazohusiana na usimamizi wa kumbukumbu katika shirika hili. Aidha, lazima ajue jinsi ya kuhifadhi, kutumia nyaraka, na pia kwa viwango gani vinavyokubaliwa na kukabidhiwa. Ujuzi wake unapaswa kujumuisha mfumo wa serikali wa umoja wa kazi ya ofisi. Kwa kuongezea, lazima aelewe jinsi maelezo ya hati zilizohifadhiwa yanakusanywa, ni yapi kati yao yanahitaji kuhifadhiwa kwa kudumu, na ambayo kwa muda tu, na pia kuandaa vitendo kuhusu uharibifu wao.
Maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu msaidizi yanamaanisha kwamba ni lazima ajue jinsi faili zinavyowekwa, kulingana na sheria ambazo zimetayarishwa kwa matumizi na uhifadhi unaofuata, jinsi rekodi zinavyowekwa na ripoti zinatayarishwa kwenye biashara. Mtu huyu lazima aelewe muundo wa kampuni ambapo anafanya kazi, pamoja na sheria za matumizi ya vifaa na njia zote za kiufundi zinazohitajika kufanya kazi katika kumbukumbu. Aidha, lazima ajue sheria na sheria zote za ndani za shirika, ikiwa ni pamoja na ulinzi wa kazi, usalama wa moto, utaratibu, na kadhalika.
Majukumu
Maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu wa taasisi ya bajetianadhani kwamba lazima afanye kazi fulani: utekelezaji wa kazi inayohusiana na biashara ya kumbukumbu, uhifadhi wa nyaraka zinazoingia kwenye kumbukumbu, usajili wa nyaraka zinazoingia, maendeleo ya nomenclature na uhakikisho wa usahihi wa kufungua kesi kabla ya kuwasilishwa. kwa hifadhi. Ikiwa kuna hitaji kama hilo, basi anasimba vitengo vya kuhifadhi, kupanga uwekaji wa kesi na kuziingiza kwenye rejista.
Maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu wa taasisi ya matibabu yanapendekeza kwamba ni lazima aandae maelezo ya muhtasari wa hati zilizohifadhiwa, azisambae katika vitengo vya muda na vya kudumu. Ni lazima ihifadhi rekodi na kuharibu mara moja hati ambazo tayari zimeisha muda wake, na kuunda mfumo ambao itawezekana kupata hati inayohitajika kwa haraka na kwa urahisi.
Vitendaji vingine
Mbali na hilo, majukumu yake rasmi yanahitaji uwepo wake wakati wa mitihani ya thamani ya hati za sayansi na si tu. Lazima ahakikishe kwamba nyaraka zinabakia, ikiwa ni lazima, kufanya kazi ya kurejesha pamoja nao. Mtaalamu huyu pia huhakikisha kuwa kumbukumbu ina masharti yote muhimu kwa uhifadhi wa kawaida wa hati.
Mhifadhi kumbukumbu lazima afuatilie utekelezaji wa sheria za ulinzi wa moto, na pia kutumia njia za kisasa za kiufundi kufanya kazi na hati. Analazimika kwa ombi la wafanyikazi na wageni wa shirikakutoa nakala au asili za nyaraka za kumbukumbu, chora vyeti kwa kutumia taarifa inayopatikana kwenye kumbukumbu, na kuandaa ripoti kuhusu kazi zao.
Haki
Maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu ya matibabu yanapendekeza kwamba ana haki fulani. Anaweza kuomba na kupokea nyaraka zinazohusiana na shughuli zake za kazi. Ikiwa ni lazima, anaweza kushirikiana na wataalamu kutoka idara nyingine za biashara au kutoka kwa mashirika mengine, ikiwa hii itamsaidia katika kutatua masuala yake yenye uwezo. Ikiwa kuna hitaji kama hilo, anaweza kuwakilisha masilahi ya kampuni yake katika mashirika mengine kuhusu masuala yoyote yanayohusiana moja kwa moja na kazi ya kuhifadhi.
Wajibu
Maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu huchukulia kwamba anawajibika kwa kushindwa kutimiza wajibu wake na kazi duni, kwa kutoa taarifa za uongo au potofu kuhusu kazi zilizofanywa, kwa kukataa kutimiza maagizo kutoka kwa wakubwa wake.
Kwa kuongezea, anawajibika kwa hali ambapo makosa, ukiukaji wa usalama au vitendo vingine vinavyotishia utendakazi wa kawaida wa biashara vilitambuliwa, na mfanyakazi hakuripoti na hakuchukua hatua zozote za kumaliza shida. Mtunzi wa kumbukumbu anawajibika kwa kukiuka kanuni za nidhamu ya kazi.
Masharti ya kazi
Maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu yanapendekeza kuwa wasimamizi wa shirika wanapaswa kubainisha saa za kazi yake kwa mujibu wa kazi.sheria. Ikiwa ni lazima, kampuni inapaswa kumpa mahali pa kazi ambayo inazingatia kanuni na viwango vyote, pamoja na kila kitu muhimu kwa safari za biashara, ikiwa ni pamoja na za ndani. Pia ana haki ya kusaini hati ndani ya uwezo wake.
Hitimisho
Hati kuu ambayo mtaalamu anayekubalika kwa nafasi hii anapaswa kutegemea ni maelezo ya kazi ya mtunza kumbukumbu. Bila kujali ni shirika gani anafanya kazi, haki, wajibu, kazi na maarifa ni sawa na yanaweza kutofautiana kulingana na mahitaji ya biashara fulani na kazi ambazo wasimamizi huwagawia wafanyakazi wao.
Kazi kama hiyo inahitaji usikivu, uvumilivu, ujuzi wa sheria za usalama wa karatasi muhimu, ujuzi wa kutathmini thamani ya hati fulani, pamoja na uwezo wa kuweka utaratibu, kupata na kusimba hati kwa njia fiche. Pia jambo muhimu ni kufanya kazi na watu, kwa sababu taaluma ya mtunza kumbukumbu inahusisha utoaji na upokeaji wa nyaraka mbalimbali, kuangalia usahihi wa mkusanyiko wake na uhalisi. Ni mtu makini tu ambaye yuko tayari kufanya kazi na kiasi kikubwa cha habari na kuwakilisha maslahi ya kampuni katika mashirika mengine ataweza kutekeleza majukumu ya kazi kwa usahihi na kwa uaminifu katika nafasi hii.
Ilipendekeza:
Maelezo ya kazi ya kichomelea umeme na gesi. Maelezo ya kawaida ya kazi
Maagizo ya Huduma - hati ya udhibiti ambayo inaelezea majukumu, marupurupu na majukumu ya wafanyikazi wa biashara katika kutekeleza shughuli zinazolingana na msimamo wake
Majukumu ya kazi ya mkuu wa idara ya mauzo. Maelezo ya kazi ya kawaida
Nafasi ya "mkuu wa mauzo" leo inawavutia wengi. Lakini kabla ya kuamua kuwasilisha resume yako kwa nafasi kama hiyo, unahitaji kuhakikisha kuwa unaweza kuchukua mzigo kama huo, kwamba kazi kama hiyo itakuwa ya kupendeza kwako
Maelezo ya kazi ya mtaalamu mkuu. Maelezo ya kawaida ya kazi: sampuli
Kila mwajiri anafahamu vyema umuhimu wa kupata majukumu ya kazi ya mfanyakazi, upeo wa wajibu wake wa kitaaluma. Kwa kufanya hivyo, shirika huendeleza maelezo ya kazi kwa nafasi mbalimbali. Kuna idadi ya pointi muhimu zinazopaswa kuzingatiwa, kwa sababu maelezo ya kazi ni sehemu ya makubaliano ya ajira
Maelezo ya kazi kwa mtaalamu wa HR: kazi, wajibu na haki, sampuli za maagizo
Mfanyakazi anayeajiriwa kwa nafasi hii ni mtaalamu. Anatakiwa kupata cheti cha kuhitimu elimu ya juu ya kitaaluma. Pia, waajiri kawaida huhitaji uzoefu wa kazi wa miaka mitatu au zaidi. Mkurugenzi Mtendaji tu, ambaye yuko chini yake moja kwa moja, anaweza kuteua au kumfukuza mfanyakazi
Maelezo ya kazi ya mtunza maktaba. Wajibu na haki za mtunza maktaba
Shughuli za maktaba ni za umuhimu usio na kifani katika maisha ya jamii ya kisasa. Zinafanya kazi kwa karne nyingi, kuhifadhi vitabu na hati zingine ambazo ni ushahidi wa uvumbuzi bora na maarifa yaliyokusanywa. Maktaba huchukuliwa kuwa msingi wa utamaduni wa mwanadamu. Wanasaidia katika utambuzi wa haki za kila mtu kupokea habari na kutumia mafanikio ya ustaarabu. Makala haya yataangazia maelezo ya kazi ya mtunza maktaba, haki na wajibu wake
