Jinsi ya kushona kitabu (pesa au mapato) kwa mikono yako mwenyewe

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Mpangilio unaofaa wa uhifadhi wa hati za uhasibu ni hakikisho la kutokuwepo kwa faini kwa ukiukaji wa nidhamu. Karatasi zisizo na msingi za hati muhimu huruhusu udanganyifu na karatasi, ambayo ni, kughushi na uingizwaji. Kwa hivyo, mwajiri analazimika kuweka hati kwa mpangilio mwishoni mwa kipindi cha kuripoti, ambayo ni, kufikiria jinsi ya kuweka kitabu kikuu.

Sheria za mtiririko wa hati

Mbali na miongozo ya jumla iliyoainishwa katika maagizo ya karatasi, hakuna miongozo iliyowekwa ya kuweka nyaraka. Maafisa wa ushuru wanahitaji kwamba hati za kifedha zilindwe kutokana na uwezekano wa hasara na kughushi. Hakuna mahitaji kama hayo kwa hati kama vile laha za mizani na majarida ya kuagiza, kwa kuwa ni za upili.

Lakini nyaraka msingi lazima zifungwe. Hakikisha umeweka kitabu cha pesa na kitabu cha mapato. Lakini jinsi ya kukifunga kitabu ikiwa sheria haielezi kanuni?

Kitabu cha pesa taslimu kinachukuliwa kuwa zana muhimu katika uga wa uhasibu wa mtiririko wa pesa, kwa hivyo ni lazima kiwekwe kwa nidhamu kali. Kitabu cha pesa kimeundwa kwa nakala moja, na lazima iwe katika biashara zote, na vile vile kibinafsiwajasiriamali ikiwa wanafanya kazi na pesa taslimu.

Maswali ya jumla juu ya kuweka daftari la pesa

Kama kampuni ina vitengo kadhaa, basi vitabu halisi vya pesa huhifadhiwa mahali pa kazi na pesa taslimu. Nakala tu za hati za msingi hutolewa kwa ofisi kuu. Unaweza kuweka kitabu cha pesa:

• katika mpango wa uhasibu;
• kwenye fomu iliyounganishwa kielektroniki au kwa mkono.

Kulingana na sheria za nidhamu ya pesa, kitabu hutunzwa kwa kuongezeka kwa mwaka mzima. Nambari za agizo huanza saa moja kila mwaka. Kuweka nambari zinazoendelea hutumiwa. Mtu anayehusika lazima achapishe karatasi katika nakala mbili - kwa ripoti ya cashier na kitabu cha fedha. Kila laha lazima ihesabiwe.

Ikiwa rejista ya pesa itawekwa katika mpango wa uhasibu, basi vitendo hivi si vigumu. Programu huweka kiotomati nambari za ukurasa, hupeana nambari kwa hati kwa mpangilio na kuchapisha karatasi iliyotengenezwa tayari kulingana na fomu iliyounganishwa. Katika programu, ukurasa wa kichwa wa kitabu huundwa, ambao lazima uwe na sifa zinazohitajika:

• kampuni ya OKPO;
• jina la kampuni au jina kamili IP;
• muda;
• jina la mgawanyiko, kama linapatikana.

Kwa muda gani kushona daftari la pesa

Ukifikiria jinsi ya kushona kijitabu cha fedha kwa mwaka, kwanza unahitaji kuamua kama kuna haja ya kuweka kipindi kama hicho. Kulingana na saizi ya mauzo, kitabu cha pesa kinaweza kuwekwavipindi tofauti:

1. Kila mwezi.
2. robo mwaka.
3. Mara moja kwa mwaka.

Hii ni kutokana na urahisi wa kazi, kwani hakuna maana kuweka kila kitu katika sauti moja nzito ikiwa kuna shughuli nyingi. Unene mkubwa utageuza hatua "jinsi ya kushona kitabu kwa mikono yako mwenyewe" katika kazi ngumu. Ujanja wa kufanya kazi na hati unapaswa kuainishwa katika sera ya uhasibu ya shirika na katika maagizo ya kuweka nidhamu ya pesa.

Ikiwa shirika halitapitisha mwaka, lakini mwezi au robo kwa kipindi cha muda, basi uwekaji nambari wa kurasa kwenye kitabu cha pesa unapaswa kuanza kuanzia mwanzo hadi tarehe ya kuripoti. Sheria hii haitumiki kwa nambari za maagizo ya pesa taslimu.

Jinsi ya kushona kila kitu mwenyewe?

Hakika ni marufuku kufunga kitabu kwa gundi, tepe au kikuu, nyuzi pekee ndizo zinazoruhusiwa. Jinsi ya kushona kitabu cha pesa kwa usahihi ikiwa kinatunzwa katika programu ya uhasibu? Ni muhimu kuchapisha karatasi ya kuingizwa na ripoti ya mtunza fedha kila siku. Ingiza laha ndio daftari la pesa, lakini lazima zishonewe pamoja mwishoni mwa kipindi cha kuripoti.

Ni muhimu kukunja laha zote kwa mpangilio, ambatisha kichwa kilichoundwa vizuri juu kisha uchukue:

• igloo;
• kuli;
• ngumi ya shimo.

Zana gani ya kutumia inategemea unene wa bando linalofungwa. Threads hutumiwa kali. Ikiwa hazina nguvu za kutosha, kitabu kinaweza kusambaratika.

Unahitaji mashimo mangapi?

Kuna maoni tofauti kuhusu idadi ya shimo za kutengeneza kwenye kitabu. Kimsingi, ikiwa sivyoimani kwamba brosha itakuwa ya kuaminika, unaweza kutoboa mashimo 5. Lakini sio marufuku kufanya mashimo 3. Mashirika mengi yanafanya na mashimo mawili yaliyotengenezwa na ngumi ya shimo. Hata hivyo, muundo huu hurahisisha kubadilisha laha katika kitabu, kwa hivyo halifikii shauku kutoka kwa wakaguzi.

Kwa hivyo, karatasi zinapaswa kukunjwa kwa rundo sawia ili kitabu kiwe na mwonekano wa mpangilio. Mashimo yanafanywa kwa upande wa kushoto madhubuti kwa wima. Kisha thread au twine hutolewa kwenye mashimo mara mbili ili vidokezo viko upande usiofaa. Mfano wa jinsi ya kushona kitabu cha fedha kinaweza kuonekana kwenye picha hapo juu. Miisho ya nyuzi hufungwa kwa fundo kali mara kadhaa ili kila kitu kishikwe kwa usalama.

Jinsi ya kufunga kilichoshonwa

Katika mpango wa Word au kitu kingine chochote sawa, kibandiko kinaundwa upande usiofaa wa kitabu. Yaliyomo kwenye kibandiko yanapaswa kuwa kama ifuatavyo: "katika kifurushi chenye nambari, cheni, chenye saini na kugongwa laha _." Mstari ulio hapa chini unabainisha manukuu ya nafasi na sahihi ya mtu aliyeidhinishwa na mhasibu mkuu.

Kibandiko hakipaswi kuwa kikubwa au kidogo sana. Ukubwa wake unapaswa kutosha kufunga vifungo na sehemu ya nyuzi. Miisho ya nyuzi hutoka kidogo kutoka chini ya kibandiko. Inashauriwa kutumia gundi nzuri ya vifaa ili iwe vigumu kubadili lebo. Baada ya idadi ya karatasi na saini ya mtu aliyeidhinishwa kubandikwa kwenye kibandiko, muhuri huwekwa juu ili sehemu ya chapa iwe kwenye kitabu na kwenye kibandiko.

Jinsi ya kushona daftari la pesa ikiwa sivyouliofanywa katika programu ya uhasibu? Utaratibu utakuwa sawa, tu utalazimika kuhesabu kila karatasi kwa mkono na kujaza kichwa. Unapohitaji kushona ripoti ya keshia, unahitaji kukumbuka kuwa sio tu karatasi iliyo na mauzo kwenye dawati la pesa imehesabiwa, lakini pia maagizo yote yaliyo na programu.

Ikiwa kitabu kinatunzwa kwa mkono

Ikiwa kitabu cha pesa kitatunzwa bila usaidizi wa kompyuta, basi jarida la kawaida hununuliwa kwa madhumuni haya. Swali la jinsi ya kushona kitabu kilichojazwa kwa mikono haitoke, kwani gazeti tayari limeunganishwa. Karatasi zote zimehesabiwa na kufungwa mwanzoni mwa kitabu. Ndani ya jarida kuna karatasi na ripoti ya mtunza fedha kwa mlalo. Kabla ya kuanza kurekodi, ripoti ya mtunza fedha hukatwa, na maingizo juu yake yananakiliwa kutoka kwa karatasi ya kuingizwa kwa nakala ya kaboni. Bila shaka, ripoti ya keshia italazimika kuonyeshwa na wewe mwenyewe.

Katika kesi ya nguvu kubwa ya kazi ya mchakato wa kufunga vitabu, unaweza kutumia huduma za uchapishaji. Jalada la kadibodi na jalada gumu vitapatia kitabu cha pesa usalama zaidi. Kwa kuongeza, haitawezekana kukata binding ili kuchukua nafasi ya karatasi. Hatari ya uingizwaji wa laha haiwezi kutengwa wakati kitabu kinajifunga yenyewe. Mwishowe, nyuzi zinaweza kuvutwa na kukunjwa tena.

Je, ninahitaji kuweka msingi wa udhibiti wa hati za kielektroniki

Hivi majuzi, mashirika yameanza kubadilika kwa udhibiti wa hati za kielektroniki ili kupunguza kazi ya karatasi. Kuna idadi ya faida katika usimamizi wa hati za kielektroniki:

• hakuna haja ya kubeba karatasi ili kusaini;
• hapanakulazimika kutumia pesa nyingi kununua karatasi na tona nyingi;
• haitaji hati.

Lakini hii inazua swali la kufuata nidhamu ya pesa taslimu. Jinsi ya kushona kitabu ikiwa saini ya dijiti inatumiwa? Kitabu cha fedha kinachozalishwa katika mfumo wa mauzo ya kielektroniki hakichapishwi wala kuunganishwa. Kuna njia za kiufundi ambazo kitabu kinalindwa dhidi ya kuingiliwa na kutiwa sahihi kidijitali.

Hasa kwa watu waliojiajiri

Wajasiriamali binafsi wanaotumia mfumo wa kodi uliorahisishwa wanahitajika kuweka daftari la mapato na matumizi. Muundo huu wa uhasibu hutumika kukokotoa msingi wa kodi. Kisheria, wajasiriamali hawaruhusiwi kubadilisha data kwenye leja, kwa sababu hii inaweza kusababisha upotoshaji wa kiasi kinachotozwa ushuru.

Sheria inadhibiti kwa uwazi jinsi ya kushona vizuri kitabu cha mapato na matumizi. Kuna agizo maalum la Wizara ya Fedha, ambayo inaidhinisha fomu za uhasibu na kutoa taarifa kwa wajasiriamali binafsi wanaofanya kazi kwenye mfumo rahisi na hati miliki. Agizo hilo linasema kwamba kitabu cha mapato na matumizi lazima kiwekewe alama, kiwekewe nambari, kisainiwe na kutiwe muhuri, ikiwa kipo.

Kitabu kinaweza kuandikwa kwa mkono au kielektroniki. Pia kuna uwezekano wa kuiweka katika programu ya uhasibu. Ikiwa kitabu kinahifadhiwa kwa njia ya kielektroniki, basi mwishoni mwa mwaka kinachapishwa. Karatasi zote zimehesabiwa na zimewekwa vizuri.na kuunganishwa pamoja. Ukurasa wa kichwa unapaswa kwenda kwanza.

Ni vyema kutambua kwamba kurasa tupu za kitabu lazima pia zichapishwe na kuunganishwa katika safu mlalo ya kawaida. Hata kama shirika au wajasiriamali binafsi watakabidhi salio sifuri na wasifanye shughuli, bado wanapaswa kuchapisha na kuweka kitabu kikuu. Fomu lazima imefungwa na kusainiwa na mkuu (mjasiriamali) kwenye karatasi ya mwisho. Ili kufanya hivyo, tumia kibandiko kilicho na data sawa na iliyo kwenye daftari la pesa.

fomu ya usajili wa hataza

Ikiwa wajasiriamali wanatumia mfumo wa hataza, basi anahitaji tu kuweka kitabu cha mapato. Njia hii ya uhasibu hutumiwa tu kuonyesha mapato kutoka kwa hataza wakati wa kupokea. Swali la jinsi ya kushona kitabu cha mapato inaweza kuepukwa ikiwa unajua kanuni za kuunganisha nyaraka zilizojifunza hapo awali. Agizo sio tofauti. Kitabu pia kinaweza kudumishwa kwa njia ya kielektroniki au iliyoandikwa kwa mkono mwaka mzima. Anapaswa:

• iliyopewa namba;
• kushona;
• imetiwa saini na kufungwa na kichwa.

Ikiwa mjasiriamali binafsi, pamoja na shughuli za hataza, ana maeneo mengine ya kazi, basi sambamba lazima aweke kitabu cha mapato na matumizi. Itaangazia miamala yote, isipokuwa mapato kutoka kwa hataza.