Sampuli ya udhibiti wa mwingiliano kati ya idara, mifano

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Kila biashara ina hati za ndani zinazodhibiti shughuli zake. Moja ya muhimu zaidi ni udhibiti wa mwingiliano kati ya idara (hati ya mfano itaelezewa hapa chini). Kwa mkuu wa shirika, ni zana bora ya usimamizi. Hebu tuzingatie kwa undani sampuli ya udhibiti wa mwingiliano kati ya idara.

Mahitaji

Kanuni inapaswa kuwa nini? Mwingiliano kati ya idara za uhasibu na huduma za kiuchumi, maafisa wa wafanyikazi na kitengo cha makazi na upangaji, vitengo vingine vya kimuundo vya biashara ni kuepukika katika mchakato wa shughuli. Wakati huo huo, mawasiliano ya wafanyakazi inapaswa kuhakikisha utekelezaji wa kazi zilizowekwa kwa muda mfupi iwezekanavyo. Sampuli ya udhibiti wa mwingiliano kati ya idara, kwanza kabisa, inapaswa kupatikana kwa watendaji. Ikiwa mtu anayehusika na maendeleo yake anaandika masharti yote, lakini wasaidizi hawawezi kuelewa chochote, hakutakuwa na maana katika hati. Katika suala hili, kutengeneza kanuni ya sampulimwingiliano kati ya idara, kanuni tatu muhimu zinapaswa kuzingatiwa:

1. Hati imeundwa kulingana na muundo wa mchakato wa biashara. Ubora wa kanuni utategemea moja kwa moja ukamilifu wa mpango.
2. Muundo wa hati hubainishwa na muundo wa mchakato. Pointi zote za mpango lazima ziwepo katika kanuni.
3. Uwasilishaji wa habari unafanywa kwa lugha rasmi, kavu. Inashauriwa kutumia sentensi fupi rahisi katika maandishi ya hati. Masharti yanapaswa kutengenezwa bila utata. Vifupisho na masharti yote lazima yaandikwe.

Malengo

Sampuli ya udhibiti wa mwingiliano kati ya idara hutoa:

1. Kuanzisha na kudumisha utaratibu katika utayarishaji wa nyaraka, mawasiliano bora kati ya vitengo vya miundo.
2. Kuzuia hali za migogoro katika timu. Ikiwa mipango ya mwingiliano wa kazi itaamuliwa mapema, sehemu ya ushiriki wa mfanyakazi mmoja au mwingine katika michakato, migogoro haitatokea.
3. Kuingia kwa haraka katika timu ya wageni. Udhibiti husaidia kuelewa muundo wa mwingiliano, unaonyesha ni hati gani zitatumiwa na mfanyakazi, ni huduma zipi atawasiliana nazo.
4. Udhibiti wa nidhamu.
5. Uhamisho wa haraka wa kesi kwa mfanyakazi mwingine (wakati wa kuondoka au kwenda likizo).
6. Kuzuia upotevu wa rasilimali fedha, watu na wakati.

Muundo

Udhibiti wa mwingiliano ni upi kati yaidara inaweza kuchukuliwa kwa usahihi iliyoandaliwa? Kwa kawaida, hati inajumuisha sehemu zifuatazo:

1. Masharti ya jumla.
2. Ufafanuzi, masharti na vifupisho.
3. Maelezo ya michakato.
4. Wajibu.
5. Dhibiti.

Vitendo vya kutunga sheria, GOST na hati zingine zinaweza kutumika kama vyanzo vya ufafanuzi. Mwisho, haswa, ni pamoja na Maagizo ya wizara, idara, amri za serikali. Wakati huo huo, kumbukumbu za nyaraka za udhibiti, masharti ambayo yalitumiwa, yanapaswa kuingizwa katika kanuni za mwingiliano kati ya idara. Sampuli ya vituo vya afya, haswa, ina viashiria vya Maagizo ya Wizara ya Afya na Maendeleo ya Jamii, Wizara ya Afya ya mkoa.

Maombi

Kwa kawaida huwa na muundo wa picha wa mchakato wa biashara. Inaonyeshwa kama mchoro unaojumuisha vitalu kadhaa. Picha ya mchoro inaweza kuundwa kwa kutumia bidhaa za programu za Kompyuta. Mipango inaonyesha utaratibu maalum wa utekelezaji wa kazi fulani. Taswira ni rahisi zaidi kuliko maandishi. Mchoro unaonyesha wazi mwanzo wa mchakato na kila hatua, uhusiano kati yao na matokeo ya mwisho. Mfano huu mara nyingi hutumiwa na watengenezaji wa kanuni za mwingiliano kati ya idara za kampuni kulingana na 223-FZ. Mpango huo unaangazia vigezo muhimu kama matokeo na pembejeo, washiriki na wateja. Ikiwa anayeanza anafahamiana na mtindo kama huo, ataelewa mara moja maelezo mahususi ya mchakato huo na atakuwa tayari kutekeleza kazi fulani.

Maelekezo

Katika hatua ya kwanza, unahitaji kubainisha mada ya hati na watu wanaowajibika, i.e.huchota na kanuni zipi. Mwingiliano kati ya idara za uhasibu, haswa, unafanywa kulingana na mpango wazi, uliowekwa katika sheria. Katika kitengo hiki cha kimuundo, daima kuna mtu muhimu zaidi anayewajibika kwa kufuata mahitaji ya kuripoti. Anaweza kuwa mtu anayehusika na kuandaa kanuni za mwingiliano kati ya idara. Hati ya sampuli inapaswa kujadiliwa na wafanyikazi wote. Kwa hili, mkutano mkuu umeandaliwa. Ikiwa hati inasimamia mchakato ambao maslahi ya idara zaidi ya mbili yanagongana, basi ni muhimu kuhusisha wafanyakazi muhimu katika majadiliano. Mtu anayehusika na maendeleo anapaswa kuwaeleza wenzake umuhimu wa kutekeleza sheria.

Maelezo ya michakato

Kiasi chake kitategemea utata wa mwingiliano. Ikiwa mchakato ni rahisi, na mfanyakazi anayehusika anaelewa vizuri hatua zote za utekelezaji, basi yeye mwenyewe anaweza kuteka mpango wa kazi na vitengo vingine vya kimuundo. Baada ya hapo, anapaswa kujadili hati na washiriki wengine. Ikiwa mchakato wa biashara ni ngumu, basi kila mfanyakazi huendeleza sehemu yake ya mfano. Baada ya hayo, miradi yote inakusanywa na kujadiliwa. Katika kipindi cha kufahamiana na hati ya msingi, wafanyikazi wote wanaovutiwa wanaweza kupendekeza marekebisho na nyongeza fulani. Baada ya hapo, sheria za mwingiliano kati ya idara za kampuni huhamishiwa kwa mkuu.

Tamko

Inaweza kufanywa moja kwa moja. Katika kesi hiyo, kichwa mwenyewe husaini sheria za mwingiliano kati yaidara za kampuni. Sampuli ya hati pia inaweza kuidhinishwa kwa njia isiyo ya moja kwa moja. Katika kesi hii, kiongozi hutoa amri. Data ya usajili ya kitendo cha msimamizi huingizwa kwenye stempu ya kuidhinisha.

Maalum ya kazi ya mtu anayewajibika

Katika baadhi ya mashirika, nafasi ya msimamizi wa ubora hutolewa katika jimbo. Katika mazoezi, hatua fulani za maandalizi ya hati zimeandaliwa. Lazima zizingatiwe na meneja ambaye huchota sheria za mwingiliano kati ya idara. Mfano wa hatua za kimsingi:

1. Fafanua michakato.
2. Kujenga chati.
3. Maelezo ya kina.
4. Kutunga maandishi.

Mtaalamu anayewajibika huchunguza ratiba ya wafanyikazi katika idara tofauti. Hii ni muhimu kukusanya maelezo ya hali ya kawaida iliyojumuishwa katika kanuni za mwingiliano kati ya idara. Mfano: "Kituo cha mafuta kinakaguliwa kwa kutumia njia za kiufundi kama vile… Ripoti inatolewa baada ya ukaguzi kukamilika."

Kufafanua lengo la mwisho

Mtu anayehusika na kutunga kanuni lazima awe na wazo la michakato yote, ajue wajibu wa wafanyakazi, awe na sifa zinazofaa na kiwango cha taaluma. Madhumuni ya hati inapaswa kuwa wazi kwa wafanyikazi. Vinginevyo, utekelezaji wa kanuni utakuwa mzigo wa ziada kwa wafanyakazi.

Uboreshaji na muundo

Utafiti wa kina wa michakato inayofanyika katika biashara, hukuruhusu kutambuamatangazo dhaifu. Uchambuzi wa hali, matokeo, shughuli hufanya iwezekanavyo kuboresha shughuli. Hii, kwa upande wake, inaruhusu sisi kuunda matukio kadhaa kwa maendeleo zaidi. Kwa hivyo, biashara inaweza kuacha kila kitu kama ilivyo, kuunda muundo mpya wa kazi au kusahihisha ule wa zamani.

Nuru

Ni muhimu kwamba kila mfanyakazi aelewe vizuri kile anachohitaji kufanya na jinsi matokeo yaliyopatikana yataathiri mapato yake. Ndiyo maana ni muhimu kujadili kanuni kabla ya kupitishwa kwake. Jukumu muhimu katika maandalizi ya hati hutolewa, bila shaka, kwa mkuu wa kikundi cha kazi (mradi). Kazi ya mtaalamu huyu ni kuibua maswali muhimu. Lazima awe na uwezo wa kuwasilisha mfano wazi wa mchakato. Kila mshiriki anaona picha kwa macho yake mwenyewe. Kuna haja ya kuwa na uelewa wa pamoja. Kila mshiriki anahitaji kueleza wajibu katika kuunda kanuni. Katika hali nyingi, timu zina shaka juu ya utekelezaji wa hati kama hiyo. Kulingana na utata wa mchakato, kuanzishwa kwa kanuni huchukua miezi 4-12.

Vipengele vya utangulizi

Ili kutambulisha kanuni mpya, lazima:

1. Kutambua hati za awali kama batili.
2. Tambulisha vitendo vipya vya ndani ili kuwezesha udhibiti.
3. Tengeneza hati zinazohitajika ili kutumia sheria zilizoidhinishwa.
4. Safisha au tekeleza sehemu mpya za misingi ya kiotomatiki.
5. Tengeneza fomu za hati zisizo na viwango.
6. Badilisha au ongeza utumishiratiba.
7. Tafuta wagombeaji wa nafasi mpya, kuteua au kuhamisha wafanyakazi.
8. Wafundishe waigizaji sheria mpya.
9. Fanya mawasiliano kwa wafanyakazi.
10. Tekeleza utekelezaji wa majaribio wa kanuni.
11. Sahihisha maandishi kulingana na matokeo ya utekelezaji wa majaribio.
12. Weka katika vitendo toleo la mwisho la hati.
13. Fafanua taratibu za udhibiti wa ubora wa kanuni.

Baada ya hatua za utekelezaji wa hati kubainishwa, msimamizi atatoa agizo. Ikumbukwe kwamba kutokana na muda wa matukio, tarehe ya kupitishwa na kuingia moja kwa moja kwa nguvu ya udhibiti itatofautiana. Hebu tuzingatie zaidi makosa makuu ambayo wafanyakazi hufanya wakati wa kuunda hati.

Kutoendana na mazoezi

Ni muhimu kukabidhi uundaji wa kanuni kwa mfanyakazi ambaye anahusiana moja kwa moja na shughuli za kazi kwenye biashara. Tuseme shirika limekuwa kubwa sana. Uongozi unaweza kumudu kuunda huduma maalum, ambayo kazi zake zitajumuisha kutatua maswala ya maendeleo. Ipasavyo, idara itaweka kazi ya kuelezea michakato yote ya biashara. Lakini madhumuni ya tukio hili sio muhimu kwao. Ikiwa kanuni zinafanywa na watu ambao hawajahusika katika shughuli halisi, basi mfanyakazi anayesimamia hatatekeleza mpango huo. Ipasavyo, hati haina maana kufanya kazi.

Ukosefu wa kubadilika

Watu wengi wanaowajibika hujitahidi kufikia kiwango cha juu zaidiundani. Hali hii inasababishwa na kutojua tofauti kati ya maandalizi ya kanuni na maelezo ya michakato halisi ya uzalishaji. Ikiwa kazi ni kufanya shughuli otomatiki, maelezo yao yanalenga kusaidia wafanyikazi. Uhitaji wa kanuni hutokea wakati watu wengi wanahusika katika uzalishaji. Matendo yao mara nyingi yanarudiwa, lakini kila mtu anatafsiri hii au operesheni hiyo kwa njia yake mwenyewe. Kanuni hiyo inalenga kutatua migogoro. Inapaswa kukumbushwa katika akili kwamba wafanyakazi wa shirika lazima wawe na uhuru fulani wa hatua, kuruhusu kufanya uamuzi mmoja au mwingine kulingana na hali hiyo. Kwa mfano, mteja anaweza kujibiwa mara moja badala ya baada ya muda fulani.

Kiasi kikubwa na utata wa maandishi

Kanuni zinazojumuisha kurasa 5-7 zinachukuliwa kuwa bora. Wakati huo huo, maudhui yake yanapaswa kuwa ya uwezo, lakini mafupi. Haipendekezi kutumia sentensi ngumu, zenye sehemu nyingi. Nakala lazima ieleweke. Kwa kuongeza, unapaswa kuzingatia masharti. Haupaswi kubadilisha dhana na visawe, tumia vifupisho bila kusimbua.

Muingiliano kati ya usalama wa habari na idara za TEHAMA

Kwa sasa, katika biashara nyingi, mawasiliano ya huduma hizi ni ngumu sana. Ugumu unahusishwa na migogoro ya ndani ya IT na idara za usalama wa habari. Kuna chaguzi kadhaa za kuhakikisha ushirikiano wao mzuri. Ya kwanza na rahisi zaidi ni uwepo wa wafanyikazi (mmoja au zaidi) ambao wana utaalam wa usalama wa habari ndani ya huduma ya teknolojia ya habari. Sheria za mwingiliano kati ya idara za IT naIB katika kesi hii inaonyesha mbinu za kawaida za ushirikiano. Shirika la kazi linafanywa kwa misingi ya stereotype iliyopo kwamba usalama wa habari ni sehemu ya utoaji wa teknolojia ya habari. Ikiwa hakuna migogoro kati ya huduma hizi kwenye biashara, basi meneja anaweza kufikiri juu ya kupanga huduma ya usalama wa habari kama muundo tofauti wa idara ya IT. Ipasavyo, itakuwa muhimu kutenga rasilimali zaidi, zikiwemo za kifedha, ili kuhakikisha shughuli kama hizo.

Sampuli ya kawaida

Masharti ya Jumla yanabainisha:

1. Madhumuni ya hati. Kama sheria, kuna kifungu kama hiki: "Kanuni ya sasa huamua utaratibu …".
2. Upeo. Kanuni inaweza kutumika kwa wafanyakazi au vituo.
3. Nyaraka za udhibiti kwa mujibu wa sheria ambayo ilitengenezwa.
4. Sheria za kuidhinisha, kurekebisha, kughairi kanuni.

Katika sehemu ya "Masharti, vifupisho, ufafanuzi" dhana zinazotumiwa katika hati zimetolewa. Vifupisho vyote lazima viandikwe. Masharti yanapaswa kutolewa kwa mpangilio wa alfabeti. Kila dhana imeonyeshwa kwenye mstari mpya katika vitengo. h. Ufafanuzi wa neno hutolewa bila neno "hii", kwa njia ya dashi. Katika sehemu ya "Maelezo ya Mchakato", maelezo ya hatua kwa hatua yanatolewa. Inashauriwa kuanzisha aya ndogo. Kila mmoja wao atafanana na hatua maalum. Sehemu hiyo hiyo inaonyesha wafanyikazi wanaohusika katika utendaji wa shughuli fulani. Sio tu vitendo vinavyoelezewa, lakini pia matokeo yao.

Wajibu na udhibiti

Kanuni zinapaswa kuwa na dalili ya uwezekano wa kutumia vikwazo kwa watu ambao hawatii masharti. Dhima inaruhusiwa chini ya sheria. Inaweza kuwa ya jinai, kiutawala au kinidhamu. Ni lazima kuonyesha jina kamili na nafasi ya mfanyakazi anayesimamia utekelezaji wa kanuni.