Maelezo ya kazi ya msimamizi wa Ofisi: wajibu, kazi na haki

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Katika sehemu nyingi za umma, mtu wa kwanza unayekutana naye pindi tu unapovuka kizingiti ni mtu wa kupokea wageni. Wataalamu hawa wanaajiriwa na hoteli, saluni za uzuri, migahawa na, bila shaka, taasisi za ofisi. Wana majukumu mengi, kuanzia kuwasiliana na wageni na washirika hadi kuchakata hati.

Vipengele

Inafaa kusema kuwa msimamizi ni taaluma inayobadilika sana, ambayo inaweza kujumuisha majukumu mengi. Faida kwa wanaoanza ni kwamba haihitaji ujuzi wowote wa kina katika eneo fulani.

Waajiri wanaowezekana huzingatia zaidi sifa za kibinafsi. Mgombea anayetarajiwa wa nafasi ya msimamizi anapaswa kuwa na urafiki wa wastani, kuwa na uwezo wa kuanzisha mawasiliano na watu tofauti, na kuelezea mawazo yao kwa usahihi. Pia itakuwa faida kuwa na riba katika uwanja uliochaguliwa.shughuli na uwezo wa kukabiliana na mafadhaiko. Ubora wa mwisho hakika utakuja kwa manufaa kwa msimamizi wa baadaye. Atalazimika kuwasiliana na idadi kubwa ya wageni, ambao migogoro itatokea kati yao. Hata hivyo, hata katika hali kama hizi, msimamizi lazima awe na adabu.

Ikumbukwe kwamba kulingana na sera ya kampuni ya kuajiri, kunaweza kuwa na mahitaji ya elimu ya juu, uwezo wa kufanya kazi na vifaa vya ofisi, n.k.

Ratiba ya kazi ya nafasi hii kwa kawaida huamuliwa na saa za ufunguzi wa uanzishwaji, kwa kuwa ni msimamizi ambaye huifungua asubuhi na kuifunga jioni. Hata hivyo, wakati wa kufanya kazi kwa saa kwa wafanyakazi, ratiba ya mabadiliko inafanywa. Kama sheria, ofisi hazifanyi kazi katika hali hii.

Inafaa pia kuzingatia ukweli kwamba msimamizi na meneja wa ofisi ni taaluma tofauti. Meneja wa ofisi anasimamia wafanyikazi wengine. Msimamizi, tofauti na yeye, hafanyi kazi hii. Yeye hufanya kazi zake mwenyewe tu, kuingiliana na wafanyikazi wengine wa ofisi ikiwa ni lazima.

Majukumu makuu

Msimamizi wa ofisi, akiwa mahali pa kazi, lazima atekeleze idadi kubwa ya kazi ambazo wasimamizi humkabidhi. Hebu tuorodheshe kwa ufupi.

• Mapokezi na usambazaji unaofuata wa simu. Wakati wa mazungumzo, msimamizi lazima arekodi habari na kuihamisha kwa wafanyikazi. Ikiwa ni lazima, simu inapaswaelekeza kwa idara nyingine.
• Majukumu ya msimamizi wa ofisi ni pamoja na kifungu kinachomtaka mfanyakazi kutoa ushauri wa awali kwa wateja watarajiwa.
• Haja ya kuchakata hati zinazoingia na zinazotoka.
• Kuchapisha matangazo ya kazi kwenye tovuti maalum na mashirika ya kuajiri. Pia, majukumu ya msimamizi wa ofisi yanahusisha kufanya usaili wa awali na watarajiwa.
• Kununua vifaa vya kuandikia na vya matumizi vinavyohitajika ili kuhakikisha utendakazi mzuri wa vifaa vya ofisi.

Mbali na majukumu yaliyoorodheshwa hapo juu, msimamizi wa ofisi hutangamana na watu kila mara. Hawa ni wateja watarajiwa na wafanyikazi wa sasa wa kampuni. Mtaalamu huyu ndiye mwenye jukumu la kupanga wafanyikazi.

Haki

Idadi ya haki, tofauti na wajibu, ni ndogo zaidi. Kwa hivyo, maagizo ya msimamizi wa ofisi hufanya nini?

• Tenda kwa niaba ya kampuni, ikiwakilisha masilahi yake katika mwingiliano na biashara zingine.
• Ili kuingiliana na wafanyikazi wengine ndani ya mamlaka iliyokabidhiwa.
• Toa mapendekezo ya kuzingatiwa ili kuboresha utendakazi wa shirika.

kazi za msimamizi wa ofisi

Akiwa mahali pa kazi, mtaalamu huyu anapaswakutekeleza idadi kubwa ya majukumu aliyokabidhiwa:

• Kuandaa ofisi.
• Dumisha utaratibu.
• Kuhudumia wageni.
• Huduma ya simu.

Kwa kweli, idadi ya chaguo za kukokotoa inaweza kuwa zaidi. Inategemea orodha ya majukumu ya kazi ya msimamizi wa ofisi katika taasisi fulani.

Kuandaa ofisi

Utimilifu wa majukumu uliyokabidhiwa, kama sheria, huanza kwa kujitayarisha kwa siku mpya ya kazi. Akifika mahali pake pa kazi, msimamizi anaangalia kazi ya vifaa vya ofisi, upatikanaji wa vifaa vya matumizi na vifaa vya kuandikia. Kisha, mtaalamu lazima ajifahamishe na orodha ya wageni na kuunda masharti ya mkutano wao.

Kudumisha agizo

Msimamizi hapaswi kuhusika moja kwa moja katika usafishaji na shughuli zingine ili kudumisha utulivu ofisini. Walakini, kati ya majukumu yake ni hitaji la kuratibu kazi ya wafanyikazi wa matengenezo. Ni lazima aratibishe usafishaji, na pia aonyeshe muda wake.

Huduma kwa Wateja

Majukumu ya msimamizi pia yanajumuisha kujadiliana na wageni kuhusu wakati wa ziara, kuwaratibu na mkuu. Ratiba ya ziara inapaswa kutengenezwa kwa njia ambayo hakuna mwingiliano na hakuna mtu anayepaswa kupoteza muda kusubiri. Kwa kuongeza, msimamizi lazima akutane na wageni. Yeye ndiye anayeumba wa kwanzahisia.

Huduma ya simu

Kitendo hiki kimekabidhiwa kwa msimamizi ili kumkomboa msimamizi kutoka kwa mazungumzo na si kumvuruga kutoka kwa utendakazi. Mfanyakazi anaweza kutatua masuala fulani peke yake au kufanya miadi ya mgeni kwa mujibu wa ratiba ya meneja. Wakati wa kutekeleza majukumu haya, lazima mwajiriwa adumishe usiri, bila kuwafichua watu wa nje taarifa zinazopatikana kwake.

Sampuli

Maelezo ya kazi ya msimamizi wa ofisi yanaweza kujumuisha vipengee tofauti kulingana na mahitaji ya shirika mahususi. Walakini, kama sheria, hali za kawaida zitawekwa ndani yake, ambazo huchukuliwa kama kielelezo.

• Masharti ya jumla.
• Masharti ya kufuzu. Kama sheria, elimu maalum ya sekondari inatosha kwa msimamizi anayewezekana. Uzoefu hakika utakuwa muhimu.
• Majukumu. Hakuna maelezo ya kazi yaliyokamilika bila kipengee hiki.
• Haki. Msimamizi, kwa mfano, ana haki ya kutoa mapendekezo ya kuboresha shughuli za biashara.
• Masharti ya ziada ambayo yanaweza kujumuisha bidhaa ambazo hazijajumuishwa katika sehemu zingine.

Ni desturi kutoa maelezo ya kazi kwa mfanyakazi mpya kwa ukaguzi, ukweli ambao lazima athibitishe kwa saini yake mwenyewe.

Mahali pa kazi

Maelekezo juu ya ulinzi wa kazi kwa msimamizi wa ofisi hutoa mahitaji fulani kwa hali ya kazi. Kwa mfano, mahali pa kazi panapaswa kuwekwa kwa njia ambayo mfanyakazi yuko vizurikutekeleza majukumu yao wenyewe. Kama sheria, iko karibu na ofisi ya meneja na hukuruhusu kufuatilia wafanyikazi wengine.

Unahitaji kuelewa kwamba wakati wa kutekeleza majukumu, msimamizi, pamoja na wafanyikazi wengine, mara nyingi hulazimika kutumia vifaa vya ofisi. Ndiyo maana ni lazima iwekwe kwa njia ambayo inapatikana kwa matumizi ya muda mfupi.

Jukumu moja muhimu ambalo halijaainishwa kwa uwazi katika maelezo ya kazi ya msimamizi ni kufanya kama kiungo kati ya msimamizi wa karibu na wasaidizi. Kwa hiyo, mfanyakazi anapaswa kujaribu kujenga mazingira mazuri na kuanzisha mawasiliano na wataalamu wengine. Ni muhimu sio tu kuwasilisha kwa usahihi maagizo ya kiongozi, lakini pia kuwa na uwezo wa kudhibiti usahihi wa utekelezaji wao.

Kwa sababu hii, uwezo wa kuungana na wengine unakuwa jambo muhimu katika kufikia mafanikio katika nafasi hii. Hii inatumika kwa viongozi na wasaidizi. Kuhusu sifa za kibinafsi, mpangilio na upinzani wa mafadhaiko huchukuliwa kuwa muhimu sana, ambayo hukuruhusu kudhibiti wafanyikazi wengine na kuwa mtulivu hata unaposhughulika na wageni wenye migogoro.