Viungo mlalo: dhana, muundo wa usimamizi, aina za viungo na mwingiliano

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Mojawapo ya mitindo ya kisasa ya usimamizi ni upangaji wa usimamizi kulingana na aina ya viungo vya mlalo. Muundo kama huo una sifa ya kupunguzwa kwa idadi ya maamuzi ambayo hufanywa kwa kiwango cha juu, utoaji wa madaraka mapana kwa wafanyikazi wa kiwango cha chini. Matokeo yake, wakati wa kukabiliana na masuala mapya na hali huongezeka. Walakini, mfumo kama huo pia una shida. Ugumu fulani ni uteuzi wa wafanyakazi wa mpango wenye uwezo wa kuweka na kutatua matatizo kwa kujitegemea.

Dhana ya jumla

Katika shirika lolote, uratibu wa shughuli za wafanyakazi na idara unapaswa kutekelezwa. Mwingiliano kati yao na usimamizi hufafanua seti ya viungo thabiti ambavyo hutoa utaratibu ulioratibiwa vizuri, uratibu wa majukumu na kazi. Seti ya viungo vilivyo katika kiwango sawa cha uongozi hujumuisha hatua ya usimamizi.

Aina kuu za miunganisho ni kama ifuatavyo:

• Viungo vya kudhibiti mlalo. Dhana hiiinabainisha uhusiano kati ya kiwango sawa cha vitengo vya usimamizi au wanachama wa biashara.
• Miunganisho ya Wima. Wanaunganisha viwango tofauti vya uongozi na kuunda usambazaji wa mamlaka. Kusudi lao kuu ni uhamisho wa habari za utawala (juu-chini) na taarifa (chini-juu). Aina hii ya uhusiano ni ya kawaida kwa mashirika makubwa. Mfano wa toleo lililoboreshwa ni mfumo wa utawala wa serikali wakati wa enzi ya Usovieti, uliojengwa kwa misingi ya shirikisho na umoja.

Viungo vya usimamizi mlalo na wima hushirikiana katika mazingira ya shirika moja. Wa kwanza huchangia katika uimarishaji wa mwisho na kusaidia shirika kwa ujumla kuwa na ustahimilivu zaidi kwa mabadiliko ya nje na ya ndani. Majukumu ya miunganisho ya wima ni kupanga aina mbalimbali za zile za mlalo, kuhamisha taarifa za kiutawala na za kuripoti na kuhakikisha uthabiti.

Viungo vinavyofanya kazi na laini

Viungo vya wima na vya mlalo katika shirika vinaweza kuwa mstari na utendakazi. Aina ya kwanza ina sifa ya ukweli kwamba mkuu wa idara au shirika hufanya udhibiti wa moja kwa moja juu ya wasaidizi (utawala wa wima). Faida za mpango wa udhibiti wa mstari ni kama ifuatavyo:

• uwazi na urahisi wa kuweka kazi na kufuatilia utekelezaji wake;
• kufanya maamuzi ya haraka;
• mshikamano wa kazi ya wasanii.

Hasara ni pamoja na:

• msimamizi naupakiaji wa maelezo ya msimamizi;
• umuhimu kwa kiongozi aliyehitimu sana;
• ukosefu wa kubadilika kwa usimamizi chini ya mabadiliko ya hali ya nje.

Wakati wa kuunda viungo vya kufanya kazi vya wima na vya mlalo katika shirika, maamuzi ya usimamizi hufanywa katika kiwango cha ushauri. Mpango rahisi zaidi unaoonyesha aina hii ya usimamizi ni mgawanyiko wa ngazi mbili. Inaweza kutumika tu kwa biashara ndogo ndogo. Kila kitengo cha kimuundo (idara ya uuzaji, huduma ya uhandisi, uzalishaji, fedha na uhasibu, usimamizi wa wafanyikazi) ina anuwai yake maalum ya kazi na majukumu, na wataalamu wake wanawajibika kwa sehemu finyu ya kazi.

Udhibiti wa utendakazi wa laini

Pia kuna mpango wa usimamizi wa kiutendaji unaochanganya vipengele vya uhusiano wa mstari na utendaji. Taarifa na maamuzi kutoka kwa idara huwasilishwa kupitia wasimamizi wa mstari na katika ngazi ya watendaji binafsi na huduma. Fadhila zake ni:

• kukuza ukuaji wa kitaaluma ndani ya muundo wa usimamizi;
• kiwango cha juu cha uwezo wa wasimamizi wa utendaji kazi kutokana na utaalam wao;
• kuboresha uthabiti wa kazi katika usimamizi wa wafanyikazi, rasilimali, ubora, uzalishaji na maeneo mengine;
• kupunguza idadi ya marudio ya utendaji kwa watendaji wa idara mbalimbali.

Kwa hasara za vilemichoro inarejelea:

• ukosefu wa viungo vya ubora vya mlalo kati ya miundo ya shirika;
• hatari ya tofauti za maslahi na malengo kati ya vitengo;
• inahitaji kutambulisha wasimamizi wa kati wa ziada;
• Unyumbulifu mdogo wa mwingiliano kati ya wafanyakazi wa chombo cha utawala kutokana na kuwepo kwa taratibu na sheria rasmi;
• kuvutiwa kidogo katika uvumbuzi.

Matumizi ya mpango kama huo ni ya busara ndani ya mashirika madogo na ya kati.

Mpango wa usimamizi wa kitengo

Katika makampuni makubwa, mbinu ya mgawanyiko inazidi kutumika - muundo wa usimamizi wa bidhaa ambapo kila kitengo kinazalisha bidhaa au huduma zinazoelekezwa kwa masoko tofauti. Huduma za kiutendaji na mfumo wa viungo vya mlalo vipo ndani ya kila kitengo.

Miundo ya kitengo inadhibitiwa kwa usaidizi wa viwango vya kati vya ziada. Ukuaji wa uongozi wa wima, kwa upande mmoja, husaidia usimamizi wa kampuni kuzingatia shughuli za kimkakati, na kwa upande mwingine, inasaidia kupinga malengo ya kawaida ya malengo ya mgawanyiko wa mtu binafsi. Iwapo nyenzo, fedha, rasilimali za kazi zitagawanywa kati yao serikali kuu, basi mgongano wa kimaslahi unaweza kutokea.

Sifa Muhimu

Mahusiano ya mlalo yapo katika hali ya mpangilio unaokuzamwingiliano wenye tija wa miundo ya biashara ili kutatua shida zinazotokea kati yao. Wanasaidia kukuza kujitegemea na mpango kati ya wafanyikazi. Walakini, sio watu wote wako tayari kuonyesha sifa hizi, kwa hivyo kuna shida fulani katika uteuzi wa wafanyikazi kwa utekelezaji wa mpango kama huo wa usimamizi.

Viungo mlalo katika shirika huakisi kiwango cha utaalam wa wafanyikazi na vinalenga kutofautisha utendakazi. Kadiri aina nyingi za kazi zinazohitaji maarifa na ujuzi maalum, ndivyo mfumo wa miunganisho unavyozidi kuwa mgumu zaidi.

Wakati wa kuelezea muundo kama huu wa usimamizi, dhana zifuatazo pia hutumika:

• Muda wa udhibiti - idadi ya wasaidizi ambao lazima waripoti kwa msimamizi sawa.
• Utendaji ni mwingiliano kati ya wasimamizi wa juu, wa kati na wa chini.
• Mgawanyo wa kazi kijiografia. Ikiwa shirika lina mgawanyiko wa kikanda, basi hii inachanganya sana muundo wa mahusiano ya wima na ya usawa. Uratibu wa vitendo na udhibiti wao pia ni mgumu.

Miunganisho ya mlalo hutumika kama aina ya nyenzo za uhamasishaji. Haiwezekani kuhakikisha ukuaji wa kazi wima kwa wafanyikazi wote wa shirika. Kazi ya viungo vya usawa katika mfumo wa usimamizi wa kisasa ni kuhimiza mfanyakazi kufanya kazi zaidi ndani ya kitengo na kuifanya kwa kiwango cha juu. Kwa hivyo, anaweza kupandisha ngazi ya kazi hadi hatua inayofuata ya uongozi.

Tofauti kati ya viungo vya mlalo ni kwamba waohaiwezekani kurasimisha kwa usahihi, yaani, kuelezea sheria za mahusiano, usambazaji wa kazi na majukumu, kwa vile hutokea kati ya idara na wafanyakazi ambao sio chini ya moja kwa moja. Katika hali nyingi, miunganisho hii hufanywa kupitia michakato isiyo rasmi ambayo huongeza muundo rasmi, wa jumla.

Maumbo ya kimsingi

Aina za kawaida za miunganisho ya mlalo katika muundo wa usimamizi wa shirika ni:

• mawasiliano ya moja kwa moja kati ya wakuu wa idara;
• mpito mlalo wa wafanyakazi;
• uundaji wa vikundi vya muda ili kutatua tatizo mahususi au kutekeleza mradi;
• kuanzishwa kwa vikundi vya kudumu ili kushughulikia masuala ya mara kwa mara;
• uundaji wa miundo ya ziada kwa ujumuishaji na usimamizi wa michakato mlalo;
• Utangulizi wa mfumo mbili wa uwajibikaji katika muundo wa usimamizi wa utendaji. Meneja wa mradi anafanya kazi na wataalamu ambao sio chini yake moja kwa moja. Wajibu unaenea hadi pointi muhimu ambazo lazima zitimizwe kulingana na mpango mahususi.

Mawasiliano ya moja kwa moja ya watendaji

Mfano wa mawasiliano ya moja kwa moja kati ya viongozi inaweza kuwa hali ifuatayo. Idara ya manunuzi ilitimiza mpango huo kupita kiasi. Warsha nyingine, warsha ya kusanyiko la mitambo, kwa sasa haiwezi kukabiliana na wingi wa nafasi zilizo wazi kwa sababu ya mzigo mkubwa. Kupitia mawasiliano ya moja kwa mojawakuu wa miundo hii miwili wanatatua tatizo hili kati yao wenyewe bila kumshirikisha mkurugenzi wa biashara (kuunda mrundikano wa ghala kwenye warsha ya manunuzi au kwenye ghala la kati).

Aina hii ya viungo vya mlalo katika muundo wa usimamizi wa shirika ndiyo rahisi zaidi na ghali zaidi. Kwa mbinu hii, usimamizi mkuu unaweza kuzingatia kutatua matatizo magumu zaidi, ya kimkakati. Hata hivyo, kunaweza kuwa na matukio ambapo uamuzi wa viongozi wawili hauwezi kuwa na maslahi ya jumla ya kampuni. Kwa mfano, katika hali iliyojadiliwa hapo juu, hii ni ukiukaji wa rhythm ya uzalishaji. Kwa hivyo, ni muhimu kwamba kiunga wazi cha mawasiliano kiwekwe.

Mpito wa mfanyakazi

Mabadiliko ya usawa ya wafanyikazi kati ya idara ni "ya kigeni" zaidi kuliko ile iliyojadiliwa hapo juu. Mpango huu kwa kawaida hutekelezwa kama sehemu ya maendeleo ya kitaaluma ya wafanyakazi.

Mabadiliko kama haya huchangia tu katika mkusanyiko wa uzoefu wa kitaaluma na upatikanaji wa ujuzi na ujuzi mpya, lakini pia katika maendeleo ya mawasiliano yasiyo rasmi kati ya wafanyakazi, ambayo husaidia kuimarisha uhusiano mlalo katika shirika. Masuala ambayo yametokea mara nyingi hutatuliwa kwa njia ya mawasiliano ya mdomo, na si kwa njia ya maandishi ya mawasiliano (memos na aina nyingine za barua rasmi). Inapendekezwa kufanya mabadiliko kama haya mara nyingi zaidi, kwa kuwa maelezo yanayopokelewa na wafanyakazi yanapitwa na wakati baada ya muda.

Vikundi lengwa

Vikundi lengwa huundwa katika hali ambapo utoaji unahitajikaviungo vya usawa katika muundo wa shirika kati ya idadi kubwa ya vitengo. Katika kesi hii, mawasiliano ya moja kwa moja hayatumiki. Matatizo hayo kwa kawaida huhitaji utatuzi wa hali ya juu na ushirikiano wa juhudi za wataalamu kutoka idara mbalimbali na hata tarafa.

Njia ya ushiriki katika kikundi lengwa inaweza kuwa tofauti: kuajiriwa wakati wa siku nzima ya kazi, sehemu yake au tu kwa njia ya usaidizi wa ushauri. Baada ya kutatua kazi na kuvunja kikundi, washiriki wake wanarudi kwenye majukumu yao ya awali ya kazi. Kanuni na mpango kazi unatengenezwa ili kuratibu kazi zao.

Timu za kudumu

Ikiwa aina za awali za mwingiliano hazifanyi kazi, basi vikundi vya kudumu vitaundwa, madhumuni yake ni kutatua masuala yanayojitokeza mara kwa mara. Wanaweza kujadiliwa kwa vipindi tofauti - kila siku au mara moja kwa wiki.

Timu zinaweza kupangwa katika viwango mbalimbali vya usimamizi. Wanachama wake wanaweza kuwa wataalamu wakuu na wakuu wa idara. Kadiri utofauti wa majukumu unavyozidi kuwa mkubwa, ndivyo timu inavyokuwa na mamlaka zaidi na ndivyo viwango vya usimamizi vinavyohusika katika hilo. Muundo wa kikundi cha kudumu unaweza kuwa na maelezo rasmi katika mradi.

Masharti ya ufanisi wa vikundi na mahusiano

Katika usimamizi wa mashirika, masharti yafuatayo ya ufanisi wa vikundi vya muda na vya kudumu yanatofautishwa:

• Motisha ya wafanyakazi. Kutatua matatizo yaliyowekwa kwa kikundikutambuliwa na wafanyikazi kama mzigo wa ziada. Kwa hivyo, inahitajika ama kuwaachilia kutoka kwa kazi zao za zamani, au kukuza mfumo wa kutia moyo. Uzoefu unaonyesha kwamba kuondolewa kwa sehemu ya majukumu ya kawaida kuna athari kubwa zaidi, kwani hakupotezi mawasiliano na idara ambayo mfanyakazi anafanya kazi.
• Utambuaji wa wasimamizi wa kazi ambao wanapaswa kuwajibika kwa utatuzi wa matatizo.
• Usaidizi wa habari. Ushiriki katika utekelezaji wa majukumu unapaswa kuchukuliwa na vitengo vyote vinavyohusika.
• Kuwapa washiriki wa kikundi mamlaka muhimu ya kuweza kuwashirikisha wataalamu wengine katika kazi.
• Uteuzi wa kimantiki wa washiriki wa timu kulingana na hadhi ya daraja katika usimamizi wa shirika. Ikiwa kuna kizuizi kati yao kutokana na tofauti kubwa katika nafasi rasmi, basi kazi ya kikundi haitakuwa na ufanisi.
• Mchanganyiko wa viungo vya mlalo na wima. Michakato ya mlalo mara nyingi hutumika kutatua matatizo ya kila siku, ilhali michakato ya wima mara nyingi hutumika kwa yale ya kimkakati.
• Tajriba katika utatuzi wa migogoro. Wakati wa kufanya uamuzi katika kikundi, mara nyingi hali hutokea wakati maslahi ya idara mbalimbali yanapogongana. Katika hali hii, kunapaswa kuwa na ubadilishanaji wa taarifa wenye tija ili kupata chaguo mbadala.