Maelezo ya kazi ya meneja wa ofisi aliye na vipengele vya katibu: vipengele na mahitaji

2025 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2025-01-24 13:26

Hata kukiwa na wafanyikazi wadogo, akiwemo mkuu wa kampuni tu na wafanyikazi wake, mfanyakazi anayewajibika anahitajika ambaye atakuwa kikosi cha kupanga chenye uwezo wa kuongoza na kudhibiti mchakato wa kazi - hili ndilo wazo linaloamua maandishi. ya maelezo ya kazi ya meneja wa ofisi.

Nafasi hii inahitaji mwombaji awe na seti ya ujuzi mahususi na elimu inayofaa, pamoja na uwezo wa kuingiliana na watu. Hata hivyo, orodha ya mahitaji sio tu kwa hili.

Maelezo ya Kazi

Tayari katika hatua ya kutuma maombi ya nafasi, mgombea anaweza kujifahamisha na kitendo cha kawaida kinachodhibiti haki, wajibu na wajibu wake katika kampuni. Hati kama hiyo inaitwa maelezo ya kazi. Inajumuisha sehemu kuu tano:

1. Masharti ya jumla. Zina habari zote za shirika: jina la biashara, nafasi iliyoshikiliwa na kitengo cha kimuundo ambacho ni mali yake. Pia inaonyesha utii, utaratibu wa kujaza nafasi na kufukuzwa, pamoja na mahitaji ya elimu nasifa.
2. Majukumu. Sehemu hii inatoa orodha ya majukumu ya mfanyakazi, pamoja na njia za kuyatekeleza.
3. Haki za mfanyakazi, yaani, fursa zote za ziada zinazochangia utendakazi mzuri wa majukumu.
4. Wajibu. Kwa mujibu wa sehemu hii, wasimamizi hufanya maamuzi kuhusu tathmini ya utendakazi, upandishaji vyeo au adhabu.
5. Mahusiano. Sehemu hii inasimamia mawasiliano yote na idara za nje na za ndani ambazo mfanyakazi anaweza kuwa nazo wakati wa kutekeleza majukumu yake.

Kanuni za kuandaa maelezo ya kazi

Msingi wa kikaida wa utayarishaji wa hati hizo ni Orodha ya Sifa za nafasi za mameneja, wataalamu na wafanyakazi wengine (1998). Wakati wa maendeleo yake, umakini mkubwa ulilipwa kwa maelezo ya msimamo na masharti ya mfanyakazi kutimiza majukumu yake. Maelezo mahususi ya kazi yamejumuishwa katika kichwa cha hati, kwa mfano, "Maelezo ya kazi ya katibu" (meneja wa ofisi au mhasibu mkuu).

Aidha, ikiwa kuna nafasi mbili zenye kichwa kimoja lakini kazi tofauti, basi hati tofauti zinapaswa kutayarishwa ili kuonyesha tofauti hizi. Maelezo ya kazi ya meneja wa ofisi ya afisa utumishi yana tofauti fulani kutoka kwa kanuni sawa kwa katibu.

Mahitaji ya msimamizi wa ofisi

Mgombea wa nafasi hiyo kwa njia moja au nyingine atalazimika kusimamia watu. Hii inaweza kuwa watu kadhaa tu katika kampuni ndogo au wafanyikazi wote wa usimamizi katika biashara kubwa. Kwa kawaida,mwombaji lazima awe mtumiaji wa PC anayejiamini na aweze kufanya kazi na vifaa vingine vya ofisi (skana, printa au faksi). Meneja wa ofisi mara nyingi ni mwakilishi wa kampuni, hivyo hotuba nzuri na uwezo wa kutunga barua za biashara ni sharti. Mara nyingi, kampuni zinahitaji wafanyikazi kama hao kujua misingi ya kazi ya ofisi na sheria za kazi. Ujuzi wa angalau lugha moja ya kigeni bado ni ujuzi unaohitajika, lakini unapotuma maombi ya biashara kubwa, hii tayari ni mojawapo ya mahitaji ya lazima.

Katika baadhi ya matukio, meneja wa ofisi lazima aunganishe majukumu yake na majukumu ya wafanyakazi wengine. Hii inasababisha kuongezeka kwa ujuzi unaohitajika. Kwa hivyo, meneja wa ofisi aliye na majukumu ya mhasibu lazima awe na elimu inayofaa na amiliki programu maalum.

Majukumu makuu

Maelezo ya kawaida ya kazi ya meneja wa ofisi yenye majukumu ya ukatibu ni pamoja na vitu vifuatavyo:

• kushughulikia barua, zinazoingia na zinazotoka; ugawaji wao upya ndani ya kampuni;
• udhibiti wa muda wa utimilifu wa majukumu chini ya mikataba na makubaliano;
• kupiga na kupokea simu zinazoingia;
• fanya kazi na wateja na wawakilishi wa makampuni washirika;
• kufuatilia upatikanaji wa vifaa vya kuandikia muhimu;
• kutunza vifaa vya ofisi katika hali ya kufanya kazi na kuwapigia simu wataalamu endapo kuharibika;
• mgawanyo wa muda ndani ya ratiba ya kazi (katika baadhikesi na kwa kiongozi);
• mpango wa matukio muhimu (mikutano, makongamano, safari za biashara, vyama vya ushirika);
• dakika za mikutano;
• kusasisha na kuongeza maudhui mapya kwenye tovuti ya shirika.

Orodha hii inajumuisha mahitaji ya kimsingi pekee. Vipengee vingine vinaweza kuongezwa kwa mujibu wa maalum ya mkataba wa ajira unaohitimishwa. Maelezo ya kazi ya meneja wa ofisi yenye majukumu ya afisa utumishi, kwa mfano, humwagiza mfanyakazi kutunza na kutoa nyaraka zote za kuripoti kwa wakati ufaao au kuchukua nafasi ya mkuu wa idara ya wafanyakazi iwapo hayupo.

Majukumu ya ziada

Mbali na vipengele vya kimsingi, maelezo ya kazi ya msimamizi wa ofisi yana orodha ya majukumu mbalimbali ambayo yanaweza kutofautiana kulingana na shughuli za kampuni. Msimamizi wa ofisi anaweza kuagizwa kufanya kazi na mamlaka ya utawala, yaani kupata kibali cha kufanya biashara, kufungua tawi la kampuni au kampuni tanzu, n.k.

Mojawapo ya kazi inayowajibika zaidi ni usimamizi halisi wa kampuni bila mkurugenzi wake. Kwa kweli, hii inawezekana tu ikiwa mfanyakazi amejiweka kama mtu anayewajibika na anayeaminika ambaye anaweza kutegemewa. Kwa kuongeza, maelezo ya kazi ya meneja wa ofisi mara nyingi huwa na kifungu juu ya haja ya kutoa mamlaka ya jumla ya wakili. Hati kama hiyo inawezainahitajika, kwa mfano, kupokea barua za umuhimu wa juu.

Mahitaji yasiyo rasmi

Kampuni kubwa huwaruhusu watahiniwa wa nafasi hii kujifahamisha na sampuli ya maelezo ya kazi ya meneja wa ofisi mapema ili wafahamu kikamilifu orodha ya mahitaji na majukumu.

Lakini hata ukiwa na mamlaka kama haya, mwombaji lazima aelewe kwamba anasalia kuwa mmoja wa wafanyakazi wengi wa biashara. Katika suala hili, mtu asipaswi kusahau kile ambacho hakijaandikwa katika maelezo ya kazi. Msimamizi wa ofisi mwenye kazi za katibu lazima awe mtu anayejali wakati ili kuweza kuusambaza inapobidi.

Kazi za mtiririko wa kazi

Sharti muhimu zaidi kwa kazi yake ni ufanisi, hivyo mtu anayeshikilia nafasi hiyo analazimika kutumia kiuchumi vifaa vya ofisi, kudhibiti kiasi cha umeme kinachotumiwa.

Kwa wafanyikazi wengine wa kampuni, meneja wa ofisi anawajibika kwa karibu sawa na mkuu. Kwa sababu ya hili, lazima ahakikishe kuwa hali ya kazi inazingatia viwango vya usafi vinavyokubalika na sheria za usalama. Hatimaye, katika kutekeleza majukumu yake ya moja kwa moja, meneja wa ofisi anapata nyaraka za siri, hivyo moja ya mahitaji ni kusainiwa kwa makubaliano ya kutotoa siri za biashara au taarifa nyingine yoyote ambayo inaweza kuharibu nafasi ya kampuni katika soko.

Ofisi sahihi-meneja

Bila shaka, utendakazi wa idadi kama hiyo ya majukumu huruhusu mfanyakazi kufurahia haki maalum. Pia yameandikwa katika maelezo ya kazi ya meneja wa ofisi. Kiini cha baadhi yao, kama vile uwezo wa kupata habari za siri, moja kwa moja inatokana na hitaji la kutimiza majukumu yao ya kazi. Wengine wanahusishwa na marupurupu ya madaraka. Kwa hivyo, meneja wa ofisi ana haki ya kudai kutoka kwa wafanyikazi wengine kurekebisha makosa waliyofanya kwa uzembe katika hati za uzalishaji, kuweka kiasi cha kutia moyo kwao au kutoa adhabu kwa waliozembea.

Mara nyingi, msimamizi wa ofisi ndiye kiungo kati ya wafanyakazi na watendaji. Nafasi hii inamruhusu kujitahidi kupata hali bora za kazi na kuwasilisha matakwa ya pamoja ya kuboresha ubora wa kazi wa idara moja na biashara kwa ujumla.

Vipengele vya maelezo ya kazi ya meneja wa ofisi ya idara ya mauzo

Wasimamizi wa ofisi kwa muda mrefu wamekuwa muhimu katika makampuni makubwa na madogo, kwa hivyo wanahitaji ujuzi maalum ili kujaza nafasi hiyo. Kesi ya kawaida ni wakati wasimamizi kadhaa wa ofisi wanafanya kazi katika biashara moja na kazi maalum, ambayo kuna mwandamizi. Maelezo yao ya kazi kimsingi yanafanana, lakini yanatofautiana katika seti ya ziada ya vitendakazi.

Kwa hivyo, ikiwa meneja wa ofisi anafanya kazi katika idara ya mauzo, maelezo yake ya kazi yanaweza kuwa na vitu kama vile:

• tafuta maduka mapya;
• kufuatilia mabadiliko katika muundo wa mahitaji;
• maandalizi ya hati za kuripoti juu ya mauzo kamili;
• fanya kazi moja kwa moja na mteja ili kupokea maagizo na uchakataji wao unaofuata;
• fanya kazi kuwafahamisha wateja kuhusu mabadiliko yanayoweza kutokea katika aina mbalimbali za bidhaa na kukokotoa upya bei;
• andaa mikutano muhimu;
• kusaini mikataba ya usambazaji wa bidhaa.

Masharti zaidi yanaweza kuhusiana na maelezo mahususi ya bidhaa zinazotolewa na kampuni. Ikiwa kampuni inahusika katika uuzaji na ununuzi wa mali isiyohamishika, basi majukumu ya meneja wa ofisi yanaweza kujumuisha utayarishaji wa vijitabu vya habari na utekelezaji wa hati maalum.

Wajibu wa meneja wa ofisi

Katika kesi ya kutotimiza wajibu wao, wakati wa kutenda makosa, ikiwa ni pamoja na kufichua siri za biashara, au vitendo vingine vinavyoharibu taswira ya kampuni, meneja wa ofisi atawajibika kwa mujibu wa kanuni za utawala, za kiraia. na kanuni za uhalifu. Ikiwa uharibifu wa nyenzo ulisababishwa kwa shirika, basi adhabu inatolewa kwa mujibu wa masharti ya kanuni ya kazi.