Misingi, mitindo na muundo wa mazungumzo

2024 Mwandishi: Howard Calhoun | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2023-12-17 10:41

Katika maisha ya kila mtu, mazungumzo yana jukumu muhimu. Kila siku watu wanapaswa kukubaliana juu ya jambo fulani kazini na nyumbani. Mazungumzo yana umuhimu mkubwa katika maisha ya wafanyabiashara, kwani mafanikio ya shughuli, na baadaye mapato ya kifedha, yanategemea mawasiliano kama haya ya kibiashara.

Hata hivyo, haitoshi kukutana na mtu na kuanza mazungumzo naye. Wafanyabiashara wenye uzoefu wanasema kwamba ni muhimu kujua muundo wa mazungumzo ya biashara, mitindo yao na nuances nyingine. Haya yote yanaweza kusaidia katika wakati ambapo kuna haja ya kuwashawishi washirika au kukubaliana na jambo fulani.

Zaidi katika kifungu, muundo wa mazungumzo utazingatiwa kwa undani, hatua na kazi zao zitaelezewa. Kwa kuongezea, mitindo ya mazungumzo na nuances ya mawasiliano ya biashara kwa simu na washirika kutoka nchi zingine itaainishwa.

Ufafanuzi wa dhana ya "mazungumzo"

Kabla ya kuanza kusoma muundo wa mazungumzo, unahitaji kuelewa ni nini na wana jukumu gani kwa ujumla. Kwa hivyo, mazungumzo ni mawasiliano ya biashara, ambayo yanalenga kufikia maamuzi ya pamoja juu ya maswala yanayojadiliwa. Kama sheria, mazungumzo yanamaanishani mawasiliano ya watu ambao wana maoni yanayofanana na wanafuata malengo sawa.

Jukumu la mazungumzo katika biashara

Ni muhimu kutofautisha mawasiliano kama haya na yale wakati washirika wanakubaliana kabisa na imani ya kila mmoja wao au, kinyume chake, wakosoaji. Hakika, katika kesi ya kwanza, hii tayari ni ushirikiano, na katika pili - mgongano. Lengo kuu la mazungumzo hayo ni kutafuta suluhu mwafaka kwa suala hilo kwa pande zote mbili na kuamua mpango wa pamoja wa utekelezaji.

Kama sheria, wahusika wakikutana kwa hili, wanapenda ushirikiano. Kwa hivyo, jukumu la mazungumzo ni kukuza uhusiano wa kufanya kazi wenye matunda.

Muundo wa mazungumzo

Kila aina ya mazungumzo huchukua muundo sawa. Wafanyabiashara wenye uzoefu hujaribu kujenga mazungumzo yao kwa kufuata hatua fulani. Njia hii inaokoa muda na inalenga mawasiliano yenye mafanikio. Kwa hivyo, muundo wa mazungumzo unajumuisha hatua kuu nne:

1. Maandalizi.
2. Kujadili.
3. Maliza mazungumzo.
4. Uchambuzi wa matokeo.

Kila moja ya hatua hizi ni muhimu vile vile katika mchakato wa mawasiliano ya biashara. Ni muhimu kutambua kwamba muundo wa mchakato wa kufanya mazungumzo ya kimataifa ni sawa kabisa na ule uliotolewa hapo juu. Walakini, inafaa kukumbuka kuwa mawasiliano na washirika kutoka nchi zingine pia inahitaji maandalizi ya ziada, kwani kuna hitaji la kusoma mila, kanuni za mawasiliano na maelezo mengine ya watu hao ambao utalazimika kujadiliana nao. Inafaa kuzingatia kila mmoja wao kwa undani zaidi.njia.

Hatua ya kwanza: maandalizi

Kwa kiasi kikubwa, mafanikio ya mawasiliano yoyote ya kibiashara na washirika yanategemea ubora wa maandalizi ya mazungumzo. Wataalamu katika hatua hii ya muundo wa mazungumzo ya biashara wanapendekeza kutumia muundo ufuatao wa utayarishaji:

1. Amua mada ya mazungumzo. Ni muhimu kuelewa nini kitajadiliwa, kwa sababu bila wakati huu haiwezekani kufaidika na mawasiliano. Kulingana na wasimamizi wenye uzoefu, mpango huo daima hutoka kwa mtu ambaye ana ujuzi zaidi katika mada inayojadiliwa.
2. Ni muhimu kuandaa makadirio ya programu kwa ajili ya mazungumzo. Hali ya kipekee itasaidia kuona matokeo ya mawasiliano. Huenda kukawa na matukio kadhaa kulingana na utata wa mazungumzo.
3. Ni muhimu kuamua nyakati ambazo inawezekana kujitolea kwa washirika, na zile ambazo haiwezekani kabisa kuvumilia. Wakati huo huo, ni muhimu kuona mapema ni makubaliano gani kwa upande mwingine wa mazungumzo yanaweza kuhusisha.

Muundo huu unaweza kutumika sana. Walakini, haiwezekani kutekeleza mpango wa utekelezaji kama huo katika maandalizi ya mawasiliano ya biashara ikiwa maswali yafuatayo hayajasomwa hapo awali:

1. Madhumuni ya mazungumzo.
2. Mshirika (nafasi yake sokoni, hali ya mambo, n.k.).
3. Yamejadiliwa.
4. Watu waliokuwepo kwenye mazungumzo.
5. Masharti na hali zinazowezekana.

Wataalamu wengi wanaweza kuhusika katika mchakato wa maandalizi, hata hivyo, mtu ambaye atahusika moja kwa moja katika kuwasiliana na mshirika.inalazimika kusoma kila undani wa habari ambayo ilikusanywa hapo awali. Ni vyema kutambua kwamba ni ubora wa maandalizi ambayo huamua matokeo ya kufanya maamuzi. Kwa mfano, hatua ya kwanza ya muundo wa mazungumzo ya mauzo huchunguza kile kitakachotolewa kwa mteja, madhumuni ya mkutano, uwezo wa mteja kulipa na maelezo mengine yatakayokuruhusu kukuza bidhaa na kufunga mpango huo.

Hatua ya pili: mazungumzo

Muundo wa mazungumzo unajumuisha mbinu zifuatazo za uendeshaji katika hatua ya pili:

1. Mbinu tofauti. Imejengwa kwa misingi ya ukweli kwamba mmenyuko mbaya wa mpenzi kwa masharti yaliyowekwa hujulikana mapema. Mazungumzo kama haya yanaweza kuitwa magumu. Kwa hivyo, wakati wa mazungumzo, unapaswa kujitahidi kutafuta suluhu bora zaidi kwa suala hilo kwa mbinu tofauti.
2. Mbinu ya kuunganisha. Inashauriwa kuamua njia hii wakati mwenzi anajishughulisha na masilahi yake mwenyewe, lakini haizingatii nuances ya uhusiano wa kijamii. Njia hii inalenga kushawishi upande mwingine juu ya manufaa ya kukadiria hasara katika kesi ya kupuuza mahusiano ya kijamii. Kusudi kuu la kutumia njia hii ni kumshawishi mshirika kuwa jukumu la kufanya maamuzi juu ya mada inayojadiliwa ni la wahusika wote kwenye mazungumzo.
3. Mbinu ya kusawazisha. Njia hii inahusisha uteuzi wa hoja bora za kumshawishi mpenzi. Hizi zinaweza kuwa ukweli, takwimu, mahesabu, nk Ni muhimu kwamba wakati wa kutumia njia hii, ni muhimu kusimama.nafasi ya mwenzi na kutathmini hali kutoka upande wake. Hii hukuruhusu kuchagua hoja sahihi zaidi kwa wakati unaofaa.
4. Mbinu ya maelewano. Njia hii ina maana kwamba washirika wako tayari kutafuta maelewano mapema, na katika kesi ya kutofautiana kwa maoni, mara kwa mara kufikia makubaliano. Njia ya maelewano haimaanishi kukataa hali ya awali, inalenga kuzingatia tatizo kwa kutumia uwezekano wote. Inafaa kuzingatia kwamba njia ya maelewano inatumiwa wakati kukataa kujadiliana na kutoweza kuhitimisha makubaliano fulani kunatishia pande hizo mbili kwa matokeo mabaya.

Hatua za mazungumzo katika hatua ya pili

Kwa ujumla, hatua zifuatazo za mazungumzo zinaweza kutofautishwa, ambazo ni pamoja na muundo wa mazungumzo katika hatua ya pili:

1. Kukutana na kufanya mawasiliano. Mazungumzo huanza tangu wakati mkutano na mshirika ulifanyika, hata ikiwa alilazimika kuandamana kutoka uwanja wa ndege na kituo cha gari moshi. Hatua hii inaweza isiwe muhimu sana kwa mtazamo wa mada ya mazungumzo, lakini kulingana na maoni ambayo washiriki wa mkutano hutoa juu ya mwenzi wao, matokeo ya mazungumzo yatategemea.
2. Mwanzo wa sehemu ya biashara. Katika hatua hii, usikivu wa mshirika unatolewa kwa habari na mada ya majadiliano.
3. Usambazaji wa taarifa. Hatua hii inahusisha kushawishi upande mwingine kwamba watafanya kwa busara kwa kukubali imani yako.
4. Uhalali wa kina. Katika hatua hii, mabishano ya mawazo na mapendekezo ya mtu mwenyewe hufanyika. WengineKwa maneno mengine, ikiwa mshirika ana nia ya mapendekezo, lakini hana uhakika kabisa wa chochote, ni muhimu kubishana na yote hapo juu na kuondoa mashaka yote.

Hatua ya tatu: kukamilika kwa mazungumzo

Hatua ya mwisho ya muundo wa mazungumzo ni muhtasari wa lazima. Ikiwa kozi ya mawasiliano ya biashara ilikuwa nzuri sana, basi kukamilika kwa mazungumzo kunamaanisha muhtasari mfupi. Hii ni muhimu ili kila mmoja wa vyama awe na uhakika kwamba kila mtu anaelewa kila mmoja kikamilifu. Baada ya hapo, matarajio ya mikutano mipya hujadiliwa.

Vinginevyo, wakati hakuna makubaliano yaliyofikiwa kutokana na mazungumzo, ni muhimu kudumisha mawasiliano ya kibinafsi na mshirika. Ni muhimu kuhitimisha kile tulichoweza kupata msingi wa kawaida, na kusema pointi hizo ambazo haziendani na moja ya vyama. Mwishoni mwa mkutano wa biashara ambao una matokeo mabaya, ni muhimu usipoteze uso na kujaribu kufuta anga kwa kuaga kwa kawaida na kwa kirafiki. Lakini kwa hali yoyote usizungumze kwa ukali na mwenzi wako na kukatiza mazungumzo ghafla na kuondoka kwako. Inafaa kukumbuka kuwa ni bora kujitolea kujadili suala hilo baadaye kidogo, kuahirisha mazungumzo, kujiandaa kwa uangalifu zaidi na kujaribu kutafuta mabishano kama haya ambayo yangekuruhusu kushawishi upande mwingine wa kitu.

Hatua ya nne: uchambuzi wa mazungumzo

Hata kama wahusika waliagana, mazungumzo hayajakamilika katika hatua hii. Hii hutokea tu baada ya uchambuzi wao wa kina na maandalizi ya ripoti. Kwa ujumlauchambuzi ni muhimu kulinganisha malengo ya mawasiliano ya biashara na matokeo yaliyopatikana, kuamua hatua zaidi na kutathmini hali ya sasa. Ukaguzi unaweza kuandikwa (ikiwa hali inahitaji hivyo) au kutafakari (ikiwa hakuna haja ya kuripoti kwa wasimamizi wa juu).

Kwa kuelewa muundo wa mazungumzo na wateja na washirika, ni rahisi zaidi kujenga mawasiliano. Hata hivyo, pamoja na hayo, ni muhimu kujua ni mitindo gani ya mazungumzo inaweza kuwa.

Mitindo

Kwa ujumla, kuna mitindo kama ya mazungumzo kama ngumu, laini, biashara na ushirika. Mtindo mgumu unamaanisha uthabiti na mkusanyiko tu juu ya mahitaji ya mtu mwenyewe. Soft ni mkakati wa malazi. Mara nyingi hutumika wakati ni muhimu zaidi kwa upande mmoja kudumisha mahusiano ya kirafiki.

Mtindo wa biashara unamaanisha kanuni ya maelewano, wakati upande mmoja unafanya makubaliano, lakini wakati huo huo "unapata" makubaliano fulani yenyewe. Mtindo wa kushirikiana ni mawasiliano ambayo yanalenga kukidhi maslahi ya pande zote mbili.

Seti fupi za sheria za mazungumzo

Wataalamu katika nyanja ya mawasiliano ya biashara wanapendekeza ufuate sheria zifuatazo ambazo zitasaidia kuanzisha lugha moja na mshirika yeyote:

1. Huwezi kupata kibinafsi na kudhalilisha utu wa mshirika.
2. Usipuuze hofu, kauli na hisia za mwenzako.
3. Sio tu unapaswa kuuliza maswali, bali pia kueleza madhumuni ya kupata majibu.
4. Kamainterlocutor anataka kufafanua kitu au anauliza kurudia kile kilichosemwa, usikasirike. Ni lazima tujaribu kuwasilisha taarifa kwa njia ambayo kila mtu anaweza kuelewa.
5. Usiwe na hisia.

Mbali na muhtasari huu mfupi, inafaa kukumbuka kuwa unapaswa kujiandaa vyema, kuchambua muundo wa mazungumzo mapema na kufahamu mitindo ya kuyaendesha. Hii yote itasaidia kukabiliana na kazi vizuri zaidi.

Sheria za ushawishi katika mazungumzo

Kuna vidokezo kadhaa kutoka kwa wanasaikolojia na wasimamizi wenye uzoefu ambavyo vinaweza kuwa muhimu katika nyakati hizo wakati kuna haja ya kumshawishi mshirika kuhusu jambo fulani. Kwanza kabisa, unahitaji kujifunza jinsi ya kuwasilisha hoja. Kwanza unahitaji kutoa hoja yenye nguvu, kisha dhaifu kidogo, na mwishowe uweke mbele yenye nguvu zaidi, kwa kusema, turufu.

Pili, unahitaji kukumbuka kuwa huwezi kumweka mpatanishi katika hali isiyofaa au kuendesha gari kwenye kona. Heshima ndio ufunguo wa uhusiano mzuri, na unaweza kusadikisha jambo wakati tu mtu ana maoni chanya.

Tatu, ni muhimu kwamba hoja zinazopendekezwa ziingiliane na maslahi ya mshirika. Katika hali kama hii, kuna uwezekano mkubwa kwamba mwenzi ataonyesha idhini yake.

Mazungumzo ya simu

Wakati mwingine ni lazima kujadiliana kuhusu njia za kiufundi za mawasiliano. Bila shaka, hii hufanya mawasiliano kuwa magumu zaidi, kwani inakuwa vigumu kuelewa majibu ya mpatanishi.

Ni muhimu kukumbuka kuwa muundo wa mazungumzo ya simu ni kamilisawa na mkutano wa kibinafsi wa biashara:

1. Salamu.
2. Anza mazungumzo.
3. Inamaliza.
4. Uchambuzi.

Sheria zinazokubalika kwa jumla za mazungumzo hutumika kwa mazungumzo ya biashara kupitia simu. Jambo pekee ambalo ni muhimu kukumbuka ni kwamba huwezi kukatiza hotuba ya mtu kwenye simu, hata kama maneno yake yanapingana na jambo fulani.

Hitimisho

Kwa muhtasari, inafaa kuzingatia kuwa mazungumzo ni sanaa, ukiwa umeijua vizuri, unaweza kufikia chochote. Kama ilivyojulikana, kujua hatua 4 za muundo wa mazungumzo, unaweza kutabiri matokeo ya mawasiliano ya biashara na kutoa hatua nyingi za mshirika.

Jambo muhimu zaidi ili kufikia matokeo mazuri kupitia mazungumzo ni kufuata sheria zilizo hapo juu na kuheshimu wale ambao unapaswa kujadiliana nao chochote.